Como maximizar a colaboração on-line no calendário? Aqui estão 7 dicas úteis

O funcionário médio gasta 30% de sua semana de trabalho em reuniões. Sem falar nas muitas horas necessárias para coordenar agendas e encontrar tempo para colaborar. Para gerentes de equipe, esse tempo pode ser dobrado. Dias repletos de reuniões provavelmente significam que você está gastando muito tempo em sua agenda on-line.

A melhor maneira de otimizar o tempo é com a colaboração on-line no calendário. A colaboração no calendário para sua equipe pode economizar tempo, aumentar a produtividade e organizar o fluxo de trabalho. Aqui estão 7 dicas para maximizar seu trabalho em equipe e melhorar a colaboração no calendário.

7 dicas para maximizar a colaboração em calendários on-line

Organizar seu calendário pode levar horas, mas essas dicas simples não.

1. Use um calendário compartilhado

Caixas de entrada compartilhadas e ferramentas colaborativas de e-mail mudaram a forma como a maioria das equipes opera. E isso inclui a colaboração on-line no calendário. A coordenação de calendários on-line oferece uma opção eficiente para as equipes trabalharem juntas, remotamente ou usando um modelo híbrido. Embora ter seu próprio calendário possa manter seu cronograma organizado, ele não cria oportunidades para colaboração em equipe.

Um calendário compartilhado pode compartilhar sua agenda com quem você quiser compartilhá-la. Com o Gmail, um recurso de calendário compartilhado permite que você compartilhe sua agenda com um indivíduo ou com uma equipe inteira.

Você pode ajustar as configurações para permitir que os membros da equipe vejam apenas blocos de tempo em sua agenda. Além disso, você pode conceder permissões aos membros da equipe para alterar os detalhes da reunião para aliviar suas responsabilidades.

Em vez de perder tempo trocando e-mails sobre a disponibilidade, basta visualizar o calendário da sua equipe para designar um horário em que todos estejam livres.

2. Utilize o Google Tasks

Suponha que você esteja usando o Gmail como sua caixa de entrada principal. Nesse caso, seu calendário do Google permite que você designe um horário para uma tarefa específica em vez de criar um evento. Por exemplo, você pode selecionar a opção”tarefas Google Calendar“veja abaixo de “meus calendários” na barra lateral. Isso permite transformar um e-mail em uma tarefa clicando no ícone “adicionar às tarefas” e editando os detalhes da tarefa.

A tarefa será então incorporada ao seu calendário para fornecer uma melhor organização e lembretes úteis sobre o que você precisa fazer.

3. Agende o horário com eficiência

Se você estiver usando um calendário compartilhado, sua disponibilidade é pública para que todos possam ver. Embora existam opções para limitar quem na equipe vê o quê, é importante programar seu horário adequadamente.

Por exemplo, como gerente, você pode precisar de tempo para organizar tarefas e retornar e-mails antes de ter a oportunidade de se reunir com sua equipe. Certifique-se de agendar blocos de tempo designados para lidar com sua carga de trabalho. Esse bloco de tempo notificará sua equipe de que você não está disponível nessa parte do dia e evitará que as reuniões internas se intrometam em outras tarefas.

Suponha que você esteja usando um Google Agenda, mas esteja agendando uma reunião para sua equipe interna da qual não pode comparecer. Nesse caso, você pode marcar a disponibilidade do organizador durante o horário da reunião como “gratuita” ou ocupada.”

A configuração “fora do escritório” recusará automaticamente seu convite para a reunião, eliminando a confusão e reduzindo a comunicação desnecessária.

4. Reserve um tempo extra entre as reuniões

As reuniões tendem a ultrapassar o prazo designado. Para reduzir as reuniões consecutivas, deixe uma janela de pelo menos 15 minutos entre as reuniões em sua agenda para ter tempo para fazer uma pausa rápida ou retornar mensagens. Isso também deixa tempo para coordenar com os membros da equipe as informações da reunião e responder perguntas sobre feedback.

5. Adicionar uma agenda

Ao agendar uma reunião, não se esqueça de adicionar uma pauta para tudo o que você planeja discutir. Isso permitirá que sua equipe veja em detalhes o conteúdo da próxima reunião e permitirá que eles se preparem. Além disso, isso permite que todos se concentrem em suas respectivas cargas de trabalho.

6. Adicionar lembretes

Como gerente, sua agenda pode se encher rapidamente. Isso pode fazer com que você esqueça as próximas reuniões importantes ou as datas de entrega. Definir lembretes em seu calendário pode ajudá-lo a lembrar o que você tem em seu calendário para o dia ou a próxima semana.

Ao criar o evento, defina a reunião como recorrente a cada semana ou a cada duas semanas se você tiver uma reunião interna recorrente. Isso elimina o incômodo de coordenar horários com os membros da equipe para a mesma reunião toda semana.

7. Use uma ferramenta de integração de calendário

Encontrar uma ferramenta de colaboração que possa se integrar ao seu calendário on-line atual pode transformar a forma como sua equipe trabalha em conjunto na coordenação de agendas.

Por exemplo, o Google Workspace permite que seu calendário do Google seja integrado a outros recursos do Google. Ao marcar uma reunião, você pode compartilhar o evento com outras pessoas por meio do Gmail. Você pode verificar a disponibilidade dos trabalhadores, deixar horários de atendimento e gerenciar sua agenda a partir do smartphone se estiver longe do computador.

Embora esses recursos sejam amplos, uma ferramenta de integração para o Google Agenda pode levar a colaboração da sua equipe a um novo patamar. As ferramentas de integração permitem que você:

• Agende reuniões com mais rapidez
• Colabore com mais facilidade
• Passe menos tempo coordenando
• Organize tarefas
• Acompanhe os prazos
• Compartilhe a disponibilidade
• Automatize o fluxo de trabalho

Pensamentos finais

Se você tem medo de passar horas coordenando agendas e reuniões, o Gmelius pode ser a solução perfeita para você.

O Gmelius mora diretamente na sua caixa de entrada para se integrar às suas plataformas diárias, como Calendário do Google como uma poderosa ferramenta de colaboração do Gmail. Ele permite que os e-mails, reuniões e projetos de suas equipes sejam organizados com uma visualização consolidada no Google Agenda.

O Gmelius oferece ferramentas de organização poderosas para que você possa tratar e-mails como tarefas, definir prazos e adicioná-los automaticamente à sua agenda. Agende reuniões com facilidade em um e-mail e revise os detalhes das reuniões diretamente no seu Google Agenda. O que antes levava horas agora é simplificado com apenas alguns cliques.

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