Tantos quanto 59% dos trabalhadores dos EUA agora trabalham remotamente — todo ou na maior parte do tempo. À medida que mais empresas se ajustam a um “novo normal” após a pandemia global, os desafios de comunicação de trabalho remoto estão se tornando mais predominantes. Esses desafios incluem:
Desafios de comunicação de trabalho remoto e como resolvê-los
Oferecer acomodações de trabalho remotas e híbridas cria ambientes positivos para as equipes. Um recente Pesquisa Flexjobs revela que dos 4.000 funcionários pós-pandemia, 58% preferem cargos remotos em tempo integral, enquanto 39% preferem um arranjo híbrido.
Nessa nova era de trabalho remoto, tudo gira em torno da flexibilidade. Os funcionários querem a possibilidade de pegar seus filhos na escola ou começar a trabalhar mais tarde para acomodar questões pessoais, tudo isso enquanto carregam uma carga de trabalho em tempo integral. Os gerentes adotaram esse novo paradigma para reter funcionários valiosos, mas talvez o mais importante seja que funcionários felizes produzem um trabalho de maior qualidade. No entanto, junto com uma equipe remota, surgem vários desafios de comunicação.
Aqui estão cinco desafios comuns de comunicação para equipes remotas e sugestões para possíveis soluções.
1. Comunicação interna da equipe
Restringir a colaboração aos canais on-line pode apresentar muitos desafios. A falta de comunicação acontece inevitavelmente, mas considerar as notificações frequentes de inúmeros e-mails, bate-papos instantâneos e chamadas do Zoom complica ainda mais o problema de comunicação. Os funcionários remotos lutam para encontrar o equilíbrio certo entre responder às perguntas dentro de um prazo razoável e manter o restante da organização da correspondência comercial.
Solução: use caixas de entrada compartilhadas para uma comunicação eficiente
Caixas de entrada compartilhadas permite que os membros da equipe gerenciem os endereços de e-mail da empresa juntos em um único local. Sem essa ferramenta, os funcionários tentam coordenar por meio de contas de e-mail individuais ou compartilhar uma conta de e-mail da empresa usando o mesmo login e senha.
Algumas consultas por e-mail não podem ser resolvidas com uma única resposta e exigem trocas adicionais antes de resolver um problema. Contas individuais podem criar várias conversas de e-mail, mensagens e encaminhamentos. Com caixas de entrada compartilhadas, os funcionários podem endereçar e-mails da empresa juntos, eliminando a necessidade de longas conversas.
Além de eliminar esses problemas, as caixas de entrada compartilhadas também aumentam a segurança nos níveis individual e empresarial. Os usuários só precisam fazer login em suas caixas de entrada pessoais para acessar a caixa de entrada compartilhada, o que também elimina a necessidade de alternar guias e compartilhar senhas.
Como usar o Gmelius para uma comunicação simplificada
O Gmelius substitui grupos desordenados do Google, aliases de equipe e centrais de ajuda externas por uma ferramenta de caixa de entrada compartilhada do Gmail. O Gmelius funciona de dentro do Gmail para comunicação e colaboração perfeitas.
Quando um membro da equipe faz login no Gmail, ele pode acessar os e-mails atribuídos a ele a partir de uma visualização “atribuída” no painel lateral esquerdo. Logo abaixo estão as categorias de e-mails “pendentes” e “fechados”, para que as equipes possam obter uma atualização rápida sobre o status da correspondência e priorizar as respostas de acordo.
A barra lateral do Gmelius permite que os gerentes escolham quais membros da equipe receberão e-mails específicos, simplificando ainda mais o processo de atribuição. Os membros também podem adicionar um status ou uma nota por e-mail para obter mais contexto sobre a tarefa. Por exemplo:
“Esse cliente gostaria de renovar o contrato, mas tem algumas dúvidas sobre o faturamento. Você pode preenchê-los em nossa política de renovação?”
2. Gerenciamento de projetos
Diferenças de fuso horário, horários flexíveis e correspondência digital tornam o gerenciamento remoto de projetos um desafio. É fácil reunir funcionários locais em uma sala de conferências para falar sobre o projeto mais recente da empresa. No entanto, reunir vários funcionários remotos para uma chamada agendada do Zoom é infinitamente mais desafiador. O agendamento por si só pode ser um incômodo, mas garantir que cada tarefa do projeto seja atribuída e concluída no prazo é consideravelmente mais complexo.
Solução: organizar tarefas em um único local
Investir em ferramentas para otimizar as táticas organizacionais é uma solução que muitas organizações remotas podem adotar. Por exemplo, ferramentas como o Trello oferecem listas online no estilo Kanban, criando um fluxo de trabalho estruturado para cada tarefa.
Esse método de gerenciamento de projetos cria uma responsabilidade clara e fornece atualizações visuais de status em uma plataforma, em vez de usar vários canais para discutir os diversos detalhes.
Como usar o Gmelius para gerenciamento de projetos
Gmelius oferece Quadros Kanban do Gmail como um recurso de gerenciamento de projetos que permite que os membros da equipe transformem e-mails em cartões de tarefas e gerenciem projetos visualmente diretamente do Gmail. As equipes podem então gerenciar os quadros Kanban juntas para ajudar a identificar quais tarefas do projeto ainda precisam ser atribuídas, o que está em andamento e o que está pendente.
Como um bônus adicional, os quadros Kanban da Gmelius se integram ao Trello. Os quadros Kanban do Gmail podem ser convertidos em painéis do Trello com apenas alguns cliques. E-mails, tarefas e prazos são sincronizados em tempo real no Gmail e no Trello, eliminando a demorada tarefa de alternar entre aplicativos. Com base em suas preferências, os membros da equipe podem trabalhar no Gmail ou no Trello. As equipes também podem compartilhar o progresso com parceiros externos para oferecer informações sobre o progresso de uma tarefa. A comunicação é simplificada, resultando em melhores oportunidades de colaboração e uma visão consolidada do projeto, bem como de suas tarefas individuais.
3. Muitas ferramentas, pouco tempo
À medida que nossa dependência da comunicação on-line aumenta, também aumenta nossa necessidade de ferramentas para facilitar essa comunicação. A maioria das empresas opera usando plataformas como Microsoft 365 ou Espaço de trabalho do Google, ao mesmo tempo em que se integra com outras plataformas. Embora cada plataforma tenha um propósito específico, gerenciar várias conversas e tarefas em vários locais se torna um desafio.
Solução: centralizar a comunicação
A chave para unificar a comunicação é usar uma ferramenta tudo-em-um. As empresas devem avaliar seus gastos para identificar gargalos e também para encontrar “vazamentos”, onde o lucro potencial está sendo perdido. As assinaturas e licenças mensais para acesso profissional a várias ferramentas organizacionais aumentam rapidamente, criando um potencial desnecessário de hemorragia financeira. Em vez disso, as empresas podem investir em uma ferramenta que faz tudo, como um canivete suíço de software. Essa consolidação não só trará simplicidade, mas uma plataforma elimina a necessidade de vários treinamentos de funcionários em ferramentas diferentes.
Como usar o Gmelius para centralizar a comunicação
Já exploramos a solução de caixa de entrada compartilhada que a Gmelius oferece para simplificar o gerenciamento de e-mails e colaborar com mais facilidade. Além dessa solução condensada, o Gmelius também permite que as equipes se expandam por meio de integrações com uma variedade de ferramentas de software e aplicativos populares. Para ajudar a unificar as comunicações da sua equipe em uma única plataforma, o Gmelius se integra a ferramentas diárias, como Slack, Google Workspace, Zoom e Loom, para que os membros da equipe possam sincronizar conversas e agendar reuniões no Gmail. Isso permite que as equipes expandam seu alcance por meio de diferentes canais de comunicação, enquanto os gerentes controlam a estratégia geral, bem como os recursos financeiros da empresa.
4. Gerenciamento de tempo
Há poucas horas úteis em um dia. A beleza do trabalho remoto é ter a flexibilidade de escolher como e quando concluir suas tarefas. Enquanto muitas empresas ainda optam pelo horário de trabalho tradicional, outras estão pronunciando o padrão Programação 9-5 um conceito moribundo. Seja qual for o modelo escolhido, a comunicação geralmente representa um desafio devido ao aumento do número de ferramentas digitais. Mesmo com um horário flexível, a coordenação on-line por e-mail e mensagens instantâneas ainda ocupa um valioso tempo de trabalho.
Solução: automatizar tarefas para agilizar o fluxo de trabalho
Para trabalhadores remotos, otimizar o horário de trabalho é vital para o gerenciamento eficaz do tempo. As distrações chegam inesperadamente e de várias formas, desde videoconferências extras até maiores respostas por e-mail e mensagens instantâneas.
Automação ajuda a aproveitar ao máximo suas horas de trabalho. A maioria das tarefas domésticas pode ser automatizada, especialmente se sua equipe opera usando uma caixa de entrada compartilhada do Gmail. Embora o e-mail consuma horas do dia médio de um trabalhador, você pode eliminar tarefas repetitivas definindo regras de automação para:
- enviar respostas automáticas
- agendar e-mails
- classificar e-mails
- excluir e-mails indesejados
- enviar lembretes por e-mail
A utilização de regras de automação simplifica o trabalho pesado, permitindo que as equipes se concentrem em tarefas críticas.
Como usar o Gmelius para gerenciamento de tempo
O Gmelius oferece regras de automação poderosas para agilizar os processos diários da empresa, e o e-mail ainda está no centro da maioria das operações da empresa. Como ferramenta essencial nas operações diárias, os erros de comunicação são inevitáveis. O Gmelius reduz o potencial de erros ao permitir que as equipes definam regras de automação de fluxo de trabalho para atribuir e delegar tarefas, automatizar e-mails da empresa, melhorar os tempos de resposta e garantir políticas de SLA, para que você nunca perca uma oportunidade de sucesso.
A imagem acima ilustra a automação do fluxo de trabalho. Se um e-mail contiver a palavra “devolução”, ele poderá ser atribuído diretamente a John, o membro da equipe que gerencia as devoluções. Isso ajuda a simplificar as solicitações de suporte ao cliente e garantir que os e-mails recebam respostas rápidas.
E-mails que contêm a palavra “pedido” podem ser atribuídos automaticamente a um quadro Kanban designado para pedidos. As regras de automação da Gmelius revolucionam a forma como as empresas operam, reduzindo as distrações comuns e aumentando as operações diárias com apenas alguns cliques.
5. Monitorando a produtividade
Com os membros da equipe espalhados por vários locais, é difícil para os gerentes determinar se um fluxo de trabalho é produtivo. Além disso, garantir uma carga de trabalho equilibrada entre os membros da equipe é ainda mais complicado sem a opção de passar pelo escritório de um funcionário para uma conversa rápida.
Solução: Reuniões e análises = uma receita para o sucesso
O agendamento de reuniões adicionais ou chamadas de check-in mantém os gerentes informados sobre o status de cada membro. Esses check-ins também ajudam a aumentar o moral da equipe, oferecendo uma oportunidade extra de se conectar no mundo solitário do trabalho remoto. O Analytics oferece uma visibilidade clara de como sua equipe está progredindo e ajuda as empresas a identificar oportunidades de melhoria. O aumento da transparência ajuda os gerentes a entender melhor o tempo necessário para concluir projetos e medir as mudanças na eficiência do fluxo de trabalho.
Como usar o Gmelius para monitorar a produtividade
O Gmelius tem dois recursos principais que ajudam os gerentes a se conectarem com os membros da equipe para resolver desafios de comunicação remota: o agendador de reuniões Gmelius e a integração com o calendário do Google. Ambos os recursos simplificam o processo de agendamento de reuniões porque o Gmelius permite que os membros da equipe compartilhem a disponibilidade do calendário a partir do Gmail. Você não precisa mais sair da caixa de entrada para se conectar com colegas. Basta enviar sua disponibilidade e os membros da equipe podem selecionar um horário de reunião apropriado e, ao mesmo tempo, inserir um link do Zoom ou do Google Meet para agilizar o processo.
Além disso, a Gmelius oferece uma equipe análises para dar aos gerentes visibilidade instantânea das atividades de uma equipe no Gmail. O Analytics gera relatórios detalhados sobre projetos e carga de trabalho da equipe que podem ser filtrados por equipe, produtividade ou conversas específicas. A análise do Gmelius facilita o monitoramento dos status e dos tempos de resolução de atividades importantes.
O rastreamento dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) é uma métrica crítica para garantir o crescimento. O Gmelius torna isso possível ao oferecer aos gerentes uma visão interna das conversas por e-mail atribuídas, bem como do tempo médio para fechar as tarefas. A otimização contínua mantém um controle rígido sobre o desempenho da equipe e permite ajustes nos fluxos de trabalho de negócios com base nos momentos mais movimentados e produtivos. As métricas também garantem que a carga de trabalho seja distribuída uniformemente entre os membros da equipe para evitar o esgotamento dos funcionários ou a sobrecarga de tarefas.
A comunicação apresenta desafios intrínsecos para equipes remotas. A forma como uma empresa enfrenta esses desafios é o que determina o resultado de uma operação como bem-sucedido ou não. A Gmelius oferece uma plataforma escalável de comunicação e colaboração que é ideal para equipes remotas e híbridas. Com tudo, da comunicação à análise, localizado em uma plataforma perfeita, os gerentes remotos podem enfrentar os desafios de comunicação de forma proativa.
Se você está procurando soluções para os desafios de comunicação de trabalho remoto da sua equipe, confira nossos recursos e integrações e saiba como Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. Pronto para começar? Cadastre-se hoje!
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