Para maximizar a eficiência em um local de trabalho, o gerenciamento de e-mails é essencial. À medida que a demanda por comunicação on-line aumenta, a quantidade de e-mails enviados todos os dias também aumenta. Se a caixa de entrada de uma empresa não for gerenciada adequadamente, isso pode resultar em bagunça na caixa de entrada, comunicação deficiente e erros dispendiosos. Essas repercussões impedem a satisfação dos funcionários e diminuem o moral da equipe.
Uma caixa de entrada organizada garante uma linha clara de comunicação entre você e sua equipe, o que ajudará a melhorar a produtividade e otimizar o fluxo de trabalho. Esta peça explorará benefícios do gerenciamento de e-mail e o efeito positivo no fluxo de trabalho para implementar com sucesso uma solução melhor para sua equipe.
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A ascensão do trabalho remoto
O início da pandemia global fez com que muitas empresas optassem por soluções de trabalho remoto ou híbridas. De acordo com o Bureau of Labor Statistics dos EUA, antes da pandemia, apenas 7% dos trabalhadores nos Estados Unidos tinham acesso a um “local de trabalho flexível” ou a opções de teletrabalho. Na Europa, o número é ainda menor, com 5% dos europeus trabalhando regularmente em casa antes da COVID-19. No entanto, esse número subiu para cerca de 12,3% desde então.
A comunicação por e-mail é o núcleo de muitas operações, com projeções de crescimento das opções de trabalho remoto. Mas gerenciar uma equipe remota está longe de ser fácil para os gerentes. Os funcionários trabalham em diferentes fusos horários, dificultando a conexão por e-mails e o recebimento de respostas oportunas.
Muitos escritórios presenciais adotaram aplicativos de mensagens instantâneas como principal meio de comunicação rápida. Se uma resposta não for recebida em um prazo adequado, os membros da equipe podem ir até o escritório do colega ou encontrá-lo em uma reunião. No entanto, o estilo de trabalho independente coloca a comunicação assíncrona como o principal método para muitos trabalhadores remotos comunicarem informações.
Adotando a comunicação assíncrona
Comunicação assíncrona ocorre quando você envia uma mensagem sem esperar uma resposta instantânea. Isso revolucionou a forma como as equipes remotas se comunicam, pois permite bastante tempo para se concentrar em outras tarefas sem precisar fornecer uma resposta imediata.
Mas com o aumento da comunicação assíncrona, surge um influxo de e-mails adicionais. Embora o e-mail possa melhorar a comunicação entre a equipe e aumentar a produtividade, uma caixa de entrada pode rapidamente sair do controle se não for gerenciada adequadamente.
Para reduzir o risco de sobrecarga de e-mail, as empresas devem implementar uma solução robusta para ajudar a gerenciar e-mails em um mundo digital em crescimento para melhorar a eficiência da equipe, aumentar o moral e manter a produtividade.
Benefícios do gerenciamento de e-mail: economize tempo, melhore a eficiência e aumente o moral
O fluxo de trabalho produtivo começa com um gerenciamento de e-mail de qualidade. Assim como um carro é tão bom quanto seu motor, o e-mail só é uma ferramenta eficaz quando gerenciado adequadamente.
Gerenciamento de e-mail:
Economiza tempo
Exploramos como a comunicação assíncrona pode ajudar os funcionários a se concentrarem na tarefa, eliminando a necessidade de fornecer uma resposta imediata. No entanto, o gerenciamento de e-mails oferece uma variedade de outros benefícios que contribuem para a economia de tempo da sua equipe.
Se sua empresa opera usando várias caixas de entrada, isso pode fazer com que os membros da sua equipe filtrem vários e-mails que não se aplicam a eles. Em vez de classificar inúmeros e-mails todos os dias, os e-mails recebidos podem ser enviados diretamente para uma pasta ou etiqueta de e-mail (para o Gmail). Para agilizar essa tarefa manual, as equipes podem usar a automação.
Automação de e-mail é quando os membros da equipe usam a lógica baseada em regras para agilizar as tarefas programadas para reduzir a intervenção humana. As equipes podem aplicar filtros para separar os e-mails nas categorias apropriadas para organizar uma caixa de entrada. Como as pastas e os rótulos ficam na lateral de uma interface, isso cria melhores oportunidades de organização.
As regras de automação podem então ser definidas para transferir automaticamente um e-mail para a pasta ou etiqueta pertinente. Isso é particularmente útil para um departamento que gerencia vários aspectos da empresa. Por exemplo, uma equipe de contabilidade precisará lidar com várias áreas financeiras.
A maioria das solicitações contábeis virá de e-mail e de muitos clientes diferentes, da folha de pagamento às faturas. Para um gerenciamento eficaz do e-mail, as equipes podem rotular as pastas sobre a solicitação contábil e definir filtros para que o e-mail seja excluído após um período específico ou arquivado para referência futura.
Melhora a produtividade
As distrações devem ser minimizadas e o trabalho em equipe deve ser maximizado para melhorar a produtividade no local de trabalho. Quando um funcionário se distrai, ele assume o controle vinte minutos para se concentrar novamente em sua tarefa.
A automação de respostas e modelos de e-mail pode ajudar sua equipe a se concentrar em tarefas prioritárias em vez de se distrair com respostas comuns por e-mail. O Gmelius, uma ferramenta de colaboração e comunicação para o Gmail, oferece modelos compartilháveis do Gmail para transformar seus e-mails mais eficazes e repetitivos em modelos personalizados compartilhados com os membros da equipe.
Regras simples de automação podem então ser utilizadas para endereçar e-mails automaticamente sem se distrair. Quanto mais rápido sua equipe puder se comunicar com colegas e clientes, mais cedo eles poderão prosseguir com outras tarefas do dia.
Aumenta a transparência
Gerenciar a caixa de entrada de uma empresa pode ser um desafio para as equipes. Não há como saber quem endereçou os e-mails, o que às vezes pode levar a respostas duplicadas ou solicitações não resolvidas. Para um gerenciamento eficaz de e-mails, as equipes precisam usar uma caixa de entrada compartilhada.
As equipes modernas trabalham de forma multifuncional e remota em todos os fusos horários e departamentos. Caixas de entrada compartilhadas ajude as equipes a gerenciar e responder e-mails juntas, além de compartilhar e delegar e-mails com toda a equipe. Todos podem ver a cadeia completa de e-mails e o histórico, permitindo uma transparência clara.
O Gmelius procurou transformar o conceito de uma caixa de entrada compartilhada padrão e criou uma caixa de entrada compartilhada colaborativa que fica dentro do Gmail. Depois de instaladas, as equipes podem colaborar juntas atribuindo tarefas e deixando notas diretamente na lateral de um e-mail para um melhor contexto.
Os membros da equipe verão os avatares uns dos outros se visualizarem ou responderem a um e-mail para facilitar a colaboração em tempo real. Além das notas, modelos e rascunhos compartilháveis do Gmail, o Gmelius também oferece painéis Kanban. Quadros Kanban do Gmail permitem que as equipes transformem qualquer e-mail em um cartão de tarefas que pode ser gerenciado visualmente.
Os membros da equipe podem ver os e-mails atribuídos e acompanhar visualmente o progresso para manter uma responsabilidade clara em todas as tarefas. O Gmelius cria uma plataforma transparente para as equipes trabalharem juntas para gerenciar e-mails com mais eficiência.
Aumenta o moral da equipe
Quando o e-mail é gerenciado corretamente, ele ajuda as equipes a se manterem no caminho certo e a trabalharem de forma colaborativa em um ambiente positivo. Uma caixa de entrada desordenada e um sistema mal gerenciado podem causar estresse entre os funcionários. As equipes podem colaborar de forma eficiente e sem erros com uma plataforma de gerenciamento de e-mail como a Gmelius. Um e-mail organizado aumenta o moral da equipe, o que acaba impactando positivamente a produtividade e o desempenho.
Pode parecer difícil gerenciar o e-mail como uma equipe remota, mas o Gmelius simplifica o processo ao permitir que as equipes gerenciem todos os aspectos do e-mail por meio de uma plataforma. Ao desenvolver bons hábitos de gerenciamento de e-mail, sua equipe pode aproveitar os benefícios de uma comunicação mais eficiente e funcional.
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