Estabelecer uma estrutura de gerenciamento de fluxo de trabalho suave é uma tarefa crítica para a maioria das empresas. As operações diárias podem ficar desorganizadas devido ao tratamento de emergências imprevistas ou falhas de comunicação dos membros da equipe.
Embora inevitáveis, esses eventos podem criar gargalos e fazer com que os gerentes se perguntem onde erraram. Seguir as melhores práticas de gerenciamento de fluxo de trabalho é a chave para reduzir possíveis atrasos e estabelecer um processo sustentável a longo prazo.
Gerenciamento do fluxo de trabalho em 2025: o que mudou?
Para muitos empregadores, 2022 foi um ano de ajustes até agora. Ou eles estão navegando em uma força de trabalho híbrida em um mundo pós-pandemia ou optaram por operar remotamente em um futuro próximo. De 510 empregadores em um recente Pesquisa da Mercer, 70% relataram que planejam adotar um modelo de trabalho híbrido em 2023. Apenas 20% têm planos de retornar a um ambiente de escritório.
Enquanto alguns se preocupam com as possíveis ramificações das condições permanentes de trabalho híbrido ou remoto, outros adotaram essas mudanças para reduzir o risco de perder funcionários valiosos.
Atualmente, um número cada vez maior de funcionários busca opções de trabalho flexíveis para acomodar as rápidas mudanças sociais e de estilo de vida às quais se acostumaram nos últimos dois anos. Por trás dos requisitos práticos de um cenário social em mudança, está a incerteza sobre o futuro como um fator emocional contribuinte. Se seu escritório implementa opções de trabalho remoto ou híbrido, gerenciando funcionários a distância apresenta um novo conjunto de desafios profissionais.
Organizar reuniões e reunir funcionários para chamadas do Zoom e, ao mesmo tempo, acomodar horários de trabalho flexíveis é mais complicado do que simplesmente reunir funcionários no escritório. Além disso, garantir que cada membro da equipe esteja na mesma página é quase impossível.
Construir uma estrutura estratégica e funcional de gerenciamento de fluxo de trabalho exige que os gerentes melhorem os processos que criem uma plataforma sustentável e garantam a estabilidade das operações da empresa.
3 melhores práticas de gerenciamento de fluxo de trabalho que você deve seguir
Gerenciamento do fluxo de trabalho envolve gerenciar um fluxo de tarefas para criar um sistema organizado que garanta a produtividade. Seguir as melhores práticas de gerenciamento de fluxo de trabalho coloca os gerentes no caminho do sucesso, identificando áreas que precisam ser melhoradas e incentivando o uso de software valioso para ajudar a corrigir e fortalecer os pontos fracos.
1. Defina claramente os fluxos de trabalho para manter a responsabilidade
O e-mail é uma parte inevitável das operações diárias, tanto que muitas vezes consome a jornada de trabalho. Com a estrutura correta de gerenciamento de fluxo de trabalho, os membros da equipe podem facilmente receber e-mails para reduzir o alto volume da caixa de entrada e responsabilizar as pessoas por dissipar o alto volume de tarefas.
A melhor maneira de atingir esse objetivo é utilizando um solução de caixa de entrada compartilhada. Muitas empresas gerenciam várias caixas de entrada de e-mail, como support@, info@ ou sales@. Mas encontrar uma maneira eficaz de fazer isso é um desafio.
As caixas de entrada compartilhadas combinam cada endereço de e-mail da empresa em um único local para facilitar o gerenciamento de e-mails para as equipes abordarem juntas.
No entanto, muitas soluções padrão carecem de medidas de responsabilidade, pois qualquer pessoa da equipe pode formular uma resposta sem notificar outros membros da equipe. Uma plataforma que estabelece uma responsabilidade clara desde o início cria melhores soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho para gerentes.
Por exemplo, o Gmelius oferece uma solução de caixa de entrada compartilhada com recursos de colaboração usando o Gmail. Cada endereço de e-mail da empresa pode ser gerenciado de dentro do Gmail, com recursos exclusivos projetados para responsabilizar os membros da equipe e receber atribuições claras dos gerentes.
A capacidade de atribuir um e-mail diretamente do Gmail limita os métodos de comunicação adicionais. O Gmelius também oferece notas do Gmail e marcadores compartilhados do Gmail para fornecer um contexto claro e uma navegação fácil ao abordar tarefas. O Gmail sozinho não é suficiente para garantir um fluxo de trabalho tranquilo, mas os gerentes descobrirão que seu fluxo de trabalho diário é simplificado com a ajuda do Gmelius.
2. Evite o esgotamento dos funcionários
Junto com as condições de trabalho remotas e híbridas, vem o potencial de esgotamento dos funcionários. Funcionários remotos lutam para encontrar o equilíbrio operando em horários flexíveis. Um funcionário pode começar a trabalhar às 5h, mas potencialmente estender a jornada de trabalho até as 22h.
Embora essas condições permitam pausas adicionais para assuntos pessoais, a capacidade de “desconectar” é um desafio.
A sobrecarga de tarefas é um fator contribuinte que muitas empresas não estão abordando de frente. Uma pesquisa da Deloitte descobriu que 70% muitos profissionais que trabalham sentem que seus empregadores não conseguem utilizar as ferramentas certas para aliviar o esgotamento dos funcionários em suas organizações.
Outros 21% dos entrevistados dizem que sua empresa não oferece programas ou iniciativas para evitar o início do esgotamento. Essa estatística alarmante sugere que as empresas não têm a estrutura correta de gerenciamento de fluxo de trabalho.
O Gmelius fornece análises de equipe para dar aos gerentes uma visão interna do número semanal de e-mails resolvidos, bem como do número de respostas concluídas.
Equilibrar a carga de trabalho é fundamental para manter as operações fluidas e os membros da equipe focados em tarefas críticas sem que muitas tarefas sobrecarreguem a jornada de trabalho
3. Colaboração por e-mail em tempo
A comunicação assíncrona é o cerne do trabalho remoto, e poucos duvidariam de sua necessidade para equipes remotas. Mas as empresas também devem utilizar soluções que facilitem as respostas instantâneas para melhorar os tempos de resposta dos e-mails e garantir que o fluxo de trabalho permaneça consistente.
No entanto, é difícil encontrar uma solução que permita que as equipes colaborem em tempo real por e-mail e, mais importante, em uma única plataforma. Muitas plataformas carecem de colaboração em tempo real ou exigem integrações abrangentes para fazer isso.
O Gmelius permite que as equipes colaborem em tempo real via Gmail para receber respostas rapidamente por meio de uma plataforma, em vez de várias. Embora toda empresa deva estabelecer diretrizes sobre a rapidez com que um funcionário deve responder às solicitações internas, a utilização de uma solução que permita a colaboração em tempo real reduz o número de etapas necessárias para chegar lá. E o e-mail não é o único método em que essa prática recomendada pode ser útil.
Em encerramento
Com o Gmelius, as equipes podem colaborar em tempo real com os seguintes recursos:
- Notas por e-mail. Crie conversas privadas nas margens laterais de um e-mail e receba feedback instantâneo. As equipes podem até mesmo ver quando o colega está digitando.
- Marcação. Tags como “urgente” ou “pendente” são compartilhadas entre suas equipes e sincronizadas em tempo real em todos os dispositivos.
- Marcadores compartilhados do Gmail. Compartilhe marcadores novos ou existentes do Gmail e sincronize conversas em tempo real entre colegas de equipe.
- Feed ao vivo e notificações. Receba um feed ao vivo atualizado em tempo real com o Gmelius, que fica na barra lateral direita do Gmail.
- Rascunhos compartilhados do Gmail. Elabore a resposta perfeita e receba atualizações instantâneas quando um membro da equipe adicionar sua opinião.
- Slack. A integração bidirecional exclusiva permite que as equipes recebam notificações em tempo real da atividade da caixa de entrada.
Essas são apenas algumas das muitas maneiras pelas quais o Gmelius pode ser usado como uma solução de gerenciamento de fluxo de trabalho para equipes agilizarem as tarefas diárias e aumentarem a produtividade.
Ao pesquisar as melhores práticas recomendadas de gerenciamento de fluxo de trabalho a seguir, considere o Gmelius por sua abundância de recursos e integrações projetados para melhorar a comunicação e a colaboração entre uma equipe.
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