Was ist eine E-Mail Response Management (ERM) -Software?

EIN Statista Ein Bericht für 2020 zeigte, dass die durchschnittliche Anzahl der von Unternehmen verwendeten SaaS-Anwendungen von 16 im Jahr 2017 auf satte 80 im Jahr 2020 gestiegen ist.

Wir denken, das sind zu viele. Wir möchten Ihnen keine weitere SaaS-Produktivitäts-App verkaufen. Stattdessen glauben wir, dass Sie direkt von Ihrem bestehenden Gmail-Konto aus intelligenter arbeiten können.

Dazu integrieren Sie eine Software namens ERM — ein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Antworten. Einfach ausgedrückt handelt es sich um eine Suite von Automatisierungstools, die den Prozess der Beantwortung von E-Mails mit hohem Volumen rationalisiert. ERM-Tools werden am häufigsten von Kundendienstabteilungen, Betriebs- und Vertriebsteams, E-Commerce und allen anderen verwendet, die mit einer großen Anzahl von E-Mail-Anfragen zu tun haben, die in einem oder mehreren generischen E-Mail-Konten eingehen.

Sie verbessern Sie die Reaktionszeiten jeder Abteilung, die eine große Anzahl von E-Mail-Anfragen bearbeitet und Ihnen dabei hilft, Geschäfte abzuschließen, Beschwerden in zufriedene Kunden umzuwandeln und den Ruf Ihrer Marke in Bezug auf Effizienz und Reaktionsfähigkeit zu stärken. Keine E-Mails mehr, die durchs Raster rutschen.

Sind Sie bereit, Ihren Arbeitsablauf mit einem leistungsstarken ERM zu optimieren? Testen Sie Gmelius jetzt!

Was ist falsch an herkömmlichen E-Mails?

Wenn Manager direkt von einem herkömmlichen E-Mail-Posteingang aus arbeiten, ist es für Manager schwierig zu erkennen, wie es den einzelnen Personen geht. Es wird möglich, dass einzelne Arbeitsaufgaben verpasst werden, da sie unbeaufsichtigt in persönlichen Postfächern sitzen.

Wenn Sie versuchen, eine brandneue Produktivitätssoftware hinzuzufügen, treten jedoch verschiedene Probleme auf:

• Die Kommunikation auf einem Kanal kann nicht einfach angesehen oder auf einen anderen übertragen werden.
• Wenn das Management eine Arbeitsmethode vorschreibt, kann dies für einige Mitarbeiter nicht hilfreich sein. Während einige beispielsweise gerne von Trello-Boards aus arbeiten, verwenden andere ihre Gmail-Posteingänge als Aufgabenlisten.
• Niemand möchte ein weiteres Softwaretool erlernen, um seine Arbeit besser zu integrieren. EIN Umfrage zeigte, dass 75% der Befragten der Meinung waren, dass ihre Produktivität durch die Überlastung der Werkzeuge beeinträchtigt wurde.
  

Hier kommt ein ERM-System wie Gmelius ins Spiel. Schauen wir uns einige der Vorteile an, die die Einführung einer stärker vernetzten Methodik mit sich bringen kann.

Vorteile eines E-Mail-Response-Management-Tools

Verbesserte Zusammenarbeit

Der Hauptgrund für den Einsatz eines ERM-Systems ist natürlich die effektivere Verwaltung und Überwachung des E-Mail-Flusses. Gmelius wurde entwickelt, um die Funktionen von Gmail zu ergänzen und sie in andere Tools zu integrieren. Es nimmt die Aufgaben, die sich normalerweise als repetitiv und langsam erweisen würden, und macht sie einfach und augenblicklich.

Stellen wir uns vor, Sie haben eine E-Mail, die idealerweise jemand anderes bearbeiten sollte. Wählen Sie einfach dieses Teammitglied aus einer Dropdownliste aus und mit zwei Klicks können Sie es seiner Arbeitslast zuweisen. Du kannst schnell eine erläuternde interne Notiz mit einem @mention senden. Und das Beste daran ist, dass es jetzt von Ihrem Stapel verschwunden ist und die Rechenschaftspflicht für beide Parteien klar und offensichtlich ist.

Gmail bietet zwar normalerweise die Möglichkeit, eine Aufgabenliste auf einer Pinnwand anzuzeigen, aber wenn Sie Gmelius hinzufügen, können Sie Posteingänge in übersichtliche Postfächer umwandeln Kanban-Tafeln zeigt den Arbeitsstapel jedes Mitglieds.

Gmelius verbessert die Möglichkeiten der Zusammenarbeit in Gmail. Dies wird erreicht, indem es zugänglichere Lösungen schafft geteilte Posteingänge, von denen Teamleiter leicht zuweisen können. Manager können die einzelnen Arbeitsbelastungen sehen und den Fortschritt von Moment zu Moment überwachen.

Zeitsparende Automatisierung

In Gmelius gibt es auch die Möglichkeit, Filter und Labels zu erstellen, um E-Mails entweder automatisch in bestimmte Ordner weiterzuleiten oder wichtige Konversationen so zu markieren, dass sie von ausgewählten Untergruppen Ihres Teams gesehen werden. Diese Konversationen werden dann als einzelne, deutlich markierte Elemente in allen jeweiligen Posteingängen angezeigt.

Anstatt der grundlegenden automatisierten Regeln, die von Gmail bereitgestellt werden, ist mit einem ERM-System wie Gmelius ein erweiterter Satz verfügbar. Von automatischen Antworten bis hin zur automatischen Arbeitszuweisung — Ihr ERM sollte sich um alltägliche und sich wiederholende Aufgaben kümmern, sodass Sie sich auf das Wesentliche jeder Aufgabe konzentrieren können.

Es initiiert sogar ganze kaskadierende Abfolgen von Antworten, z. B. die Durchführung einer Drip-Kampagne für Sie, ohne dass nur ein Minimum an Eingaben erforderlich ist. Gmelius kann auch SLA-Regeln anwenden, um sicherzustellen, dass Sie die Unternehmensrichtlinien einhalten.

Integration für Workflow-Flexibilität

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Gmelius kein neues Tool ist, das Sie von Grund auf lernen müssen. Stattdessen befindet es sich auf Gmail und integriert andere Tools, die Sie häufig verwenden. Damit können Sie mit dem Tool arbeiten, das Ihren Vorlieben entspricht.

Zum Beispiel:

FALL 1: Jay arbeitet gerne von Trello aus. Sie denkt visuell und mag es, wenn ihre Arbeit in Karten vor sich liegt, die sie von Spalte zu Spalte bewegen kann. Gmelius kann eine E-Mail schnell in eine solche Trello-Karte umwandeln und sie Jays Workload zuweisen, ohne dass Verzögerungen durch das Warten auf Zugriffsrechte oder Antworten auf Anfragen entstehen.

FALL 2: John zieht es vor, seinen Posteingang als Leitfaden für die heutige Arbeitsbelastung zu verwenden. Er hakt gerne Elemente in seinem Gmail ab und löscht sie, während er seine täglichen Aufgaben erledigt. Mit Gmelius kann John sein Team benachrichtigen, wenn Aufträge abgeschlossen sind, und schnelle Status-Updates bereitstellen. Er kann seine E-Mails in eine beschriftete Trello-Karte umwandeln, wenn die Aufgabe mit anderen geteilt werden muss.

Integration ist der Schlüssel dazu, wie Gmelius die Arbeit vereinfacht. Konversationen, die in deinem Slack-Kanal stattfinden, können auch an Arbeitsaufgaben angehängt werden. Manager können Aufgaben auf einer Trello-Karte von ihrem Posteingang aus zuweisen oder E-Mails in ihrem Trello beantworten — mit dem Vorteil bidirektionaler Integrationen.

Worauf Sie bei der Auswahl eines ERM-Tools achten sollten

Insbesondere für neue oder in der Anfangsphase befindliche Unternehmen sind Zeitmanagement und Budgetzuweisung von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie also eine E-Mail-Response-Management-Plattform wie Gmelius hinzufügen, möchten Sie sicher sein, dass sie die Arbeitsbelastung reduziert und allen das Leben leichter macht, anstatt das Gegenteil zu tun.

Beim Vergleich von Optionen sind die folgenden Überlegungen zu berücksichtigen:

• Wie viele Integrationen bietet es? Verwenden Sie diese Tools häufig?  
• Wie einfach ist es zu bedienen und wird Support angeboten?  
• Welche Funktionen beinhaltet es? Sie möchten, dass Ihr ERM-Tool die Funktionalität der Systeme erweitert, die Sie am häufigsten verwenden. Es sollte in der Lage sein, einige der Nutzbarkeits- und Produktivitätslücken in Ihren Systemen zu schließen. Im Idealfall umfasst dies Automatisierung, verbesserte Zusammenarbeit, Analysen und Integrationen mit anderen Tools, die Sie häufig verwenden.
• Kann ich es kostenlos ausprobieren? Hoffentlich ist eine kostenlose Testphase (mindestens 14 Tage) für die Stufe verfügbar, von der Sie glauben, dass Sie sie nutzen werden. Entscheiden Sie sich erst, wenn Sie einen Testlauf mit allen relevanten Funktionen durchgeführt haben, die Sie benötigen.
  

Diese Fragen sind die wichtigsten, die Sie sich stellen sollten, unabhängig davon, welche E-Mail-Management-Lösung Sie in Betracht ziehen.

E-Mail-Antworten mit Gmelius verwalten: Was Sie erreichen können

Wir sind stolz auf das Produktivitätstool, das wir entwickelt haben, und hoffen, dass Sie uns verzeihen, dass wir uns selbst ein wenig auf die Schulter klopfen. Hier sind nur drei Beispiele für großartige Produktivitäts-Hacks, die wir in die Gmail-Infrastruktur integriert haben:

Workflow-Regeln für automatisierte Antworten erstellen

Es gibt Aufgaben, die Sie regelmäßig erledigen müssen. E-Mails, die lediglich an dasselbe Team mit denselben Anweisungen weitergeleitet werden müssen, oder Antworten an Kunden mit häufig gestellten Fragen.

Mit Gmelius können Sie Sequenzen von Reaktionsaktionen erstellen, indem Sie logische Operatoren wie „wenn das — dann das“ verwenden. Zum Beispiel, WENN ein E-Mail-Betreff das Wort „Budget“ enthält, DANN könntest du mit einer vorbereiteten Antwortvorlage antworten UND sie einem bestimmten Teammitglied als Trello-Aufgabe in einem automatisierten Prozess zuweisen, auf den du mit einem einzigen Klick zugreifen kannst.

E-Mail-Vorlagen teilen

Nehmen wir an, Sie möchten, dass Ihr Vertriebsteam dieselbe Strategie verfolgt. Mit einer Reihe von Vorlagen können Sie sicherstellen, dass jedes Teammitglied dieselbe Art von Antwort sendet. Die sofortige Personalisierung erhöht die Kundenbindung und die Lead-Konversion.

Sie können neue erstellen E-Mail-Vorlagen und füge sie der Bibliothek hinzu, auf die du von deinem Gmelius-Dashboard aus zugreifen kannst. Sparen Sie Zeit und Energie, sorgen Sie für eine konsistente Kommunikation und erweitern Sie Ihre Reichweite.

Messen Sie die Antwortzeiten von E-Mails

Rechenschaftspflicht ist schön und gut, aber Sie möchten auch in der Lage sein, umsetzbare Leistungskennzahlen zu erstellen, damit Sie den Überblick über diese KPIs behalten können.

Zum Glück hat Gmelius auch daran gedacht. Wir haben eine gebaut Analyse-Dashboard hier werden wichtige Indikatoren wie die Reaktionszeit, die Anzahl der geschlossenen Tickets pro Benutzer und die durchschnittliche Zeit, die zum Schließen von Tickets pro Benutzer benötigt wird, aufgezählt und grafisch dargestellt. Außerdem die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um eine Konversation in einem bestimmten Workspace (Gemeinsamer Posteingang, geteiltes Label oder Kanban-Board) zu schließen. Dies hilft der Geschäftsleitung, sicher zu sein, dass Sie die entsprechenden Ziele erreichen, und liefert Kennzahlen, anhand derer die Serviceverbesserung nachgewiesen werden kann.

Sie können die Teamleistung auch stündlich, täglich oder wöchentlich verfolgen. Schon bald werden Sie in der Lage sein, Effizienz- und Leistungstrends zu erkennen und wertvolle Einblicke in die Gesamtproduktivität zu erhalten.

Benötige ich ein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Antworten?

Wir hoffen, wir haben gezeigt, dass Sie das tun. Gmelius hilft Ihnen dabei, das volle Potenzial der Systeme auszuschöpfen, die Sie bereits verwenden, und zwar von Ihrem vertrauten Gmail-Posteingang aus. Es ist einfach zu installieren, intuitiv, kostengünstig und revolutioniert die Produktivität.

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