Hay dos tipos de usuarios de correo electrónico: los que trabajan para llegar a la «bandeja de entrada cero» cada día y otros que tienen bandejas de entrada con 5000 correos electrónicos o más. Tanto si tu bandeja de entrada se mantiene organizada como si no, no es ningún secreto que el correo electrónico es difícil de gestionar. El trabajador promedio tiene más de 200 correos electrónicos sin abrir en su bandeja de entrada, con aproximadamente 121 correos electrónicos nuevos que llegan todos los días. Si no se gestiona correctamente, es fácil que el número de bandejas de entrada llegue a 1000 en una sola semana.
La falta de organización provoca el desorden de la bandeja de entrada, la pérdida de oportunidades y la sobrecarga del correo electrónico. Como herramienta de comunicación muy utilizada, los trabajadores deben utilizar el correo electrónico al máximo de su potencial para mantener un flujo de trabajo productivo y mejorar la comunicación por correo electrónico en equipo.
El problema con el correo electrónico
La comunicación por correo electrónico es una parte esencial de la jornada laboral. Los empleados lo utilizan para comunicarse internamente con otros miembros del personal, asignar tareas y transmitir mensajes críticos. En muchos casos, el correo electrónico también es el principal canal de comunicación entre una empresa y sus clientes.
Cuando el correo electrónico desorganizado se vuelve abrumador, puede crear problemas importantes para los equipos, como una mala comunicación, los mensajes de los clientes sin abrir y la pérdida de tiempo de la empresa debido a un flujo de trabajo desorganizado. La ansiedad resultante de la sobrecarga del correo electrónico también suele tener un impacto negativo en la moral del equipo.
Y la organización es solo una parte del problema. Muchos equipos descubren que no están utilizando su sistema de correo electrónico actual en todo su potencial. Un reciente Encuesta Mailbird informa de impactantes estadísticas que revelan cuántos equipos se sienten desesperados por la infrautilización de sus plataformas de correo electrónico actuales:
- El 61% cree que sus métodos de administración de correo electrónico son inadecuados.
- El 60% informa que no tiene tiempo para aprender alternativas no tecnológicas que les ayuden con la administración del correo electrónico.
- El 49% informa que la falta de información crítica para la empresa es un gran motivo de preocupación.
Cuando se les preguntó qué solución podría mejorar la administración actual del correo electrónico, el 40% consideró que seguir mejores prácticas de administración del correo electrónico podría ayudar, y el 20% consideró que utilizar soluciones tecnológicas de administración del correo electrónico, como programas y aplicaciones, podría ser útil.
Cómo mejorar la comunicación por correo electrónico del equipo: herramientas que necesita
Aumentar la eficiencia con un proceso sólido de administración del correo electrónico es fundamental para desarrollar una mejor comunicación entre un equipo. Esta es una lista de las mejores herramientas de correo electrónico que puedes implementar en tu flujo de trabajo diario y cómo Gemelius, una herramienta de comunicación y colaboración para Gmail, puede ayudar.
Deje de perder tiempo y comience a usar la automatización
Si aún no ha empezado a usar automatización en tu flujo de trabajo diario, ahora es el momento perfecto para empezar. A medida que más empresas recurren a opciones de trabajo remoto e híbrido, el uso del correo electrónico se ha convertido en una herramienta de comunicación vital. El aumento del uso del correo electrónico se traduce en una mayor necesidad de administrarlo. La automatización del trabajo pesado mejora significativamente la productividad. Los equipos pueden establecer reglas de automatización para las siguientes tareas:
- filtrar correos electrónicos en carpetas o etiquetas (Gmail)
- eliminar correos electrónicos después de un período de tiempo determinado
- evitar que los correos electrónicos no deseados llenen una bandeja de entrada
- enviar respuestas automáticas a las horas programadas
- recibir notificaciones y recordatorios automáticos
El uso de la lógica basada en reglas para administrar el correo electrónico también permite a los miembros del equipo comunicarse de manera más eficiente para ahorrar tiempo, identificar posibles correos electrónicos no leídos y crear mejores oportunidades de administración del correo electrónico.
Gmelius ofrece potentes automatización del flujo de trabajo reglas para agilizar las tareas domésticas y organizar el correo electrónico, lo que permite dedicar más tiempo a las tareas críticas. La lógica utiliza una metodología de «si esto, entonces aquello».
Por ejemplo, si un correo electrónico contiene la palabra pedido, entonces se enviará un correo electrónico de confirmación al cliente. Si un correo electrónico contiene la palabra regresar, entonces ese correo electrónico se asignará al miembro del equipo correspondiente. Esto es especialmente útil para los jefes de equipo, ya que pueden asignar automáticamente las conversaciones por correo electrónico en función de la carga de trabajo de un miembro del equipo, enviar respuestas automáticas por correo electrónico, aplicar políticas de SLA y añadir etiquetas para una mejor organización.
Comunícate más rápido con notas de correo electrónico
Los equipos siempre buscan nuevas formas de comunicarse con mayor rapidez en el creciente mundo digital actual. Cuando los empleados no tienen la opción de ir a la oficina de un miembro del equipo para hacer una pregunta sencilla, los equipos dependen en gran medida de las herramientas de mensajería instantánea, como Google Chat y Slack, para recibir respuestas rápidamente. Sin embargo, pasar de una aplicación de correo electrónico a otra de mensajería instantánea lleva mucho tiempo.
Muchas soluciones de bandeja de entrada compartida permiten a los usuarios añadir notas a un correo electrónico para obtener más contexto. Esta es una forma sencilla y eficaz de aclarar los correos electrónicos sin utilizar otras plataformas para obtener respuestas. Sin embargo, Gmelius permite a los equipos crear conversaciones al margen de un correo electrónico con su función de notas por correo electrónico. Notas por correo electrónico se encuentran en la interfaz de correo electrónico de un equipo para que las preguntas puedan responderse en tiempo real y evitar demoras en las respuestas.
Además, Gmelius se integra con Slack, para que los miembros del equipo puedan recibir notificaciones tanto en Gmail como en Slack. Los equipos pueden responder directamente en Slack para mejorar la comunicación sin distraerse con el resto de los correos electrónicos de su bandeja de entrada.
Aumente los tiempos de respuesta con plantillas de correo electrónico
La mayoría de las veces, nos encontramos reescribiendo los mismos correos electrónicos a lo largo de la jornada laboral. Las plantillas de correo electrónico ofrecen una solución sencilla para agilizar estas tareas. La mayoría de las plataformas de correo electrónico, si no todas, ofrecen plantillas de correo electrónico para guardar los borradores actuales y reutilizarlos en una fecha posterior. Las plantillas de correo electrónico se utilizan comúnmente para correos electrónicos de seguimiento, información sobre nuevas contrataciones, correos electrónicos de agradecimiento, problemas de atención al cliente y anuncios de la empresa.
Gmelius lleva la utilidad de las plantillas de correo electrónico un paso más allá con plantillas de Gmail que se pueden compartir y borradores de correo electrónico. Los equipos pueden redactar las respuestas juntos para aprovechar la colaboración y, a continuación, guardar el borrador como plantilla para compartirlo con otro equipo. Las respuestas eficaces y repetitivas se convierten en correos electrónicos procesables que producen resultados positivos.
Mejore el correo electrónico con integraciones sólidas
Si tu equipo busca una forma más eficiente de operar con el correo electrónico, las integraciones de correo electrónico son la clave. Las integraciones de correo electrónico unen el software y las herramientas para crear resultados productivos y colaborativos para los equipos. A menudo, las soluciones de correo electrónico estándar no son lo suficientemente completas como para que los equipos funcionen de manera eficiente, especialmente en el clima digital actual. Como resultado, las empresas terminan buscando otras herramientas de integración para trabajar con sus plataformas de correo electrónico actuales y crear flujos de trabajo más eficientes y productivos.
Gmelius convierte las caóticas bandejas de entrada en los espacios de trabajo compartidos sin salir de Gmail. Según las estadísticas de Mailbird antes mencionadas, muchos trabajadores no tienen tiempo para aprender nuevas plataformas además de sus flujos de trabajo actuales. Gmelius facilita la administración del correo electrónico al integrarse con plataformas con las que tu equipo ya está familiarizado.
Además de Gmail, Gmelius ofrece potentes integraciones con Google Workspace, Google Calendar, Slack, Trello, Zoom y muchos más. La comunicación en equipo por correo electrónico es más sencilla y agiliza la jornada laboral al reducir la necesidad de cambiar de una aplicación a otra. Se puede acceder a todo desde una interfaz.
Para lograr una comunicación de calidad entre un equipo, los trabajadores deben reinventar la rueda del correo electrónico mediante el uso de nuevas y poderosas herramientas para enriquecer el proceso. Es parte de la naturaleza humana hacer aquello con lo que ya nos sentimos cómodos. Sin embargo, hacer pequeños cambios puede tener un gran impacto. Y Gmelius lo facilita con una plataforma fácil de usar que incluye innumerables funciones que ayudan a mejorar la comunicación, la colaboración y la productividad del equipo.
¿Estás listo para empezar? Consulta nuestras funciones e integraciones y descubre cómo Gmelius está diseñado para mejorar la comunicación y la colaboración por correo electrónico de los equipos. Inscríbase ¡hoy!
