Es gibt zwei Arten von E-Mail-Benutzern: diejenigen, die daran arbeiten, jeden Tag auf „Null Posteingang“ zu gelangen, und andere, die Posteingänge mit 5.000 E-Mails und mehr haben. Ob Ihr Posteingang organisiert bleibt oder nicht, es ist kein Geheimnis, dass E-Mails schwer zu verwalten sind. Der durchschnittliche Arbeiter hat über 200 ungeöffnete E-Mails in ihrem Posteingang, mit etwa 121 neuen E-Mails, die täglich eingehen. Wenn diese Posteingänge nicht richtig verwaltet werden, kann es leicht sein, dass die Anzahl der Posteingänge in einer einzigen Woche 1.000 erreicht.
Mangelnde Organisation führt zu Unordnung im Posteingang, verpassten Gelegenheiten und E-Mail-Überlastung. Da es sich um ein weit verbreitetes Kommunikationstool handelt, müssen Mitarbeiter das Potenzial von E-Mail voll ausschöpfen, um einen produktiven Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten und eine bessere E-Mail-Kommunikation im Team aufzubauen.
Das Problem mit der E-Mail
E-Mail-Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags. Mitarbeiter nutzen es, um intern mit anderen Mitarbeitern zu kommunizieren, Aufgaben zuzuweisen und wichtige Nachrichten zu übermitteln. In vielen Fällen ist E-Mail auch der primäre Kommunikationskanal zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden.
Wenn unorganisierte E-Mails überwältigend werden, kann dies zu erheblichen Problemen für Teams führen, z. B. zu schlechter Kommunikation, ungeöffneten Kundennachrichten und verschwendeter Unternehmenszeit aufgrund eines unorganisierten Workflows. Die daraus resultierende Angst vor dem E-Mail-Überfluss wirkt sich oft auch negativ auf die Teammoral aus.
Und Organisation ist nur ein Teil des Problems. Viele Teams stellen fest, dass sie ihr aktuelles E-Mail-System nicht voll ausschöpfen. Ein aktueller Mailbird-Umfrage berichtet über schockierende Statistiken, die zeigen, wie viele Teams verzweifelt sind, weil sie ihre aktuellen E-Mail-Plattformen nicht ausreichend nutzen:
- 61% glauben, dass ihre E-Mail-Verwaltungsmethoden unzureichend sind.
- 60% geben an, dass ihnen die Zeit fehlt, um sich mit alternativen Methoden zur Unterstützung des E-Mail-Managements vertraut zu machen.
- 49% geben an, dass fehlende geschäftskritische Informationen ein großes Problem darstellen.
Auf die Frage, welche Lösung das aktuelle E-Mail-Management verbessern könnte, glaubten 40%, dass die Anwendung besserer Best Practices für das E-Mail-Management helfen könnte, und 20% waren der Meinung, dass der Einsatz von E-Mail-Verwaltungslösungen wie Programmen und Apps nützlich sein könnte.
So verbessern Sie die E-Mail-Kommunikation im Team: Tools, die Sie benötigen
Die Steigerung der Effizienz mit einem soliden E-Mail-Managementprozess ist entscheidend für die Entwicklung einer besseren Kommunikation innerhalb eines Teams. Hier finden Sie eine Liste der besten E-Mail-Tools, die Sie in Ihren täglichen Arbeitsablauf implementieren können, und wie Gmelius, ein Kommunikations- und Kollaborationstool für Gmail, kann helfen.
Verschwenden Sie keine Zeit mehr und nutzen Sie die Automatisierung
Wenn Sie noch nicht mit der Verwendung begonnen haben Automatisierung In Ihrem täglichen Arbeitsablauf ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um anzufangen. Da immer mehr Unternehmen auf mobile und hybride Arbeitsoptionen setzen, ist die Verwendung von E-Mail zu einem wichtigen Kommunikationsinstrument geworden. Die zunehmende Nutzung von E-Mails führt zu einem größeren Verwaltungsbedarf. Die Automatisierung der Routinearbeit verbessert die Produktivität erheblich. Teams können Automatisierungsregeln für die folgenden Aufgaben festlegen:
- Filtern von E-Mails in Ordner oder Labels (Gmail)
- E-Mails nach einem bestimmten Zeitraum löschen
- verhindern, dass Junk-E-Mails einen Posteingang überfüllen
- Senden von automatischen Antworten zu geplanten Zeiten
- Empfang von automatischen Benachrichtigungen und Erinnerungen
Die Verwendung regelbasierter Logik zur Verwaltung von E-Mails ermöglicht es den Teammitgliedern auch, effizienter zu kommunizieren, um Zeit zu sparen, potenzielle ungelesene E-Mails zu identifizieren und bessere Möglichkeiten für das E-Mail-Management zu schaffen.
Gmelius bietet leistungsstarke Workflow-Automatisierung Regeln zur Rationalisierung unterer Aufgaben und zur Organisation von E-Mails, sodass mehr Zeit für wichtige Aufgaben bleibt. Die Logik verwendet eine „Wenn das, dann das“ -Methode.
Zum Beispiel wenn eine E-Mail enthält das Wort Auftrag, dann Eine Bestätigungs-E-Mail wird an den Kunden gesendet. Wenn eine E-Mail enthält das Wort Rückkehr, dann Diese E-Mail wird dem entsprechenden Teammitglied zugewiesen. Dies ist besonders für Teammanager nützlich, da sie E-Mail-Konversationen automatisch auf der Grundlage der Arbeitsbelastung eines Teammitglieds zuweisen, automatische E-Mail-Antworten senden, SLA-Richtlinien anwenden und Labels für eine bessere Organisation hinzufügen können.
Kommunizieren Sie schneller mit E-Mail-Notizen
Teams suchen immer nach neuen Wegen, um in der wachsenden digitalen Welt von heute schneller zu kommunizieren. Wenn Mitarbeiter nicht die Möglichkeit haben, für eine einfache Frage zum Büro eines Teammitglieds zu gehen, verlassen sich Teams in hohem Maße auf Instant-Messaging-Tools wie Google Chat und Slack, um schnell Antworten zu erhalten. Es ist jedoch zeitaufwändig, zwischen E-Mail- und Instant-Messaging-Anwendungen hin und her zu springen.
Viele Lösungen für gemeinsam genutzte Posteingänge ermöglichen es Benutzern, einer E-Mail Notizen für weiteren Kontext hinzuzufügen. Dies ist eine einfache und effektive Methode, um E-Mails zu klären, ohne andere Plattformen für Antworten zu verwenden. Gmelius ermöglicht es Teams jedoch, Konversationen neben einer E-Mail mit ihrer Funktion für E-Mail-Notizen zu führen. E-Mail-Notizen live in der E-Mail-Oberfläche eines Teams, sodass Fragen in Echtzeit beantwortet werden können, um verzögerte Antworten zu vermeiden.
Darüber hinaus Gmelius lässt sich in Slack integrieren, sodass Teammitglieder Benachrichtigungen sowohl in Gmail als auch in Slack erhalten können. Teams können direkt in Slack antworten, um die Kommunikation zu verbessern, ohne sich von den restlichen E-Mails ihres Posteingangs ablenken zu lassen.
Erhöhen Sie die Antwortzeiten mit E-Mail-Vorlagen
In den meisten Fällen schreiben wir im Laufe des Arbeitstages dieselben E-Mails neu. E-Mail-Vorlagen bieten eine einfache Lösung, um solche Aufgaben zu rationalisieren. Die meisten, wenn nicht alle E-Mail-Plattformen bieten E-Mail-Vorlagen an, mit denen aktuelle Entwürfe gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet werden können. E-Mail-Vorlagen werden häufig für Folge-E-Mails, Informationen zu neuen Mitarbeitern, Dankes-E-Mails, Kundendienstanfragen und Unternehmensankündigungen verwendet.
Gmelius geht mit der Nützlichkeit von E-Mail-Vorlagen noch einen Schritt weiter gemeinsam nutzbare Gmail-Vorlagen und E-Mail-Entwürfe. Teams können Antworten gemeinsam verfassen, um von der Zusammenarbeit zu profitieren, und den Entwurf dann als Vorlage speichern, um ihn mit einem anderen Team zu teilen. Effektive und sich wiederholende Antworten werden zu umsetzbaren E-Mails, die zu positiven Ergebnissen führen.
Verbessern Sie E-Mails mit robusten Integrationen
Wenn Ihr Team nach einer effizienteren Methode sucht, mit E-Mail zu arbeiten, sind E-Mail-Integrationen der Schlüssel. E-Mail-Integrationen verbinden Software und Tools miteinander, um produktive und kollaborative Ergebnisse für Teams zu erzielen. Oft sind Standard-E-Mail-Lösungen nicht umfassend genug, damit Teams effizient arbeiten können, insbesondere im heutigen digitalen Umfeld. Infolgedessen suchen Unternehmen am Ende nach anderen Integrationstools, um mit ihren aktuellen E-Mail-Plattformen zu arbeiten und effizientere und produktivere Workflows aufzubauen.
Gmelius glättet chaotische Posteingänge in geteilte Arbeitsbereiche, ohne Gmail zu verlassen. Basierend auf den oben genannten Mailbird-Statistiken haben viele Mitarbeiter keine Zeit, sich zusätzlich zu ihren aktuellen Arbeitsabläufen mit neuen Plattformen vertraut zu machen. Gmelius erleichtert die Verwaltung von E-Mails durch die Integration in Plattformen, mit denen Ihr Team bereits vertraut ist.
Zusätzlich zu Gmail bietet Gmelius leistungsstarke Integrationen mit Google Workspace, Google Calendar, Slack, Trello, Zoom und vielen mehr. Die E-Mail-Kommunikation im Team wird vereinfacht und beschleunigt den Arbeitsalltag, da das Hin- und Herwechseln zwischen Apps reduziert wird. Alles ist von einer Oberfläche aus zugänglich.
Um eine qualitativ hochwertige Kommunikation innerhalb eines Teams zu erreichen, müssen die Mitarbeiter das E-Mail-Rad neu erfinden, indem sie leistungsstarke neue Tools einsetzen, um den Prozess zu bereichern. Es liegt in der Natur des Menschen, das zu tun, womit wir uns bereits wohl fühlen. Kleine Änderungen können jedoch große Auswirkungen haben. Und Gmelius macht es einfach mit einer benutzerfreundlichen Plattform mit unzähligen Funktionen, die Sie beim Aufbau einer besseren Teamkommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität unterstützen.
Bereit loszulegen? Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius darauf ausgelegt ist, die E-Mail-Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Melde dich an heute!
