Wenn Ihr Team in Google Workspace arbeitet, kennen Sie den Rhythmus. Ihr Tag ist ein ständiger, fließender Tanz zwischen Gmail, Calendar, Drive und Sheets. Es ist das digitale Büro, in dem Kommunikationsflüsse und Dokumente zum Leben erwachen.
Aber wenn Projekte immer größer werden und die Komplexität zunimmt, werden Sie sich wahrscheinlich diese eine quälende Frage stellen.
Warum gibt es kein spezielles, leistungsstarkes Google-Projektmanagement-Tool, das direkt in dieses Ökosystem integriert ist?
Es ist eine Lücke, die viele Unternehmen gespürt haben, eine Lücke, die sie mit unterschiedlichem Erfolg zu füllen versucht haben. Dieser Artikel führt Sie durch die Optionen zur Verwaltung von Projekten, ohne den Komfort von Google Workspace verlassen zu müssen.
TL; DR für vielbeschäftigte Projektmanager
Um es gleich vorweg zu nehmen: Nein, Google bietet keine native Projektmanagement-Software an, die direkt mit Plattformen wie Asana, Trello oder Monday.com konkurriert. Dies ist eine bemerkenswerte Lücke in der Workspace-Suite.
Aber du bist nicht ohne irgendein Optionen, wenn Sie nach einem Google-Projektmanagement-Tool suchen.
Für die einfachsten Projekte können Sie sich verbiegen Google-Apps wie Sheets nach deinem Willen. Es ist eine manuelle, aber überraschend praktikable Option für grundlegende Aufgaben und zur Fortschrittsverfolgung. Es ist kostenlos und vertraut, aber es funktioniert schnell, wenn die Komplexität zunimmt, und bietet wenig Automatisierung oder komplexe Ansichten.
Ein robusterer Ansatz ist integrieren Sie eine dedizierte, komplexe Projektmanagement-App mit deinen individuellen Google Workspace-Tools. So können Sie die volle Leistung einer Plattform wie Asana nutzen und gleichzeitig eine Verbindung zu Ihrem Drive und Gmail herstellen. Der Kompromiss ist oft ein unzusammenhängendes Erlebnis, das Sie dazu zwingt, ständig zwischen zwei verschiedenen Welten zu wechseln.
Die am besten integrierte Lösung ist für viele die Einführung einer Google-eigenes Tool für die Zusammenarbeit, das Projektmanagement-Funktionen direkt in Gmail hinzufügt. Tools wie Gmelius befinden sich in Ihrem Posteingang.
Sie verwandeln es in eine zentrale Kommandozentrale mit Kanban-Boards, E-Mail-zu-Task-Konvertierung und intelligenter Automatisierung, wodurch ein weitaus einheitlicherer Arbeitsablauf entsteht.
Hat Google ein Projektmanagement-Tool?
Definieren wir zunächst unsere Begriffe. Eine echte Projektmanagement-Software bietet einen strukturierten Rahmen für die Planung, Ausführung und Überwachung von Arbeiten.
Benutzer erwarten Funktionen wie Aufgabenerstellung, Zuweisung und Abhängigkeitsverfolgung. Sie suchen nach mehreren Projektansichten —Kanban-Tafeln zur Workflow-Visualisierung, Gantt-Diagramme für Zeitleisten und einfache Listen zur besseren Übersichtlichkeit. Diese Plattformen sind so konzipiert, dass sie die einzige Informationsquelle für ein Projekt sind, sodass Unklarheiten vermieden werden und alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben.
Also, warum hat Google, ein Titan der Produktivitätssoftware, diesen Raum offen gelassen?
Die Unternehmensphilosophie scheint darin zu bestehen, eine Reihe leistungsfähiger, eigenständiger und miteinander verbundener Bausteine bereitzustellen. Sie bieten Ihnen den E-Mail-Client, die Tabelle, das Textverarbeitungsprogramm und den Cloud-Speicher, sodass Sie Google-Apps flexibel zusammenstellen können, wie Sie es für richtig halten.
Dieser Ansatz ist nicht unbegründet. Er ist unglaublich anpassungsfähig.
Für Teams, die Struktur benötigen, kann sich diese Flexibilität jedoch wie ein Defizit anfühlen. Wenn sich Unternehmen ausschließlich auf die wichtigsten Workspace-Apps verlassen, verstreut sich die Projektinformationen.
Der Plan befindet sich in einem Google-Dokument, die Aufgabenliste in einem Blatt, wichtige Dateien befinden sich in einem Drive-Ordner und die wichtigen Konversationen sind in Dutzenden von Gmail-Threads versteckt. Diese Fragmentierung ist der Hauptgrund, warum so viele Google Workspace-Nutzer immer mehr wollen.
Option 1: Google Sheets für das grundlegende Projektmanagement wiederverwenden
Für kleine Teams und einfache Projekte kann Google Sheets Ihr Ausgangspunkt sein.
Ihr größter Vorteil ist ihre universelle Vertrautheit. Sie können schnell eine Aufgabenliste mit Spalten für Verantwortliche, Fälligkeitsdaten und Statusaktualisierungen erstellen. Mit ein wenig Suchen finden Sie unzählige kostenlose Google Sheets-Vorlagen für alles, von Projektzeitplänen bis hin zu einfachen Gantt-Diagrammen. Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie eine Ebene der visuellen Nachverfolgung hinzufügen.
Dieser manuelle Ansatz eignet sich perfekt für Teams mit einem geringen Budget oder für einmalige Projekte, für die kein komplexeres System erforderlich ist. Die Einschränkungen werden jedoch immer deutlicher, wenn sich Ihre Geschäftsanforderungen weiterentwickeln.
Es gibt keine wirkliche Automatisierung; das Aktualisieren des Fortschritts, das Senden von Erinnerungen und das Generieren von Berichten sind alles manuelle, zeitaufwändige Aufgaben. Je größer das Blatt wird, desto langsamer und fehleranfälliger wird es, und die Zusammenarbeit beschränkt sich auf eine Reihe von Kommentaren, denen man nur schwer folgen kann.
Wie fange ich mit dieser Option an?
- Erstellen Sie ein neues Google Sheet und definieren Sie Spalten für wichtige Informationen wie „Aufgabe“, „Zuständiger“, „Fälligkeitsdatum“ und „Status“.
- Suchen Sie in der Google Sheets-Vorlagengalerie nach einer vorgefertigten Projektmanagement- oder Gantt-Diagrammvorlage und wenden Sie sie an, um Einrichtungszeit zu sparen.
- Verwenden Sie die Schaltfläche „Teilen“, um Ihren Teammitgliedern Bearbeitungszugriff zu gewähren, damit sie ihre eigenen Aufgaben direkt aktualisieren können.
Profis
- Hochgradig anpassbar: Das Rasterformat ermöglicht benutzerdefinierte Projektmanagement-Layouts, die auf einzigartige Workflows zugeschnitten sind.
- Einfaches externes Teilen: Einfach mit Kunden oder Auftragnehmern zu teilen, ohne dass ein neues Konto erforderlich ist.
Nachteile
- Keine Benachrichtigungen: Es fehlen automatische Benachrichtigungen für Aufgabenzuweisungen oder sich nähernde Termine.
- Hohes Fehlerrisiko: Es ist leicht für Mitarbeiter, versehentlich Formeln zu brechen oder Daten zu löschen.
Option 2: Integrieren Sie komplexe Projektmanagement-Apps in Google Workspace
Dies ist eine sehr verbreitete und effektive Strategie. Sie verwenden eine erstklassige Projektmanagement-Software — Asana, Trello, Monday.com, ClickUp — und nutzen deren Integrationen mit Google-Apps.
Diese Tools wurden von Grund auf für das Projektmanagement entwickelt. Sie bieten eine Fülle von Funktionen, von ausgeklügelten Automatisierungsregeln bis hin zu detaillierten Berichts-Dashboards und Tools zur Fortschrittsverfolgung, die Sie in Google Sheets einfach nicht replizieren können.
Die Integrationen sind der Schlüssel, damit dies funktioniert. Sie können eine Google Docs-Datei an eine Projektaufgabe in Asana anhängen, eine Trello-Karte aus einer Gmail-Nachricht erstellen oder Ihre Termine auf Monday.com mit Ihrem Google-Kalender und ClickUp-Projektdokumente mit Google Docs synchronisieren.
Diese Links bilden eine Brücke zwischen Ihrer Kommandozentrale und Ihrem Kommunikationsknotenpunkt, obwohl es sich nicht um eine wahr Google-Projektmanagement-Tool.
Selbst mit diesen Integrationen kann sich die Erfahrung gebrochen anfühlen. Sie arbeiten immer noch auf zwei separaten Plattformen und wechseln ständig zwischen Ihrem Posteingang und Ihrem Projektboard. Sie können zwar eine Aufgabe aus einer E-Mail erstellen, die gesamte nachfolgende Verwaltung dieser Aufgabe erfolgt jedoch in der anderen Anwendung.
Dieser Kontextwechsel sorgt für Reibung und kann eine erhebliche Hürde für Teammitglieder sein, die sich gegen die Einführung einer weiteren Software wehren.
Wie fange ich mit dieser Option an?
- Wählen und registrieren Sie sich für eine spezielle Projektmanagement-Plattform wie Asana oder Trello, die auf dem Arbeitsablauf und dem Budget Ihres Teams basiert.
- Navigiere zu den Integrationseinstellungen der Plattform, um dein Google Workspace-Konto zu verbinden und Funktionen wie die Dateiauswahl in Google Drive und die Kalendersynchronisierung zu aktivieren.
- Installieren Sie das Gmail-Add-on der Plattform, mit dem Sie in der Regel Aufgaben direkt aus Ihrem Posteingang erstellen können.
Profis
- Engagierter Herstellersupport: Zugang zu einem professionellen Support-Team, wenn Probleme auftreten.
- Robuste mobile Apps: Mobile Apps mit vollem Funktionsumfang, die sich hervorragend für Projektaktualisierungen unterwegs eignen.
Nachteile
- Fragile Integrationen: Workflows können fehlschlagen, wenn die API-Verbindungen zwischen der Plattform und Google unterbrochen werden.
- Merkmal Boot: Leistungsstarke Plattformen können mit zu vielen ungenutzten Funktionen überwältigend sein.
Option 3: Verwenden Sie ein Google-natives Tool für die Zusammenarbeit, das Projektmanagementfunktionen enthält
Es hat sich ein dritter Weg herauskristallisiert, der Teams, die in Gmail leben, aber dennoch Projektmanagement benötigen, die umfassendste Erfahrung bietet. Dies beinhaltet die Verwendung eines Tools, das so konzipiert ist, dass es funktioniert innen Google Workspace, das Ihren Posteingang effektiv zu einem Projektmanagement-Hub aufwertet.
Gmelius ist ein gutes Beispiel in dieser Kategorie.
Es stellt nicht nur eine Verbindung zu Gmail her, es bettet sich auch in die Benutzeroberfläche ein und schafft so einen wirklich einheitlichen Arbeitsbereich. Das transformativste Feature ist die Möglichkeit, jede E-Mail mit einem einzigen Klick in eine Aufgabenkarte auf einem visuellen Kanban-Board umzuwandeln. Das Projekt und die Konversation, die es ausgelöst hat, sind nicht mehr getrennt; sie sind ein und dasselbe.
Gmelius ist das perfekte Tool, weil es geteilte Posteingänge, sodass Teams Gruppenadressen wie info@ oder support@ verwalten können, ohne Passwörter zu teilen oder ihren persönlichen Posteingang zu verlassen. Unternehmen können E-Mails delegieren, als wären sie Aufgaben, private Notizen zu einem E-Mail-Thread hinzufügen, den nur Ihr Team sehen kann, und den gesamten Arbeitsablauf visuell verfolgen.
Es bringt auch leistungsstarke Automatisierung und KI in Ihren Posteingang. Über eine intuitive Oberfläche können Sie Regeln einrichten, um E-Mails anhand von Schlüsselwörtern oder Absendern automatisch der richtigen Person zuzuweisen.
Die KI kann sogar dabei helfen, Antworten auf häufig gestellte Fragen zu verfassen. Und dank der bidirektionalen Integration mit Slack kannst du automatische Benachrichtigungen an bestimmte Kanäle senden und so sicherstellen, dass alle auf dem Laufenden bleiben, ohne dass manuelle Aktualisierungen im Zusammenhang mit der Aufgabenverwaltung erforderlich sind.
App ziehen ist ein weiterer starker Konkurrent in diesem Bereich und konzentriert sich ebenfalls darauf, Ihren Posteingang in eine Reihe von Kanban-Boards zu verwandeln. Obwohl es sich technisch gesehen nicht um eine Google-Projektmanagement-App handelt, bietet sie eine sehr visuelle und intuitive Möglichkeit, E-Mail-gesteuerte Workflows zu verwalten.
Der Hauptvorteil dieses Google-nativen Ansatzes ist die drastische Reduzierung des Kontextwechsels. Ihre Arbeit und Ihre Projekte befinden sich am selben Ort, was zu einem flüssigeren, effizienteren und anpassungsfähigeren Prozess führt.
Wie fange ich mit dieser Option an?
- Installieren Sie die Gmelius Chrome-Erweiterung, um sie direkt in Ihre Gmail-Oberfläche zu integrieren.
- Erstellen Sie Ihren ersten gemeinsamen Posteingang oder Ihr erstes Kanban-Board anhand eines vorhandenen Gmail-Labels, um die Arbeit Ihres Teams visuell zu organisieren.
- Laden Sie Ihre Teammitglieder ein und führen Sie sie durch die wichtigsten Funktionen, wie das Umwandeln einer E-Mail in eine Aufgabe und das Hinzufügen interner Notizen.
Profis
- Einheitliches Reporting: Verbindet Projektmanagementdaten mit E-Mail-Metriken für umfassende Berichte und erleichtert so die Datenanalyse.
- Verbesserte Sicherheit: Bietet granulare Berechtigungen für mehr Kontrolle als die standardmäßige Gmail-Delegierung.
Nachteile
- Auswirkung auf die Leistung: Browsererweiterungen können möglicherweise die Ladezeit von Gmail verlangsamen.
- Anbieterbindung: Eine tiefe Integration erschwert die spätere Migration auf andere Systeme.
Die Herausforderungen der Nachrüstung von Google Workspace für das Projektmanagement
Die grundlegende Herausforderung bei jedem dieser Ansätze besteht darin, dass Sie eine Produktivitätssuite für einen Zweck nachrüsten, für den sie nicht ausdrücklich konzipiert wurde. Dadurch entsteht inhärente Reibung.
Wenn Sie Sheets and Calendar als Google-Projektmanagement-Tool verwenden, zwingen Sie sie, Aufgaben auszuführen, für die sie nicht entwickelt wurden. Sheets ist ein leistungsstarkes Datentool, aber es fehlen automatische Benachrichtigungen, eine Logik der Aufgabenabhängigkeit und die robuste, fehlersichere Struktur einer echten Datenbank. Wenn ein Projekt wächst, wird das Sheet langsam, unhandlich und anfällig für menschliche Fehler.
In ähnlicher Weise eignet sich Google Calendar hervorragend für die Planung diskreter Ereignisse, aber es ist ein ungeschicktes Tool, um die detaillierten Aufgaben und Zeitpläne eines komplexen Projekts zu verfolgen. Es bietet keinen klaren Überblick über Arbeitsabläufe oder Teamkapazitäten.
Die zweite große Herausforderung ist die Reibung der Integration. Die Verbindung eines separaten Projektmanagement-Tools mit Google-Apps scheint eine perfekte Lösung zu sein, aber die Realität ist oft enttäuschend.
Integrationen können oberflächlich sein und erfordern einen ständigen Kontextwechsel zwischen Ihrem Posteingang, in dem Konversationen stattfinden, und dem Projekttool, in dem die Arbeit nachverfolgt wird. Diese Trennung führt zu Informationssilos und ist ein häufiger Grund für die geringe Akzeptanz bei Teammitgliedern, die nicht noch ein anderes System erlernen möchten.
Lesen Sie auch: Auswahl der besten Projektmanagement-Methodik
Wie Gmelius Projektmanagement, E-Mail-Zusammenarbeit und KI zusammenbringt
Was den Gmelius-Ansatz für Google Workspace-Teams (ehemals Google Suite) so effektiv macht, ist, dass er direkt mit dem Kernproblem der Fragmentierung im Projektmanagementprozess konfrontiert wird.
Es versucht nicht, eine separate, allumfassende Plattform zu sein, die Sie in Ihren Tagesablauf integrieren müssen. Es beginnt dort, wo Ihre Arbeit beginnt: im Geschäftseingang. Von dort aus werden die Funktionen für Projektmanagement und Zusammenarbeit ergänzt, die Sie in einem Google-Projektmanagement-Tool tatsächlich benötigen.
Die Möglichkeit, neben einer E-Mail ein privates Gespräch im Chat-Stil mit einem Kollegen zu führen, ist eine einfache, aber tiefgreifende Verbesserung gegenüber chaotischen CC- und BCC-Ketten. Die nahtlose Umwandlung dieser E-Mail in eine nachverfolgbare Aufgabe auf einem Kanban-Board schafft einen Arbeitsablauf, der die Projektkommunikation völlig natürlich erscheinen lässt.
Die KI-gestützte Automatisierung, die das Sortieren und Zuweisen von E-Mails erledigt, gibt Projektmanagern und Teammitgliedern die Möglichkeit, sich auf andere, wichtigere Dinge zu konzentrieren.
Am Ende fügt Gmelius nicht nur Funktionen zu Gmail hinzu. Es wird eine neue Art von Arbeitsbereich geschaffen, der intelligenter und kollaborativer ist und sich weniger wie eine Sammlung separater Apps anfühlt, sondern eher wie eine einzige, intelligente Plattform, auf der Sie Ihre Arbeit erledigen können. Für jedes Unternehmen, das sich dem Google-Apps-Ökosystem verschrieben hat, ist dies eine leistungsstarke und willkommene Entwicklung.
.avif)
.jpg)
.avif)
