Otimize seu tópico de e-mail: melhores práticas para 2025

O segmentação de e-mails é um algoritmo que o Gmail incorpora para organizar sua caixa de entrada. Embora você possa concluir esse processo automaticamente, lembre-se de algumas das principais práticas recomendadas de tópicos de e-mail que podem ajudá-lo a otimizar totalmente o uso desse algoritmo.

O que é um tópico de e-mail e como funciona?

Um tópico de e-mail geralmente começa com um único e-mail e cresce por meio da segmentação de e-mails. O encadeamento de e-mails ocorre quando e-mails individuais são agrupados em categorias com base em fatores como cabeçalhos, assunto, anexos, remetentes e palavras-chave. Esse agrupamento de e-mails é o tópico do e-mail.

Embora o Gmail possa categorizar e-mails automaticamente, você também pode individualizar seus agrupamentos manualmente selecionando “Espaços”.” no lado esquerdo da sua estação de trabalho. Isso permitirá que você crie um tópico em um espaço existente ou novo.

Se você quiser manter o segmentação automática, certifique-se de tê-lo ativado nas configurações do Gmail. Sob o “Geral” guia, você encontrará uma configuração para “Visualização da conversa” que permite ativar ou desativar o encadeamento de e-mails.

Para segmentação automática de e-mails, os e-mails devem ser identificados para serem categorizados. Os dois tipos de e-mails que podem ser identificados são e-mails inclusivos e e-mails não inclusivos.

E-mails inclusivos

• E-mails que não têm respostas
• E-mails que ainda precisam ser revisados
• O último e-mail em um tópico
• Inclua o corpo do e-mail dos e-mails anteriores no tópico
• Pode se tornar não inclusivo se for respondido ou encaminhado

E-mails não inclusivos

• E-mails que você já respondeu ou encaminhou
• No tópico de um e-mail inclusivo

Ao abrir um novo e-mail, você está lendo um e-mail inclusivo. Quando você expande o e-mail para ver todos os e-mails anteriores, agora está vendo e-mails não inclusivos. É importante entender essa distinção porque o encadeamento de e-mails identifica a ordem em que esses e-mails foram criados para manter suas informações organizadas e cronológicas.

Como o Gmail identifica um e-mail inclusivo ou não inclusivo? Existem alguns fatores-chave que ajudam a identificar as diferenças.

Identifique o cabeçalhos 

A primeira etapa é identificar os cabeçalhos. O Threading usa três campos de cabeçalho para identificar os e-mails que pertencem a um tópico:

• ID da mensagem: O ID da mensagem é um conjunto de caracteres exclusivo atribuído a cada e-mail para identificá-lo. Você pode encontrá-lo clicando nos três pontos verticais no canto superior direito de um e-mail e selecionando “Mostrar original”. O ID da mensagem é o mesmo no lado do remetente e do destinatário
• Referências: As referências se referem aos IDs de mensagem dos e-mails não inclusivos que você pode expandir no e-mail inclusivo.
• Em resposta a: Esse é um tipo de ID de mensagem que indica que uma mensagem é uma resposta a um e-mail anterior.

Identifique o corpo

• A segunda etapa para categorizar os e-mails em um tópico é identificar o corpo para ver se esse corpo é inclusivo ou não.
• O corpo consiste nas palavras, no assunto e nos anexos do e-mail.
• Se o corpo não for inclusivo, deve ser fácil localizar os outros corpos dos e-mails antes e depois dele. Se for inclusivo, será o último e-mail no tópico.

É importante entender como esse algoritmo funciona para que você saiba como manipulá-lo a seu favor e siga as melhores práticas padrão de tópicos de e-mail.

Quais são as melhores práticas padrão de tópicos de e-mail?

Existem algumas práticas padronizadas para otimizar melhor seu tópico de e-mail. Depois de implementar essas práticas, você notará que sua caixa de entrada é mais eficiente.

3 Regra de e-mail

Provavelmente a principal concorrente da agregação de melhores práticas de tópicos de e-mail, a regra dos 3 e-mails afirma que, se você não conseguir encaixar algo em uma série de três e-mails, deve mudar para um diferentes meios de comunicação. O e-mail foi criado para ser profissional e eficiente. Tanto o destinatário quanto o remetente devem seguir a regra dos 3 e-mails para garantir a eficiência e manter as caixas de entrada desordenadas.

Devo começar um tópico?

Embora o Gmail segmente e-mails automaticamente, seu sistema não é perfeito. Se o remetente pretende responder a um e-mail, mas envia uma nova mensagem, o Gmail não direcionará a mensagem para a área preferida. Portanto, você pode perder e-mails em um tópico e perder informações posteriormente. Esse processo pode confundir as coisas para o destinatário e o remetente, um dos muitos motivos para criar manualmente um tópico de e-mail.

No entanto, existem alguns casos em que talvez você não queira criar um tópico de e-mail. Se já existe um tópico específico para um tópico específico, existe não há necessidade de criar um novo tópico. Ter vários tópicos sobre o mesmo tópico anula o propósito de usar tópicos em primeiro lugar.

Organizando um tópico de e-mail

Se você for criar um tópico de e-mail, tenha em mente algumas regras tácitas de organização.

• O botão responder a todos é seu melhor amigo: O Reply-all mantém os e-mails interligados, facilitando para o Gmail ver quais e-mails estão agrupados.

• Silenciando tópicos: Eles manterão os tópicos mais importantes em sua caixa de entrada e, ao mesmo tempo, limparão os tópicos menos relevantes sem realmente excluí-los.

• Anexe etiquetas aos tópicos: Rótulos ajudará a manter os tópicos ainda mais organizados.

• Veja como usar rótulos para categorizar os tópicos de forma eficaz:
  
  • Rótulos do projeto: atribua um rótulo de nome de projeto para agrupar todas as discussões relacionadas em um só lugar.
  • Etiquetas de clientes: marque as conversas com o nome do cliente para manter as interações e as informações do cliente organizadas.

É importante organizar os e-mails em tópicos e organizar os próprios tópicos. Ao fazer isso, você economizará tempo porque suas informações estarão exatamente onde você espera. A implementação dessas melhores práticas de discussão de e-mail facilitará sua vida e evitará problemas desnecessários.

Se você deseja otimizar totalmente sua caixa de entrada e tópicos de e-mail, confira Gélio!