Gmail-Labels: Vollständige Anleitung zur Organisation Ihres Posteingangs

Gmail-Labels sorgen für eine schnelle Organisation und reduzieren den Zeitaufwand für das Abrufen von Informationen. Bezeichnungen in Gmail bieten Flexibilität mit Funktionen wie Farbcodierung und Unterbeschriftungen und sind damit vielseitiger als herkömmliche Ordner. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den Organisationsprozess und sorgt so für einen ordentlichen, umsetzbaren und gut organisierten Posteingang.

Fahren Sie mit der Antwort fort, die Sie jetzt benötigen:

• So erstellen Sie ein Gmail-Label
• So teilen Sie ein Gmail-Label
• So fügen Sie Gmail-Labels mit Filtern hinzu
• So bearbeiten Sie ein Etikett
• So erstellen Sie ein verschachteltes Gmail-Label
• So suchen Sie innerhalb von Labels
• So verwalten Sie Aufgaben mithilfe von Gmail-Labels
• Bewährte Methoden für die Verwendung von Gmail-Labels

Wenn Ihr Team täglich Stunden mit E-Mails verbringt, Gmelius kann dir helfen, dich zu organisieren. ‍

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Gmail-Labels sind ein leistungsstarkes Tool zum Organisieren Ihres Posteingangs und erleichtert das Auffinden bestimmter E-Mails. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ordnern können Sie mit Gmail-Labels einer einzelnen E-Mail mehrere Labels zuweisen, was Ihnen mehr Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten bietet. Das bedeutet, dass Sie eine E-Mail auf verschiedene Arten kategorisieren können, sodass Sie sie später leichter finden können. Beispielsweise kann eine E-Mail von einem Kunden über ein Projekt sowohl unter „Kunde“ als auch unter „Projekt“ gekennzeichnet werden, sodass Sie sie unabhängig vom Kontext, in dem Sie suchen, finden können.

Durch die Verwendung von Gmail-Labels können Sie Ihre E-Mail-Verwaltung optimieren und den Zeitaufwand für die Suche nach wichtigen Nachrichten reduzieren. Egal, ob Sie persönliche E-Mails verwalten oder sich mit einem Team abstimmen, Labels können Ihnen helfen, Ihren Posteingang organisiert und effizient zu halten.

In Gmail können Teammitglieder ein Label erstellen, um gesendete, empfangene oder verfasste E-Mails zu kategorisieren. Mit anderen Worten, Labels sind eine einfache Möglichkeit, deinen Posteingang zu organisieren und Ordnung zu schaffen.

Gmail-Labels sind über die linke Seitenleiste zugänglich, angezeigt mit einem pfeilförmigen Symbol (mehr dazu, wie man sie einfärbt).

Gmail-Labels und Ordner im Vergleich

Ähnlich wie Ordner gruppieren Labels relevante E-Mails. Gmail-Nutzer können einer E-Mail jedoch für zusätzliche Flexibilität mehrere Labels hinzufügen —im Gegensatz zu E-Mail-Ordner.

Vertriebsteams können beispielsweise E-Mail-Labels verwenden, um ihren gemeinsamen Posteingang zu organisieren, indem sie verschiedene Labels wie „Leads“, „Kontakte“ und „Angebote“ erstellen. Projektmanager hingegen könnten ein Label für ein bestimmtes Projekt erstellen und ein anderes, um E-Mails von einem externen Anbieter zu klassifizieren.

Das Erstellen eines Labels ist einfach. Jeder eingeloggte Gmail-Nutzer hat 3 Optionen:

1. Wählen Sie in einer E-Mail oben im Fenster das Symbol „Label As“ aus. Wählen Sie dann „Neues Etikett erstellen“ und benennen Sie das Etikett entsprechend.
2. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „Neues Label erstellen“ und geben Sie den Namen der Kategorie und, falls erforderlich, die Unterkategorie ein.
3. Wählen Sie in der oberen rechten Fensterecke das Zahnradsymbol und dann „Einstellungen“ aus dem Drop-down-Menü. Wählen Sie als Nächstes „Labels“ und dann „Neues Label erstellen“.

E-Mail-Lösungen sind für viele von großem Nutzen, wurden jedoch ursprünglich für den individuellen Gebrauch entwickelt. Dies stellt moderne Teams, die abteilungs-, büro-, standort- und zeitzonenübergreifend zusammenarbeiten, vor ernsthafte Hindernisse. Mit Gmelius können Sie teile deine Labels mit deinem Team. Teams können bestehende Labels erstellen, verwalten und mit anderen Teammitgliedern oder externen Kontakten teilen. Alle Mitglieder, die einem gemeinsamen Label angehören, haben Zugriff auf die unter dem Label hinterlegten E-Mails — und auf vollständige E-Mail-Threads (einschließlich zukünftiger Antworten). Das Teilen von Labels kann Transparenz und Rechenschaftspflicht fördern rund um Team-E-Mails, die eine effiziente und erfolgreiche Teamzusammenarbeit weiter unterstützen.

Und wenn dein Team auf Slack ist, kannst du sogar die Gmelius Slack-Integration um eine vollständige Synchronisation zwischen geteilten Labels und deinen ausgewählten Slack-Kanälen herzustellen.

Für weitere Details mit Screenshots folgen Sie dem Artikel auf wie erstelle ich ein geteiltes Label.

Sie können ein Etikett zwar jederzeit manuell hinzufügen, aber durch die Automatisierung des Vorgangs sparen Sie eine Menge Zeit. Je nach Anwendungsfall gibt es mehrere Möglichkeiten, E-Mails automatisch Labels hinzuzufügen.

Verwenden Sie Filter, um ein Label hinzuzufügen

Sie können ein Label mithilfe eines Filters hinzufügen. Es ist schnell, einfach und ermöglicht Ihnen automatisiere deinen Posteingang Kategorien:

1. Klicken Sie in Gmail auf das Zahnradsymbol und wählen Sie „Einstellungen“.
2. Klicken Sie anschließend oben auf „Filter und blockierte Adressen“.
3. Wählen Sie „Erstellen“, um einen neuen Filter anzuwenden.
4. Wählen Sie aus, wie die E-Mail gefiltert werden soll. Sie könnten beispielsweise bestimmte Wörter oder den Namen des Absenders verwenden.
5. Klicken Sie bei dieser Suche auf „Filter erstellen“.
6. Markieren Sie „Posteingang überspringen“ und „Anwenden“, um das Etikett anzubringen.
7. Klicken Sie auf „Filter erstellen“.

Hinzufügen oder Entfernen von Etiketten in großen Mengen

Sie können Labels auch ganz einfach auf einmal zu mehreren E-Mails hinzufügen oder entfernen, indem Sie die folgenden einfachen Schritte ausführen:

1. Wählen Sie die eingehenden Nachrichten aus, zu denen Sie bestimmte Labels hinzufügen oder entfernen möchten.
2. Klicken Sie oben auf das Symbol „Label As“.
3. Wählen Sie entweder Beschriftungen aus oder deaktivieren Sie sie.
4. Klicken Sie auf „Anwenden“.

Verwenden Sie die Schaltfläche „Verschieben zu“, um ein Etikett anzubringen

Mit der Schaltfläche „Verschieben zu“ können Benutzer E-Mails mit wenigen Klicks archivieren.

1. Öffnen oder wählen Sie die E-Mail (s) aus, die Sie verschieben möchten.
2. Wählen Sie oben das Symbol „Verschieben nach“.
3. Wählen Sie den Zielordner oder das Ziellabel aus, unter das Sie die E-Mail (s) verschieben möchten.

Um mehr als eine E-Mail zu verschieben, wählen Sie einfach mehrere E-Mails aus und ziehen Sie sie in ein ausgewähltes Label aus Ihrem Gmail-Posteingang.

Labels zu ausgehenden E-Mails hinzufügen

Das Hinzufügen von Labels zu ausgehenden E-Mails ermöglicht es Teams, die an einem organisierten Ort gespeicherten Informationen gründlich aufzuzeichnen. Um das zu tun:

1. Verfassen Sie eine Nachricht aus Ihrem Gmail-Konto
2. Wählen Sie das Symbol „Weitere Optionen“ (die drei gestapelten Punkte auf der rechten Seite) in der Werkzeugleiste am unteren Rand des Erstellungsfensters.
3. Wählen Sie „Labels“ aus dem neuen Menü, das sich öffnet.
4. Ein weiteres Menü mit den verfügbaren Bezeichnungen wird angezeigt. Markieren Sie die, die Sie verwenden möchten. Oder wählen Sie „Neu erstellen“ und geben Sie Ihren neuen Labelnamen ein.
5. Bei Bedarf können Sie die Nachricht auch aus demselben Menü mit einem Stern versehen.
6. Wählen Sie den Nachrichtentext erneut aus, um alle Menüs zu schließen.
7. Verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie wie gewohnt auf Senden. Die von Ihnen ausgewählten Labels werden auf die Nachricht und alle laufenden E-Mail-Ketten angewendet.

Hinzufügen von Labels und Erstellen von Vorlagen mithilfe der erweiterten Automatisierung

Gmail ist wohl der funktionsreichste E-Mail-Anbieter auf dem Markt. Um die effektivsten Ergebnisse zu erzielen, benötigen Sie jedoch erweiterte Automatisierungsfunktionen wie E-Mail-Vorlagen und -Sequenzen. Gmelius ermöglicht Benutzern das Erstellen, Teilen und Senden personalisierte E-Mail-Vorlagen und automatisierte Folgesequenzen, die auf den Interaktionen der Empfänger basieren.

Um dies zu tun, müssen Sie zunächst installiere Gmelius und erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage mit der Funktion „Label As“. Sobald eine Vorlage im Fenster zum Verfassen ausgewählt wurde, wird das Etikett automatisch angewendet.

Sequenzen können auch als erweiterte Automatisierungsfunktion verwendet werden. Wann Erstellen einer automatisierten Sequenz, können Sie Gmelius anweisen, in bestimmten Phasen des Workflows Labels hinzuzufügen.

Alle E-Mail-Vorlagen, Sequenzen und Konversationen werden in Echtzeit in Ihrem gesamten Team und auf allen Geräten synchronisiert. Sobald Sie eine Antwort erhalten, finden Sie die E-Mail unter dem von Ihnen ausgewählten Label.

Sobald Sie ein Label in Gmail erstellt haben, können Sie auch Farbe, Namen und Sichtbarkeit des Labelsymbols bearbeiten um Ihre Gmail-Labels skalierbarer zu verwalten und Ihren Gmail-Posteingang langfristig zu organisieren.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Etikett zu bearbeiten:

1. Öffnen Sie Gmail auf einem Computer (Labels können nicht in der Gmail-App bearbeitet werden).
2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf der linken Seite der Seite über den Namen Ihres Labels.
3. Klicken Sie im Dropdownmenü auf den Abwärtspfeil.
4. Klicken Sie auf „Bearbeiten“.
5. Nehmen Sie Änderungen an Ihrem Etikett vor.
6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Bei komplexeren Projekten können Benutzer Beschriftungen innerhalb übergeordneter (übergeordneter) Kategorien verschachteln. Zum Beispiel, wenn Ihre Firma Folgendes anbietet Buchhaltung und Steuerdienstleistungen, du kannst für jeden Kunden, den du betreust, eine übergeordnete Bezeichnung für „Steuern“ und Unterbezeichnungen erstellen.

So richten Sie ein verschachteltes Label in Gmail ein:

1. Wählen Sie das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Fensters und wählen Sie „Einstellungen“ aus dem Drop-down-Menü.
2. Wählen Sie „Labels“, wenn der Tab Labels nicht angezeigt wird.
3. Wählen Sie „Neues Etikett erstellen“ und geben Sie einen neuen Labelnamen ein.
4. Wählen Sie im Drop-down-Menü im Labelbereich „Nest“ ein übergeordnetes Etikett aus.
5. Wenn Sie ein vorhandenes Unterlabel auf ein anderes übergeordnetes Label verschieben müssen, navigieren Sie zum Abschnitt „Labels“ und suchen Sie das Label, das Sie ändern möchten.
6. Wählen Sie in der Spalte „Aktionen“ die Option „Bearbeiten“ aus.
7. Wählen Sie im Drop-down-Menü unter der Bezeichnung „Nest“ ein neues übergeordnetes Etikett aus.
8. Klicken Sie auf „Erstellen“ oder „Speichern“.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Verschachtelung eines Labels aufzuheben:

1. Suchen Sie im Abschnitt „Labels“ das Sublabel, das Sie konvertieren möchten.
2. Wählen Sie in der Spalte „Aktionen“ die Option „Bearbeiten“ aus.
3. Deaktiviere das Label „Nest“.
4. Wählen Sie „Speichern“.

Die Suche mit mehreren Filtern kann einschüchternd sein, aber Sie können viel erreichen, wenn Sie die richtigen Abfragen haben. Sie können beispielsweise nach allen E-Mails unter einem Label suchen, die von einer bestimmten E-Mail-Adresse gesendet wurden.

Gehen Sie wie folgt vor, um zu suchen:

1. Geben Sie in der Suchleiste oben in Gmail das „label: label_title“ ein.
2. Markieren Sie mit den Aufwärts- und Abwärtspfeiltasten das Etikett, das Sie öffnen möchten.
3. Klicken Sie auf „Enter“, um die E-Mails in diesem Label anzuzeigen.
4. Drücken Sie die Leertaste hinter dem Labelnamen und geben Sie den Text ein, nach dem Sie innerhalb des Labels suchen möchten. Wenn Sie beispielsweise nur E-Mails von einer E-Mail-Adresse sehen möchten, geben Sie das Label ein: „label_title email_address“.

Gmail-Labels bieten viele einzigartige Optionen zum Organisieren von Aufgaben. Mit Gmelius können Teams Aufgaben und Projekte mit Labels verwalten, da unsere einzigartige Plattform eine Projektmanagement-Suite aus Gmail heraus. Teams können Verwandeln Sie Labels direkt in Gmail in Kanban-Boards. E-Mails werden zu Aufgabenkarten, die Sie leicht visualisieren können. Sie können sie von einer Spalte in eine andere verschieben, um Aufgaben schneller zu erledigen.

Mit leistungsstarken Automatisierungsfunktionen können Teammitglieder Regeln festlegen, um Aufgaben automatisch in der rechten Spalte zu platzieren, sodass Sie Aufgabenkarten nicht manuell per Drag-and-Drop verschieben müssen. Teammitglieder können aus einem Label auch ein Kanban-Board machen.

Mit Gmelius können Sie sogar Ihre Kanban-Boards in Trello integrieren. Unser 2-Wege-Integration von Gmail zu Trello ermöglicht es Ihnen, Ihre Boards in Echtzeit zu synchronisieren, um Datenstreuung oder Kommunikationslücken zu reduzieren.

Wenn dein Team bereits ein maßgeschneidertes Board auf Trello hat, aber die Option haben möchtest, von Gmail aus zu arbeiten, kannst du deine Trello-Boards mit Gmelius in Gmail importieren.

Um mehr über unsere bidirektionale Integration von Gmail zu Trello zu erfahren, lies das Artikel.

Gmail-Labels sind eine großartige Funktion der Gmail-Funktionalität, mit der Sie Ihren Arbeitsablauf nach Projekt, Kunde und mehr anpassen und organisieren können! Gmail allein macht jedoch nicht alles. Zum Glück ermöglicht die leistungsstarke Kombination von Gmail und Gmelius Teams, produktiver zu arbeiten, Zeit zu sparen und die Transparenz und Abstimmung zu verbessern.

Tipps für die effektive Verwendung von Gmail-Labels

Hier sind einige Tipps für die effektive Verwendung von Gmail-Labels:

1. Verwenden Sie mehrere Labels: Weisen Sie einer einzelnen E-Mail mehrere Labels zu, um sie auf unterschiedliche Weise zu kategorisieren. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, E-Mails anhand verschiedener Kontexte zu finden.
2. Verschachtelte Beschriftungen erstellen: Erstellen Sie verschachtelte Labels, um verwandte E-Mails unter einem übergeordneten Label zu organisieren. Sie können beispielsweise ein übergeordnetes Label für „Projekte“ und verschachtelte Labels für jedes spezifische Projekt verwenden. Das Gleiche gilt für Kunden, Abteilungen und Mitarbeiter.
3. Verwenden Sie Labels für Benachrichtigungen: Verwenden Sie Labels, um zu steuern, welche Nachrichten Benachrichtigungen auslösen, und ermöglichen Sie so individuellere Benachrichtigungseinstellungen.
4. Halten Sie Ihre Labelliste organisiert: Organisieren Sie Ihre Labelliste, indem Sie Labels nach Bedarf ein- oder ausblenden. Dies trägt dazu bei, einen übersichtlichen und fokussierten Posteingang aufrechtzuerhalten.
5. Verwenden Sie Labels für intelligentere Suchen: Verwenden Sie Bezeichnungen als Variablen bei der Suche, um die Ergebnisse einzugrenzen und das Auffinden bestimmter Nachrichten zu erleichtern.
6. Beschriftungen beim Komponieren anbringen: Versehen Sie neue Nachrichten beim Verfassen mit Labels, um sicherzustellen, dass die E-Mail und alle Antworten organisiert bleiben.
7. Lassen Sie Gmail Labels für Sie anbringen: Lassen Sie Gmail mithilfe von Gmail-Filtern oder Gmelius-Regeln Labels auf der Grundlage bestimmter Kriterien auf Nachrichten anwenden. Das hilft dir, Zeit zu sparen und dein E-Mail-Management zu optimieren.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie das Beste aus Gmail-Labels herausholen und Ihr E-Mail-Management effizienter und effektiver gestalten.

Sind Sie bereit, Ihren Posteingang mithilfe von Gmail-Labels zu organisieren? Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und verbessern Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Melde dich an heute!