L'ingénieur industriel Allen F. Morgenstern a dit un jour : « Travaillez plus intelligemment, pas plus dur ». Inventée dans les années 1930, la phrase de Morgenstern est toujours d'actualité aujourd'hui. Des équipes de différentes tailles recherchent des opportunités pour rationaliser le flux de travail et minimisez les tâches quotidiennes afin de travailler de manière plus productive.
En matière de courrier électronique, il est toutefois difficile de réduire la charge de travail. L'employé reçoit en moyenne plus de 100 e-mails par jour. Outre le temps nécessaire à l'ouverture et à la lecture de chaque message, il faut du temps pour rédiger et coordonner l'envoi de chaque réponse dans un délai raisonnable.
Lorsque vous calculez le temps nécessaire pour gérer la boîte de réception d'une entreprise, il n'est pas étonnant que les équipes recherchent un moyen plus simple. L'automatisation des tâches subalternes permet de se concentrer davantage sur les tâches importantes.
N'oubliez pas qu'il faut 23 minutes pour se recentrer sur une tâche après une interruption. Pour les équipes travaillant à distance, il est essentiel de travailler sans distractions. Outre les questions personnelles, les distractions professionnelles courantes, telles que les messages Slack et les e-mails entrants, retardent encore davantage le travail ciblé. Mais il est possible de créer des limites pour éviter les distractions grâce à l'automatisation du flux de travail de messagerie.
Qu'est-ce que l'automatisation et comment est-elle utilisée aujourd'hui ?
L'automatisation fait référence à l'utilisation de systèmes ou de logiciels pour automatiser des processus qui exécutent des tâches prévisibles et réduisent le temps nécessaire à l'intervention humaine. Au lieu de répéter la même action encore et encore, de nombreuses entreprises utilisent l'automatisation à leur avantage pour rationaliser les tâches chronophages. Voici quelques exemples :
- Suivi des ventes
- Processus d'embauche/de recrutement
- Marketing par e-mail
- Réponses du service client
Bien que l'automatisation soit utilisée sous différentes formes selon les industries, l'objectif est le même : minimiser l'intervention humaine pour accélérer les responsabilités subalternes. Presque toutes les entreprises recherchent le moyen le plus récent et le plus rapide de faire avancer les choses, en plus de trouver la solution la plus rentable.
L'automatisation y contribue en réduisant le besoin de main-d'œuvre humaine pour effectuer des tâches répétitives. Cela permet aux entreprises d'améliorer la productivité du travail en réduisant le nombre d'erreurs, ce qui contribue en fin de compte à leurs résultats.
Automatisation du flux de travail de messagerie : une meilleure façon d'utiliser le courrier électronique
Le courrier électronique constitue un excellent exemple d'utilisation de l'automatisation. Courrier électronique automatisation des flux de travail implique la définition de règles comportant un ensemble prédéterminé d'actions afin de réduire les tâches manuelles liées aux e-mails, telles que la réponse, le tri et la suppression des e-mails.
Cela permet de réduire les heures normalement nécessaires aux tâches quotidiennes à quelques secondes et à quelques clics seulement. Le temps gagné grâce à la réduction des interventions humaines permet aux équipes de se concentrer sur des responsabilités plus importantes que sur des tâches qui peuvent être facilement automatisées grâce à la technologie.
L'automatisation est encore plus bénéfique pour les équipes qui utilisent un boîte de réception partagée. Une boîte de réception partagée permet aux membres de l'équipe de travailler ensemble en gérant les e-mails via un emplacement unifié. Les solutions de boîte de réception partagée sont souvent améliorées par des fonctionnalités d'automatisation.
Gmelius, un outil de communication et de collaboration pour Gmail, est une solution logicielle à envisager. Outre une fonctionnalité de boîte de réception partagée collaborative, Gmelius propose des tableaux Kanban Gmail, des étiquettes Gmail partagées et un planificateur de réunions, qui peuvent tous être automatisés.
Lisez également : 10 astuces d'automatisation de Gmail pour économiser des centaines d'heures de travail
Voici quelques exemples d'utilisation de Gmelius pour l'automatisation du flux de travail de messagerie :
1. Déléguez rapidement des tâches à l'aide de la boîte de réception partagée collaborative de Gmelius
Avec Gmelius, les responsables peuvent éliminer les conjectures liées à la plupart des solutions de boîte de réception partagée en déléguant les conversations à des membres spécifiques de l'équipe. Cela garantit que chaque e-mail reçoit une réponse de la bonne personne dans un délai raisonnable.
L'attribution manuelle de chaque conversation par e-mail prend toutefois beaucoup de temps. Dans une boîte aux lettres partagée, Gmelius propose une logique basée sur des règles qui attribue automatiquement les e-mails reçus aux utilisateurs invités. Cela garantit une répartition uniforme de la charge de travail et rationalise simultanément le processus de délégation.
L'image ci-dessus montre comment Gmelius peut rationaliser opérations de vente en automatisant la délégation en quelques clics. Chaque règle est définie à l'aide de conditions déclenchées. Par exemple, des paramètres spécifiques pour « si » et « alors » devront être renseignés pour qu'une action soit exécutée. Si un e-mail contient le mot « commande », il peut être directement attribué à Jay, un membre de l'équipe commerciale. Cela accélère le processus de commande et permet à Jay de remplir une commande rapidement sans avoir à filtrer plusieurs e-mails.
2. Mettez la sensibilisation de l'entreprise sur le pilote automatique
L'automatisation est bénéfique pour les opérations de vente internes, mais elle l'est également pour les ventes externes ou la sensibilisation du service client. Avec Gmelius, les équipes peuvent facilement envoyer des campagnes au goutte à goutte depuis Gmail pour fidéliser les prospects tout au long des cycles de vente.
Les filtres conditionnels peuvent être utilisés pour envoyer des suivis selon qu'un e-mail a été ouvert ou a encore besoin d'une réponse. Pour faciliter le processus, les utilisateurs peuvent sélectionner des modèles d'e-mail pour réduire le temps nécessaire à la rédaction de nouveaux e-mails à chaque réponse.
En outre, les équipes peuvent utiliser des séquences Gmelius pour l'embauche et le recrutement, les campagnes marketing, l'enregistrement des membres de l'équipe ou l'envoi de suivis. Les suivis représentent la moitié de la bataille pour atteindre une nouvelle clientèle.
Plutôt que de passer des heures par jour à gérer les prospects, les équipes peuvent définir des règles d'automatisation pour effectuer les étapes répétitives du processus à leur place. Lorsqu'un prospect potentiel vous contacte, les membres de l'équipe seront concentrés et prêts.
3. Gestion de projet simplifiée
La compilation des détails du projet dans une solution de gestion visuelle peut aider à identifier les étapes de chaque tâche d'un projet. Gmelius propose une solution avec Tableaux Kanban Gmail qui fournissent une présentation visuelle des tâches en colonnes et contribuent à créer une transparence claire pour les équipes. Ce qui rend Gmelius unique, c'est la possibilité de transformer une boîte de réception partagée ou une étiquette Gmail en un tableau personnalisé que les membres de l'équipe peuvent partager.
Avec cette option, toute conversation par e-mail peut être convertie en une carte de tâches qui est ensuite attribuée à un membre spécifique de l'équipe. Gmail devient un espace de travail visuel pour votre équipe, créant un flux de travail qui offre une responsabilité et une transparence claires pour la boîte de réception d'une équipe. De plus, les tableaux Kanban peuvent également être automatisés. Les responsables peuvent attribuer automatiquement des fiches de tâches aux membres de l'équipe et déplacer la tâche vers la colonne appropriée.
Par exemple, un responsable d'entrepôt peut recevoir des conversations relatives à des colis expédiés afin de rationaliser le processus de la chaîne d'approvisionnement sans avoir à filtrer dans une boîte de réception ou à revenir sur d'anciennes conversations.
Réflexions finales
Bien qu'il existe aujourd'hui de nombreuses plateformes pour aider les équipes à améliorer le flux de travail des e-mails, le temps passé à gérer plusieurs plateformes est l'un des principaux facteurs qui entravent la productivité du travail. Gmelius offre d'innombrables fonctionnalités via une seule plate-forme qui vous permet de mettre les opérations de messagerie en mode pilote automatique grâce à de puissantes automatisations. Il n'a jamais été aussi facile de travailler plus intelligemment.
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