A colaboração por e-mail comercial é importante para a produtividade da equipe. Enquanto o e-mail continuar sendo o padrão global para comunicação pela Internet, é garantido que as empresas continuarão a ver o e-mail como o padrão para comunicação comercial.
As empresas aumentarão sua dependência do e-mail e de outros canais de comunicação on-line à medida que a força de trabalho for transferida gradualmente para ambientes de trabalho remotos ou híbridos.
Dada essa tendência, refinar os procedimentos de colaboração por e-mail comercial é vital para o sucesso dos empreendimentos comerciais atuais e futuros. Aumentar as oportunidades de colaboração representa um desafio para todos os modos de comunicação, especialmente para canais assíncronos, como e-mail.
3 componentes principais da colaboração por e-mail comercial
Para que fluxos de trabalho de e-mail colaborativo alcancem os melhores resultados, eles devem ter:
1. Informações unificadas
É importante garantir que todos os membros da equipe tenham a capacidade de extrair informações importantes da mesma fonte: uma verdade singular específica de um projeto ou organização. Isso ajuda a estabelecer transparência e cronogramas de projetos, o que permite que as equipes expandam as oportunidades de colaboração entre todos os seus membros.
UM caixa de entrada de e-mail colaborativa ajuda as equipes a unificar as informações em um único local. A partir dessa fonte de verdade, os usuários podem dividir as informações em várias categorias usando os principais recursos do Gmail.
Gmelius oferece uma grande variedade de recursos e integrações essenciais para ajudar sua equipe a organizar suas caixas de entrada e incentivar a colaboração, tudo de dentro de suas contas individuais do Gmail.
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2. Contribuições diversas
Também é importante usar os vários conjuntos de habilidades de todos os seus colegas de equipe. A vantagem de trabalhar com vários membros da equipe em um projeto não é apenas garantir que ele termine a tempo. Uma equipe formada por membros com diferentes áreas de especialização incentiva a criatividade.
Quando um grupo diversificado com várias visões de mundo fornece informações, as diferentes proficiências tendem a se complementar e se complementar de uma forma totalmente diferente da dinâmica homogênea da equipe.
Contribuições diversas contribuem para o sucesso final de um projeto porque não estão vinculadas a um único conjunto de ações prescritas.
3. Linhas claras de comunicação
Uma caixa de entrada de e-mail compartilhada estabelece um nível de responsabilidade para os membros da equipe que colaboram em projetos. Todos podem acessar as informações necessárias, ver o progresso de todos nas tarefas, fazer perguntas ou adicionar contexto em vários canais.
Isso permite que os membros da equipe otimizem seus conjuntos de habilidades individuais e permaneçam informados sobre todos os desenvolvimentos do projeto por meio da comunicação perfeita de uma caixa de entrada compartilhada.
Aumentando a colaboração por e-mail comercial também pode criar um ambiente de trabalho mais estável em configurações de escritório remoto ou virtual. Essa estabilidade, por sua vez, pode aumentar ainda mais o moral, a produtividade e o trabalho em equipe.
Qual é a aparência de uma colaboração bem-sucedida por e-mail?
Assim como há muitos benefícios em ter um e-mail colaborativo para equipes virtuais, existem muitas maneiras diferentes de criar um e-mail bem-sucedido. A utilização dos recursos e análises do Gmail pode ajudar você a criar e-mails colaborativos bem-sucedidos.
As colaborações de e-mail corporativo mais bem-sucedidas usam recursos como caixas de entrada compartilhadas, envio automatizado e notas integradas para organizar fluxos de trabalho e eliminar o trabalho intenso.
Eles também incentivam a colaboração ao vincular várias formas de comunicação. O Gmelius sincroniza perfeitamente outros aplicativos e softwares de comunicação, como Slack ou Zoom, de dentro de contas individuais do Gmail.
Isso incentiva a colaboração on-line ao organizar todos os seus canais de comunicação em uma plataforma familiar. Equipadas com essas ferramentas, as empresas podem incentivar a participação estabelecendo procedimentos para colaboração por e-mail comercial.
Aqui estão alguns procedimentos que incentivam a colaboração, especialmente em ambientes de trabalho virtuais:
- Trabalhe dentro de um canal de comunicação sólido que todos se sentem confortáveis em usar, como e-mail
- Certifique-se de que informações importantes estejam disponíveis para todos
- Opere a partir de um espaço de trabalho que conecta funcionários
- Use notas de e-mail para adicionar detalhes importantes às conversas
Três ferramentas importantes para facilitar o gerenciamento de e-mails colaborativos
Os fluxos de trabalho de e-mail colaborativo ficam mais inteligentes quando você usa:
1. Modelos
Sua equipe pode criar uma comunicação perfeita em todos os setores usando modelos para perguntas, respostas e muito mais. A criação de modelos usando um processo colaborativo dá a cada membro da equipe a chance de brilhar no desenvolvimento do melhor modelo possível. Escrevê-los dessa maneira cria uma sensação de unidade a partir de vozes individuais.
Também dá aos líderes de equipe a chance de obter a adesão de cada membro e estabelecer um senso de propriedade do projeto, tanto individualmente quanto para a equipe como um todo.
Os modelos são perfeitos para colaboração por e-mail comercial porque dão uma sensação de coesão à equipe. Se todos os destinatários receberem as mesmas informações, isso manterá todos informados e minimizará a confusão.
Os modelos podem ser usados para:
- Assinaturas
- Respostas repetitivas a perguntas comuns
- Informações importantes de toda a empresa para adicionar a cada resposta
- Relatórios mensais
Embora os modelos possam ser usados por vários motivos, é melhor limitá-los às tarefas mais repetitivas. Se houver muitos modelos e eles não estiverem categorizados corretamente, pode levar mais tempo para encontrar o modelo correto do que apenas escrever uma resposta manual. Os modelos têm como objetivo reduzir o tempo de envio de uma resposta precisa.
2. Notas por e-mail
As notas por e-mail são outra ótima maneira de implementar uma melhor colaboração por e-mail comercial em suas equipes.
As margens ao lado do e-mail permitem que suas equipes e funcionários usem @mention uns aos outros em uma mensagem relacionada.
Isso cria uma colaboração mais rápida e uma comunicação perfeita nos bastidores para concluir projetos e fechar tarefas em tempo hábil.
3. Automação do espaço de trabalho
Os gerentes de equipe podem facilmente atualizar várias atribuições de uma só vez com uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho.
Essa ferramenta pode automatizar o fluxo de trabalho para que seus gerentes de equipe possam se concentrar em outras tarefas em vez de perder tempo com um trabalho intenso.
Maneiras de usar uma ferramenta de fluxo de trabalho automatizada:
- Automatize notas de e-mail para vários e-mails
- Defina metas baseadas em tempo com a regra de SLA
- Responder a várias conversas com respostas automáticas
- Atribuir conversas/tarefas aos funcionários
Conclusão
Embora a colaboração seja importante em muitos aspectos dos negócios, ela é especialmente importante para empresas que estão fazendo a transição para espaços de trabalho remotos ou virtuais, ou que já fizeram a mudança.
Com espaços de trabalho virtuais, é muito mais difícil controlar o ambiente e a quantidade de produtividade de cada funcionário. É por isso que os ambientes virtuais devem incentivar a colaboração e a participação para produzir os melhores resultados. Também ajuda a fornecer insights e análises para diferentes cenários, como determinar indicadores-chave de desempenho (KPIs), encontrar gargalos e pesquisar tempos de resposta.
Os benefícios dos ambientes de trabalho virtuais, como horários flexíveis, um código de vestimenta descontraído e zero deslocamento, superam em muito os desafios, como dificuldades de agendamento, menos interações pessoais e falta de supervisão.
Empregadores e membros da equipe podem melhorar a comunicação por meio de melhores práticas de colaboração por e-mail comercial, como trabalhar em canais familiares com informações organizadas centralmente.
A implementação de recursos como modelos e notas de e-mail incentiva ainda mais a colaboração, pois oferece aos usuários uma variedade de canais de comunicação, síncronos e assíncronos, para escolher.
Quer suas colaborações por e-mail comercial ocorram em um ambiente totalmente virtual ou em um escritório presencial, o Gmelius pode ajudar a melhorar as funções colaborativas de sua equipe para incentivar a produtividade e o engajamento.
Confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe.
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