Kurzanleitung: Wie funktioniert die Fernsteuerung über Nacht?

Um diesen Leitfaden so kurz und umsetzbar wie möglich zu halten, ist er in drei Abschnitte unterteilt: Organisation, Kultur, Tools.

Organisation

Wenn Sie noch keine Richtlinien für ortsunabhängiges oder flexibles Arbeiten haben, müssen Sie zunächst eine entwerfen. Ich schlage eine vor vorübergehend Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus, die gekündigt oder geändert werden kann, sobald die Situation vorüber ist. Es gibt ein paar Vorlagen, z. B. HubSpot eins, aber angesichts der Zeitbeschränkungen würde ich einfach empfehlen, eine E-Mail an alle Mitarbeiter zu senden und sicherzustellen, dass sie die folgenden Elemente enthält:

1. Ein klares Ziel: Geben Sie an, warum das Unternehmen remote arbeiten muss. Angesichts der Umstände ist es sinnvoll, sich auf die wirtschaftliche Sicherheit des Unternehmens und der Mitarbeiter zu konzentrieren und gleichzeitig das Funktionieren des Unternehmens zu ermöglichen. Anders ausgedrückt: Erklären Sie, dass es bei diesem Schritt vor allem um Gesundheit und Sicherheit geht, nicht nur für Mitarbeiter und Kunden, sondern auch für deren Familien und Gemeinden.
2. Teilnahmeberechtigung: Aufgrund der Art Ihres Unternehmens ist möglicherweise nicht jede Stelle für die Arbeit von zu Hause aus geeignet. Definieren Sie, für welche Abteilungen oder Geschäftsbereiche diese Richtlinie gilt. Für Mitarbeiter, die nicht berechtigt sind, von zu Hause aus zu arbeiten, müssen Sie möglicherweise Ihre bestehenden Krankenstandsrichtlinien überprüfen.
3. Ausrüstung: Ihre Mitarbeiter müssen möglicherweise zusätzliche Geräte kaufen, um effektiv von zu Hause aus arbeiten zu können (z. B. Kopfhörer, Laptops). Legen Sie daher eine maximale Budgetpauschale pro Mitarbeiter für diese Anschaffungen fest. Stellen Sie sicher, dass Sie klarstellen, wie Mitarbeiter aufgrund besonderer Anforderungen zusätzliche Geräte anfordern können.
4. Richtlinien: Erinnern Sie die Mitarbeiter daran, dass die aktuellen Unternehmensrichtlinien weiterhin gelten, z. B. Cybersicherheit, Arbeitszeiten und Arbeitszeiten usw.
5. Operationen: Beschreiben Sie kurz, wie Sie die nächsten 24 bis 48 Stunden organisieren möchten. Hier ist es wichtig, die Störung so gering wie möglich zu halten. Beispielsweise sollten Teambesprechungen weiterhin stattfinden, aber durch videogestützte Besprechungen ersetzt werden.

Sobald dieser erste Entwurf vorliegt, besteht der nächste natürliche Schritt darin, Richtlinien festzulegen, die sicherstellen, dass Ihr Unternehmen unter diesen neuen (unerwarteten) Bedingungen so reibungslos wie möglich läuft. Die wichtigste Empfehlung dabei ist, Ihre Manager zur Seite zu ziehen und einfache Regeln anzubieten, die sie dann weltweit im gesamten Unternehmen teilen können. Dabei handelt es sich um drei Grundregeln:

1. Erledigen Sie Ihre Arbeit. Jeder Manager sollte klare und definierte Erwartungen setzen, unabhängig davon, wo die Mitarbeiter arbeiten: Aufgaben, Zeitpläne, Ziele, Ergebnisse usw. Eine Möglichkeit, dies zu tun, sind einwöchige Sprints (Agile Scrum), bei denen jeder Manager Missionen oder Aufgaben festlegt, die von jedem Mitarbeiter für die kommende Woche erledigt werden müssen. Letztlich sollte jeder in Ihrem Team danach bewertet werden, was er oder sie tut. Wie in jeder Umgebung, die nicht aus der Ferne erfolgt, garantiert „beschäftigt“ keine Produktivität, und „anwesend“ garantiert kein Engagement.
2. Sei verfügbar. Es liegt in der Verantwortung aller, während der Bürozeiten erreichbar zu sein. Mitarbeiter an entfernten Standorten sollten andere immer darüber informieren, wann und warum sie nicht verfügbar sind und wie sie im Notfall trotzdem kontaktiert werden können. Telearbeit ist ein Kompromiss: Sie erhalten mehr Freiheit, aber Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass mit dieser Freiheit auch die Verantwortung für Hyperverfügbarkeit einhergeht.
3. Überkommunizieren. Gelegenheitsgespräche finden nicht statt, wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Sie können beim Mittagessen keine Leute treffen. Sie können nicht in ein spontanes Treffen mit jemandem aus einem anderen Team stolpern. Sie können keine Prioritätenverschiebungen, potenzielle Probleme oder Trends erkennen. Es liegt in Ihrer Verantwortung und in der Ihrer Manager, mit gutem Beispiel voranzugehen und so viel wie möglich zu kommunizieren. Teilen Sie beispielsweise Ihre tägliche Agenda und Status-Updates mit, schreiben Sie alle Ihre wichtigsten Prozesse und Richtlinien auf, stellen Sie Fragen, geben Sie Ihr Bestes, um Gespräche anzuregen und den Kommunikationskanal so offen und transparent wie möglich zu halten.

Interne Kommunikation führt natürlich zu einer zweiten wichtigen Dimension in jedem Arbeitsumfeld: der Kultur Ihres Unternehmens.

Kultur

Einer der schwierigsten Aspekte der Telearbeit ist die Tatsache, dass alle die gemeinsamen Gewohnheiten und Rituale des Unternehmens verlieren. Um Ihren Teamkollegen zu helfen, mit Ihrer Kultur und untereinander in Verbindung zu bleiben, ist es wichtig, dass Sie die bestehenden Rituale Ihres Unternehmens stärken.

Eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, regelmäßige Besprechungen über (Video-) Anrufe abzuhalten. Eine typische Woche in einer neuen Umgebung, die nur aus der Ferne erfolgt, könnte wie folgt aussehen:

1. Montagmorgen: Treffen mit allen Arbeitern unter der Leitung des CEO, um die Leistung der letzten Woche zusammenzufassen und die wichtigsten Punkte und Prioritäten für die kommende Woche vorzustellen.
2. Montag bis Dienstag: Abteilungssitzungen geleitet von allen Abteilungsleitern
3. Reguläre 1:1 -Anrufe zwischen Teammitgliedern, die an bestimmten Projekten arbeiten.
4. Freitag Nachmittag: wöchentliche Zusammenfassungen der Anrufe geleitet von allen Abteilungsleitern

Diese Bemühungen sollten durch die Schaffung eines virtuellen Raums ergänzt werden, in dem alle Ihre Mitarbeiter einen Raum haben, um über zufällige Themen zu diskutieren, z. B. ihre Spotify-Playlisten zu teilen, über die neuesten Netflix-Serien zu sprechen, ihre (neuen) Tagesabläufe zu besprechen usw.

Ermutigen Sie abschließend das Teilen positiver Emotionen, indem Sie Emojis und GIFs verwenden, und feiern Sie alle Gewinne, auch kleine.

Werkzeuge

Menschen sind von Natur aus resistent gegen Veränderungen — insbesondere gegen Veränderungen, die in Zeiten der Unsicherheit oder Krise erzwungen werden. Ändern Sie unter diesen neuen Arbeitsbedingungen nicht und zwingen Sie Ihrem Team nicht zu viele neue Tools auf. Das Risiko besteht darin, dass Sie Ihre Kommunikation zerstreuen und die Effizienz Ihrer täglichen Abläufe verlieren. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, reduzieren Sie den Werkzeugstapel auf ein Minimum.

Dokumentation

Um aus der Ferne gut zu arbeiten, müssen Sie Dinge aufschreiben. Für Unternehmen, die noch keine Dokumentationskultur haben, wird sich dies als die schwierigste Umstellung erweisen. Versuchen Sie, die Kommunikation an so wenigen Stellen wie möglich zu leiten, um Datensilos zu reduzieren. Wenn Sie G Suite-Kunde sind, verwenden Sie Google Docs.

Wenn Sie langfristig alles leicht auffindbar halten möchten, bieten sich skalierbarere Optionen an, die Sie im Laufe der Zeit einführen könnten, um die Prozesse Ihres Unternehmens zu dokumentieren Begriff, Taskade oder Slite.

Besprechungen und Telefonate

Ein weiteres wichtiges Tool, das Sie für die Organisation Ihres Remote-Unternehmens benötigen, ist eine Lösung zur synchronen Kommunikation mit Ihrem Team (en), z. B. bei Besprechungen. Im Jahr 2020 sind Ihre besten Wetten Zoomen oder Slack.

Wenn Sie sich etwas abenteuerlustiger fühlen, sollten Sie auch andere großartige Optionen ausprobieren Tandem und Zwietracht.

Interne Sichtbarkeit

Das letzte, aber nicht zuletzt erforderliche Tool, um Ihr Unternehmen in einer neuen Remote-Umgebung zu führen, ist eine Plattform, die es ermöglicht, alle Prozesse Ihres Unternehmens in Echtzeit zu überwachen und zu verwalten, z. B. Interaktionen mit Ihren Kunden, agile Sprints Ihrer Teams usw.

Wenn Ihr Unternehmen Gmail oder G Suite verwendet, Gmelius bietet die umfassendste und einfachste Lösung, indem es sich nahtlos in die Posteingänge Ihrer Teamkollegen integriert. Danke an geteilte Posteingänge und geteilte Gmail-Labels, Sie können alle Interaktionen Ihrer verschiedenen Teamkollegen mit Ihren Kunden einsehen. Die Kanban-Boards von Gmelius helfen Ihnen dabei, alle wöchentlichen Sprints Ihrer verschiedenen Abteilungen zu erstellen, zu organisieren und zu überwachen.

Fühlen Sie sich frei, mehr zu erfahren, wie Gmelius kann Remote-Teams hier helfen. Wenn Sie kein G Suite-Kunde sind, sind andere nützliche Tools für interne Sichtbarkeit Slack und Microsoft-Teams.

Schließlich und insbesondere für Unternehmen mit einer starken „Erfahrung im Büro“ ist es wichtig zu erkennen, dass der Fernübergang eine Prozessablauf, kein binärer Schalter, der umgelegt werden muss. Führungskräfte sind dafür verantwortlich, Iterationen zu begrüßen, offen darüber zu sprechen, was funktioniert und was nicht, und dies allen Mitarbeitern zu vermitteln.

Am Ende ist die Leitung eines Remote-Unternehmens so, als würde man ein Unternehmen leiten. Es kommt darauf an Vertrauen, Kommunikation und unternehmensweite Unterstützung gemeinsamer Ziele. Viel Glück!