¿Qué es el software de gestión de respuestas de correo electrónico (ERM)?

UN Estatista El informe de 2020 mostró que el número promedio de aplicaciones SaaS utilizadas por las empresas pasó de 16 en 2017 a la friolera de 80 en 2020.

Creemos que son demasiados. No queremos venderle otra aplicación SaaS de productividad. Por el contrario, creemos que puedes trabajar de forma más inteligente desde tu cuenta de Gmail actual.

Para ello, se integra un software llamado ERM, una herramienta de gestión de respuestas de correo electrónico. En pocas palabras, se trata de un conjunto de herramientas de automatización que agiliza el proceso de respuesta a correos electrónicos de gran volumen. Las herramientas de ERM son las más utilizadas por los departamentos de atención al cliente, los equipos de operaciones y ventas, el comercio electrónico y cualquier otra persona que se ocupe de un gran volumen de consultas por correo electrónico que llegan a una o más cuentas de correo electrónico genéricas.

Ellos mejorar los tiempos de respuesta de cualquier departamento que gestione un gran volumen de consultas por correo electrónico, lo que le ayude a cerrar negocios, convertir las quejas en clientes satisfechos y construir la reputación de su marca en cuanto a eficiencia y capacidad de respuesta. No más correos electrónicos que pasen desapercibidos.

¿Está preparado para agilizar su flujo de trabajo con un potente ERM? Prueba Gmelius ahora!

¿Qué tiene de malo el correo electrónico tradicional?

Trabajar directamente desde una bandeja de entrada de correo electrónico tradicional hace que a los gerentes les resulte difícil ver cómo les va a las personas. Es posible que se pierdan las tareas individuales ya que permanecen en las bandejas de entrada personales, desatendidas.

Sin embargo, se producen diferentes problemas cuando se intenta añadir un software de productividad completamente nuevo:

• Las comunicaciones de un canal no se pueden ver ni transferir fácilmente a otro.
• Si la administración dicta una modalidad de trabajo, es posible que algunos miembros del personal consideren que esto no es útil. Por ejemplo, mientras que a algunos les gusta trabajar desde los tableros de Trello, otros utilizan sus bandejas de entrada de Gmail como listas de tareas pendientes.
• Nadie quiere aprender otra herramienta de software para integrar mejor su trabajo. A encuesta mostró que el 75% de los encuestados sentía que su productividad se veía perjudicada por la sobrecarga de herramientas.
  

Aquí es donde entra en juego un sistema de ERM como Gmelius. Veamos algunos de los beneficios que puede aportar la adopción de una metodología más conjunta.

Ventajas de una herramienta de gestión de respuestas por correo electrónico

Colaboración mejorada

Por supuesto, la razón principal para emplear un sistema ERM es administrar y monitorear el flujo de correo electrónico de manera más efectiva. Gmelius está diseñado para complementar la funcionalidad de Gmail e integrarla con otras herramientas. Toma las tareas que normalmente resultarían repetitivas y lentas y las hace fáciles e instantáneas.

Imaginemos que tienes un correo electrónico que idealmente debería gestionar otra persona. Solo tienes que seleccionar a ese miembro del equipo en una lista desplegable y asignarlo a su carga de trabajo con solo dos clics. Puedes enviar rápidamente una nota interna explicativa con un @mention. Lo mejor de todo es que ya no está en tu lista, y la responsabilidad es clara y evidente para ambas partes.

Si bien Gmail normalmente viene con alguna facilidad para ver una lista de tareas basada en un tablero, al agregar Gmelius, puedes transformar las bandejas de entrada en transparentes tableros kanban mostrando la pila de trabajo de cada miembro.

Gmelius mejora las posibilidades de colaboración de Gmail. Lo hace creando un sistema más accesible bandejas de entrada compartidas, desde la que los líderes de equipo pueden asignar fácilmente. Los gerentes pueden ver las cargas de trabajo individuales y monitorear el progreso momento a momento.

Automatización que ahorra tiempo

En Gmelius también existe la posibilidad de crear filtros y etiquetas para enrutar automáticamente los correos electrónicos a carpetas específicas o marcar las conversaciones clave para que las vean subgrupos seleccionados de tu equipo. Estas conversaciones aparecerán entonces como elementos únicos y claramente marcados en todas las bandejas de entrada correspondientes.

En lugar del conjunto básico de reglas automatizadas que proporciona Gmail, hay un conjunto ampliado disponible con un sistema de ERM como Gmelius. Desde las respuestas automáticas hasta la asignación automática de tareas, tu ERM debería encargarse de las tareas rutinarias y repetitivas, permitiéndote concentrarte en la esencia de cada tarea.

Incluso iniciará secuencias completas de respuestas en cascada, como lanzar una campaña de goteo para ti, con un mínimo de información requerida. Gmelius también puede aplicar las reglas del SLA para garantizar que respetas la política corporativa.

Integración para la flexibilidad del flujo de trabajo

Otra ventaja importante es que Gmelius no es una herramienta nueva que tengas que aprender desde cero. En cambio, se encuentra en la parte superior de Gmail e integra otras herramientas que utilizas habitualmente. Te permite trabajar desde cualquier herramienta que se adapte a tus preferencias.

Por ejemplo:

CASO 1: A Jay le gusta trabajar en Trello. Piensa de forma visual y le gusta ver su trabajo presentado ante ella en tarjetas que puede mover de una columna a otra. Gmelius puede transformar rápidamente un correo electrónico en una de esas tarjetas de Trello y asignarla a la carga de trabajo de Jay, sin demoras debidas a la espera de los derechos de acceso o de las respuestas a las consultas.

CASO 2: John prefiere usar su bandeja de entrada como guía para la carga de trabajo actual. Le gusta marcar y borrar elementos de su cuenta de Gmail a medida que completa sus tareas diarias. Con Gmelius, John puede notificar a su equipo cuando los trabajos están completos y proporcionar actualizaciones de estado rápidas. Puede convertir sus correos electrónicos en una tarjeta de Trello etiquetada si es necesario compartir la tarea con otras personas.

La integración es clave para la forma en que Gmelius simplifica el trabajo. Las conversaciones que tienen lugar en tu canal de Slack también se pueden añadir a las tareas del trabajo. Los administradores pueden asignar tareas a una tarjeta de Trello desde su bandeja de entrada o responder a los correos electrónicos desde su cuenta de Trello con la ventaja de las integraciones bidireccionales.

Qué tener en cuenta al elegir una herramienta de ERM

Especialmente para las empresas nuevas o en fase inicial, la gestión del tiempo y la asignación del presupuesto son vitales. Por lo tanto, cuando añades una plataforma de gestión de respuestas por correo electrónico como Gmelius, quieres estar seguro de que reducirá la carga de trabajo y facilitará la vida de todos, y no todo lo contrario.

Al comparar las opciones, estas son algunas consideraciones a tener en cuenta:

• ¿Cuántas integraciones cuenta? ¿Usas esas herramientas con frecuencia?  
• ¿Qué tan fácil es de usar y se proporciona soporte?  
• ¿Qué funciones incluye? Desea que su herramienta de ERM aumente la funcionalidad de los sistemas que más utiliza. Debería poder abordar algunas de las brechas de usabilidad y productividad de sus sistemas. Lo ideal es que esto incluya la automatización, la mejora de la colaboración, el análisis y la integración con otras herramientas que utilice con frecuencia.
• ¿Puedo probarlo gratis? Es de esperar que haya disponible un período de prueba gratuito (al menos 14 días) para el nivel que crees que utilizarás. No te comprometas hasta que hayas hecho una prueba con todas las funciones relevantes que necesitas.
  

Estas son las principales preguntas que debe hacerse, independientemente de la solución de administración de correo electrónico que esté considerando.

Gestión de las respuestas de correo electrónico con Gmelius: lo que puede lograr

Estamos orgullosos de la herramienta de productividad que hemos creado, así que esperamos que nos perdones por hacer sonar un poco nuestras trompetas. Estos son solo tres ejemplos de excelentes trucos de productividad que hemos incorporado a la infraestructura de Gmail:

Crear reglas de flujo de trabajo para respuestas automatizadas

Hay tareas que tendrás que realizar con regularidad. Correos electrónicos que simplemente requieren ser reenviados al mismo equipo, con las mismas instrucciones o respuestas a clientes que tienen preguntas frecuentes.

Gmelius permite crear secuencias de acciones de respuesta, utilizando operadores lógicos como «si esto, entonces eso». Por ejemplo, SI el asunto de un correo electrónico contiene la palabra «presupuesto», entonces puedes responder con una plantilla de respuesta preparada y asignarla a un determinado miembro del equipo como una tarea de Trello en un proceso automatizado, al que se puede acceder con un solo clic.

Compartir plantillas de correo electrónico

Supongamos que quieres que tu equipo de ventas adopte la misma estrategia. Con un conjunto de plantillas configuradas, puedes asegurarte de que cada miembro del equipo envíe el mismo tipo de respuesta, con una personalización instantánea para aumentar la participación de los clientes y la conversión de clientes potenciales.

Puedes crear nuevos plantillas de correo electrónico y añádelos a la biblioteca, accesible desde tu panel de control de Gmelius. Ahorra tiempo y energía, asegura una comunicación coherente y amplía tu alcance.

Mida los tiempos de respuesta del correo electrónico

La rendición de cuentas está muy bien, pero también debes poder producir métricas de rendimiento procesables para poder mantenerte al tanto de esos KPI.

Afortunadamente, Gmelius también ha pensado en eso. Hemos construido un panel de análisis que enumera y grafica los indicadores clave, incluido el tiempo de respuesta, el número de tickets cerrados por usuario y el tiempo promedio que se tarda en cerrar los tickets por usuario. Además, el tiempo medio que se tarda en cerrar una conversación en un espacio de trabajo específico (bandeja de entrada compartida, etiqueta compartida o tablero kanban). Esto ayudará a la alta dirección a mantener la confianza de que estás alcanzando los objetivos adecuados, además de proporcionar métricas que demuestren la mejora del servicio.

También puedes hacer un seguimiento del rendimiento del equipo por hora, día o semana. Pronto podrás discernir las tendencias en eficiencia y rendimiento, lo que te proporcionará información inestimable sobre la productividad general.

¿Necesito una herramienta de gestión de respuestas por correo electrónico?

Esperamos haber demostrado que sí. Gmelius te ayuda a aprovechar todo el potencial de los sistemas que ya utilizas y lo hace desde tu conocida bandeja de entrada de Gmail. Es fácil de instalar, intuitivo, rentable y supone un punto de inflexión en términos de productividad.

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