C'est le cauchemar de tous les employés : une boîte de réception électronique inondée, des messages critiques manqués et un niveau de stress croissant. Nous sommes tous passés par là à un moment ou à un autre. Parfois, c'est une triste réalité lorsque votre boîte de réception est en désordre.
Il existe de nombreuses raisons de rationaliser et d'organiser votre système de messagerie, et cela est assez simple si vous disposez des bons outils et des bonnes informations. Jetons un coup d'œil à quelques moyens de améliorer l'efficacité des e-mails pour vous et votre organisation.
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Fonctionnalités de Gmail : dissiper les idées reçues
Afin d'améliorer l'efficacité du courrier électronique et de rester compétitives, les hébergeurs de messagerie ont mis en place différentes fonctionnalités au fil des ans. Certaines de ces fonctionnalités avancées sont restées inchangées, d'autres non. Gmail, en particulier, a ajouté tellement de fonctionnalités qu'il peut être difficile de déterminer comment les utiliser toutes. Dissipons quelques idées reçues sur les fonctionnalités de Gmail.
Faux : la corbeille ne prend pas de place
C'est un mythe selon lequel la poubelle ne prend pas de place. Pour supprimer complètement quelque chose et libérer de l'espace, un e-mail doit être purgé de la corbeille. Considérez la corbeille comme une autre boîte de réception ; à moins qu'un e-mail ne soit supprimé, il occupera toujours de l'espace de stockage.
Bien que cette fonctionnalité puisse sembler superflue, elle permet aux utilisateurs de ne pas supprimer quelque chose accidentellement. Une fois que vous avez supprimé un e-mail de la corbeille, il ne peut être récupéré que si votre e-mail utilise un service cloud d'archivage.
Vrai : une adresse e-mail peut comporter plusieurs signatures
Gmail vous permet d'ajouter jusqu'à cinq signatures que vous pouvez alterner entre elles. Cela est particulièrement utile pour, par exemple, les chefs d'équipe qui pourraient avoir à assumer la responsabilité de communiquer avec l'équipe, le patron, le client, etc. Il est important de noter que même si vous pouvez avoir jusqu'à cinq signatures, vous ne pouvez pas ajouter plusieurs signatures à un seul e-mail.
Faux : « archiver » et « supprimer » signifient la même chose
Bien que l'archivage soit excellent pour l'organisation, il ne libère pas d'espace de stockage comme le fait la suppression. Lorsque vous archivez des e-mails depuis votre boîte de réception principale, vous pouvez toujours y accéder. Les e-mails archivés restent dans la case « Tous les messages » mais sont retirés de la liste actuelle de la boîte de réception. De cette façon, vous pouvez conserver les e-mails les plus importants dans le dossier principal de votre boîte de réception.
Faux : les étiquettes et les dossiers sont identiques
Bien que les étiquettes et les dossiers aient des fonctionnalités similaires, il existe quelques différences. Les e-mails peuvent être appliqués à plusieurs étiquettes, alors qu'ils ne sont accessibles que dans un seul dossier. Cela comporte quelques exceptions, comme les e-mails dans la boîte de réception principale et la boîte de réception « Tous les messages ». En outre, les étiquettes sont attribuées aux e-mails, tandis que les e-mails sont affectés aux dossiers de la boîte de réception.
Les meilleurs moyens d'améliorer l'efficacité des e-mails
Il existe de nombreuses façons d'améliorer l'efficacité des e-mails. Beaucoup de gens font l'erreur de penser qu'ils peuvent simplement configurer un simple filtre anti-spam et en finir avec celui-ci. Faites passer l'organisation de votre boîte de réception e-mail au niveau supérieur grâce à ces conseils.
Configurer des libellés Gmail partagés
Gmail permet à votre équipe de créer des étiquettes partagées, qui peut être utilisé pour organiser différentes conversations en fonction de la catégorie. L'une des grandes caractéristiques de ces étiquettes est que vous pouvez les imbriquer sous les étiquettes principales. Si vous créez une étiquette pour chaque projet/équipe, les autres étiquettes relatives à ce projet/à cette équipe peuvent être imbriquées sous l'étiquette principale.
Par exemple :
Créez des réponses automatiques
Si un client ou un membre de l'équipe essaie de vous joindre en dehors des heures de bureau, il veut être rassuré quant à l'arrivée de son e-mail dans votre boîte de réception. La meilleure façon de rassurer l'expéditeur sur le fait que vous avez bien reçu l'e-mail est de configurer une réponse automatique. Vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité et créer une réponse générale qui sera envoyée lorsque votre boîte de réception recevra un message.
Partager une boîte de réception
Le meilleur moyen de communiquer efficacement avec les membres de l'équipe est d'utiliser une boîte de réception partagée. Les boîtes de réception partagées sont accessibles depuis la boîte de réception personnelle de chaque membre de l'équipe pour améliorer l'efficacité des e-mails. Cela peut atténuer des problèmes tels que :
- Sécurité - Les membres ne partagent plus les mots de passe d'une boîte de réception.
- Informations - Les membres ont accès à tous les e-mails de la boîte de réception partagée, ils n'ont donc pas à les transférer individuellement vers chaque boîte de réception personnelle.
- Organisation - Les e-mails envoyés à la boîte de réception partagée sont séparés des boîtes de réception personnelles.
- Productivité - Les utilisateurs peuvent être conversations assignées directement, bien que cela nécessite quelques fonctionnalités supplémentaires.
Création de groupes de distribution
Outre une boîte de réception partagée, les groupes de distribution améliorent également l'organisation de la boîte de réception. Par exemple, imaginez une équipe des ressources humaines qui doit recevoir par e-mail une liste de nouvelles recrues chaque semaine. Au lieu de saisir chaque adresse e-mail individuelle, vous pouvez utiliser un groupe de distribution et saisir le nom du groupe. Une fois que vous avez créé un groupe de distribution, vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des utilisateurs.
Entretenez votre espace de stockage
Assurez-vous que votre espace de stockage est à jour. Il est facile de manquer de stockage, surtout si l'une de vos principales sources de communication est le courrier électronique. Si vous utilisez un ordinateur de bureau et que vous faites défiler l'écran jusqu'en bas de la page, vous verrez une icône indiquant la quantité d'espace de stockage qu'il vous reste.
Si vous remarquez que la barre est presque pleine et qu'elle est rouge, cela signifie qu'il est temps de faire un peu d'organisation.
Améliorez l'efficacité de vos e-mails avec les bons outils
Bien qu'il existe de nombreuses façons d'améliorer l'efficacité des e-mails, les bons outils peuvent vous faciliter la tâche et vous aider à maintenir l'organisation après avoir effectué le travail initial de nettoyage de votre boîte de réception. Avec des fonctionnalités et des analyses conviviales, Gmelius peut aider votre équipe à rester en contact en connecter toutes les plateformes de communication.
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