Comment optimiser la collaboration sur les calendriers en ligne ? Voici 7 conseils pratiques

L'employé moyen dépense 30 % de leur semaine de travail en réunion. Sans oublier les nombreuses heures qu'il faut pour coordonner les horaires et trouver le temps de collaborer. Pour les chefs d'équipe, ce délai peut être doublé. Les journées remplies de réunions signifient probablement que vous passez beaucoup de temps sur votre calendrier en ligne.

La meilleure façon d'optimiser le temps est de collaborer sur les calendriers en ligne. La collaboration sur les calendriers pour votre équipe peut permettre de gagner du temps, d'augmenter la productivité et d'organiser le flux de travail. Voici 7 conseils pour optimiser votre travail d'équipe et améliorer la collaboration en matière de calendrier.

7 conseils pour optimiser la collaboration sur les calendriers en ligne

L'organisation de votre calendrier peut prendre des heures, mais ces conseils simples ne le font pas.

1. Utiliser un calendrier partagé

Boîtes de réception partagées et outils de messagerie collaboratifs ont changé le mode de fonctionnement de la plupart des équipes. Et cela inclut la collaboration en ligne sur les calendriers. La coordination des calendriers en ligne offre aux équipes une option efficace pour travailler ensemble, à distance ou selon un modèle hybride. Bien qu'avoir votre propre calendrier puisse vous aider votre calendrier organisé, il ne crée pas d'opportunités de collaboration en équipe.

Un calendrier partagé permet de partager votre emploi du temps avec les personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager. Avec Gmail, fonctionnalité de calendrier partagé vous permet de partager votre emploi du temps avec une personne ou toute une équipe.

Vous pouvez ajuster les paramètres pour permettre aux membres de l'équipe de ne voir que des blocs de temps dans votre emploi du temps. En outre, vous pouvez autoriser les membres de l'équipe à modifier les détails de la réunion afin de vous soulager de vos responsabilités.

Plutôt que de passer du temps à échanger des e-mails concernant les disponibilités, consultez simplement le calendrier de votre équipe pour désigner une période pendant laquelle tout le monde est libre.

2. Utilisez Google Tasks

Supposons que vous utilisiez Gmail comme boîte de réception principale. Dans ce cas, votre calendrier Google vous permet de désigner une heure pour une tâche spécifique plutôt que de créer un événement. Par exemple, vous pouvez sélectionner le »tâches Google Calendar« voir sous « mes calendriers » dans la barre latérale. Cela vous permet de transformer un e-mail en tâche en cliquant sur l'icône « Ajouter aux tâches » et en modifiant les détails de la tâche.

La tâche sera ensuite intégrée à votre calendrier pour permettre une meilleure organisation et des rappels utiles sur ce que vous devez faire.

3. Planifiez votre temps de manière efficace

Si vous utilisez un calendrier partagé, vos disponibilités sont publiques et tout le monde peut les consulter. Bien qu'il existe des options pour limiter le nombre de membres de l'équipe qui peuvent voir quoi, il est important de planifier votre temps en conséquence.

Par exemple, en tant que responsable, vous aurez peut-être besoin de temps pour organiser les tâches et renvoyer des e-mails avant de pouvoir rencontrer votre équipe. Assurez-vous de prévoir des périodes de temps adaptées à votre charge de travail. Ce laps de temps informera votre personnel que vous n'êtes pas disponible pour cette partie de la journée et évitera que les réunions internes n'empiètent sur d'autres tâches.

Supposons que vous utilisiez un calendrier Google mais que vous planifiez une réunion pour votre équipe interne à laquelle vous ne pouvez pas assister. Dans ce cas, vous pouvez indiquer que la disponibilité de l'organisateur pendant cette période de réunion est « libre » ou « occupée ».

Le paramètre « Absence du bureau » refusera automatiquement votre invitation à la réunion, ce qui éliminera toute confusion et réduira les communications inutiles.

4. Prévoyez du temps supplémentaire entre les réunions

Les réunions ont tendance à dépasser les délais impartis. Pour réduire le nombre de réunions consécutives, laissez une fenêtre d'au moins 15 minutes entre les réunions sur votre calendrier afin de vous donner le temps de faire une courte pause ou de répondre à des messages. Cela laisse également le temps de coordonner avec les membres de l'équipe les informations relatives aux réunions et de répondre aux questions concernant les commentaires.

5. Ajouter un agenda

Lorsque vous planifiez une réunion, assurez-vous d'ajouter un ordre du jour pour tout ce dont vous avez l'intention de discuter. Cela permettra à votre équipe de voir en détail le contenu de la prochaine réunion et de s'y préparer. De plus, cela permet à chacun de se concentrer sur ses charges de travail respectives.

6. Ajouter des rappels

En tant que responsable, votre calendrier peut se remplir rapidement. Cela peut vous faire oublier les prochaines réunions ou les dates d'échéance critiques. La définition de rappels sur votre calendrier peut vous aider à vous souvenir de ce que vous avez inscrit sur votre calendrier pour la journée ou la semaine à venir.

Lors de la création de l'événement, configurez la réunion pour qu'elle se reproduise chaque semaine ou toutes les deux semaines si vous avez une réunion interne récurrente. Cela élimine les tracas liés à la coordination des horaires avec les membres de l'équipe pour la même réunion chaque semaine.

7. Utiliser un outil d'intégration de calendrier

La recherche d'un outil de collaboration pouvant s'intégrer à votre calendrier en ligne actuel peut transformer la façon dont votre équipe travaille ensemble pour coordonner les horaires.

Par exemple, Google Workspace permet d'intégrer votre calendrier Google à d'autres fonctionnalités de Google. Lorsque vous organisez une réunion, vous pouvez partager l'événement avec d'autres personnes via leur compte Gmail. Vous pouvez vérifier la disponibilité des travailleurs, quitter les créneaux de rendez-vous et gérer votre calendrier depuis votre smartphone si vous êtes absent de votre ordinateur.

Bien que ces fonctionnalités soient étendues, un outil d'intégration pour votre calendrier Google peut faire passer la collaboration de votre équipe à un niveau supérieur. Les outils d'intégration vous permettent de :

• Planifiez des réunions plus rapidement
• Collaborez plus facilement
• Passez moins de temps à coordonner
• Organiser les tâches
• Gardez une trace des délais
• Partager la disponibilité
• Automatisez le flux

Réflexions finales

Si vous craignez de passer des heures à coordonner les horaires et les réunions, Gmelius est peut-être la solution idéale pour vous.

Gmelius se trouve directement dans votre boîte de réception pour s'intégrer à vos plateformes quotidiennes telles que Google Agenda en tant qu'outil de collaboration puissant pour Gmail. Il permet d'organiser les e-mails, les réunions et les projets de vos équipes grâce à une vue consolidée dans Google Agenda.

Gmelius propose de puissants outils d'organisation qui vous permettent de traiter les e-mails comme des tâches, de fixer des dates d'échéance et de les ajouter automatiquement à votre agenda. Planifiez facilement des réunions dans un e-mail et consultez les détails des réunions directement dans votre calendrier Google. Ce qui prenait autrefois des heures est désormais simplifié en quelques clics.

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