Die Einrichtung einer reibungslosen Workflow-Management-Struktur ist für die meisten Unternehmen eine wichtige Aufgabe. Der tägliche Betrieb kann durch unvorhergesehene Notfälle oder Fehlkommunikation von Teammitgliedern durcheinander geraten.
Solche Ereignisse sind zwar unvermeidlich, können jedoch zu Engpässen führen und Manager dazu bringen, sich zu fragen, was sie falsch gemacht haben. Die Befolgung der Best Practices für das Workflow-Management ist der Schlüssel zur Reduzierung potenzieller Verzögerungen und zur Etablierung eines langfristig nachhaltigen Prozesses.
Workflow-Management im Jahr 2025: Was hat sich geändert?
Für viele Arbeitgeber war 2022 bisher ein Jahr der Anpassungen. Entweder steuern sie in einer Welt nach der Pandemie eine hybride Belegschaft an, oder sie haben sich dafür entschieden, auf absehbare Zeit aus der Ferne zu arbeiten. Von 510 Arbeitgebern in letzter Zeit Mercer-Umfrage, 70 Prozent gaben an, 2023 ein hybrides Arbeitsmodell einzuführen. Nur 20% planen, in eine Büroumgebung zurückzukehren.
Während sich einige Sorgen über die möglichen Auswirkungen permanenter hybrider oder mobiler Arbeitsbedingungen machen, haben andere diese Änderungen begrüßt, um das Risiko zu verringern, wertvolle Mitarbeiter zu verlieren.
Immer mehr Arbeitnehmer suchen heute nach flexiblen Arbeitsmöglichkeiten, um den raschen sozialen und Lebensstilveränderungen Rechnung zu tragen, an die sie sich in den letzten zwei Jahren gewöhnt haben. Unter den praktischen Anforderungen einer sich verändernden sozialen Landschaft verbirgt sich die Unsicherheit über die Zukunft als ein dazu beitragender emotionaler Faktor. Ganz gleich, ob Ihr Büro Optionen für Telearbeit oder hybrides Arbeiten implementiert, Verwaltung von Mitarbeitern aus der Ferne stellt eine Reihe neuer beruflicher Herausforderungen dar.
Besprechungen zu organisieren und Mitarbeiter für Zoom-Anrufe zu versammeln und gleichzeitig flexible Arbeitszeiten zu berücksichtigen, ist komplizierter als einfach Mitarbeiter im Büro zu versammeln. Darüber hinaus ist es fast unmöglich sicherzustellen, dass jedes Teammitglied auf derselben Seite ist.
Der Aufbau einer strategischen und funktionalen Workflow-Management-Struktur erfordert von den Managern die Verbesserung der Prozesse, die eine nachhaltige Plattform schaffen und die Stabilität des Unternehmensbetriebs gewährleisten.
3 Best Practices für das Workflow-Management, die Sie befolgen sollten
Verwaltung von Arbeitsabläufen beinhaltet die Verwaltung einer Reihe von Aufgaben, um ein organisiertes System aufzubauen, das die Produktivität gewährleistet. Die Befolgung der Best Practices für das Workflow-Management bringt Manager auf Erfolgskurs, indem Bereiche identifiziert werden, in denen Verbesserungsbedarf besteht, und der Einsatz wertvoller Software zur Behebung und Behebung von Schwachstellen gefördert wird.
1. Definieren Sie klare Arbeitsabläufe, um die Rechenschaftspflicht aufrechtzuerhalten
E-Mail ist ein unvermeidlicher Bestandteil des täglichen Betriebs — so sehr, dass sie oft den ganzen Arbeitstag in Anspruch nehmen. Mit der richtigen Workflow-Management-Struktur können Teammitglieder problemlos E-Mails bearbeiten, um das hohe Posteingangsvolumen zu reduzieren und die Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen, um das hohe Aufgabenvolumen abzuwickeln.
Der beste Weg, dieses Ziel zu erreichen, ist die Verwendung eines Lösung für gemeinsam genutzten Posteingang. Viele Unternehmen verwalten mehrere E-Mail-Postfächer wie support@, info@ oder sales@. Aber einen effektiven Weg zu finden, dies zu tun, ist eine Herausforderung.
In gemeinsamen Postfächern werden alle Unternehmens-E-Mail-Adressen an einem Ort zusammengefasst, sodass Teams die E-Mail-Verwaltung einfach gemeinsam bearbeiten können.
Bei vielen Standardlösungen fehlen jedoch Maßnahmen zur Rechenschaftspflicht, da jeder im Team eine Antwort formulieren kann, ohne andere Teammitglieder zu benachrichtigen. Eine Plattform, die von Anfang an klare Verantwortlichkeiten festlegt, ermöglicht bessere Workflow-Management-Lösungen für Manager.
Gmelius bietet beispielsweise eine Lösung für den gemeinsamen Posteingang mit Funktionen für die Zusammenarbeit mithilfe von Gmail. Jede Unternehmens-E-Mail-Adresse kann in Gmail verwaltet werden. Es gibt einzigartige Funktionen, mit denen Teammitglieder zur Rechenschaft gezogen werden und klare Aufgaben von Managern erhalten.
Die Möglichkeit, eine E-Mail direkt aus Gmail zuzuweisen, schränkt zusätzliche Kommunikationsmethoden ein. Gmelius bietet auch Gmail-Notizen und geteilte Gmail-Etiketten um einen klaren Kontext und eine einfache Navigation bei der Bearbeitung von Aufgaben zu bieten. Gmail allein reicht nicht aus, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu garantieren, aber Manager werden feststellen, dass ihr täglicher Arbeitsablauf mithilfe von Gmelius vereinfacht wird.
2. Vermeiden Sie Burnout bei Mitarbeitern
Zusammen mit mobilen und hybriden Arbeitsbedingungen geht das Risiko eines Burnouts der Mitarbeiter einher. Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, haben Schwierigkeiten, ein Gleichgewicht zu finden, wenn sie flexible Arbeitszeiten haben. Ein Mitarbeiter könnte um 5:00 Uhr mit der Arbeit beginnen, den Arbeitstag aber möglicherweise bis 22:00 Uhr verlängern.
Diese Bedingungen ermöglichen zwar zusätzliche Pausen für persönliche Angelegenheiten, aber die Fähigkeit, den Strom abzuschalten, ist eine Herausforderung.
Die Überlastung der Aufträge ist ein Faktor, den viele Unternehmen nicht direkt angehen. Eine Deloitte-Umfrage ergab, dass 70% der Berufstätigen sind der Meinung, dass ihre Arbeitgeber nicht die richtigen Tools einsetzen, um den Burnout der Mitarbeiter in ihren Unternehmen zu lindern.
Weitere 21% der Befragten geben an, dass ihr Unternehmen keine Programme oder Initiativen anbietet, um das Auftreten von Burnout zu verhindern. Diese alarmierende Statistik deutet darauf hin, dass Unternehmen nicht über die richtige Workflow-Management-Struktur verfügen.
Gmelius bietet Teamanalysen, um Managern einen Einblick in die wöchentliche Anzahl der gelösten E-Mails sowie die Anzahl der abgeschlossenen Antworten zu geben.
Ein ausgewogener Arbeitsaufwand ist entscheidend, um den Betrieb reibungslos zu gestalten und die Teammitglieder auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, ohne dass zu viele Aufgaben den Arbeitstag überlasten.
3. E-Mail-Zusammenarbeit in Echtzeit
Asynchrone Kommunikation ist das Herzstück der Telearbeit, und nur wenige würden daran zweifeln, dass sie für Remote-Teams notwendig ist. Unternehmen müssen jedoch auch Lösungen einsetzen, die sofortige Antworten ermöglichen, um die Antwortzeiten von E-Mails zu verkürzen und sicherzustellen, dass der Arbeitsablauf konsistent bleibt.
Es ist jedoch schwierig, eine Lösung zu finden, die es Teams ermöglicht, in Echtzeit per E-Mail und vor allem auf einer Plattform zusammenzuarbeiten. Vielen Plattformen fehlt die Zusammenarbeit in Echtzeit oder sie erfordern dafür umfangreiche Integrationen.
Gmelius ermöglicht es Teams, in Echtzeit über Gmail zusammenzuarbeiten, um Antworten schnell über eine Plattform statt über mehrere zu erhalten. Jedes Unternehmen sollte zwar Richtlinien dafür festlegen, wie schnell ein Mitarbeiter auf interne Anfragen reagieren sollte, aber der Einsatz einer Lösung, die die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht, reduziert die Anzahl der Schritte, die erforderlich sind, um dorthin zu gelangen. Und E-Mail ist nicht die einzige Methode, bei der diese bewährte Methode von Nutzen sein kann.
Zum Abschluss
Mit Gmelius können Teams mit den folgenden Funktionen in Echtzeit zusammenarbeiten:
- E-Mail-Notizen. Erstellen Sie private Konversationen am Rand einer E-Mail und erhalten Sie sofort Feedback. Teams können sogar sehen, wann ihr Kollege tippt.
- Taggen. Schlagworte wie „dringend“ oder „ausstehend“ werden von Ihren Teams gemeinsam genutzt und in Echtzeit geräteübergreifend synchronisiert.
- Geteilte Gmail-Labels. Teilen Sie neue oder bestehende Gmail-Labels und synchronisieren Sie Konversationen in Echtzeit zwischen Teamkollegen.
- Live-Feed und Benachrichtigungen. Erhalten Sie einen aktualisierten Live-Feed mit Gmelius in Echtzeit, der sich in der rechten Seitenleiste von Gmail befindet.
- Geteilte Gmail-Entwürfe. Verfassen Sie die perfekte Antwort und erhalten Sie sofort Updates, wenn ein Teammitglied seine Eingaben hinzugefügt hat.
- Slack. Dank der einzigartigen bidirektionalen Integration können Teams in Echtzeit Benachrichtigungen über Posteingangsaktivitäten erhalten.
Dies sind nur einige der vielen Möglichkeiten, wie Gmelius als Workflow-Management-Lösung für Teams eingesetzt werden kann, um tägliche Aufgaben zu beschleunigen und die Produktivität zu steigern.
Wenn Sie nach den besten Best Practices für das Workflow-Management suchen, sollten Sie Gmelius aufgrund seiner Fülle an Funktionen und Integrationen in Betracht ziehen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Teams verbessern sollen.
Die besten Best Practices für das Workflow-Management finden Sie bei Gmelius. Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius darauf ausgelegt ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
