É o pesadelo de todo funcionário: uma caixa de entrada de e-mail inundada, mensagens críticas perdidas e níveis crescentes de estresse. Todos nós já passamos por isso em algum momento. Às vezes, é uma triste realidade quando sua caixa de entrada de e-mail está bagunçada.
Há muitos motivos para simplificar e organizar seu sistema de e-mail, e fazer isso é bastante simples se você tiver as ferramentas e as informações certas. Vamos dar uma olhada em algumas maneiras de aumentar a eficiência do e-mail para você e sua organização.
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Recursos do Gmail: dissipando equívocos
Em um esforço para aumentar a eficiência do e-mail e se manter competitivas, as empresas de hospedagem de e-mail implementaram recursos diferentes ao longo dos anos. Alguns desses recursos avançados travaram e outros não. O Gmail, em particular, adicionou tantos recursos que pode ser difícil determinar como usá-los todos. Vamos dissipar alguns equívocos comuns sobre os recursos do Gmail.
Falso: a pasta de lixo não ocupa espaço
É um mito que a caixa de lixo não ocupe espaço. Para excluir totalmente algo e liberar espaço, um e-mail precisa ser removido da lixeira. Considere a lixeira como outra caixa de entrada; a menos que um e-mail seja excluído, ele ainda ocupará espaço de armazenamento.
Embora esse recurso possa parecer redundante, ele serve para que os usuários não excluam algo acidentalmente. Depois de excluir um e-mail da lixeira, ele não poderá ser recuperado, a menos que seu e-mail use um serviço de arquivamento na nuvem.
Verdadeiro: um endereço de e-mail pode ter mais de uma assinatura
O Gmail permite que você adicione até cinco assinaturas entre as quais você pode alternar. Isso é especialmente útil para, digamos, gerentes de equipe que talvez precisem assumir a responsabilidade de se comunicar com a equipe, o chefe, o cliente e muito mais. É importante observar que, embora você possa ter até cinco assinaturas, não é possível adicionar várias assinaturas a um único e-mail.
Falso: “arquivar” e “excluir” significam a mesma coisa
Embora o arquivamento seja ótimo para a organização, ele não libera espaço de armazenamento como acontece com a exclusão. Ao arquivar e-mails da sua caixa de entrada principal, você ainda pode acessá-los. Os e-mails arquivados permanecem na caixa “Todos os e-mails”, mas são retirados da lista atual da caixa de entrada. Dessa forma, você pode manter os e-mails mais importantes na sua pasta principal da caixa de entrada.
Falso: rótulos e pastas são iguais
Embora rótulos e pastas tenham funcionalidades semelhantes, existem algumas diferenças. Os e-mails podem ser aplicados a vários marcadores, mas só podem ser acessados em uma pasta. Isso vem com algumas exceções, como e-mails na caixa de entrada principal e na caixa de entrada “Todos os e-mails”. Além disso, rótulos são atribuídos aos e-mails, enquanto os e-mails são atribuídos às pastas da caixa de entrada.
As melhores maneiras de aumentar a eficiência do e-mail
Há muitas maneiras de melhorar a eficiência do e-mail. Muitas pessoas cometem o erro de pensar que podem simplesmente configurar um filtro de spam simples e acabar com ele. Leve sua organização de caixa de entrada de e-mail para o próximo nível com essas dicas.
Configurar marcadores compartilhados do Gmail
O Gmail oferece à sua equipe a capacidade de criar rótulos compartilhados, que pode ser usado para organizar diferentes conversas com base na categoria. Uma das grandes características desses rótulos é que você pode aninhar os rótulos abaixo dos rótulos principais. Se você criar um rótulo para cada projeto/equipe individual, o restante dos rótulos relacionados a esse projeto/equipe poderá ser aninhado abaixo do rótulo principal.
Por exemplo:
Crie respostas automáticas
Se um cliente ou membro da equipe tentar entrar em contato com você fora do horário comercial, ele quer ter certeza de que o e-mail foi enviado para sua caixa de entrada. A melhor maneira de garantir ao remetente que você recebeu o e-mail é configurar uma resposta automática. Você pode ativar ou desativar esse recurso e criar uma resposta geral que será enviada quando sua caixa de entrada receber uma mensagem.
Compartilhar uma caixa de entrada
A melhor maneira de se comunicar de forma eficiente com os membros da equipe é utilizar uma caixa de entrada compartilhada. As caixas de entrada compartilhadas podem ser acessadas a partir da caixa de entrada pessoal de cada membro da equipe para ajudar a aumentar a eficiência do e-mail. Isso pode atenuar problemas como:
- Segurança - Os membros não estão mais compartilhando senhas para uma caixa de entrada.
- Informações - Os membros têm acesso a todos os e-mails na caixa de entrada compartilhada para que não precisem encaminhá-los individualmente para cada caixa de entrada pessoal.
- Organização - Os e-mails para a caixa de entrada compartilhada são separados das caixas de entrada pessoais.
- Produtividade - Os usuários podem ser conversas atribuídas diretamente, embora isso exija um pouco mais de funcionalidade.
Crie grupos de distribuição
Além de uma caixa de entrada compartilhada, os grupos de distribuição também melhoram a organização da caixa de entrada. Por exemplo, imagine uma equipe de recursos humanos que precisa receber por e-mail uma nova lista de contratações toda semana. Em vez de digitar cada endereço de e-mail individual, você pode usar um grupo de distribuição e digitar o nome do grupo. Depois de criar um grupo de distribuição, você pode facilmente adicionar ou remover usuários.
Mantenha seu armazenamento
Certifique-se de que seu armazenamento esteja atualizado. É fácil ficar sem espaço de armazenamento, especialmente se uma de suas principais fontes de comunicação for por e-mail. Se você estiver em um desktop e rolar até o final da página, verá um ícone com a quantidade de espaço de armazenamento restante.
Se você notar que a barra está quase cheia e vermelha, isso significa que é hora de fazer alguma organização.
Melhore a eficiência do e-mail com as ferramentas certas
Embora existam muitas maneiras de aumentar a eficiência do e-mail, as ferramentas certas podem facilitar e ajudar você a manter a organização após o trabalho inicial de limpar sua caixa de entrada. Com recursos e análises fáceis de usar, o Gmelius pode ajudar sua equipe a manter contato conectando todas as plataformas de comunicação.
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