A comunicação eficaz por e-mail no local de trabalho pode significar a diferença entre o sucesso e a perda de oportunidades críticas. Uma comunicação interna forte sustenta a maioria das forças de trabalho; sem ela, as operações da empresa poderiam facilmente falhar.
Em locais de trabalho com operações exclusivamente digitais, as opções de trabalho remoto e híbrido podem apresentar possíveis barreiras de comunicação. Além do aumento do tráfego nas chamadas e bate-papos instantâneos do Zoom, os funcionários enviam mais e-mails agora do que nunca. Na verdade, projeta-se que o uso de e-mail aumente de 4,2 bilhões usuários atuais para 4,6 bilhões em 2025. Como o e-mail representa um canal de comunicação vital, pelo menos nos próximos três anos, as equipes precisam de sistemas robustos para manter um trabalho em equipe eficaz e otimizar a comunicação.
Complicações da comunicação por e-mail
Para aproveitar uma melhor comunicação por e-mail no local de trabalho, as equipes precisam de uma solução prática e eficiente. Muitas vezes, as equipes descobrem que as soluções de e-mail padrão não são suficientes para simplificar a carga de trabalho. Em um esforço para resolver o problema, as empresas investem em várias plataformas de comunicação para obter melhores resultados. No entanto, várias plataformas criam várias conversas em lugares diferentes, levando a tempos de resposta mais longos e atrasos na produtividade. Aqui está um exemplo:
- Um gerente de equipe recebe uma solicitação do cliente por e-mail.
- O gerente encaminha a solicitação para que outro membro da equipe responda.
- O gerente incumbiu o líder da equipe para incluí-lo na conversa.
- Como o e-mail não exige uma resposta imediata, o gerente entra em contato por meio de um aplicativo de mensagens instantâneas para notificar o membro da equipe sobre o e-mail que precisa ser resolvido.
- Em seguida, o gerente cria uma tarefa na plataforma de gerenciamento de projetos da empresa (por exemplo, Trello ou Asana) e a atribui ao mesmo funcionário, tudo com uma única resposta.
Ao final do processo, o gerente entrou em contato com três plataformas de comunicação separadas. Embora essas etapas estabeleçam organização e responsabilidade, a eficácia do processo não é clara. Esse problema pode se tornar ainda mais confuso quando os horários de trabalho remotos ou híbridos entram em cena.
Correções flexíveis
Foi comprovado que a flexibilidade do trabalho remoto aumenta a produtividade entre uma equipe. No entanto, uma questão importante de discórdia é a comunicação eficaz com outros membros da equipe, especialmente quando horários e fusos horários diferentes dificultam a previsão de quando outro membro verá um e-mail ou uma mensagem instantânea. Além disso, se as equipes operam usando caixas de entrada compartilhadas para vários departamentos internos, fica difícil determinar se um e-mail foi endereçado ou não.
Esses obstáculos de comunicação geralmente resultam em:
- oportunidades perdidas
- tempos de resposta atrasados
- atendimento ao cliente ruim
- falha de comunicação
Impedimentos específicos do setor
Setores como varejo, logística e imóveis enfrentam um risco maior de sofrer essas implicações negativas decorrentes da comunicação deficiente por e-mail. Por exemplo, os corretores de imóveis dependem muito do e-mail para interagir com potenciais compradores de imóveis. Construir relacionamentos de confiança para nutrir leads e manter uma comunicação clara sobre as propriedades disponíveis é fundamental para o sucesso. Como mais compradores em potencial se traduzem diretamente em mais comissões, perder um e-mail não apenas compromete o potencial de venda, mas também coloca em risco a reputação e a renda de um corretor de imóveis.
A severidade é ainda mais acentuada para equipes de logística que dependem muito do e-mail para se comunicar com fornecedores e fornecedores sobre datas de envio, entregas e status de estoque. Sem uma comunicação consistente e eficaz, os atrasos no envio colocam em risco a qualidade das relações com fornecedores e clientes.
Embora as implicações negativas da comunicação deficiente possam ser prejudiciais para muitas empresas, existe uma maneira melhor de empregar o poder do e-mail.
Como aproveitar a comunicação por e-mail no local de trabalho
Em vez de apresentar barreiras de comunicação, o e-mail pode melhorar a comunicação, aumentar os tempos de resposta e manter a organização da caixa de entrada para que você nunca perca outra oportunidade.
Caixas de entrada compartilhadas
Se sua equipe ainda não usa um solução de caixa de entrada compartilhada, é o lugar perfeito para começar a melhorar a comunicação por e-mail. As caixas de entrada compartilhadas centralizam a comunicação em um único local, permitindo que as equipes gerenciem vários endereços de e-mail compartilhados da empresa em conjunto a partir de sua própria caixa de entrada. Em vez de usar vários logins e senhas diferentes, as caixas de entrada compartilhadas reduzem a redundância de alternar entre várias contas.
O Gmelius fornece uma caixa de entrada compartilhada com um conjunto robusto de recursos colaborativos que permitem que as equipes tenham a visibilidade de que precisam para gerenciar uma caixa de correio de grupo juntas dentro do Gmail. Embora o gerenciamento de uma caixa de entrada tradicional de um departamento ou empresa a partir de contas separadas possa resultar em vários funcionários respondendo ao mesmo e-mail, o Gmelius elimina esse possível erro ao permitir que os gerentes atribuam e-mails a membros específicos da equipe e saibam quem está trabalhando em quê em tempo real.
Os e-mails delegados vão para uma caixa separada “atribuída” no painel esquerdo, junto com as caixas de entrada com status específico, como “pendente” e “fechado”. Cada e-mail é organizado de acordo com o status. Não importa o setor da sua empresa, eles podem se beneficiar do uso do Gmelius para evitar mais oportunidades perdidas de e-mail.
Notas por e-mail
Além da responsabilidade clara, as equipes também podem criar conversas internas na margem lateral de qualquer e-mail com Notas de e-mail de Gmelius para fornecer um contexto melhor.
Em vez de entrar em contato com outra plataforma, as equipes podem obter clareza e melhorar a comunicação por e-mail conversando em tempo real no local de trabalho.
Integrações de mensagens instantâneas
As mensagens instantâneas começaram nos anos 90 para que as pessoas pudessem se comunicar instantaneamente na web. Subjugadas por mensagens de texto, as mensagens instantâneas foram mantidas para fins comerciais. Aplicativos como o Slack e o Google Chat são excelentes exemplos de ferramentas de negócios eficazes. Gmelius reconhece a importância das mensagens instantâneas em relação à correspondência por e-mail. Como resultado, a Gmelius oferece ofertas exclusivas integração bidirecional com o Slack para unificar a colaboração em equipe e remover silos sincronizando as comunicações da equipe. Não importa com qual ferramenta os membros da equipe prefiram trabalhar — Gmail ou Slack — o Gmelius mantém todos os membros conectados.
As equipes também podem integrar suas caixas de entrada compartilhadas e marcadores do Gmail aos canais do Slack para permitir que os membros da equipe colaborem em conversas por e-mail.
Opções de organização
Muitas vezes, o trabalhador comum fica tão sobrecarregado com e-mails e solicitações de clientes que a organização do e-mail e as melhores práticas são perdidas. Tomar medidas simples, como organizar e-mails em pastas e marcadores, pode causar um grande impacto e evitar que você se afogue em mensagens. As etiquetas do Gmail organizam os e-mails por nome e cor, e o processo também pode ser automatizada para agilizar ainda mais o processo.
O Gmelius oferece marcadores compartilhados do Gmail para melhorar a organização e a comunicação entre equipes que utilizam caixas de entrada compartilhadas. As equipes podem compartilhar marcadores novos ou existentes do Gmail e sincronizar conversas em tempo real. Quando as equipes usam o Gmelius, elas podem ser compartilhadas Etiquetas do Gmail em painéis Kanban; isso transforma e-mails em itens acionáveis que podem ser monitorados visualmente para determinar o progresso. Quadros Kanban são soluções visuais de gerenciamento de projetos que trazem transparência ao trabalho em equipe para atingir um objetivo comum.
Visualize o sucesso do projeto
A coordenação de projetos é o principal desafio para as equipes, especialmente quando a maior parte da comunicação é via e-mail. Com os quadros Kanban da Gmelius, as comunicações por e-mail são transformadas em soluções de gerenciamento de projetos. As equipes também podem sincronizar os quadros Kanban do Gmelius com o Trello, outro aplicativo de gerenciamento de projetos no estilo Kanban, para obter uma visão geral consolidada em tempo real de todos os projetos, tanto no Gmail quanto no Trello. Cadeia de suprimentos e logística as equipes podem se beneficiar ao máximo dessa solução, pois cada coluna mostra um status claro de onde um pedido está em processo, bem como se ele foi concluído no prazo.
A comunicação por e-mail no local de trabalho deve ser uma prioridade ao procurar maneiras de aumentar a produtividade e melhorar as operações da empresa. O Gmelius oferece recursos exclusivos de comunicação por e-mail para que as equipes possam criar estruturas a partir das quais criar oportunidades de eficiência e colaboração no ambiente de trabalho digital atual.
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