Existem dois tipos de usuários de e-mail: aqueles que trabalham para chegar à “caixa de entrada zero” todos os dias e outros que têm caixas de entrada com 5.000 e-mails ou mais. Quer sua caixa de entrada permaneça organizada ou não, não é segredo que o e-mail é difícil de gerenciar. O trabalhador médio tem mais de 200 e-mails não abertos em sua caixa de entrada, com aproximadamente 121 novos e-mails chegando todos os dias. Se não for gerenciado adequadamente, é fácil que essa contagem de caixas de entrada chegue a 1.000 em uma única semana.
A falta de organização causa bagunça na caixa de entrada, oportunidades perdidas e sobrecarga de e-mails. Como uma ferramenta de comunicação amplamente usada, os funcionários devem utilizar o e-mail em todo o seu potencial para manter um fluxo de trabalho produtivo e criar uma melhor comunicação por e-mail em equipe.
O problema com o e-mail
A comunicação por e-mail é uma parte essencial do dia de trabalho. Os funcionários o usam para se comunicar internamente com outros membros da equipe, atribuir tarefas e transmitir mensagens críticas. Em muitos casos, o e-mail também é o principal canal de comunicação entre uma empresa e seus clientes.
Quando o e-mail desorganizado se torna opressor, isso pode criar problemas significativos para as equipes, como comunicação deficiente, mensagens de clientes não abertas e perda de tempo na empresa devido a um fluxo de trabalho desorganizado. A ansiedade resultante da sobrecarga de e-mails geralmente também tem um impacto negativo no moral da equipe.
E a organização é apenas parte do problema. Muitas equipes descobrem que não estão usando seu sistema de e-mail atual em todo o seu potencial. Um recente Pesquisa do Mailbird relata estatísticas chocantes que revelam quantas equipes se desesperam por subutilizar suas plataformas de e-mail atuais:
- 61% acreditam que seus métodos de gerenciamento de e-mail são inadequados.
- 60% relatam que não têm tempo para aprender alternativas não tecnológicas para ajudar no gerenciamento de e-mails.
- 49% relatam que a falta de informações essenciais para os negócios é uma grande preocupação.
Quando perguntados sobre qual solução poderia melhorar o gerenciamento atual de e-mails, 40% acreditaram que seguir as melhores práticas de gerenciamento de e-mail poderia ajudar e 20% acreditaram que usar soluções tecnológicas de gerenciamento de e-mail, como programas e aplicativos, poderia ser útil.
Como melhorar a comunicação por e-mail da equipe: ferramentas de que você precisa
Aumentar a eficiência com um processo sólido de gerenciamento de e-mail é fundamental para desenvolver uma melhor comunicação entre a equipe. Aqui está uma lista das melhores ferramentas de e-mail para implementar em seu fluxo de trabalho diário e como Gmelius, uma ferramenta de comunicação e colaboração para o Gmail, pode ajudar.
Pare de perder tempo e comece a usar a automação
Se você ainda não começou a usar automação em seu fluxo de trabalho diário, agora é o momento perfeito para começar. À medida que mais empresas recorrem a opções de trabalho remoto e híbrido, o uso do e-mail se tornou uma ferramenta de comunicação vital. O aumento do uso do e-mail resulta em uma maior necessidade de gerenciá-lo. Automatizar o trabalho pesado melhora significativamente a produtividade. As equipes podem definir regras de automação para as seguintes tarefas:
- filtragem de e-mails em pastas ou marcadores (Gmail)
- excluindo e-mails após um determinado período
- impedindo que e-mails indesejados lotem uma caixa de entrada
- envio de respostas automáticas em horários programados
- recebendo notificações e lembretes automáticos
O uso da lógica baseada em regras para gerenciar e-mails também permite que os membros da equipe se comuniquem com mais eficiência para economizar tempo, identificar possíveis e-mails não lidos e criar melhores oportunidades de gerenciamento de e-mails.
Gmelius oferece uma poderosa automação do fluxo de trabalho regras para agilizar tarefas domésticas e organizar e-mails, criando mais tempo para trabalhos essenciais. A lógica usa uma metodologia do tipo “se isso, então aquilo”.
Por exemplo, E se um e-mail contém a palavra pedir, depois um e-mail de confirmação será enviado ao cliente. Se um e-mail contém a palavra retorne, depois esse e-mail será atribuído ao membro da equipe apropriado. Isso é particularmente útil para gerentes de equipe, pois eles podem atribuir automaticamente conversas por e-mail com base na carga de trabalho de um membro da equipe, enviar respondentes automáticos de e-mail, aplicar políticas de SLA e adicionar rótulos para uma melhor organização.
Comunique-se mais rápido com notas de e-mail
As equipes estão sempre procurando novas formas de se comunicar mais rapidamente no crescente mundo digital de hoje. Quando os funcionários não têm a opção de ir até o escritório de um membro da equipe para fazer uma pergunta simples, as equipes dependem muito de ferramentas de mensagens instantâneas, como o Google Chat e o Slack, para receber respostas rapidamente. No entanto, é demorado alternar entre aplicativos de e-mail e mensagens instantâneas.
Muitas soluções de caixa de entrada compartilhada permitem que os usuários adicionem notas a um e-mail para obter mais contexto. Essa é uma maneira simples e eficaz de esclarecer e-mails sem usar outras plataformas para obter respostas. No entanto, o Gmelius permite que as equipes criem conversas ao lado de um e-mail com o recurso de anotações por e-mail. Notas por e-mail viva dentro da interface de e-mail de uma equipe para que as perguntas possam ser respondidas em tempo real para evitar atrasos nas respostas.
Além disso, Gmelius se integra ao Slack, para que os membros da equipe possam receber notificações no Gmail e no Slack. As equipes podem responder diretamente no Slack para melhorar a comunicação sem se distrair com o resto dos e-mails da caixa de entrada.
Aumente os tempos de resposta com modelos de e-mail
Na maioria das vezes, nos encontramos reescrevendo os mesmos e-mails durante o dia de trabalho. Os modelos de e-mail oferecem uma solução simples para agilizar essas tarefas. A maioria das plataformas de e-mail, se não todas, oferece modelos de e-mail para salvar os rascunhos atuais e reutilizá-los posteriormente. Os modelos de e-mail são comumente usados para e-mails de acompanhamento, informações sobre novas contratações, e-mails de agradecimento, problemas de suporte ao cliente e anúncios da empresa.
O Gmelius leva a utilidade dos modelos de e-mail um passo adiante com modelos compartilháveis do Gmail e rascunhos de e-mail. As equipes podem redigir respostas juntas para se beneficiar da colaboração e, em seguida, salvar o rascunho como um modelo para compartilhar com outra equipe. Respostas eficazes e repetitivas se transformam em e-mails acionáveis que produzem resultados positivos.
Melhore o e-mail com integrações robustas
Se sua equipe está procurando uma maneira mais eficiente de operar usando e-mail, as integrações de e-mail são a chave. As integrações de e-mail unem software e ferramentas para criar resultados produtivos e colaborativos para as equipes. Muitas vezes, as soluções de e-mail padrão não são abrangentes o suficiente para que as equipes operem com eficiência, especialmente no clima digital atual. Como resultado, as empresas acabam procurando outras ferramentas de integração para trabalhar com suas plataformas de e-mail atuais e criar fluxos de trabalho mais eficientes e produtivos.
O Gmelius transforma caixas de entrada caóticas em espaços de trabalho compartilhados sem sair do Gmail. Com base nas estatísticas do Mailbird mencionadas anteriormente, muitos funcionários não têm tempo para aprender novas plataformas além de seus fluxos de trabalho atuais. O Gmelius facilita o gerenciamento de e-mail ao se integrar às plataformas com as quais sua equipe já está familiarizada.
Além do Gmail, o Gmelius oferece integrações poderosas com o Google Workspace, o Google Calendar, o Slack, o Trello, o Zoom e muito mais. A comunicação por e-mail da equipe é facilitada e agiliza a jornada de trabalho, reduzindo a necessidade de alternar entre aplicativos. Tudo é acessível a partir de uma única interface.
Para obter uma comunicação de qualidade entre uma equipe, os funcionários precisam reinventar a roda do e-mail usando novas ferramentas poderosas para enriquecer o processo. É da natureza humana fazer o que já nos sentimos confortáveis. Mas fazer pequenas mudanças pode ter um grande impacto. E o Gmelius facilita isso com uma plataforma fácil de usar, repleta de inúmeros recursos para ajudar a criar uma melhor comunicação, colaboração e produtividade em equipe.
Pronto para começar? Confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração por e-mail da equipe. Cadastre-se hoje!
