Quando você inicia um novo projeto, a forma como você o gerencia determinará seu sucesso geral.
Dependendo do tamanho do seu projeto, pode haver dezenas, centenas e até mais peças móveis. Ser capaz de explicar completamente onde cada peça está na progressão do projeto é como você pode avaliar se ela está sendo gerenciada adequadamente. Felizmente, você pode fazer isso na conveniência da sua caixa de entrada do Gmail, usando as ferramentas certas.
A importância da comunicação no gerenciamento de projetos
A comunicação eficaz permite que os líderes de equipe controlem o desempenho do projeto enquanto medem e comparam seu status descrito durante a fase de concepção. Com as ferramentas certas, essa fase pode ser fácil para o gerente de projetos. Sem as ferramentas certas, isso pode ser extremamente estressante e comprometer a entrega do projeto.
Os prazos concedidos podem mudar devido a atrasos na entrega e outras complicações imprevistas, mas se todos estiverem na mesma página, outras partes do projeto poderão ser resolvidas até que os problemas sejam resolvidos. É aqui que a comunicação responsável e em tempo real se torna tão valiosa.
Se você puder gerenciar um projeto com uma ferramenta que seja facilmente acessível por todos os membros da equipe, projetada para colaboração e que permita uma comunicação perfeita, isso o tornará muito mais gerenciável. Melhor ainda se essa ferramenta for integrada ao e-mail, a principal ferramenta de comunicação empresarial para equipes.
Considere o Gmail, a principal plataforma de e-mail disponível globalmente, o que aborda a parte de acessibilidade da equação. Adicione o poder do Gmelius e agora você terá uma ferramenta robusta de colaboração, comunicação e gerenciamento de projetos, que funciona perfeitamente na sua caixa de entrada do Gmail.
4 ferramentas e dicas para gerenciar projetos do Gmail
Aqui estão quatro estratégias para gerenciar projetos do Gmail, que comprovadamente funcionam.
1. Quadros Kanban
Quadros Kanban são apenas um dos recursos que o Gmelius integra ao seu Gmail. Elegantemente posicionados no painel esquerdo da sua caixa de entrada do Gmail, os painéis são projetados para fornecer uma representação visual clara da sua caixa de entrada e dos projetos que resultam dos e-mails.
As placas Gmelius vão várias etapas adiante. Para começar, eles permitem que você gerencie sua atividade na caixa de entrada de forma visual e transparente. Cada uma de suas caixas de entrada compartilhadas e etiquetas compartilhadas pode ter uma visualização em quadro.
Indo além, os painéis permitem que os gerentes de projeto integrem recursos de automação e atribuições de tarefas, com a capacidade de monitorar o desempenho, por membro da equipe, à medida que acompanham o projeto até a conclusão.
Depois de criar seu quadro de projeto, você pode adicionar cartões com uma lista de tarefas e atribuí-los aos membros da equipe com prazos de entrega. Os cartões de tarefas darão uma visibilidade clara do status de seus projetos, organize-os conforme necessário e usarão o recurso de arrastar e soltar com base na progressão e no status de cada tarefa.
Se você quiser adicionar um comentário a uma tarefa, basta clicar nela. E se uma subtarefa for necessária, o que sempre parece existir ao gerenciar projetos, você pode simplesmente adicionar mais itens clicando nela.
O Gmelius também permite adicionar tags prioritárias e compartilhar os quadros com membros específicos da equipe para abordar diferentes partes do projeto.
Os quadros Kanban não são um conceito novo. Você pode encontrar inúmeras ferramentas externas de Kanban para gerenciamento de projetos. O Trello é um deles e tem a confiança de milhões. O único problema é que o Trello, assim como outras ferramentas kanban, está desconectado da sua caixa de entrada.
A diferença com o Gmelius é que ele coloca quadros kanban em sua caixa de entrada. E também faz muito mais. Fácil de acessar, fácil de usar e criado para colaboração em equipe, As placas Gmelius também se integram ao Trello.
Com o nosso Integração bidirecional não há necessidade de alternar entre o Gmail e o Trello. Cada colega de equipe pode trabalhar com sua ferramenta preferida e o Gmelius manterá suas equipes e dados sincronizados em ambos os aplicativos. Com o Gmelius, você pode monitorar facilmente e-mails no Trello e gerenciar seus projetos do Trello diretamente da sua caixa de entrada.
Nossos usuários amam seus quadros kanban, eles são parte integrante de seus fluxos de trabalho diários. Mas onde o Gmelius realmente brilha ao gerenciar um projeto é com a ferramenta de sequências automatizadas.
2. Transforme e-mails em tarefas acionáveis
O Gmelius permite que você transforme qualquer e-mail em um cartão de tarefa com um clique e adicione esse cartão ao quadro kanban escolhido como “contato feito”, por exemplo. A partir daí, você pode atribuir a tarefa a um membro da equipe, adicionar uma data de conclusão, adicionar notas para contextualizar e monitorar a tarefa à medida que ela avança no quadro do projeto.
Se você está transformando os e-mails recebidos em tarefas sem sair do Gmail, pense no tempo que você, sua equipe e sua organização economizarão. E você pode usar essas ferramentas em qualquer setor para melhorar a eficiência de todos os seus projetos sem esforço.
3. Crie sequências e automações
Seu projeto está funcionando e sua equipe está ocupada realizando as tarefas que você lhes atribuiu. Durante o fluxo de um projeto, ações precisarão ser tomadas, algumas esperadas e outras não. As sequências permitem que você contabilize essas ações e pré-configure a resposta escolhida.
Cada ação se conecta a uma tarefa, é atualizada automaticamente em seu quadro de projeto e comunicada em tempo real para toda a sua equipe.
Sequências permitirá que você crie um envio automático de e-mails para parceiros externos que contribuem com seu projeto. Você define o fluxo de trabalho de acordo com suas reações e deixa o Gmelius fazer o resto.
Os e-mails recebidos podem ser marcados nesse fluxo a qualquer momento e você pode enviá-los para o quadro Kanban designado com acompanhamentos personalizados.
Filtros condicionais, como se abertos, se não respondidos, etc., podem ser aplicados para garantir que a mensagem chegue ao membro da equipe pretendido. Com Sequences, você terá certeza de que os e-mails enviados atingirão suas metas no momento certo para manter seu projeto em andamento.
O agente Gmelius AI pode escrever regras de automação com base em seus comandos de linguagem natural para que você não precise configurar automações complexas manualmente.
4. Use notas para colaborar com os membros da equipe
Executar um projeto significa ter várias partes interessadas, como um cliente, um fornecedor ou o CIO da empresa. E quando eles querem comunicar algo, geralmente é por e-mail. Com o Gmelius, você pode adicionar mais contexto a esses e-mails com notas de e-mail.
Enquanto estiver na caixa de entrada do Gmail, você pode usar Notas de Gmelius para explicar melhor o e-mail para o membro da sua equipe. As notas são exibidas em um tópico no estilo de bate-papo ao lado de cada e-mail, fornecendo um espaço livre de distrações para levar a conversa adiante.
No mesmo fluxo, você pode atribuir o e-mail a um membro da equipe, adicionar uma nota explicando a preocupação do cliente e publicá-la no quadro Kanban para maior visibilidade.
O poder do Gmelius quando instalado no Gmail
Desde o início, o objetivo do Gmelius era unir equipes consolidando um rico conjunto de ferramentas de colaboração e automação e integrando-as perfeitamente ao Gmail. Antes do Gmelius, as equipes eram forçadas a gerenciar várias plataformas fora da caixa de entrada, o que desconectava e fragmentava ainda mais seus fluxos de trabalho.
Existem custos fixos e flexíveis decorrentes da alternância entre plataformas. A mudança de atenção é um custo que prejudica a produtividade de suas equipes. As lacunas na comunicação entre e-mail e chat e a colaboração desconectada atingem as empresas onde elas mais prejudicam: o verdadeiro resultado final da lucratividade.
Como o Gmelius vive e trabalha no Gmail, a curva de aprendizado é mínima.
E quanto menos tempo uma equipe tiver que gastar para usar um aplicativo, mais tempo ela poderá dedicar para concluir o projeto com sucesso, dentro do prazo e do orçamento.
Embora o Gmail seja um ótimo cliente de e-mail, ele não possui as ferramentas necessárias para gerenciar as partes móveis de um projeto e todas as comunicações associadas. O Gmelius preenche a lacuna criada por e-mails externos e comunicações internas, como bate-papo, ao mesmo tempo em que os conecta a ferramentas de gerenciamento de projetos projetadas para colaboração em equipe.
Mais de 100.000 profissionais dependem da Gmelius para capacitar os fluxos de trabalho de sua equipe. Transformamos sua caixa de entrada em um centro de trabalho de colaboração e comunicação eficaz, permitindo que eles trabalhem melhor com o Gmail.
