O que é o software de gerenciamento de resposta de e-mail (ERM)?

UM Statista O relatório de 2020 mostrou que o número médio de aplicativos SaaS usados pelas empresas saltou de 16 em 2017 para 80 em 2020.

Achamos que são demais. Não queremos vender mais um aplicativo de produtividade SaaS para você. Em vez disso, acreditamos que você pode trabalhar de forma mais inteligente diretamente da sua conta existente do Gmail.

Para fazer isso, você integra um software chamado ERM - uma ferramenta de gerenciamento de resposta de e-mail. Simplificando, esse é um conjunto de ferramentas de automação que simplifica o processo de resposta a e-mails em alto volume. As ferramentas de ERM são mais comumente usadas por departamentos de suporte ao cliente, equipes de operações e vendas, comércio eletrônico e qualquer outra pessoa que lida com um grande volume de consultas por e-mail que chegam a uma ou mais contas de e-mail genéricas.

Eles melhorar os tempos de resposta de qualquer departamento que lida com um grande volume de consultas por e-mail, ajudando você a fechar negócios, transformar reclamações em clientes satisfeitos e construir a reputação de eficiência e capacidade de resposta da sua marca. Chega de e-mails escapando.

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O que há de errado com o e-mail tradicional?

Trabalhar diretamente de uma caixa de entrada de e-mail tradicional dificulta que os gerentes vejam como as pessoas estão se saindo. Torna-se possível que tarefas de trabalho individuais sejam perdidas quando elas ficam em caixas de entrada pessoais, sem supervisão.

No entanto, problemas diferentes ocorrem quando você tenta adicionar um novo software de produtividade:

• As comunicações em um canal não podem ser facilmente visualizadas ou transferidas para outro.
• Se a gerência ditar uma modalidade de trabalho, alguns funcionários podem achar isso inútil. Por exemplo, enquanto alguns gostam de trabalhar em painéis do Trello, outros usam suas caixas de entrada do Gmail como listas de “tarefas”.
• Ninguém quer aprender mais uma ferramenta de software para integrar melhor seu trabalho. UM pesquisa mostrou que 75% dos entrevistados sentiram que sua produtividade foi prejudicada pela sobrecarga de ferramentas.
  

É aqui que entra um sistema ERM como o Gmelius. Vejamos alguns dos benefícios que a adoção de uma metodologia mais conjunta pode trazer.

Benefícios de uma ferramenta de gerenciamento de respostas de e-mail

Colaboração aprimorada

Obviamente, o principal motivo para empregar um sistema ERM é gerenciar e monitorar o fluxo de e-mails com mais eficiência. O Gmelius foi projetado para complementar a funcionalidade do Gmail e integrá-lo a outras ferramentas. Ele pega as tarefas que normalmente seriam repetitivas e lentas e as torna fáceis e instantâneas.

Imagine que você tenha um e-mail que outra pessoa deveria tratar idealmente. Basta selecionar esse membro da equipe em uma lista suspensa e atribuí-lo à carga de trabalho em dois cliques. Você pode enviar rapidamente uma nota interna explicativa com um @mention. O melhor de tudo é que agora está fora de sua lista e a responsabilidade é clara e óbvia para ambas as partes.

Embora o Gmail normalmente tenha alguma facilidade para ver uma lista de tarefas baseada em quadros, ao adicionar o Gmelius, você pode transformar caixas de entrada em caixas de entrada claras quadros kanban mostrando a pilha de trabalho de cada membro.

O Gmelius melhora as possibilidades colaborativas do Gmail. Ele faz isso criando mais acessíveis caixas de entrada compartilhadas, a partir da qual os líderes de equipe podem facilmente designar. Os gerentes podem ver cargas de trabalho individuais e monitorar o progresso a cada momento.

Automação que economiza tempo

No Gmelius, também há a possibilidade de criar filtros e rótulos para encaminhar e-mails automaticamente para pastas específicas ou marcar conversas importantes para serem vistas por subconjuntos selecionados de sua equipe. Essas conversas aparecerão então como itens únicos e claramente marcados em todas as respectivas caixas de entrada.

Em vez do conjunto básico de regras automatizadas fornecido pelo Gmail, um conjunto expandido está disponível com um sistema ERM como o Gmelius. Das respostas automáticas à atribuição automática de trabalho, seu ERM deve cuidar das tarefas rotineiras e repetitivas, permitindo que você se concentre na essência de cada tarefa.

Ele até iniciará sequências inteiras de respostas em cascata, como a execução de uma campanha direta para você, com o mínimo de informações necessárias. A Gmelius também pode aplicar as regras de SLA para garantir que você cumpra a política corporativa.

Integração para flexibilidade do fluxo de trabalho

Outro grande benefício é que o Gmelius não é uma ferramenta nova que você precisa aprender do zero. Em vez disso, ele fica no topo do Gmail e integra outras ferramentas que você costuma usar. Ele permite que você trabalhe com qualquer ferramenta adequada às suas preferências.

Por exemplo:

CASO 1: Jay gosta de trabalhar no Trello. Ela pensa visualmente e gosta de ver seu trabalho apresentado em cartões que podem ser movidos de coluna para coluna. O Gmelius pode transformar rapidamente um e-mail em um desses cartões Trello e atribuí-lo à carga de trabalho de Jay, sem atrasos causados pela espera por direitos de acesso ou respostas a consultas.

CASO 2: John prefere usar sua caixa de entrada como um guia para a carga de trabalho atual. Ele gosta de marcar e excluir itens do Gmail ao concluir suas tarefas diárias. Com o Gmelius, John pode notificar sua equipe quando os trabalhos forem concluídos e fornecer atualizações rápidas de status. Ele pode transformar seus e-mails em um cartão Trello rotulado se a tarefa precisar ser compartilhada com outras pessoas.

A integração é fundamental para a forma como o Gmelius simplifica o trabalho. As conversas que acontecem no seu canal do Slack também podem ser anexadas às tarefas de trabalho. Os gerentes podem atribuir tarefas em um cartão Trello a partir de sua caixa de entrada ou responder a e-mails em seu Trello com a beleza das integrações bidirecionais.

O que considerar ao escolher uma ferramenta de ERM

Especialmente para empresas novas ou em estágio inicial, o gerenciamento do tempo e a alocação de orçamento são vitais. Portanto, ao adicionar uma plataforma de gerenciamento de respostas de e-mail como a Gmelius, você quer ter certeza de que ela reduzirá a carga de trabalho e facilitará a vida de todos, e não o contrário.

Ao comparar as opções, aqui estão algumas considerações a serem lembradas:

• Quantas integrações ele oferece? Você usa essas ferramentas com frequência?  
• É fácil de usar e o suporte é fornecido?  
• Quais recursos ele inclui? Você quer que sua ferramenta de ERM aumente a funcionalidade dos sistemas que você mais usa. Ele deve ser capaz de resolver algumas das lacunas de usabilidade e produtividade em seus sistemas. Idealmente, isso incluirá automação, colaboração aprimorada, análises e integrações com outras ferramentas que você usa com frequência.
• Posso experimentá-lo gratuitamente? Felizmente, um período de teste gratuito está disponível (pelo menos 14 dias) para o nível que você acha que vai usar. Não se comprometa até fazer um teste com todos os recursos relevantes de que você precisa.
  

Essas são as principais perguntas a serem feitas, independentemente da solução de gerenciamento de e-mail que você esteja considerando.

Gerenciando respostas de e-mail com o Gmelius: o que você pode realizar

Estamos orgulhosos da ferramenta de produtividade que criamos, então esperamos que você nos perdoe por tocar um pouco nosso próprio trompete. Aqui estão apenas três exemplos de ótimos truques de produtividade que incorporamos à infraestrutura do Gmail:

Crie regras de fluxo de trabalho para respostas automatizadas

Há tarefas que você precisará realizar regularmente. E-mails que simplesmente precisam ser encaminhados para a mesma equipe, com as mesmas instruções ou respostas aos clientes que têm perguntas frequentes.

O Gmelius permite criar sequências de ações de resposta, usando operadores lógicos como “se isso - então aquilo”. Por exemplo, se o assunto de um e-mail contiver a palavra “orçamento”, você poderá responder com um modelo de resposta preparado e atribuí-lo a um determinado membro da equipe como uma tarefa do Trello em um processo automatizado, acessível com um único clique.

Compartilhe modelos de e-mail

Digamos que você queira que sua equipe de vendas adote a mesma estratégia. Com um conjunto de modelos configurados, você pode garantir que cada membro da equipe esteja enviando o mesmo tipo de resposta, com personalização instantânea para aumentar o engajamento do cliente e a conversão de leads.

Você pode criar um novo modelos de e-mail e adicione-os à biblioteca, acessível a partir do painel do Gmelius. Economize tempo e energia, garanta comunicações consistentes e amplifique seu alcance.

Avalie os tempos de resposta dos e-mails

A responsabilidade é muito boa, mas você também quer ser capaz de produzir métricas de desempenho acionáveis para poder acompanhar esses KPIs.

Felizmente, Gmelius também pensou nisso. Nós construímos um painel de análise que enumera e representa graficamente os principais indicadores, incluindo tempo de resposta, número de tickets fechados por usuário e o tempo médio necessário para fechar tickets por usuário. Além disso, o tempo médio necessário para fechar uma conversa em um espaço de trabalho específico (caixa de entrada compartilhada, rótulo compartilhado ou quadro kanban). Isso ajudará a gerência sênior a manter a confiança de que você está atingindo as metas apropriadas, além de fornecer métricas para demonstrar a melhoria do serviço.

Você também pode acompanhar o desempenho da equipe de hora em hora, diariamente ou semanalmente. Em breve, você poderá discernir as tendências de eficiência e desempenho, fornecendo informações valiosas sobre a produtividade geral.

Preciso de uma ferramenta de gerenciamento de respostas de e-mail?

Esperamos ter mostrado que você sabe. O Gmelius ajuda você a liberar todo o potencial dos sistemas que você já usa e faz isso na sua caixa de entrada familiar do Gmail. É fácil de instalar, intuitivo, econômico e revolucionário em termos de produtividade.

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