Tantos como 59% de los trabajadores estadounidenses ahora trabajan de forma remota, todo o la mayor parte del tiempo. A medida que más empresas se adaptan a una «nueva normalidad» tras la pandemia mundial, los desafíos de comunicación para trabajar a distancia son cada vez más frecuentes. Estos desafíos incluyen:
Los desafíos de la comunicación en el trabajo remoto y cómo resolverlos
Ofrecer alojamientos de trabajo remotos e híbridos crea entornos positivos para los equipos. Un reciente Encuesta Flexjobs revela que de los 4.000 empleados posteriores a la pandemia, el 58% prefiere puestos remotos a tiempo completo, mientras que el 39% prefiere un acuerdo híbrido.
En esta nueva era de trabajo remoto, todo gira en torno a la flexibilidad. Los empleados quieren poder recoger a sus hijos de la escuela o empezar a trabajar más tarde para adaptarse a sus asuntos personales, y todo ello sin dejar de soportar una carga de trabajo a tiempo completo. Los gerentes han adoptado este nuevo paradigma para retener a los empleados valiosos, pero quizás lo más importante es que los empleados felices producen un trabajo de mayor calidad. Sin embargo, el personal remoto conlleva una serie de desafíos de comunicación.
Estos son cinco desafíos de comunicación comunes para los equipos remotos y sugerencias de posibles soluciones.
1. Comunicación interna del equipo
Restringir la colaboración a los canales en línea puede presentar muchos desafíos. La falta de comunicación es inevitable, pero si tenemos en cuenta las frecuentes notificaciones de innumerables correos electrónicos, chats instantáneos y llamadas de Zoom, se complica aún más el problema de la comunicación. Los trabajadores remotos luchan por encontrar el equilibrio adecuado entre responder a las consultas en un plazo razonable y mantener el resto de la correspondencia empresarial organizada.
Solución: utilice bandejas de entrada compartidas para una comunicación eficiente
Buzones de entrada compartidos permiten a los miembros del equipo gestionar las direcciones de correo electrónico de la empresa de forma conjunta desde una sola ubicación. Sin esta herramienta, los empleados intentan coordinarse a través de cuentas de correo electrónico individuales o compartir una cuenta de correo electrónico de la empresa con el mismo nombre de usuario y contraseña.
Algunas consultas por correo electrónico no se pueden resolver con una sola respuesta y requieren intercambios adicionales antes de resolver un problema. Las cuentas individuales pueden crear varias cadenas de correo electrónico, hacer llamadas y reenviarlas. Con las bandejas de entrada compartidas, los empleados pueden enviar los correos electrónicos de la empresa a la vez, lo que elimina la necesidad de tener cadenas largas.
Además de eliminar estos problemas, las bandejas de entrada compartidas también aumentan la seguridad a nivel individual y empresarial. Los usuarios solo necesitan iniciar sesión en sus bandejas de entrada personales para acceder a la bandeja de entrada compartida, lo que también elimina la necesidad de cambiar de pestaña y compartir contraseñas.
Cómo usar Gmelius para una comunicación simplificada
Gmelius reemplaza los abarrotados grupos de Google, los alias de los equipos y las mesas de ayuda externas por una herramienta de bandeja de entrada compartida de Gmail. Gmelius funciona desde Gmail para una comunicación y una colaboración fluidas.
Cuando un miembro del equipo inicia sesión en Gmail, puede acceder a los correos electrónicos que se le han asignado desde la vista «asignada» en el panel lateral izquierdo. Justo debajo encontrarás las categorías de correos electrónicos «pendientes» y «cerrados», para que los equipos puedan obtener información actualizada sobre el estado de la correspondencia de un vistazo y priorizar las respuestas en consecuencia.
La barra lateral de Gmelius permite a los gerentes elegir qué miembros del equipo reciben correos electrónicos específicos, lo que simplifica aún más el proceso de asignación. Los miembros también pueden añadir una nota de estado o de correo electrónico para dar más contexto a la tarea. Por ejemplo:
«Este cliente desea renovar su contrato, pero tiene algunas preguntas sobre su facturación. ¿Puedes rellenarlas en nuestra política de renovación?»
2. Gestión de proyectos
Las diferencias de zona horaria, los horarios flexibles y la correspondencia digital hacen que la gestión remota de proyectos sea un desafío. Es fácil reunir a los empleados in situ en una sala de conferencias para hablar sobre el último proyecto de la empresa. Sin embargo, reunir a varios empleados remotos para una llamada programada de Zoom es infinitamente más difícil. La programación en sí misma puede ser una molestia, pero garantizar que cada tarea del proyecto se asigne y complete a tiempo es considerablemente más complejo.
Solución: organizar las tareas en un solo lugar
Invertir en herramientas para optimizar las tácticas organizativas es una solución que muchas organizaciones remotas pueden adoptar. Por ejemplo, herramientas como Trello ofrecen listas en línea al estilo Kanban, lo que crea un flujo de trabajo estructurado para cada tarea.
Este método de gestión de proyectos crea una responsabilidad clara y ofrece actualizaciones visuales del estado en una plataforma, en lugar de utilizar varios canales para analizar los muchos y variados detalles.
Cómo usar Gmelius para la gestión de proyectos
Ofertas de Gmelius Tableros Kanban de Gmail como una función de gestión de proyectos que permite a los miembros del equipo convertir los correos electrónicos en tarjetas de tareas y gestionar los proyectos de forma visual directamente desde Gmail. De este modo, los equipos pueden gestionar juntos los tableros Kanban para ayudar a identificar las tareas del proyecto que aún deben asignarse, las que están en curso y las que están pendientes.
Como ventaja adicional, los tableros Kanban de Gmelius se integran con Trello. Los tableros Kanban de Gmail se pueden convertir en tableros de Trello con solo unos pocos clics. Los correos electrónicos, las tareas y las fechas de entrega se sincronizan en tiempo real tanto en Gmail como en Trello, lo que elimina la tediosa tarea de ir y venir de una aplicación a otra. Según sus preferencias, los miembros del equipo pueden trabajar desde Gmail o Trello. Los equipos también pueden compartir el progreso con socios externos para ofrecer información sobre el progreso de una tarea. La comunicación se agiliza, lo que se traduce en mejores oportunidades de colaboración y una visión consolidada del proyecto, así como de sus tareas individuales.
3. Demasiadas herramientas, muy poco tiempo
A medida que aumenta nuestra dependencia de la comunicación en línea, también aumenta nuestra necesidad de herramientas para facilitar esa comunicación. La mayoría de las empresas operan utilizando plataformas como Microsoft 365 o Espacio de trabajo de Google, a la vez que se integra con otras plataformas. Si bien cada plataforma tiene un propósito específico, administrar múltiples conversaciones y tareas en varios lugares se convierte en un desafío.
Solución: centralizar la comunicación
La clave para unificar la comunicación es utilizar una herramienta integral. Las empresas deben evaluar sus gastos para identificar los cuellos de botella y también para detectar las «fugas» que supongan una posible pérdida de beneficios. Las suscripciones y licencias mensuales para el acceso profesional a un puñado de herramientas organizativas se acumulan rápidamente, lo que crea una posibilidad innecesaria de sufrir una hemorragia financiera. En cambio, las empresas pueden invertir en una sola herramienta que lo haga todo, como una navaja suiza con software. Esta consolidación no solo aportará simplicidad, sino que una sola plataforma eliminará la necesidad de capacitar a varios empleados sobre diferentes herramientas.
Cómo usar Gmelius para centralizar la comunicación
Ya hemos explorado la solución de bandeja de entrada compartida que ofrece Gmelius para simplificar la administración del correo electrónico y colaborar más fácilmente. Además de esta solución compacta, Gmelius también permite a los equipos expandirse mediante integraciones con una variedad de herramientas de software y aplicaciones populares. Para ayudar a unificar las comunicaciones de tu equipo en una sola plataforma, Gmelius se integra con herramientas cotidianas como Slack, Google Workspace, Zoom y Loom para que los miembros del equipo puedan sincronizar las conversaciones y programar reuniones desde Gmail. Esto permite a los equipos ampliar su alcance a través de diferentes canales de comunicación, al tiempo que los gerentes controlan la estrategia general, así como los gastos de la empresa.
4. Gestión del tiempo
Hay un número limitado de horas trabajables en un día. La belleza del trabajo remoto es tener la flexibilidad de elegir cómo y cuándo completar sus tareas. Si bien muchas empresas siguen optando por un horario de trabajo tradicional, otras están imponiendo el estándar Horario de 9 a 5 un concepto moribundo. Sea cual sea el modelo que elija, la comunicación a menudo presenta un desafío debido al aumento del número de herramientas digitales. Incluso con un horario flexible, la coordinación en línea por correo electrónico y mensajería instantánea sigue ocupando un valioso tiempo de trabajo.
Solución: automatice las tareas para acelerar el flujo de trabajo
Para los trabajadores remotos, la optimización de las horas de trabajo es vital para una gestión eficaz del tiempo. Las distracciones llegan inesperadamente y de diversas formas, desde videoconferencias adicionales hasta un aumento de las respuestas por correo electrónico y los mensajes instantáneos.
Automatización ayuda a aprovechar al máximo sus horas de trabajo. La mayoría de las tareas menores se pueden automatizar, especialmente si tu equipo utiliza una bandeja de entrada compartida de Gmail. Si bien el correo electrónico consume horas del día de un trabajador promedio, puedes eliminar las tareas repetitivas si configuras reglas de automatización para:
- enviar respuestas automáticas
- programar correos electrónicos
- ordenar correos electrónicos
- eliminar correos electrónicos no deseados
- enviar recordatorios por correo electrónico
La utilización de reglas de automatización agiliza el trabajo pesado, lo que permite a los equipos centrarse en las tareas críticas.
Cómo usar Gmelius para la gestión del tiempo
Gmelius ofrece potentes reglas de automatización para agilizar los procesos diarios de la empresa, y el correo electrónico sigue siendo el centro de la mayoría de las operaciones de la empresa. Como herramienta esencial en las operaciones diarias, los errores de comunicación son inevitables. Gmelius reduce la posibilidad de errores al permitir a los equipos establecer reglas de automatización del flujo de trabajo para asignar y delegar tareas, automatizar los correos electrónicos de la empresa, mejorar los tiempos de respuesta y garantizar las políticas de SLA, de modo que nunca pierdas la oportunidad de tener éxito.
La imagen de arriba ilustra la automatización del flujo de trabajo. Si un correo electrónico contiene la palabra «devolución», puede asignarse directamente a John, el miembro del equipo que gestiona las devoluciones. Esto ayuda a agilizar las solicitudes de atención al cliente y a garantizar que los correos electrónicos reciban respuestas rápidas.
Los correos electrónicos que contienen la palabra «pedido» se pueden asignar automáticamente a un tablero Kanban designado para pedidos. Las reglas de automatización de Gmelius revolucionan la forma en que operan las empresas al reducir las distracciones comunes y aumentar las operaciones diarias con solo unos pocos clics.
5. Seguimiento de la productividad
Con los miembros del equipo repartidos por varias ubicaciones, es difícil para los gerentes determinar si un flujo de trabajo es productivo. Además, garantizar una carga de trabajo equilibrada entre los miembros del equipo es aún más complicado sin la opción de pasar por la oficina de un empleado para charlar rápidamente.
Solución: Reuniones y análisis = una receta para el éxito
La programación de reuniones adicionales o llamadas de registro mantiene a los gerentes informados sobre los estados individuales de los miembros. Estas visitas también ayudan a aumentar la moral del equipo, ya que ofrecen una oportunidad adicional de conectarse en el solitario mundo del trabajo remoto. La analítica ofrece una visibilidad clara del progreso de su equipo y ayuda a las empresas a identificar oportunidades de mejora. Una mayor transparencia ayuda a los gerentes a comprender mejor el tiempo necesario para completar los proyectos y a medir los cambios en la eficiencia del flujo de trabajo.
Cómo usar Gmelius para realizar un seguimiento de la productividad
Gmelius tiene dos funciones principales que ayudan a los gerentes a conectarse con los miembros del equipo para resolver los desafíos de la comunicación remota: el programador de reuniones de Gmelius y la integración del calendario de Google. Ambas funciones simplifican el proceso de programación de reuniones porque Gmelius permite a los miembros del equipo compartir la disponibilidad de los calendarios desde Gmail. Ya no necesitas salir de tu bandeja de entrada para conectarte con tus compañeros. Solo tienes que enviar tu disponibilidad y los miembros del equipo podrán seleccionar la hora de reunión adecuada y, al mismo tiempo, insertar un enlace de Zoom o Google Meet para agilizar el proceso.
Además, Gmelius ofrece un equipo análisis para ofrecer a los administradores una visibilidad instantánea de la actividad de Gmail de un equipo. La analítica genera informes detallados sobre los proyectos y la carga de trabajo del equipo que se pueden filtrar por equipo, productividad o conversaciones específicas. La analítica de Gmelius facilita la supervisión de los estados y los tiempos de resolución de las actividades importantes.
El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) es una métrica fundamental para garantizar el crecimiento. Gmelius lo hace posible al ofrecer a los gerentes una visión interna de las conversaciones de correo electrónico asignadas, así como del tiempo promedio que se tarda en cerrar las tareas. La optimización continua mantiene un control estricto del rendimiento del equipo y permite ajustar los flujos de trabajo empresariales en función de los momentos de mayor actividad y productividad. Las métricas también garantizan que la carga de trabajo se distribuya de manera uniforme entre los miembros del equipo para evitar el agotamiento de los empleados o la sobrecarga de tareas.
La comunicación presenta desafíos intrínsecos para los equipos remotos. La forma en que una empresa aborda estos desafíos es lo que determina si el resultado de una operación es exitoso o no. Gmelius ofrece una plataforma escalable de comunicación y colaboración que es ideal para equipos remotos e híbridos. Con todo, desde la comunicación hasta el análisis, ubicados en una plataforma perfecta, los administradores remotos pueden abordar los desafíos de comunicación de manera proactiva.
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