Cuando comienzas un nuevo proyecto, la forma en que las gestiones determinará su éxito general.
Dependiendo del tamaño de su proyecto, puede haber decenas, cientos e incluso más piezas móviles. Al poder contabilizar cabalmente en qué punto del progreso del proyecto se encuentra cada pieza, podrás evaluar si se está gestionando correctamente. Afortunadamente, puedes hacerlo desde la comodidad de tu bandeja de entrada de Gmail, utilizando las herramientas adecuadas.
La importancia de la comunicación en la gestión de proyectos
La comunicación efectiva permite a los líderes de equipo controlar el desempeño del proyecto mientras miden y comparan su estado descrito durante la fase de concepción. Con las herramientas adecuadas, esta fase puede resultar sencilla para el director del proyecto. Sin las herramientas adecuadas, puede resultar extremadamente estresante y poner en peligro la ejecución del proyecto.
Los plazos concedidos pueden cambiar debido a retrasos en la entrega y otras complicaciones imprevistas, pero si todos están de acuerdo, se pueden abordar otras partes del proyecto hasta que se resuelvan los problemas. Aquí es donde la comunicación responsable y en tiempo real se vuelve tan valiosa.
Si puedes gestionar un proyecto con una herramienta a la que todos los miembros del equipo puedan acceder fácilmente, que esté diseñada para la colaboración y que permita una comunicación fluida, será mucho más fácil de gestionar. Aún mejor si esa herramienta está integrada con el correo electrónico, la principal herramienta de comunicación empresarial para equipos.
Pensemos en Gmail, la plataforma de correo electrónico líder disponible en todo el mundo, que aborda la parte de accesibilidad de la ecuación. Agregue la potencia de Gmelius y ahora tendrá una sólida herramienta de colaboración, comunicación y gestión de proyectos, que funciona sin problemas desde su bandeja de entrada de Gmail.
4 tools and consejos para gestionar proyectos desde Gmail
Estas son cuatro estrategias para administrar proyectos desde Gmail, que han demostrado su eficacia.
1. Tableros Kanban
Tablas Kanban son solo una de las funciones que Gmelius integra en tu Gmail. Colocados con elegancia en el panel izquierdo de tu bandeja de entrada de Gmail, los tableros están diseñados para proporcionarte una representación visual clara de tu bandeja de entrada y de los proyectos derivados de los correos electrónicos.
Los tableros de Gmelius van varios pasos más allá. Para empezar, te permiten gestionar la actividad de tu bandeja de entrada de forma visual y transparente. Cada una de tus bandejas de entrada y etiquetas compartidas puede tener una vista de tablero.
Más allá, los tableros permiten a los gerentes de proyectos integrar funciones de automatización y asignaciones de tareas, con la capacidad de monitorear el desempeño, por miembro del equipo, a medida que siguen el proyecto hasta su finalización.
Después de crear tu tablero de proyecto, puedes añadir tarjetas con una lista de tareas pendientes y asignarlas a los miembros del equipo con fechas límite. Las tarjetas de tareas te permiten ver claramente el estado de tus proyectos, organizarlos según sea necesario y utilizar la función de arrastrar y soltar en función de la progresión y el estado de cada tarea.
Si quieres añadir un comentario a una tarea, es tan fácil como hacer clic en ella. Y si se requiere una subtarea, algo que siempre parece ocurrir cuando se gestionan proyectos, basta con añadir más elementos haciendo clic en ella.
Gmelius también te permite añadir etiquetas de prioridad y compartir los tableros con miembros específicos del equipo para abordar diferentes partes del proyecto.
Los tableros Kanban no son un concepto nuevo. Puedes encontrar muchísimas herramientas Kanban externas para la gestión de proyectos. Trello es una de ellas y millones de personas confían en ella. El único problema es que Trello, al igual que otras herramientas de kanban, está desconectado de tu bandeja de entrada.
La diferencia con Gmelius es que coloca los tableros kanban en tu bandeja de entrada. Y también hace mucho más. Fácil de acceder, fácil de usar y diseñado para la colaboración en equipo, Las placas de Gmelius también se integran con Trello.
Con nuestro Integration bidireccional no es necesario cambiar entre Gmail y Trello. Cada compañero de equipo puede trabajar desde la herramienta que prefiera y Gmelius mantendrá sincronizados tus equipos y tus datos en ambas aplicaciones. Con Gmelius puedes supervisar fácilmente los correos electrónicos en Trello y gestionar tus proyectos de Trello directamente desde tu bandeja de entrada.
A nuestros usuarios les encantan sus tableros kanban, son una parte integral de sus flujos de trabajo diarios. Pero donde Gmelius realmente brilla a la hora de gestionar un proyecto es con la herramienta de secuencias automatizadas.
2. Convierte los correos electrónicos en tareas procesables
Gmelius te permite convertir cualquier correo electrónico en una tarjeta de tareas con un solo clic y añadir esa tarjeta al tablero kanban que elija como «contacto realizado», por ejemplo. Desde allí, puedes asignar la tarea a un miembro del equipo, añadir una fecha límite, añadir notas para dar contexto y supervisar la tarea a medida que avanza en tu tablero de proyecto.
Si vas a convertir los correos electrónicos que recibes en tareas sin salir nunca de Gmail, piensa en el tiempo que tú, tu equipo y tu organización os ahorraréis. Además, puedes usar estas herramientas en cualquier sector para mejorar la eficiencia de todos tus proyectos sin esfuerzo.
3. Crea secuencias y automatizaciones
Tu proyecto está en marcha y tu equipo está ocupado realizando las tareas que les ha asignado. Durante el desarrollo de un proyecto, habrá que tomar medidas, algunas esperadas y otras no. Las secuencias permiten tener en cuenta esas acciones y preconfigurar la respuesta elegida.
Cada acción se conecta a una tarea, se actualiza automáticamente en tu tablero de proyecto y se comunica en tiempo real a todo tu equipo.
Secuencias le permitirá crear un envío automático de correos electrónicos a los socios externos que contribuyen a su proyecto. Tú configuras el flujo de trabajo en función de sus reacciones y dejas que Gmelius se encargue del resto.
Los correos electrónicos entrantes se pueden etiquetar en ese flujo en cualquier momento y puedes enviarlos al tablero Kanban designado con seguimientos personalizados.
Se pueden aplicar filtros condicionales, como si se abre, si no se responde, etc., para garantizar que el mensaje llegue al miembro del equipo deseado. Con Sequences, te asegurarás de que los correos electrónicos que envíes lleguen a sus objetivos en el momento adecuado para que tu proyecto siga adelante.
El agente de IA de Gmelius puede escribir reglas de automatización basadas en sus comandos de lenguaje natural para que no tenga que configurar automatizaciones complejas manualmente.
4. Usa notas para colaborar con los miembros del equipo
Ejecutar un proyecto significa tener varias partes interesadas, que pueden ser un cliente, un proveedor o el CIO de la empresa. Y cuando quieren comunicar algo, por lo general lo hacen por correo electrónico. Con Gmelius, puedes añadir más contexto a estos correos electrónicos con notas de correo electrónico.
Mientras estés en la bandeja de entrada de Gmail, puedes usar Notas de Gémelius para explicar con más detalle el correo electrónico al miembro de tu equipo. Las notas aparecen en un hilo tipo chat junto a cada correo electrónico, lo que proporciona un espacio libre de distracciones para avanzar en la conversación.
En el mismo flujo, puedes asignar el correo electrónico a un miembro del equipo, añadir una nota explicando la preocupación del cliente y publicarla en el tablero Kanban para una mayor visibilidad.
El poder de Gmelius cuando se instala en Gmail
Desde el principio, el objetivo de Gmelius ha sido unir a los equipos mediante la consolidación de un amplio conjunto de herramientas de colaboración y automatización e integrándolas sin problemas en Gmail. Antes de Gmelius, los equipos se veían obligados a gestionar varias plataformas externas a la bandeja de entrada, lo que desconectaba y fragmentaba aún más sus flujos de trabajo.
Hay costos indirectos e indirectos relacionados con el cambio de una plataforma a otra. El cambio de atención es un coste que perjudica los resultados finales de productividad de sus equipos. Las brechas en la comunicación entre el correo electrónico y el chat y la colaboración desconectada afectan a las empresas donde más las perjudican: el verdadero resultado final de la rentabilidad.
Como Gmelius vive y trabaja en Gmail, la curva de aprendizaje es mínima.
Y cuanto menos tiempo dedique un equipo a usar una aplicación, más tiempo podrá dedicar a terminar el proyecto con éxito, a tiempo y por debajo del presupuesto.
Si bien Gmail es un excelente cliente de correo electrónico, carece de las herramientas necesarias para administrar las partes móviles de un proyecto y todas las comunicaciones asociadas. Gmelius cierra la brecha creada por los correos electrónicos externos y las comunicaciones internas, como el chat, al tiempo que las conecta con herramientas de gestión de proyectos diseñadas para la colaboración en equipo.
Más de 100 000 profesionales confían en Gmelius para potenciar los flujos de trabajo de sus equipos. Transformamos su bandeja de entrada en un centro de trabajo de colaboración y comunicación eficaz, lo que les permite trabajar mejor desde Gmail.
