Die Wahl einer E-Mail-Management-Lösung ist zu einer schwierigen Aufgabe geworden, da sich die Posteingangstools vermehren und weiterentwickeln. Laut Zendesk bevorzugt fast die Hälfte der Kunden immer noch E-Mails für den Support, doch nicht verwaltete gemeinsame Posteingänge führen zu „langsameren Antwortzeiten, verpassten Nachrichten und doppeltem Aufwand“.
In der Praxis verlassen sich viele Teams auf grundlegende Gmail oder Outlook — einfach, aber begrenzt — und verpassen leistungsstarke Funktionen für Zusammenarbeit, Automatisierung und KI.
Der heutige Markt ist vollgepackt mit Tools, die behaupten, die Posteingangsüberlastung zu lösen: von KI-Sortierassistenten bis hin zu Posteingängen für gemeinsam genutzte Teams mit Kanban-Boards. Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über die Die 10 beliebtesten E-Mail-Management-Lösungen des Jahres 2025, Zusammenfassung ihrer Kernangebote und herausragenden Funktionen.
In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Lösungen vorgestellt, sie miteinander verglichen und Tipps gegeben, wie Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen finden können.
Die 10 besten E-Mail-Management-Lösungen im Jahr 2025
Lassen Sie uns also ohne weitere Umschweife gleich zur Sache kommen.
Diese 10 Lösungen sind nicht in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet, obwohl wir diesen mutigen Schritt getan haben, um mit unseren bescheidenen Angeboten zu beginnen.
Viel Spaß beim Lesen!
1. Gmelius
Gmelius verwandelt Gmail/Google Workspace in eine kollaborative Plattform für Vertriebs- und Supportteams. Es bietet gemeinsame Posteingänge, Kanban-Boards und Live-Zusammenarbeit (Kommentare und Chats) direkt im Posteingang.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören E-Mail-Vorlagen, Sequenzen (automatisierte Drip-Kampagnen) und KI-Assistenten, die Antworten verfassen und Nachrichten nach Ihrem Stil sortieren.
Die Analysen verfolgen die Teamleistung und die Arbeitsabläufe. Gmelius ist ideal für kleine bis mittelgroße Teams, die bereits Gmail nutzen und den E-Mail-Support oder die Kontaktaufnahme koordinieren müssen, ohne ihren Posteingang verlassen zu müssen. Seine herausragenden Funktionen sind Gmail-nativer geteilter Posteingang und Workflow-Automatisierungsowie KI-gestützte „Gmail Assistant“ -Funktionen, die Antworten beschleunigen.
Preise: Die Tarife beginnen bei 24 USD/Benutzer/Monat (Wachstum) mit einer kostenlosen 7-Tage-Testversion.
2. Fixier
Fyxer ist ein KI-gestützter „E-Mail-Assistent für Führungskräfte“, mit dem Benutzer etwa eine Stunde pro Tag sparen können. Es lässt sich in Gmail oder Outlook integrieren, um Ihren Posteingang zu bereinigen und E-Mails zu erstellen.
Fyxer sortiert eingehende E-Mails automatisch unterteilt sie in Kategorien (wichtig im Vergleich zu Newsletter/Spam), verfasst Antwort-E-Mails in Ihrem Ton und generiert KI-Besprechungsnotizen aus Kalenderereignissen. Außerdem werden Marketing- und E-Mails mit niedriger Priorität herausgefiltert.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören KI-generierte Antwortentwürfe, intelligente E-Mail-Triage („Actionable Labels“) und Besprechungszusammenfassungen.
Fyxer eignet sich am besten für vielbeschäftigte Fachkräfte und kleine Teams (insbesondere in der Immobilienbranche oder in der Beratung), die tägliche E-Mail-Routinen automatisieren möchten. Seine herausragende Fähigkeit ist KI-gestützte Posteingangsorganisation und Erstellung von Antwortenund agiert effektiv wie ein Assistent, der „Ihre Stimme lernt“ und Ihren Arbeitsablauf priorisiert.
Preis: 270 USD/Jahr (Standard) oder 450 USD/Jahr (Pro) pro Benutzer, mit einer kostenlosen 7-Tage-Testversion.
3. Übermenschlich
Übermenschlich bezeichnet sich selbst als „die produktivste E-Mail-App aller Zeiten“. Es ist ein Premium-E-Mail-Client (mit eigener App, kein Gmail-Plug-In), der für extreme Geschwindigkeit und KI-Funktionen bekannt ist. Superhuman bietet Lesebestätigungen, E-Mail-Planung, Nachverfolgung mit einem Klick und leistungsstarke Tastenkombinationen, um Nachrichten schnell zu sortieren
Es enthält jetzt auch KI-Unterstützung: Funktionen wie „Ask AI“ und „Auto Draft“, mit denen Teile von Antworten geschrieben und Folgemaßnahmen vorgeschlagen werden können. Die Oberfläche ist minimalistisch und für tastaturbasierte Workflows konzipiert.
Superhuman ist ideal für E-Mail-Nutzer und Führungskräfte mit hohem E-Mail-Volumen die Schnelligkeit und Feinschliff fordern. Seine herausragenden Funktionen sind Sofortige Abkürzungen und KI-Schreibunterstützungund spart seinen Nutzern „15 Millionen Stunden pro Jahr“ ein.
Preis: 300 USD/Jahr pro Benutzer (jährliche Abrechnung), beinhaltet eine kostenlose 30-Tage-Testversion.
4. App ziehen
App ziehen ist ein Gmail-Add-on, das Google Workspace in einen verwandelt geteilter Posteingang und Kanban-Arbeitsbereich. Damit können Teams Kundenservice-, Vertriebs- oder Projektaufgaben von Gmail aus verwalten.
Drag bietet gemeinsame Posteingänge (z. B. support@ oder sales@), Boards im Kanban-Stil (mit E-Mail-als-Card-Ansichten) und E-Mail-Zuweisungen, sodass Sie „wissen, wer an was arbeitet“.
Es hat auch internen Live-Chat und @mentions in E-Mail-Threads für die Zusammenarbeit sowie Automatisierungsregeln, benutzerdefinierte Felder und E-Mail-Analysen.
Drag ist gut geeignet für kleine Support- oder Vertriebsteams bereits in Google Workspace, die E-Mails als Tickets oder Aufgaben organisieren möchten. Seine herausragenden Funktionen sind die Kanban-Boards in Gmail und kontextbezogener Team-Chat für E-Mails.
Preisgestaltung: Kostenloser Tarif verfügbar; kostenpflichtige Tarife beginnen bei 10 USD/Benutzer/Monat.
5. Halten
Keeping ist eine gemeinsame Posteingang-/Helpdesk-Lösung, die auf Gmail basiert. Es „verwandelt Ihr Gmail in einen Helpdesk mit vollem Funktionsumfang“ mit minimalem Einrichtungsaufwand.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören Kollisionserkennung (damit Agenten nicht doppelt antworten), E-Mail-Aufgaben, geteilte private Notizen und einfache Wenn/Dann-Automatisierungen.
Es bietet Support-Workflows wie automatische Antworten und Round-Robin-Routing und ermöglicht die Verfolgung der Kundenzufriedenheit mithilfe von Umfragen. Das Branding von Keeping ist „Gmail auf Steroiden“ für kleine Unternehmen.
Sein idealer Benutzer ist ein wachsendes Support-Team das bereits Gmail verwendet und Ticketing-Funktionen benötigt. Seine herausragende Funktionalität ist eine unsichtbarer Helpdesk, der über Gmail erstellt wurde, komplett mit gemeinsamen Postfächern und internen Ticketkontrollen.
Preise: Ab 14 USD/Benutzer/Monat (Essential), inklusive 14-tägiger kostenloser Testversion.
6. Winter
Winter ist ein Gmail-basierter Helpdesk und eine gemeinsame Posteingangsplattform. Damit können Teams Kunden-E-Mails direkt von Gmail aus zuweisen, taggen und kommentieren. Hiver unterstützt gemeinsame Posteingänge (support@, info@), E-Mail-Delegation, private Notizen und SLAs.
Sie können Konversationen mit „2 Klicks“ zuweisen und interne Notizen hinterlassen, die Kunden sonst nie sehen würden.
Hiver bietet auch Workflows, Kollisionserkennung und Berichterstattung über Reaktionszeiten. Es ist ideal für Unterstützungsteams die Kundenanfragen in Gmail ohne ein separates Ticketsystem verwalten möchten. Die herausragenden Funktionen sind Automatisierung des Gmail-Posteingangs und SLAs, um zeitnahe Antworten zu gewährleisten.
Preise: Lite-Tarif ab 19 USD/Benutzer/Monat, mit kostenlosen und kostenpflichtigen Optionen.
7. Vorne
Vorne ist eine Mehrkanal-Team-Posteingangsplattform, die E-Mail, Chat, SMS und Social Messaging vereint. Sie bietet eine zentralisierter Kommunikationsknotenpunkt für Kundendienst- und Vertriebsteams.
Zu den Funktionen von Front gehören gemeinsame Team-Posteingänge, private Kommentare, Nachrichtenzuweisungen und gemeinsame Entwürfe, die eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen, ohne dass CCs oder Vorwärts herumfummeln müssen.
Sie können Automatisierungsregeln ohne Code einrichten, um eingehende Nachrichten weiterzuleiten und zu kennzeichnen, und Kanäle wie SMS und Twitter in dieselbe Oberfläche integrieren.
Front ist ideal für mittlere bis große Kundenserviceteams Omnichannel-Service erforderlich. Seine herausragende Funktionalität ist Gemeinsamer Posteingang über alle Kanäle und interne Zusammenarbeitund ermöglicht es Teams, „die Kommunikation durch Zusammenarbeit in Echtzeit und automatisierte Workflows zu optimieren“.
Preise: Der Starterplan beginnt bei 19 USD/Sitzplatz/Monat (jährliche Abrechnung), inklusive 14-tägiger Testversion.
8. Zendesk
Zendesk Support ist ein ausgereiftes Helpdesk- und Ticketsystem, das E-Mails als einen von vielen Kanälen behandelt. In Zendesk wird jede eingehende E-Mail zu einem Support-Ticket. Agenten können Stichwörter, Makros (vorgefertigte Antworten), SLAs und benutzerdefinierte Workflows auf Tickets anwenden.
Zendesk zeichnet sich durch Multichannel-Support aus: E-Mail-, Chat-, Sprach- und soziale Nachrichten können alle in Zendesk-Tickets einfließen.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören Automatisierungen (Trigger), SLAs, Kundenportale und robuste Analysen. Zendesk eignet sich für größere Serviceteams mit komplexen Arbeitsabläufen.
Seine herausragenden Merkmale sind vollständiges Ticketmanagement und Mehrkanal-Support — Beispielsweise bevorzugen 49% der Kunden E-Mail, und Zendesk behält gemeinsam genutzte Posteingänge mit kollaborativen Workflows und Analysen unter Kontrolle.
Preise: Die Suite-Tarife kosten zwischen 55 und 115 USD/Agent/Monat, mit einer 14-tägigen Testversion.
9. SaneBox
SaneBox ist ein KI-basierter E-Mail-Assistent, der organisiert jeden Posteingang (Gmail, Outlook usw.) ohne eine spezielle Änderung der Benutzeroberfläche. Es lernt, was wichtig ist, und verschiebt unwichtige E-Mails automatisch in Ordner wie „SaneLater“ oder Daily Digest, wodurch Ihr Hauptposteingang übersichtlich wird.
Es bietet auch Tools wie das „SaneBlackhole“ für Abmeldungen mit einem Klick, Schlummernachrichten, tägliche Zusammenfassungen und Folgeerinnerungen.
SaneBox funktioniert mit jedem E-Mail-Client und ist daher ideal für einzelne Fachkräfte überwältigt von hohen E-Mail-Aufkommen. Ihre herausragende Fähigkeit ist KI-gestützte Filterung Dadurch können Benutzer mithilfe der intelligenten Filter und Erinnerungen 3-4 Stunden weniger pro Woche verbringen.
Preise: Beginnt bei ~7 USD/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung), mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion.
10. Zoho Mail
Zoho Mail ist eine komplette E-Mail-Lösung für Unternehmen, die einen gehosteten E-Mail-Dienst und Tools für die Zusammenarbeit umfasst. Sie bietet benutzerdefinierte Domain-E-Mail-Konten, einen integrierten Kalender, Aufgaben, Notizen und einen einheitlichen Arbeitsbereich.
Einzigartig in Zoho Mail ist Streams, ein Slack-ähnlicher Feed für die Teamkommunikation: Benutzer können E-Mails kommentieren, Kollegen erwähnen und Entwürfe und Ordner in Echtzeit teilen.
Zoho Mail bietet hohe Sicherheit und Datenschutz (vollständig verschlüsselt, keine Werbung) und flexible Freigabesteuerungen (gemeinsame Entwürfe, E-Mail-Rückruf). Es ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen auf der Suche nach einer integrierten E-Mail- und Apps-Suite. Zu den herausragenden Funktionen gehören soziale Zusammenarbeit per E-Mail über Streams und die Möglichkeit, ganze Ordner für Teamarbeit zu teilen.
Preisgestaltung: Zoho Mail bietet einen kostenlosen Tarif (bis zu 5 Benutzer) und kostenpflichtige Tarife für ~1—$4/Benutzer/Monat.
Jedes dieser zehn Tools verfolgt einen anderen Ansatz zur Zähmung von E-Mails. Im nächsten Abschnitt vergleichen wir sie Seite an Seite und erklären dann, wie Sie die Anforderungen Ihres Teams an die richtige Lösung anpassen können.
Die 10 besten E-Mail-Management-Lösungen im Vergleich
Hier finden Sie eine leicht verständliche Vogelperspektive dieser 10 Lösungen und ihrer wichtigsten Kriterien:
Auswahl der besten E-Mail-Management-Lösung für Ihr Team
Auswahl der besten E-Mail-Verwaltungssoftware hängt von Ihrem Anwendungsfall, Ihrer Teamgröße und Ihrem Budget ab. Definieren Sie zunächst Ihre Prioritäten. Benötigen Sie eine reine E-Mail-Workflow-Automatisierung für den Kundensupport (gemeinsame Posteingänge, Ticketing, SLAs)? Wenn ja, könnten Lösungen wie Front, Zendesk oder Keeping passen.
Wenn Sie nur sich wiederholende E-Mail-Aufgaben automatisieren und die Produktivität steigern möchten, können KI-gesteuerte Assistenten wie Fyxer, Superhuman oder Sanebox Zeit sparen. Denken Sie auch an Ihre bestehende E-Mail-Umgebung: Tools wie Gmelius, DragApp, Hiver und Zoho Mail funktionieren in Gmail/Workspace, es handelt sich also um natürliche Upgrades, wenn Sie Google Workspace bereits verwenden.
Budget und Umfang sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Einige Plattformen (z. B. Zendesk, Front) sind für Unternehmen konzipiert und bieten höhere Preise, aber umfangreiche Funktionen. Andere (Gmelius, DragApp, Zoho Mail) sind erschwingliche SaaS-Tools pro Benutzer. Wenn Ihr Team klein ist und auf Gmail angewiesen ist, kann ein Add-on (wie Gmelius oder Keeping) ausreichen. Größere Teams, die sich mit Mehrkanal-Support befassen, bevorzugen möglicherweise eine vollständige Helpdesk-Suite.
Testen Sie schließlich immer eine Lösung: Die meisten von ihnen bieten kostenlose Testversionen oder sogar kostenlose Pläne an (siehe Tabelle oben). Testen Sie während einer Testversion, wie einfach das Onboarding und die Funktionen für die Zusammenarbeit sind und wie gut es mit Ihrem E-Mail-Volumen umgeht.
Wählen Sie als Faustregel ein Tool, das passt zu Ihren Workflows — Wenn Sie z. B. strenge Kunden-SLAs haben, legen Sie Wert auf Lösungen mit SLA-Tracking. Wenn Sie Outreach betreiben, priorisieren Sie Drip-/Kampagnenfunktionen.
Warum Gmelius den Cut schafft
Gmelius sticht als erste Wahl für Gmail-Nutzer hervor, da es Zusammenarbeit, Automatisierung und KI eng integriert in Gmail selbst. Wie die Website hervorhebt, kann Gmelius „Verwandeln Sie Gmail in eine Kollaborationsplattform“ indem wir unordentliche CCs ersetzen und Google-Gruppen mit gemeinsamen, zuweisbaren Postfächern (für support@, sales@ usw.)
Teams können sehen, wer an jeder E-Mail arbeitet, interne Notizen hinterlassen und sogar innerhalb des E-Mail-Threads mit @mention chatten.
Gmelius unterstützt auch Automatisierung der Öffentlichkeitsarbeit: es bietet E-Mail Sequenzen (Drip-Kampagnen), sodass Sie Ihre Reichweite mit an Bedingungen geknüpften Follow-ups „auf Autopilot stellen“ können.
Zusätzlich zur Zusammenarbeit hat Gmelius KI-Assistenten eingeführt, die seine Gmail-Workflows unterstützen. Es ist KI-Antwortassistent entwirft Antworten für Sie, und der KI-Sortierassistent klassifiziert eingehende Nachrichten und spart so viel Zeit.
Diese integrierten KI-Funktionen (jetzt für mehr als 10.000 Teams verfügbar) bedeuten, dass Ihre Agenten weniger Zeit mit dem manuellen Verfassen und Sortieren von E-Mails verbringen und mehr Zeit für hochwertige Aufgaben haben. Zusammen machen diese Funktionen — gemeinsame Posteingänge in Gmail, Workflow-Automatisierung (Regeln, SLAs, Sequenzen) und KI-Helfer — Gmelius zu einer umfassenden Lösung.
Es zeigt, warum Gmelius auf dieser Liste „den Kürzeren zieht“: es verbindet E-Mail-Zusammenarbeit im Team mit leistungsstarken Automatisierungs- und KI-Produktivitätstools, alles dort, wo dein Team bereits arbeitet.
Fazit
Auf dem heutigen überfüllten Markt für E-Mail-Tools gibt es keine Einheitslösung. Durch den Vergleich der Funktionen (Zusammenarbeit vs. KI und Omnichannel-Support), der kostenlosen Testoptionen und der Preise (siehe Tabelle) können Teams eingrenzen, welche Tools ihren Bedürfnissen entsprechen.
Support-Teams für Startups bevorzugen möglicherweise gemeinsam genutzte Posteingänge auf Gmail-Basis (Gmelius, Hiver, Keeping), während Unternehmens-Helpdesks möglicherweise komplette Ticketing-Suiten benötigen (Zendesk, Front). Für Einzelprofis und kleine Teams können leichte KI-Assistenten (Fyxer, Sanebox oder sogar Superhuman) die Zeit im Posteingang drastisch verkürzen.
Der Anwendungsfall und das Budget müssen bei der Auswahl ausschlaggebend sein, und die meisten Tools bieten Testversionen an, damit Sie ihre Workflows testen können. Ganz gleich, für welches Tool Sie sich entscheiden, das Ziel ist dasselbe: Reduzieren Sie das Chaos im Posteingang und gewinnen Sie Zeit für wichtigere Aufgaben.
Referenzen
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