Qu'est-ce que le logiciel de gestion des réponses aux e-mails (ERM) ?

UNE Statiste Un rapport pour 2020 a montré que le nombre moyen d'applications SaaS utilisées par les entreprises est passé de 16 en 2017 à 80 en 2020.

Nous pensons que c'est trop. Nous ne voulons pas vous vendre une autre application de productivité SaaS. Nous pensons plutôt que vous pouvez travailler plus intelligemment directement depuis votre compte Gmail existant.

Pour ce faire, vous intégrez un logiciel appelé ERM, un outil de gestion des réponses aux e-mails. En termes simples, il s'agit d'une suite d'outils d'automatisation qui rationalise le processus de réponse aux e-mails à volume élevé. Les outils ERM sont le plus souvent utilisés par les services de support client, les équipes opérationnelles et commerciales, le commerce électronique et toute autre personne qui traite un volume élevé de demandes par e-mail arrivant sur un ou plusieurs comptes de messagerie génériques.

Ils améliorer les temps de réponse de tout service qui traite un volume élevé de demandes par e-mail, vous aidant à conclure des affaires, à transformer les plaintes en clients satisfaits et à renforcer la réputation d'efficacité et de réactivité de votre marque. Plus aucun e-mail ne passe entre les mailles du filet.

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Quel est le problème avec le courrier électronique traditionnel ?

En travaillant directement à partir d'une boîte de réception électronique traditionnelle, il est difficile pour les managers de voir comment s'en sortent les individus. Il est possible que des tâches individuelles soient manquées alors qu'elles sont stockées dans des boîtes de réception personnelles, sans surveillance.

Cependant, différents problèmes surviennent lorsque vous essayez d'ajouter un tout nouveau logiciel de productivité :

• Les communications sur un canal ne peuvent pas être facilement visualisées ou transférées sur un autre.
• Si la direction dicte une modalité de travail, certains membres du personnel peuvent trouver cela inutile. Par exemple, alors que certains préfèrent travailler à partir de tableaux Trello, d'autres utilisent leur boîte de réception Gmail comme listes de tâches.
• Personne ne souhaite apprendre un autre outil logiciel pour mieux intégrer son travail. UNE enquête a montré que 75 % des personnes interrogées estimaient que leur productivité était affectée par la surcharge des outils.
  

C'est là qu'intervient un système ERM comme Gmelius. Examinons certains des avantages que peut apporter l'adoption d'une méthodologie plus intégrée.

Avantages d'un outil de gestion des réponses aux e-mails

Collaboration améliorée

Bien entendu, la principale raison d'utiliser un système ERM est de gérer et de surveiller le flux de courrier électronique de manière plus efficace. Gmelius est conçu pour compléter les fonctionnalités de Gmail et les intégrer à d'autres outils. Il prend les tâches qui s'avéreraient normalement répétitives et lentes et les rend faciles et instantanées.

Imaginons que vous ayez un e-mail que quelqu'un d'autre devrait idéalement gérer. Sélectionnez simplement ce membre de l'équipe dans une liste déroulante et il suffit de deux clics pour l'affecter à sa charge de travail. Vous pouvez envoyer rapidement une note interne explicative avec un @mention. Mieux encore, cela n'est plus de votre liste et la responsabilité est claire et évidente pour les deux parties.

Bien que Gmail soit généralement doté d'une fonctionnalité permettant d'afficher une liste de tâches basée sur un tableau, en ajoutant Gmelius, vous pouvez transformer les boîtes de réception en boîtes de réception claires tableaux kanban montrant la pile de travail de chaque membre.

Gmelius améliore les possibilités de collaboration de Gmail. Pour ce faire, il rend plus accessible boîtes de réception partagées, à partir de laquelle les chefs d'équipe peuvent facilement attribuer des tâches. Les responsables peuvent voir les charges de travail individuelles et suivre les progrès à chaque instant.

Automatisation permettant de gagner du temps

Dans Gmelius, il est également possible de créer des filtres et des étiquettes pour acheminer automatiquement les e-mails vers des dossiers spécifiques ou marquer les conversations clés pour qu'elles soient vues par certains sous-ensembles de votre équipe. Ces conversations apparaîtront ensuite sous forme d'éléments uniques et clairement identifiés dans toutes les boîtes de réception respectives.

Plutôt que l'ensemble de base de règles automatisées fourni par Gmail, un ensemble étendu est disponible avec un système ERM tel que Gmelius. Des réponses automatiques à l'attribution automatique des tâches, votre ERM doit prendre en charge les tâches banales et répétitives, vous permettant de vous concentrer sur le contenu de chaque tâche.

Il lancera même des séquences complètes de réponses en cascade, par exemple en lançant une campagne goutte à goutte pour vous, avec un minimum d'entrées requises. Gmelius peut également appliquer les règles du SLA, afin de s'assurer que vous respectez la politique de l'entreprise.

Intégration pour une flexibilité des flux de travail

Un autre avantage majeur est que Gmelius n'est pas un nouvel outil que vous devez apprendre à partir de zéro. Au lieu de cela, il se trouve au-dessus de Gmail et intègre d'autres outils que vous utilisez couramment. Il vous permet de travailler à partir de l'outil qui correspond à vos préférences.

Par exemple :

CAS 1 : Jay aime travailler chez Trello. Elle pense visuellement et aime voir son travail présenté sous forme de cartes qu'elle peut déplacer d'une colonne à l'autre. Gmelius peut rapidement transformer un e-mail en une telle carte Trello et l'affecter à la charge de travail de Jay, sans retards dus à l'attente de droits d'accès ou de réponses aux requêtes.

CAS 2 : John préfère utiliser sa boîte de réception comme guide de la charge de travail actuelle. Il aime cocher et supprimer des éléments de son compte Gmail au fur et à mesure qu'il accomplit ses tâches quotidiennes. Avec Gmelius, John peut informer son équipe lorsque les tâches sont terminées et fournir des mises à jour rapides sur l'état d'avancement. Il peut transformer ses e-mails en une carte Trello étiquetée si la tâche doit être partagée avec d'autres personnes.

L'intégration est essentielle à la manière dont Gmelius simplifie le travail. Les conversations qui ont lieu sur votre chaîne Slack peuvent également être ajoutées aux tâches professionnelles. Les responsables peuvent attribuer des tâches sur une carte Trello depuis leur boîte de réception ou répondre à des e-mails dans leur Trello grâce à la beauté des intégrations bidirectionnelles.

Ce qu'il faut prendre en compte lors du choix d'un outil ERM

En particulier pour les entreprises nouvelles ou en phase de démarrage, la gestion du temps et l'allocation du budget sont vitales. Par conséquent, lorsque vous ajoutez une plateforme de gestion des réponses aux e-mails telle que Gmelius, vous voulez être assuré qu'elle réduira la charge de travail et facilitera la vie de chacun, plutôt que l'inverse.

Lorsque vous comparez les options, voici quelques considérations à prendre en compte :

• Combien d'intégrations propose-t-il ? Utilisez-vous fréquemment ces outils ?  
• Est-il facile à utiliser et est-ce qu'une assistance est fournie ?  
• Quelles fonctionnalités inclut-il ? Vous souhaitez que votre outil ERM renforce les fonctionnalités des systèmes que vous utilisez le plus. Il devrait être en mesure de combler certaines lacunes en termes d'utilisabilité et de productivité de vos systèmes. Idéalement, cela inclura l'automatisation, une collaboration améliorée, des analyses et des intégrations avec d'autres outils que vous utilisez fréquemment.
• Puis-je l'essayer gratuitement ? Nous espérons qu'une période d'essai gratuite est disponible (au moins 14 jours) pour le niveau que vous pensez utiliser. Ne vous engagez pas avant d'avoir effectué un essai avec toutes les fonctionnalités pertinentes dont vous avez besoin.
  

Ces questions sont les principales à se poser, quelle que soit la solution de gestion des e-mails que vous envisagez.

Gérer les réponses aux e-mails avec Gmelius : ce que vous pouvez accomplir

Nous sommes fiers de l'outil de productivité que nous avons créé, alors nous espérons que vous nous excuserez d'avoir un peu sonné notre propre trompette. Voici trois exemples d'excellentes astuces de productivité que nous avons intégrées à l'infrastructure Gmail :

Créez des règles de flux de travail pour les réponses automatisées

Il y a des tâches que vous devrez effectuer régulièrement. Des e-mails qui doivent simplement être transférés à la même équipe, avec les mêmes instructions, ou des réponses aux clients qui ont des questions fréquentes.

Gmelius vous permet de créer des séquences d'actions de réponse, en utilisant des opérateurs logiques tels que « si ceci - alors cela ». Par exemple, SI l'objet d'un e-mail contient le mot « budget », vous pouvez répondre avec un modèle de réponse préparé ET l'attribuer à un membre de l'équipe en tant que tâche Trello dans le cadre d'un processus automatisé, accessible d'un simple clic.

Partager des modèles d'e-mails

Supposons que vous souhaitiez que votre équipe commerciale adopte la même stratégie. Grâce à une suite de modèles, vous pouvez vous assurer que chaque membre de l'équipe envoie le même type de réponse, avec une personnalisation instantanée pour accroître l'engagement des clients et la conversion des prospects.

Vous pouvez créer de nouveaux modèles de courrier électronique et ajoutez-les à la bibliothèque, accessible depuis votre tableau de bord Gmelius. Économisez du temps et de l'énergie, assurez des communications cohérentes et amplifiez votre rayonnement.

Mesurez les temps de réponse aux e-mails

La responsabilisation est une bonne chose, mais vous devez également être en mesure de produire des indicateurs de performance exploitables, afin de rester au top de ces KPI.

Heureusement, Gmelius y a pensé aussi. Nous avons construit un tableau de bord analytique qui énumère et représente graphiquement les indicateurs clés, notamment le temps de réponse, le nombre de tickets fermés par utilisateur et le temps moyen nécessaire pour fermer les tickets par utilisateur. Ainsi que le temps moyen nécessaire pour clore une conversation dans un espace de travail spécifique (boîte de réception partagée, étiquette partagée ou tableau Kanban). Cela aidera la haute direction à rester convaincue que vous atteignez les objectifs appropriés et fournira des indicateurs démontrant l'amélioration du service.

Vous pouvez également suivre les performances de l'équipe sur une base horaire, quotidienne ou hebdomadaire. Vous serez bientôt en mesure de discerner les tendances en matière d'efficacité et de performance, fournissant ainsi des informations précieuses sur la productivité globale.

Ai-je besoin d'un outil de gestion des réponses aux e-mails ?

Nous espérons vous avoir montré que oui. Gmelius vous aide à exploiter tout le potentiel des systèmes que vous utilisez déjà, et ce, depuis votre boîte de réception Gmail habituelle. Il est facile à installer, intuitif, rentable et change la donne en termes de productivité.

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