Ohne Standardverfahren für die Kommunikation kann es schwierig sein, aus der Ferne zu arbeiten. Unabhängig davon, ob Ihre Vereinbarung zur Telearbeit dauerhaft oder vorübergehend ist, ist es wichtig, einige gute Gewohnheiten zu entwickeln, die Ihnen helfen Aufrechterhaltung eines ausgewogenen Arbeitsablaufs. Die Entwicklung von Methoden zur Teamkommunikation aus der Ferne kann dazu beitragen, den Arbeitsalltag zu bewältigen.
Teamkommunikation aus der Ferne: Herausforderungen
Kommunikation ist zwar für die Arbeitsleistung unerlässlich, aber die physische Trennung, die der Telearbeit innewohnt, stellt oft ein Hindernis für eine effektive Kommunikation dar. Zu den Herausforderungen gehören:
Schlechte Kommunikationsgewohnheiten — oder deren völliges Fehlen — können einen reibungslosen Arbeitsablauf ruinieren und damit die Produktivität beeinträchtigen. Die Einführung einer Kommunikationsstrategie für Teams an entfernten Standorten mag weniger wichtig erscheinen als größere Teamziele, aber die Ergebnisse können ebenso bedeutsam sein:
So implementieren Sie Teamkommunikation aus der Ferne
Die Etablierung von Gewohnheiten für eine effektive Teamkommunikation aus der Ferne ist eine Strategie, die von jedem Mitglied Anstrengungen erfordert. Menschliche Interaktion ist von grundlegender Bedeutung für den Aufbau zwischenmenschlicher Bindungen, die wiederum für eine erfolgreiche Kommunikation unerlässlich sind, da sich die Teammitglieder über die Projektziele abstimmen müssen und häufig zusätzliche Informationen oder den Kontext anfordern, um diese Ziele zu erreichen.
Vereinheitlichen Sie die Kommunikation
Ein guter Ausgangspunkt für die Einrichtung der Kommunikationsverfahren Ihres Remote-Teams ist ein geteilter Posteingang. Wenn Sie einen gemeinsamen Posteingang mit einer E-Mail-Adresse erstellen, können Sie und Ihr Team unabhängig vom Standort von einer Plattform aus zusammenarbeiten und Ihre Nachrichten gemeinsam verwalten.
Wenn Sie die Lösung für den gemeinsamen Posteingang von Gmelius verwenden, kann Ihr Team Gruppen-E-Mails verwalten, ohne Passwörter teilen zu müssen, da jeder von seinem eigenen Gmail-Konto aus zusammenarbeiten kann. Sie können den Großteil Ihrer E-Mail-Durcheinander mit Filtern und Zuweisen von Konversationen an verschiedene Teammitglieder mithilfe von geteilte Gmail-Etiketten.
Grenzen setzen
Wenn beispielsweise ein neues Projekt vorgestellt wird, werden die Teammitglieder zweifellos Fragen haben, die sie per E-Mail stellen. Dies kann Folgendes bewirken Unordnung in deinem Posteingang und macht es schwieriger, wichtige Informationen zu finden, die im Zustrom von E-Mails verborgen sind. Ohne die Informationen, die für sofortige Antworten erforderlich sind, könnten viele Fragen leicht unbeantwortet bleiben und das Zusammengehörigkeitsgefühl des Teams belasten. In einem solchen Szenario könnten die Teamleiter eine Gruppennachricht mit einer Gmail-Vorlage zu sagen: „Halte deine Fragen für unser Folgetreffen bereit“, um die Fragen zu beantworten und auch, um die Zeit des Teamleiters zu schonen, indem zukünftige Antworten geplant werden. So hat jeder die Möglichkeit, Feedback zu erhalten, Fragen zu stellen und die Verbindungen weiter zu stärken, wenn das Team wieder zusammenkommt, um neue Ziele festzulegen.
Machen Sie die Kommunikation einfach
Es ist keine Überraschung, dass der Aufbau starker beruflicher Beziehungen zwischen Mitarbeitern die Arbeitsproduktivität steigern kann. Wenn Sie sich jedoch ein wenig Zeit von der Arbeit nehmen, um ein ansprechendes Gespräch mit den Teammitgliedern zu führen, wird auch diese zwischenmenschliche Bindung gestärkt, was sich häufig langfristig positiv auf die Produktivität auswirkt.
Wenn Teammitglieder dagegen keine echten, menschlichen Verbindungen haben, fühlen sie sich möglicherweise isoliert oder eingeschüchtert und vermeiden es, Nachrichten zu senden, um die Abstimmung sicherzustellen. Ihre Arbeit kann die Orientierungslosigkeit widerspiegeln, die durch unbeantwortete Fragen oder vage Ziele entsteht.
Die Förderung der Mitarbeiterinteraktion in Remote-Arbeitsumgebungen kann sich manchmal erzwungen anfühlen, aber mit etwas Übung wird es einfacher, insbesondere wenn Sie die die richtigen Kommunikationsinstrumente. Gmelius bietet Remote-Teams eine Vielzahl von Integrationsfunktionen für verschiedene Kommunikationsarten, auf die Sie alle von Ihrem Gmail-Konto aus zugreifen können:
Video Meeting Environments
- Zoom
- Google Meets
Direct Messaging
- Slack
- Google Groups
- Loom
Organization and Project Management
- Google Calendar
- Google Workspace
- Trello
Interaktion fördern
Teamleiter optimieren nicht nur die Tools für die Teamkommunikation aus der Ferne, sondern können auch zwischenmenschliche Verbindungen, Kreativität und Stolz auf die Arbeit außerhalb der „offiziellen“ Arbeitsgrenzen fördern. Slack-Kanäle, die bestimmten Chat-Themen gewidmet sind, oder Quizwettbewerbe können die Kommunikation und menschliche Interaktion fördern. Du könntest auch versuchen, zu Beginn virtueller Besprechungen das Eis zu brechen, um die Teammitglieder zu ermutigen, ihre Kameras einzuschalten, zu teilen und sich zu konzentrieren.
Passen Sie sich an Zielgruppen an
Viele Teamleiter haben zwar Ziele, die die Schaffung interner Strukturen beinhalten, um die Interaktion zwischen den Teammitgliedern zu fördern, aber sie benötigen möglicherweise andere Taktiken für ihre eigene Kommunikation. Um Klarheit zu gewährleisten, ist es wichtig, dass Führungskräfte bei der Kommunikation mit ihren Teams regelmäßig mit den Mitgliedern sprechen, um sicherzustellen, dass jeder die Botschaft versteht. Es kann überflüssig werden, wenn nach dem fünften Mal gefragt wird, ob alle auf derselben Wellenlänge sind, aber es ist wichtig, dass jeder die Möglichkeit hat, in regelmäßigen Abständen Fragen zu stellen.
Möglicherweise möchten Sie auch Videokonferenzen für ausführliche Gespräche oder abwesende Teammitglieder aufzeichnen und hochladen. Das Aufzeichnen einer virtuellen Besprechung kann den Teammitgliedern helfen, Informationen abzurufen und zu überprüfen, insbesondere wenn das Kommentieren der Tagesordnung aktiviert ist. Auf diese Weise bleibt die gesamte Dokumentation organisiert, und wenn ein Teammitglied Fragen hat, bieten die Kommentare einen Raum für die Zusammenarbeit und um die Teams auf dem Laufenden zu halten.
Es gibt zwar viele Möglichkeiten, eine effektive Kommunikation sicherzustellen, aber letztendlich hängt Ihre Entscheidung von den spezifischen Bedürfnissen Ihres Teams ab.
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