Riskieren Sie keine Vertraulichkeitsverletzungen und reagieren Sie nicht auf alle Vorfälle! Egal, ob Sie der Gründer, CEO oder Teammanager eines Unternehmens sind, es besteht eine gute Chance, dass Ihr Posteingang mit neuen E-Mails gefüllt ist, und egal wie gut Sie den Überblick haben, Sie benötigen wahrscheinlich Hilfe bei der Handhabung. Wenn Sie also alles verwalten möchten, besteht eine gute Chance, dass Sie darüber nachgedacht haben, Hilfe in Anspruch zu nehmen und einige Aufgaben zu delegieren.
Es gibt jedoch ein Problem: Wenn Posteingänge für die Kommunikation erstellt wurden, wurden sie definitiv nicht für die Zusammenarbeit erstellt. Sie sollten nicht riskieren, mit einem dieser Probleme konfrontiert zu werden, nur weil Sie Unterstützung von Ihrer Sekretärin, Ihrem Assistenten oder Ihrem Team im Allgemeinen benötigen. Ihr Posteingang muss privat und übersichtlich bleiben, auch wenn mehrere Personen an Ihren E-Mails und Aufgaben arbeiten. Aber wie?
Die Antwort ist ein Gmail-Delegationstool. Gmail-Delegierung ermöglicht Ihnen den Zugriff auf ein delegiertes Konto und somit das Lesen, Senden und Löschen von Nachrichten im Namen des Kontoinhabers. Obwohl Sie Zugriff auf einen Posteingang haben, ist es Ihnen mit den Funktionen zur Delegierung von Gmail leider nicht möglich, gemeinsam an E-Mails zu arbeiten.
So delegieren Sie E-Mails in Gmail und verbessern Sie die Zusammenarbeit
Sie müssen die richtigen Tools und Funktionen finden, um alle Anforderungen Ihres Posteingangs zu erfüllen. Sie benötigen nichts, was zeitaufwändig ist oder eine steile Lernkurve erfordert, keine externen Programme oder zusätzlichen Plattformen, die die täglichen Prozesse Ihres Teams komplizieren würden. Ziel ist es, Ihr Leben zu vereinfachen und die Art und Weise zu optimieren, wie Ihr Team Sie und sich gegenseitig unterstützen kann. Sie sollten sich dann bemühen, eine Lösung zu finden, die Ihren Posteingang selbst optimiert.
Mit Gmelius, können Sie E-Mails delegieren, Notizen hinzufügen und Aufgaben direkt in Ihrem Posteingang verwalten. Verwenden Sie diese 3 Tipps, um die Gmail-Delegierung besser zu verwalten:
Benutzen E-Mail-Zuweisung um E-Mails zu delegieren.
Mit der E-Mail-Zuweisung haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail an Ihren Assistenten zu delegieren, ohne sie weiterzuleiten. Mit zwei Klicks wird die E-Mail direkt mit Ihrem Assistenten-Posteingang synchronisiert. Sie riskieren nicht einmal, den Überblick über die Konversation zu verlieren, da die Antworten auf die zugewiesene E-Mail wieder in Ihren Posteingang synchronisiert werden.
Benutzen Geteilte Notizen um detaillierte Anweisungen oder kundenspezifische Informationen zu erhalten.
Sie können an einer zugewiesenen E-Mail oder einer anderen E-Mail mit privat geteilten E-Mails zusammenarbeiten Gmail-Notizen. Auf diese Weise können Sie Anweisungen für delegierte E-Mails herausgeben und gleichzeitig den Austausch von der Konversation trennen und sicherstellen, dass nichts davon versehentlich mit dem E-Mail-Empfänger geteilt wird. Es steht Ihnen und Ihrem Team frei, am Rande jeder Konversation ohne Risiko zusammenzuarbeiten.
Benutzen Geteilte Boards um den Überblick über die E-Mail- und Aufgabenverwaltung des Teams in Gmail zu behalten.
Die Optimierung des Posteingangs bedeutet nicht, dass Sie sich nur mit E-Mails befassen, sie kann auch die Arbeitsbelastung Ihres Teams und die Zusammenarbeit im Allgemeinen erleichtern. Verwenden Kanban-Tafeln, Sie können jede Aufgabe oder E-Mail in einem speziellen visuellen Aufgabenverwaltungssystem direkt in Ihrem Posteingang organisieren. Teamboards ermöglichen es Ihnen, einen Überblick darüber zu haben, wer mit was zu tun hat, bestimmten E-Mails Fälligkeitsdaten zuzuweisen und alle delegierten Aufgaben an einem Ort zu verfolgen.
All diese Tools können zu Ihrem Posteingang hinzugefügt werden, sodass Sie den Überblick behalten und Ihre Arbeitsbelastung von innen heraus verwalten können. Die Zusammenarbeit Ihres Teams kann dann optimiert und gefördert werden, ohne befürchten zu müssen, dass alle beantwortet werden, und andere Pannen.
Mit einer speziellen Collaboration-Lösung können Sie Ihre E-Mails delegieren und Aufgaben zuweisen, ohne Datenschutzprobleme zu riskieren oder Horrorgeschichten weiterzuleiten. Sie bleiben der einzige Verantwortliche für Ihren Posteingang und können gleichzeitig einen Teil Ihrer Arbeitslast teilen.
Registriere dich für Gmelius und delegieren Sie Ihre E-Mails und weisen Sie Aufgaben zu, ohne Datenschutzprobleme zu riskieren oder Horrorgeschichten weiterzuleiten.
