Um die Effizienz am Arbeitsplatz zu maximieren, ist E-Mail-Management unerlässlich. Da die Nachfrage nach Online-Kommunikation steigt, steigt auch die Anzahl der täglich versendeten E-Mails. Wenn der Posteingang eines Unternehmens nicht ordnungsgemäß verwaltet wird, kann dies zu Unordnung im Posteingang, schlechter Kommunikation und kostspieligen Fehlern führen. Diese Auswirkungen beeinträchtigen die Mitarbeiterzufriedenheit und senken die Teammoral.
Ein organisierter Posteingang sorgt für eine klare Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Team, was zur Verbesserung der Produktivität und zur Optimierung der Arbeitsabläufe beiträgt. In diesem Artikel werden Sie Folgendes erkunden Vorteile des E-Mail-Managements und den positiven Effekt auf den Arbeitsablauf, um erfolgreich eine bessere Lösung für Ihr Team zu implementieren.
Erfahren Sie, wie Gmelius das E-Mail-Management und die Teamzusammenarbeit verbessert. Starte deine kostenlose Testversion heute!
Der Aufstieg der Telearbeit
Der Ausbruch der globalen Pandemie veranlasste viele Unternehmen, auf Telearbeit oder hybride Arbeitslösungen umzusteigen. Nach Angaben des U.S. Bureau of Labor Statistics hatten vor der Pandemie nur 7% der Arbeitnehmer in den Vereinigten Staaten Zugang zu einem „flexiblen Arbeitsplatz“ oder zu Telearbeit. In Europa ist die Zahl sogar noch niedriger, und 5% der Europäer vor COVID-19 regelmäßig von zu Hause aus arbeiten. Seitdem ist diese Zahl jedoch auf rund 12,3% gestiegen.
E-Mail-Kommunikation ist das Herzstück vieler Abläufe, und die Möglichkeiten, von zu Hause aus zu arbeiten, werden voraussichtlich zunehmen. Die Leitung eines Teams aus der Ferne ist für Manager jedoch alles andere als einfach geworden. Die Mitarbeiter arbeiten in verschiedenen Zeitzonen, was es schwierig macht, E-Mails zu kontaktieren und zeitnahe Antworten zu erhalten.
Viele persönliche Büros haben sich Instant-Messaging-Apps als primäres Mittel zur schnellen Kommunikation zugewandt. Wenn eine Antwort nicht innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens eingeht, können die Teammitglieder zum Büro ihres Kollegen gehen oder ihn in einer Besprechung erwischen. Aufgrund des unabhängigen Arbeitsstils ist die asynchrone Kommunikation jedoch für viele Mitarbeiter im Homeoffice die wichtigste Methode, um Informationen zu kommunizieren.
Asynchrone Kommunikation befürworten
Asynchrone Kommunikation tritt auf, wenn Sie eine Nachricht senden, ohne eine sofortige Antwort zu erwarten. Dies hat die Art und Weise, wie Remote-Teams kommunizieren, revolutioniert, da so viel Zeit bleibt, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, ohne sofort reagieren zu müssen.
Mit dem Aufkommen der asynchronen Kommunikation geht jedoch ein Zustrom zusätzlicher E-Mails einher. E-Mails können zwar die Kommunikation zwischen Mitarbeitern verbessern und die Produktivität steigern, aber ein Posteingang kann schnell aus dem Ruder laufen, wenn er nicht ordnungsgemäß verwaltet wird.
Um das Risiko einer E-Mail-Überlastung zu verringern, müssen Unternehmen eine robuste Lösung implementieren, die ihnen hilft, E-Mails in einer wachsenden digitalen Welt zu verwalten, um die Effizienz des Teams zu verbessern, die Arbeitsmoral zu steigern und die Produktivität aufrechtzuerhalten.
Vorteile des E-Mail-Managements: Zeit sparen, Effizienz steigern und Arbeitsmoral steigern
Der produktive Arbeitsablauf beginnt mit einem hochwertigen E-Mail-Management. Ähnlich wie ein Auto nur so gut ist wie sein Motor, sind E-Mails nur dann ein effektives Tool, wenn sie angemessen verwaltet werden.
E-Mail-Verwaltung:
Spart Zeit
Wir haben untersucht, wie asynchrone Kommunikation den Mitarbeitern helfen kann, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, da sie nicht sofort reagieren müssen. Das E-Mail-Management bietet jedoch eine Vielzahl weiterer Vorteile, die zur Zeitersparnis für Ihr Team beitragen.
Wenn Ihr Unternehmen mehrere Posteingänge verwendet, kann dies dazu führen, dass Ihre Teammitglieder verschiedene E-Mails durchsuchen, die nicht auf sie zutreffen. Anstatt jeden Tag unzählige E-Mails zu sortieren, können eingehende E-Mails direkt an einen E-Mail-Ordner oder ein E-Mail-Etikett (für Gmail) gesendet werden. Um diese manuelle Aufgabe zu beschleunigen, können Teams Automatisierung nutzen.
E-Mail-Automatisierung ist, wenn Teammitglieder regelbasierte Logik verwenden, um Aufgaben zu rationalisieren, die so programmiert sind, dass menschliche Eingriffe reduziert werden. Teams können Filter anwenden, um E-Mails in die entsprechenden Kategorien zu unterteilen, um den Posteingang aufzuräumen. Da sich Ordner und Beschriftungen an der Seite einer Oberfläche befinden, ergeben sich bessere Organisationsmöglichkeiten.
Automatisierungsregeln können dann so eingerichtet werden, dass eine E-Mail automatisch in den entsprechenden Ordner oder das entsprechende Etikett übertragen wird. Dies ist besonders nützlich für eine Abteilung, die verschiedene Aspekte des Unternehmens verwaltet. Beispielsweise muss ein Buchhaltungsteam mehrere Finanzbereiche unter einen Hut bringen.
Die meisten Buchhaltungsanfragen kommen per E-Mail und von vielen verschiedenen Kunden, von der Gehaltsabrechnung bis hin zu Rechnungen. Für ein effektives E-Mail-Management können Teams Ordner mit der Buchhaltungsanfrage kennzeichnen und Filter einrichten, sodass die E-Mail nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht oder zur späteren Verwendung archiviert wird.
Verbessert die Produktivität
Ablenkungen müssen minimiert und die Teamarbeit muss maximiert werden, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu verbessern. Wenn ein Mitarbeiter abgelenkt wird, übernimmt das die Kontrolle zwanzig Minuten um sich wieder auf ihre Aufgabe zu konzentrieren.
Die Automatisierung von Antworten und E-Mail-Vorlagen kann Ihrem Team helfen, sich auf vorrangige Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich von üblichen E-Mail-Antworten ablenken zu lassen. Gmelius, ein Kollaborations- und Kommunikationstool für Gmail, bietet gemeinsam nutzbare Gmail-Vorlagen um Ihre effektivsten und sich wiederholenden E-Mails in personalisierte Vorlagen umzuwandeln, die mit Teammitgliedern geteilt werden.
Einfache Automatisierungsregeln können dann verwendet werden, um E-Mails automatisch zu adressieren, ohne abgelenkt zu werden. Je schneller Ihr Team mit Kollegen und Kunden kommunizieren kann, desto eher können sie mit anderen Aufgaben des Tages fortfahren.
Erhöht die Transparenz
Die Verwaltung eines Unternehmensposteingangs kann für Teams eine Herausforderung sein. Es ist nicht abzusehen, wer E-Mails adressiert hat, was manchmal zu doppelten Antworten oder ungelösten Anfragen führen kann. Für ein effektives E-Mail-Management müssen Teams einen gemeinsamen Posteingang verwenden.
Moderne Teams arbeiten funktionsübergreifend und remote über Zeitzonen und Abteilungen hinweg. Geteilte Posteingänge helfen Sie Teams dabei, E-Mails gemeinsam zu verwalten und zu beantworten und E-Mails mit Ihrem gesamten Team zu teilen und zu delegieren. Jeder kann die gesamte E-Mail-Kette und den Verlauf einsehen, was für klare Transparenz sorgt.
Gmelius versuchte, das Konzept eines gemeinsamen Standardposteingangs zu transformieren und schuf einen kollaborativen gemeinsamen Posteingang, der sich innerhalb von Gmail befindet. Nach der Installation können Teams zusammenarbeiten, indem sie Aufgaben zuweisen und Notizen direkt am Rand einer E-Mail hinterlassen, um einen besseren Kontext zu schaffen.
Teammitglieder sehen die Avatare der anderen, wenn sie eine E-Mail ansehen oder darauf antworten, um die Zusammenarbeit in Echtzeit zu erleichtern. Zusätzlich zu Gmail-Notizen, Vorlagen und gemeinsam nutzbaren Entwürfen bietet Gmelius auch Kanban-Boards an. Gmail-Kanban-Boards ermöglichen es Teams, jede E-Mail in eine Aufgabenkarte umzuwandeln, die visuell verwaltet werden kann.
Die Teammitglieder können die zugewiesenen E-Mails einsehen und den Fortschritt visuell verfolgen, um eine klare Verantwortlichkeit für alle Aufgaben zu gewährleisten. Gmelius schafft eine transparente Plattform, auf der Teams zusammenarbeiten können, um E-Mails effizienter zu verwalten.
Steigert die Teammoral
Wenn E-Mails richtig verwaltet werden, hilft dies den Teams, den Überblick zu behalten und in einem positiven Umfeld zusammenzuarbeiten. Ein überfüllter Posteingang und ein schlecht verwaltetes System können zu Stress bei den Mitarbeitern führen. Mit einer E-Mail-Management-Plattform wie Gmelius können Teams effizient und fehlerfrei zusammenarbeiten. Eine organisierte E-Mail steigert die Teammoral, was sich letztendlich positiv auf Produktivität und Leistung auswirkt.
Es mag schwierig erscheinen, E-Mails als Remote-Team zu verwalten, aber Gmelius vereinfacht den Prozess, indem es Teams ermöglicht, alle E-Mail-Aspekte über eine Plattform zu verwalten. Durch die Entwicklung guter E-Mail-Management-Gewohnheiten kann Ihr Team die Vorteile einer effizienteren und funktionaleren Kommunikation nutzen.
Entdecken Sie die Vorteile des E-Mail-Managements mit Gmelius. Verbessern Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team —Melde dich an heute!
