So kommunizieren Sie effektiv und aus der Ferne

Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz ist ein entscheidender Bestandteil des Erfolgs. Der Austausch von Informationen und Ideen über verschiedene Medien verbessert die Geschäftsstrategien, ermöglicht es Teams, Ziele zu besprechen, und hält alle Beteiligten über aktuelle Abläufe auf dem Laufenden. Allzu oft stören jedoch übliche Ablenkungen, Besprechungen und andere zeitaufwändige Aufgaben die wichtige Kommunikation.

Aktuelle Technologien wie Sofortchats und Zoom-Anrufe haben die Teamkommunikation verbessert, egal ob persönlich oder aus der Ferne. Fehlkommunikation ist jedoch ohne die richtigen Tools immer noch möglich. Die Zeit, die benötigt wird, um Nachrichten auf mehreren Plattformen zu koordinieren, kann die Kommunikationsherausforderung noch komplizierter machen.

In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Tools, die die Koordinationszeit verkürzen und die Produktivität steigern, effektiv und remote mit Ihrem Team kommunizieren können.

Kommunikation am Arbeitsplatz definiert

Es gibt zwei Hauptformen der Kommunikation am Arbeitsplatz: verbale und nonverbale. Die meisten Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz erfordern beides:

• Mündliche Kommunikation setzt mündlich oder schriftlich ein Wörter um Gedanken auszudrücken oder Ideen auszutauschen, entweder persönlich oder über Telefonanrufe, Besprechungen oder E-Mails.
• Nonverbale Kommunikation beinhaltet andere sensorische Hinweise wie Gesichtsausdrücke, Gesten, Lachen oder sogar Symbole (Emojis).

Effektive Praktiken

Während die Bedeutung verbaler Kommunikation am Arbeitsplatz offensichtlich erscheint, können nonverbale Signale auch in Teamdiskussionen eine wichtige Rolle spielen. Beispielsweise können Hinweise wie Lächeln, Haltungsänderungen oder einfaches Stehen einen großen Einfluss auf die Übermittlung einer Nachricht haben.

In den meisten Diskussionen signalisiert ein Lächeln oder Lachen normalerweise Zustimmung oder Freude und signalisiert die Übereinstimmung mit anderen Teammitgliedern. Da nonverbale Signale subjektiv und interpretierbar sind, müssen Sprecher bei Interjektionen wie Lachen oder Husten auf den Zeitpunkt und die Intonation achten. Es ist auch wichtig, Folgendes zu beachten kulturelle Bedeutungen von nonverbalen Signalen im Hinterkopf, abhängig von Ihrer spezifischen Unternehmens- und/oder Kundenkultur.

Wenn Sie Ihre Körperhaltung anpassen, z. B. sich nach vorne lehnen, können Sie Interesse an einem Gespräch bekunden oder signalisieren, dass Sie der Diskussion etwas hinzuzufügen haben. Ebenso wird es leicht als Desinteresse oder Uneinigkeit zu bestimmten Themen interpretiert, wenn man sich zurücklehnt oder sich in eine andere Richtung lehnt.

Wenn Sie am Ende einer Besprechung aufstehen, wissen die Teammitglieder, dass Sie die festgelegte Zeit fast überschritten haben, und signalisiert, dass es für sie in Ordnung ist, das Meeting zu verlassen und sich anderen Aufgaben zu widmen. Diese sozialen Hinweise helfen Teams dabei, klar zu kommunizieren, auch ohne Worte.

Herausforderungen aus der Ferne

Kontext/ Subtext

Teammitglieder in entfernten Umgebungen haben nicht den Vorteil, zusätzliche sensorische Signale zu verwenden, um Kontext hinzuzufügen. Persönliche Mitarbeiter können den Schwerpunkt auf bestimmte gesprochene Worte legen oder ihre Stimme projizieren, um die Wichtigkeit einer Deadline mit den Worten zu vermitteln: „Ich brauche diesen Bericht heute.“

Wenn ein Telearbeiter jedoch eine Nachricht in Großbuchstaben eingibt oder in einer schriftlichen Nachricht zu viele Ausrufezeichen verwendet, besteht die Gefahr, dass die vom Absender beabsichtigte Übersetzung falsch übersetzt wurde Betonung könnte als vager negativer Kontext wirken, in dem es keinen gab. Das ausschließliche Eingeben von Großbuchstaben ist allgemein als Online-Äquivalent zum Schreien anerkannt. Die übermäßige Verwendung von Emojis oder Ausrufezeichen in der Geschäftskommunikation kann den Absender jugendlich oder unerfahren erscheinen lassen.

Die Online-Kommunikation hat dank der Beliebtheit von Emojis und Innovationen wie dem „Heben einer Hand“ oder dem Senden eines Chats während eines Zoom-Meetings große Fortschritte beim Austausch subtiler Höflichkeiten gemacht. Dieselbe Taktik reicht nicht aus, um professionelle Geschäftsnachrichten wesentlich zu verbessern. Teams brauchen innovative Lösungen um ihre Kommunikation zu verbessern, unabhängig davon, ob sie aus der Ferne, über ein Hybridmodell oder persönlich operieren.

So kommunizieren Sie effektiv — und aus der Ferne

Lernen wie man effektiv kommuniziert bietet Ihrem Remote-Team viele Vorteile, darunter klare Erwartungen, optimierte Gespräche, eine positive Teammoral und weniger Fehler, die durch Missverständnisse verursacht werden. Hier finden Sie einige wertvolle Tipps, um Ihrem Team zu helfen, seine Kommunikationsbemühungen zu verbessern.

Wissen Sie, welches Medium Sie verwenden müssen

Effektive Kommunikation beinhaltet die Bereitstellung eines Kontextes und ein klares Ziel für eine Botschaft. Unter Berücksichtigung von Kontext und Zweck können die Teammitglieder den richtigen Kanal für die Kommunikation einer Nachricht bestimmen.

Fragen Sie sich beispielsweise, bevor Sie eine Nachricht verfassen, ob die Nachricht eine sofortige Antwort erfordert. Wenn ja, wäre eine E-Mail nicht angemessen. Stattdessen wäre eine Instant-Messaging-Anwendung ein effektiveres Kommunikationsinstrument.

Sobald Sie das richtige Medium für die Übermittlung ausgewählt haben, verfassen Sie eine klare Botschaft, indem Sie in Ihren Sätzen aktive Stimme verwenden. Um klare Erwartungen zu vermitteln und mögliche Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie die Nachrichten kurz und bündig halten.

Wenn eine Aufgabe eine längere Erklärung erfordert, verwenden Sie eine E-Mail, um die Details in klarer, prägnanter Sprache aufzulisten. Achten Sie darauf, die erforderlichen nächsten Schritte und ein Datum für den voraussichtlichen Abschluss der Aufgabe anzugeben. Bitten Sie den Empfänger abschließend, Fragen zu noch unklaren Fragen zu stellen, und fügen Sie ein höfliches Dankeschön oder andere Höflichkeiten hinzu, um einen positiven Ton zu vermitteln.

Verwenden Sie Tools, die zur Zusammenarbeit einladen

Die Fernkommunikation basiert hauptsächlich auf E-Mail- und Instant-Chat-Nachrichten. Da viele Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen nach unterschiedlichen Zeitplänen arbeiten, ist ein einfacher Telefonanruf nicht immer durchführbar. Stattdessen beschäftigen viele Remote-Teams asynchrone Kommunikation als ihr primärer Kommunikationsmodus.

Trotz ihrer wichtigen Funktion fehlt es E-Mails an Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, wenn Teammitglieder ihre persönlichen E-Mail-Konten verwenden oder eine Unternehmens-E-Mail-Adresse mit einem gemeinsamen Login verwalten. Diese Art der Desorganisation führt zu Unsicherheit, da die Teammitglieder nicht wissen können, wer auf welche E-Mail geantwortet hat — es sei denn, sie verwenden einen sekundären Kommunikationskanal, um solche Informationen zu bestätigen. Durch zusätzliches Senden und Weiterleiten kann die Verwirrung noch verschärft werden, da mehrere Konversationen entstehen.

Der beste Weg, um E-Mails als Remote-Team anzugehen und die Kommunikation zu verbessern, ist die Verwendung eines geteilter Posteingang. Geteilte Posteingänge bieten einen Ort, von dem aus Teams Unternehmens-E-Mail-Adressen verwalten können. Dieses System erhöht die Transparenz und sorgt dafür, dass jedes Teammitglied auf derselben Seite bleibt. Noch wichtiger ist, dass viele digitale Lösungen es Managern ermöglichen, E-Mail-Konversationen bestimmten Mitgliedern zuzuweisen, sodass sie diese Person für die Antwort zur Rechenschaft ziehen können.

Gmelius, ein Kommunikations- und Kollaborationstool für Gmail, bietet eine Gemeinsamer geteilter Posteingang für Gmail das bietet Teams die folgenden Vorteile:

• Klare Rechenschaftspflicht für Teams unabhängig vom Standort
• E-Mail-Delegation, um Teammitglieder zur Rechenschaft zu ziehen
• Zentralisierte Kommunikation an einem Standort
• Geringer Bedarf an CC'ING UND SPEDITION
• Verbesserte Reaktionszeiten

Gmelius befindet sich in Ihrem Gmail-Posteingang und enthält leistungsstarke Funktionen zur Verbesserung Ihrer Kommunikation. Nutzer können persönliche Beiträge verfassen E-Mail-Notizen An den Seitenrändern können Sie Teammitglieder mit @mention versehen und gleichzeitig Status festlegen, um eine klarere Kommunikation zu gewährleisten. Diese Funktionen bieten auch zusätzlichen Kontext für zugewiesene E-Mails, um weitere Fragen zu vermeiden, die die konzentrierte Arbeit verzögern könnten.

Verleihen Sie Ihren E-Mails zusätzliche Bedeutung, indem Sie sie mit hoher oder niedriger Priorität kennzeichnen, um eine erwartete Antwortzeit zu signalisieren. Senden Sie eine Follow-up-Nachricht per Chat-Anwendung, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail umgehend bearbeitet wird. Gmelius vereinfacht diesen Schritt durch Integration von Slack in Gmail für eine optimierte Kommunikation. Teams können auf E-Mails in Slack antworten oder umgekehrt, damit Teams noch schneller kommunizieren können, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Verwenden Sie visuelle Elemente, um Nachrichten zu kommunizieren

Die Kommunikation am Arbeitsplatz beinhaltet unweigerlich ein gewisses Projektmanagement. Und solche Projekte beinhalten oft lange Details, die für E-Mails zu umständlich sind. Um effektiv über detaillierte Aufgaben oder Projekte zu kommunizieren, sollten Sie die Implementierung visueller Projektmanagementlösungen in Betracht ziehen. Sie haben wahrscheinlich gehört: „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.“ Stellen Sie sich vor, Sie könnten alle Details eines Projekts oder einer E-Mail in einem einfachen Bild zusammenfassen, um Ihre Kommunikationsbemühungen zu erleichtern.

Die visuelle Organisation von Aufgaben bietet eine Lösung, die komplexe Ideen leicht verständlich macht. Noch wichtiger ist, dass Ihr Team der organisierten visuellen Struktur auch leichter folgen kann.

Mit Gmelius können Teams aus ihrem Gmail-Posteingang heraus Kanban-Boards erstellen und so gemeinsam genutzte Unternehmenspostfächer oder Gmail-Labels in visuelle Arbeitsbereiche verwandeln.

Organisieren Sie Aufgaben übersichtlich in Spalten, um sie einzelnen Teammitgliedern zuzuweisen, und erstellen Sie dann Unteraufgaben, Prioritätsstufen und Stichwörter für die Implementierung mit jeder Aufgabe. Dieses visuelle Layout ermöglicht es den Teams, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen, ohne dass zusätzliche Kommunikationskanäle erforderlich sind. Jedes Detail befindet sich an einem Ort, um Klarheit, Transparenz und einfache Navigation zu gewährleisten.

Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz kann positive Beziehungen innerhalb einer Organisation aufbauen. Da immer neue Herausforderungen für den Fernbetrieb auftauchen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teams wissen, wie sie effektiv und aus der Ferne kommunizieren können. Die Verbesserung dieser Kommunikationsfähigkeiten verschafft Teams einen Vorteil, um neuen Herausforderungen standzuhalten, und bietet eine solide Grundlage, um in Zukunft auf ihren Erfolgen aufzubauen.

Wenn Sie herausfinden, wie Ihr Team effektiv und aus der Ferne kommunizieren kann, sollten Sie eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform wie Gmelius. Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius entwickelt wurde, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!