Para maximizar la eficiencia en un lugar de trabajo, la administración del correo electrónico es esencial. A medida que aumenta la demanda de comunicación en línea, también aumenta la cantidad de correos electrónicos que se envían cada día. Si la bandeja de entrada de una empresa no se administra correctamente, puede provocar un desorden en la bandeja de entrada, una mala comunicación y errores costosos. Estas repercusiones impiden la satisfacción de los empleados y disminuyen la moral del equipo.
Una bandeja de entrada organizada garantiza una línea de comunicación clara entre tú y tu equipo, lo que ayudará a mejorar la productividad y agilizar el flujo de trabajo. Esta pieza explorará ventajas de la administración del correo electrónico y el efecto positivo en el flujo de trabajo para implementar con éxito una mejor solución para su equipo.
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El auge del trabajo remoto
El inicio de la pandemia mundial hizo que muchas empresas recurrieran a soluciones de trabajo remotas o híbridas. Según la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos, antes de la pandemia, solo el 7% de los trabajadores en los Estados Unidos tenían acceso a un «lugar de trabajo flexible» o a opciones de teletrabajo. En Europa, el número es aún más bajo, con 5% de los europeos trabajar regularmente desde casa antes de la COVID-19. Sin embargo, esa cifra ha aumentado desde entonces hasta situarse en torno al 12,3%.
La comunicación por correo electrónico es el núcleo de muchas operaciones, y se prevé que las opciones de trabajo desde casa aumenten. Sin embargo, administrar un equipo remoto está lejos de ser fácil para los gerentes. Los empleados trabajan desde diferentes zonas horarias, lo que dificulta la conexión por correo electrónico y la recepción de respuestas oportunas.
Muchas oficinas presenciales han recurrido a las aplicaciones de mensajería instantánea como su principal medio de comunicación rápida. Si no se recibe una respuesta en un plazo adecuado, los miembros del equipo pueden ir a la oficina de sus colegas o verlos en una reunión. Sin embargo, el estilo de trabajo independiente sitúa la comunicación asincrónica como el método principal para que muchos trabajadores remotos comuniquen información.
Adoptar la comunicación asincrónica
Comunicación asincrónica se produce cuando envías un mensaje sin esperar una respuesta instantánea. Esto ha revolucionado la forma en que los equipos remotos se comunican, ya que les da tiempo suficiente para centrarse en otras tareas sin tener que dar una respuesta inmediata.
Sin embargo, con el auge de la comunicación asincrónica viene una afluencia de correos electrónicos adicionales. Si bien el correo electrónico puede mejorar la comunicación entre el personal y aumentar la productividad, una bandeja de entrada puede salirse de control rápidamente si no se gestiona correctamente.
Para reducir el riesgo de sobrecarga del correo electrónico, las empresas deben implementar una solución sólida que ayude a administrar el correo electrónico en un mundo digital en crecimiento a fin de mejorar la eficiencia del equipo, aumentar la moral y mantener la productividad.
Ventajas de la administración del correo electrónico: ahorre tiempo, mejore la eficiencia y aumente la moral
El flujo de trabajo productivo comienza con una gestión de correo electrónico de calidad. Al igual que un automóvil es tan bueno como su motor, el correo electrónico solo es una herramienta eficaz cuando se gestiona adecuadamente.
Administración de correo electrónico:
Ahorra tiempo
Hemos explorado cómo la comunicación asincrónica puede ayudar a los empleados a centrarse en la tarea al eliminar la necesidad de proporcionar una respuesta inmediata. Sin embargo, la administración del correo electrónico ofrece una variedad de otros beneficios que contribuyen a ahorrar tiempo para su equipo.
Si su empresa utiliza varias bandejas de entrada, es posible que los miembros de su equipo filtren varios correos electrónicos que no se aplican a ellos. En lugar de clasificar innumerables correos electrónicos cada día, los correos entrantes se pueden enviar directamente a una carpeta o etiqueta de correo electrónico (en el caso de Gmail). Para agilizar esta tarea manual, los equipos pueden utilizar la automatización.
Automatización del correo electrónico es cuando los miembros del equipo utilizan la lógica basada en reglas para simplificar las tareas programadas a fin de reducir la intervención humana. Los equipos pueden aplicar filtros para separar los correos electrónicos en las categorías apropiadas para ordenar la bandeja de entrada. Dado que las carpetas y las etiquetas se encuentran en el lateral de una interfaz, se crean mejores oportunidades de organización.
A continuación, se pueden configurar reglas de automatización para transferir automáticamente un correo electrónico a la carpeta o etiqueta correspondiente. Esto es particularmente útil para un departamento que gestiona varios aspectos de la empresa. Por ejemplo, un equipo de contabilidad tendrá que hacer malabares con múltiples áreas de las finanzas.
La mayoría de las solicitudes de contabilidad provendrán del correo electrónico y de muchos clientes diferentes, desde nóminas hasta facturas. Para una gestión eficaz del correo electrónico, los equipos pueden etiquetar las carpetas sobre la solicitud de contabilidad y establecer filtros para que el correo electrónico se elimine después de un período de tiempo específico o se archive para consultarlo en el futuro.
Mejora la productividad
Las distracciones deben minimizarse y el trabajo en equipo debe maximizarse para mejorar la productividad en el lugar de trabajo. Cuando un empleado se distrae, se apodera de él veinte minutos para volver a centrarse en su tarea.
La automatización de las respuestas y las plantillas de correo electrónico puede ayudar a tu equipo a centrarse en las tareas prioritarias en lugar de distraerse con las respuestas de correo electrónico comunes. Gmelius, una herramienta de colaboración y comunicación para Gmail, ofrece plantillas de Gmail para compartir para convertir tus correos electrónicos más efectivos y repetitivos en plantillas personalizadas para compartir con los miembros del equipo.
Luego, se pueden utilizar reglas de automatización simples para abordar los correos electrónicos automáticamente sin distraerse. Cuanto más rápido pueda comunicarse su equipo con sus colegas y clientes, antes podrán continuar con las demás tareas del día.
Aumenta la transparencia
Administrar la bandeja de entrada de una empresa puede ser un desafío para los equipos. No se sabe quién ha enviado los correos electrónicos, lo que a veces puede provocar respuestas duplicadas o solicitudes sin resolver. Para una gestión eficaz del correo electrónico, los equipos deben utilizar una bandeja de entrada compartida.
Los equipos modernos trabajan de forma interdisciplinaria y remota en diferentes zonas horarias y departamentos. Buzones de entrada compartidos ayude a los equipos a gestionar y responder los correos electrónicos de forma conjunta y a compartir y delegar correos electrónicos con todo su equipo. Todos pueden ver la cadena completa y el historial de correos electrónicos, lo que permite una transparencia clara.
Gmelius buscó transformar el concepto de bandeja de entrada compartida estándar y creó una bandeja de entrada compartida colaborativa que se encuentra dentro de Gmail. Una vez instalado, los equipos pueden colaborar entre sí asignando tareas y dejando notas directamente en el lateral de un correo electrónico para mejorar el contexto.
Los miembros del equipo verán los avatares de los demás si ven o responden a un correo electrónico para facilitar la colaboración en tiempo real. Además de las notas de Gmail, las plantillas y los borradores para compartir, Gmelius también ofrece tableros Kanban. Tableros Kanban de Gmail permiten a los equipos convertir cualquier correo electrónico en una tarjeta de tareas que se puede gestionar visualmente.
Los miembros del equipo pueden ver los correos electrónicos asignados y realizar un seguimiento visual del progreso para mantener una responsabilidad clara en todas las tareas. Gmelius crea una plataforma transparente para que los equipos trabajen juntos para administrar los correos electrónicos de manera más eficiente.
Aumenta la moral del equipo
Cuando el correo electrónico se administra correctamente, ayuda a los equipos a mantenerse al día y a trabajar de forma colaborativa en un entorno positivo. Una bandeja de entrada desordenada y un sistema mal gestionado pueden provocar estrés entre los empleados. Los equipos pueden colaborar de manera eficiente y sin errores con una plataforma de administración de correo electrónico como Gmelius. Un correo electrónico organizado aumenta la moral del equipo, lo que, en última instancia, tiene un impacto positivo en la productividad y el rendimiento.
Puede parecer difícil gestionar el correo electrónico como un equipo remoto, pero Gmelius simplifica el proceso al permitir a los equipos gestionar todos los aspectos del correo electrónico a través de una sola plataforma. Al desarrollar buenos hábitos de administración del correo electrónico, tu equipo puede disfrutar de los beneficios de una comunicación más eficiente y funcional.
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