Não arrisque quebras de confidencialidade e responda a todos os incidentes! Seja você fundador, CEO ou gerente de equipe de uma empresa, há uma boa chance de sua caixa de entrada estar cheia de novos e-mails e, não importa o quanto você esteja no topo das coisas, provavelmente precisará de ajuda para lidar com isso. Portanto, se você deseja gerenciar tudo isso, há uma boa chance de ter começado a pensar em obter ajuda e delegar algumas tarefas.
Só que há um problema: se as caixas de entrada foram criadas para se comunicar, elas definitivamente não foram criadas para colaborar. Você não deve correr o risco de enfrentar nada disso só porque precisa do apoio de sua secretária, assistente ou equipe em geral. Sua caixa de entrada deve permanecer privada e organizada, mesmo que haja várias pessoas trabalhando em seus e-mails e tarefas. Mas como?
A resposta é uma ferramenta de delegação do Gmail. Delegação do Gmail permite que você tenha acesso a uma conta delegada e, assim, leia, envie e exclua mensagens em nome do proprietário da conta. Infelizmente, mesmo que você possa ter acesso a uma caixa de entrada, as funcionalidades de delegação do Gmail não permitem que você colabore em e-mails.
Como delegar e-mails no Gmail e melhorar a colaboração
Você precisa encontrar as ferramentas e os recursos certos para atender a todas as suas necessidades de caixa de entrada. Você não precisa de nada demorado ou com uma curva de aprendizado acentuada, sem programas externos ou plataformas adicionais que complicariam os processos diários da sua equipe. O objetivo é simplificar sua vida e agilizar a forma como sua equipe pode oferecer apoio a você e uns aos outros. Você deve então se esforçar para encontrar uma solução que otimize sua própria caixa de entrada.
Com Gmelius, você pode delegar e-mails, adicionar notas e gerenciar tarefas diretamente na sua caixa de entrada. Use essas três dicas para gerenciar melhor a delegação do Gmail:
Uso Atribuição de e-mail para delegar e-mails.
Com a atribuição de e-mail, você tem a oportunidade de delegar um e-mail ao seu assistente sem encaminhá-lo. Em dois cliques, o e-mail é sincronizado diretamente na caixa de entrada do seu assistente. Você nem corre o risco de perder o controle da conversa, pois as respostas ao e-mail atribuído são sincronizadas novamente em sua caixa de entrada.
Uso Notas compartilhadas para detalhar instruções ou informações específicas do cliente.
Você pode colaborar em um e-mail atribuído ou em qualquer outro e-mail com compartilhamento privado Notas do Gmail. Isso permite que você forneça instruções sobre e-mails delegados, mantendo a troca separada da conversa e garantindo que nada disso seja compartilhado por engano com o destinatário do e-mail. Você e sua equipe estão livres para colaborar paralelamente a qualquer conversa sem riscos.
Uso Quadros compartilhados para acompanhar o gerenciamento de e-mails e tarefas da equipe no Gmail.
A otimização da caixa de entrada não significa que você está lidando apenas com e-mails, ela também pode ajudar na carga de trabalho e na colaboração da sua equipe em geral. Usando Quadros Kanban, você pode organizar qualquer tarefa ou e-mail em um sistema visual dedicado de gerenciamento de tarefas diretamente na sua caixa de entrada. Os quadros de equipe permitem que você tenha uma visão geral de quem está lidando com o quê, atribua prazos a e-mails específicos e acompanhe todas as tarefas delegadas em um só lugar.
Todas essas ferramentas podem ser adicionadas à sua caixa de entrada, permitindo que você a mantenha organizada e gerencie sua carga de trabalho internamente. A colaboração de sua equipe pode então ser simplificada e incentivada sem medo de responder a todos os incidentes e outros contratempos.
Com uma solução de colaboração dedicada, você pode delegar seus e-mails e atribuir tarefas sem arriscar problemas de privacidade ou encaminhar histórias de terror. Você continua sendo o único responsável por sua caixa de entrada e, ao mesmo tempo, pode compartilhar parte de sua carga de trabalho.
Inscreva-se no Gmelius e delegue seus e-mails e atribua tarefas sem arriscar problemas de privacidade ou encaminhar histórias de terror.
