La mise en place d'une structure de gestion des flux de travail fluide est une tâche essentielle pour la plupart des entreprises. Les opérations quotidiennes peuvent être désorganisées en cas d'urgences imprévues ou de problèmes de communication de la part des membres de l'équipe.
Bien qu'inévitables, ces événements peuvent créer des blocages et amener les responsables à se demander où ils se sont trompés. Il est essentiel de suivre les meilleures pratiques de gestion des flux de travail pour réduire les retards potentiels et établir un processus durable à long terme.
Gestion des flux de travail en 2025 : qu'est-ce qui a changé ?
Pour de nombreux employeurs, 2022 a été une année d'ajustements jusqu'à présent. Soit ils font face à une main-d'œuvre hybride dans un monde post-pandémique, soit ils ont choisi de travailler à distance dans un avenir proche. Sur 510 employeurs récemment Sondage Mercer, 70 % ont indiqué qu'ils prévoyaient d'adopter un modèle de travail hybride en 2023. Seulement 20 % ont l'intention de retourner dans un environnement de bureau.
Alors que certains s'inquiètent des conséquences potentielles des conditions de travail hybrides ou à distance permanentes, d'autres ont adopté ces changements pour réduire le risque de perdre de précieux employés.
De plus en plus de salariés recherchent aujourd'hui des options de travail flexibles pour s'adapter aux changements sociaux et de mode de vie rapides auxquels ils se sont habitués ces deux dernières années. Derrière les exigences pratiques d'un paysage social en mutation se cache l'incertitude quant à l'avenir en tant que facteur émotionnel. Que votre bureau mette en œuvre des options de travail à distance ou hybrides, gestion des employés à distance représente une nouvelle série de défis professionnels.
Organiser des réunions et réunir les employés pour les appels Zoom tout en respectant des horaires de travail flexibles est plus compliqué que de simplement réunir les employés au bureau. De plus, il est quasiment impossible de s'assurer que chaque membre de l'équipe est sur la même longueur d'onde.
La mise en place d'une structure de gestion des flux de travail stratégique et fonctionnelle oblige les responsables à améliorer les processus qui créent une plateforme durable et garantissent la stabilité des opérations de l'entreprise.
3 bonnes pratiques de gestion des flux de travail que vous devriez suivre
Gestion des flux de travail implique la gestion d'un flux de tâches pour créer un système organisé qui garantit la productivité. Le respect des meilleures pratiques en matière de gestion des flux de travail met les responsables sur la voie du succès en identifiant les domaines nécessitant des améliorations et en encourageant l'utilisation de logiciels utiles pour corriger et renforcer les points faibles.
1. Définissez clairement les flux de travail pour maintenir la responsabilité
Le courrier électronique fait partie intégrante des opérations quotidiennes, à tel point qu'il occupe souvent une partie de la journée de travail. Avec la bonne structure de gestion des flux de travail en place, les membres de l'équipe peuvent facilement prendre en charge les e-mails afin de réduire le volume élevé de boîtes de réception et responsabiliser les individus pour qu'ils dissipent le volume élevé de tâches.
La meilleure façon d'atteindre cet objectif est d'utiliser un solution de boîte de réception partagée. De nombreuses entreprises gèrent plusieurs boîtes de réception, telles que support@, info@ ou sales@. Mais trouver un moyen efficace d'y parvenir constitue un défi.
Les boîtes de réception partagées regroupent les adresses e-mail de chaque entreprise en un seul endroit pour faciliter la gestion des e-mails par les équipes.
Cependant, de nombreuses solutions standard ne disposent pas de mesures de responsabilisation, car n'importe quel membre de l'équipe peut formuler une réponse sans en informer les autres membres de l'équipe. Une plateforme qui établit clairement les responsabilités dès le départ permet de créer de meilleures solutions de gestion des flux de travail pour les responsables.
Par exemple, Gmelius propose une solution de boîte de réception partagée avec des fonctionnalités de collaboration utilisant Gmail. Chaque adresse e-mail d'entreprise peut être gérée depuis Gmail, avec des fonctionnalités uniques conçues pour responsabiliser les membres de l'équipe et recevoir des tâches claires de la part des responsables.
La possibilité d'attribuer un e-mail directement depuis Gmail limite les méthodes de communication supplémentaires. Gmelius propose également des notes Gmail et étiquettes Gmail partagées pour fournir un contexte clair et une navigation facile lors de l'exécution des tâches. Gmail à lui seul ne suffit pas à garantir un flux de travail fluide, mais les responsables constateront que leur flux de travail quotidien est simplifié à l'aide de Gmelius.
2. Évitez l'épuisement professionnel des employés
Les conditions de travail à distance et hybrides s'accompagnent d'un risque d'épuisement professionnel des employés. Les employés travaillant à distance ont du mal à trouver un équilibre en travaillant selon des horaires flexibles. Un employé peut commencer à travailler à 5 h, mais peut éventuellement prolonger sa journée de travail jusqu'à 22 h.
Bien que ces conditions autorisent des pauses supplémentaires pour des raisons personnelles, la capacité de « débrancher » constitue un défi.
La surcharge de tâches est l'un des facteurs auxquels de nombreuses entreprises ne s'attaquent pas de front. Une enquête menée par Deloitte a révélé que 70 % des professionnels en activité estiment que leurs employeurs n'utilisent pas les bons outils pour atténuer l'épuisement professionnel des employés dans leurs organisations.
En outre, 21 % des personnes interrogées affirment que leur entreprise ne propose pas de programmes ou d'initiatives visant à prévenir l'apparition de l'épuisement professionnel. Cette statistique alarmante suggère que les entreprises ne disposent pas de la bonne structure de gestion des flux de travail.
Gmelius fournit des analyses d'équipe pour donner aux responsables un aperçu du nombre hebdomadaire d'e-mails résolus, ainsi que du nombre de réponses traitées.
L'équilibre de la charge de travail est essentiel pour assurer le bon déroulement des opérations et permettre aux membres de l'équipe de se concentrer sur les tâches critiques sans surcharger la journée de travail.
3. Collaboration par e-mail en temps réel
La communication asynchrone est au cœur du travail à distance, et peu doutent de sa nécessité pour les équipes travaillant à distance. Mais les entreprises doivent également utiliser des solutions qui facilitent les réponses instantanées afin d'améliorer les temps de réponse aux e-mails et de garantir la cohérence du flux de travail.
Cependant, il est difficile de trouver une solution permettant aux équipes de collaborer en temps réel par e-mail et, plus important encore, sur une seule plateforme. De nombreuses plateformes ne permettent pas de collaborer en temps réel ou nécessitent des intégrations poussées pour y parvenir.
Gmelius permet aux équipes de collaborer en temps réel via Gmail pour recevoir des réponses rapidement via une seule plateforme au lieu de plusieurs. Alors que chaque entreprise doit établir des directives sur la rapidité avec laquelle un employé doit répondre aux demandes internes, l'utilisation d'une solution qui permet une collaboration en temps réel réduit le nombre d'étapes nécessaires pour y parvenir. Et le courrier électronique n'est pas la seule méthode où cette meilleure pratique peut être utile.
En guise de clôture
Avec Gmelius, les équipes peuvent collaborer en temps réel grâce aux fonctionnalités suivantes :
- Notes par e-mail. Créez des conversations privées dans les marges latérales d'un e-mail et recevez des commentaires instantanés. Les équipes peuvent même voir quand leur collègue est en train de taper.
- Marquage. Les balises telles que « urgent » ou « en attente » sont partagées entre vos équipes et synchronisées en temps réel sur tous les appareils.
- Étiquettes Gmail partagées. Partagez des libellés Gmail nouveaux ou existants et synchronisez les conversations en temps réel entre collègues.
- Fil en direct et notifications. Recevez un flux en direct mis à jour en temps réel avec Gmelius qui se trouve dans la barre latérale droite de Gmail.
- Brouillons Gmail partagés. Rédigez la réponse parfaite et recevez des mises à jour instantanées lorsqu'un membre de l'équipe a ajouté sa contribution.
- Slack. L'intégration bidirectionnelle unique permet aux équipes de recevoir des notifications en temps réel concernant l'activité de leur boîte de réception.
Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses façons dont Gmelius peut être utilisé comme solution de gestion des flux de travail permettant aux équipes d'accélérer les tâches quotidiennes et de renforcer la productivité.
Lorsque vous recherchez les meilleures pratiques de gestion des flux de travail à suivre, pensez à Gmelius pour son abondance de fonctionnalités et d'intégrations conçues pour améliorer la communication et la collaboration au sein d'une équipe.
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