Wenn Sie ein neues Projekt starten, bestimmt die Art und Weise, wie Sie es verwalten, den Gesamterfolg.
Je nach Größe Ihres Projekts kann es Dutzende, Hunderte oder sogar mehr bewegliche Teile geben. Wenn Sie vollständig nachvollziehen können, wo sich die einzelnen Teile im Verlauf des Projekts befinden, können Sie beurteilen, ob das Projekt ordnungsgemäß verwaltet wird. Zum Glück können Sie dies bequem von Ihrem Gmail-Posteingang aus tun, indem Sie die richtigen Tools verwenden.
Die Bedeutung der Kommunikation im Projektmanagement
Eine effektive Kommunikation ermöglicht es den Teamleitern, die Leistung des Projekts zu kontrollieren und gleichzeitig den in der Konzeptionsphase skizzierten Status zu messen und zu vergleichen. Mit den richtigen Tools kann diese Phase für den Projektmanager mühelos ablaufen. Ohne die richtigen Tools kann es extrem stressig sein und die Durchführung des Projekts gefährden.
Zugesagte Zeitpläne können sich aufgrund von Lieferverzögerungen und anderen unvorhergesehenen Komplikationen ändern. Wenn jedoch alle auf derselben Wellenlänge sind, können andere Teile des Projekts angegangen werden, bis die Probleme gelöst sind. Hier wird verantwortungsvolle Kommunikation in Echtzeit so wertvoll.
Wenn Sie ein Projekt mit einem Tool verwalten können, auf das alle Teammitglieder leicht zugreifen können, das für die Zusammenarbeit konzipiert ist und eine reibungslose Kommunikation ermöglicht, wird es viel einfacher zu handhaben sein. Noch besser, wenn dieses Tool zufällig in E-Mail integriert ist, das führende Tool für Geschäftskommunikation für Teams.
Denken Sie an Gmail, die weltweit führende E-Mail-Plattform, die den Aspekt der Barrierefreiheit berücksichtigt. Fügen Sie die Leistungsfähigkeit von Gmelius hinzu und Sie haben jetzt ein robustes Tool für Zusammenarbeit, Kommunikation und Projektmanagement — eines, das nahtlos von Ihrem Gmail-Posteingang aus funktioniert.
4 Tools und Tipps zum Verwalten von Projekten in Gmail
Hier sind vier Strategien für die Verwaltung von Projekten in Gmail, die sich bewährt haben.
1. Kanban-Tafeln
Kanban-Tafeln sind nur eine der Funktionen, die Gmelius in Ihr Gmail integriert. Die Pinnwände sind elegant im linken Bereich Ihres Gmail-Posteingangs platziert und so konzipiert, dass sie Ihnen eine klare visuelle Darstellung Ihres Posteingangs und der Projekte bieten, die aus E-Mails stammen.
Die Gremien von Gmelius gehen mehrere Schritte weiter. Zunächst ermöglichen sie dir, deine Posteingangsaktivitäten auf visuelle und transparente Weise zu verwalten. Jeder deiner geteilten Posteingänge und geteilten Labels kann eine Pinnwandansicht haben.
Darüber hinaus ermöglichen Boards es Projektmanagern, Automatisierungsfunktionen und Aufgabenzuweisungen zu integrieren und die Leistung der einzelnen Teammitglieder zu überwachen, während sie das Projekt bis zum Abschluss verfolgen.
Nachdem du dein Projektboard erstellt hast, kannst du Karten mit einer Liste von Aufgaben hinzufügen und sie Teammitgliedern mit Fälligkeitsdaten zuweisen. Aufgabenkarten geben dir einen klaren Überblick über den Status deiner Projekte, ordne sie nach Bedarf an und verwende die Drag-and-Drop-Funktion, basierend auf dem Fortschritt und Status der einzelnen Aufgaben.
Wenn Sie einer Aufgabe einen Kommentar hinzufügen möchten, klicken Sie einfach darauf. Und wenn eine Unteraufgabe benötigt wird, was bei der Verwaltung von Projekten immer der Fall zu sein scheint, können Sie einfach weitere Elemente hinzufügen, indem Sie darauf klicken.
Mit Gmelius kannst du auch Prioritäts-Tags hinzufügen und die Boards mit bestimmten Teammitgliedern teilen, um verschiedene Teile des Projekts anzusprechen.
Kanban-Boards sind kein neues Konzept. Sie können unzählige externe Kanban-Tools für das Projektmanagement finden. Trello ist einer von ihnen und Millionen vertrauen ihm. Das einzige Problem ist, dass Trello, wie andere Kanban-Tools, von deinem Posteingang getrennt ist.
Der Unterschied zu Gmelius besteht darin, dass Kanban-Boards in Ihrem Posteingang platziert werden. Und es macht noch viel mehr. Leicht zugänglich, benutzerfreundlich und für die Zusammenarbeit im Team konzipiert Gmelius-Boards lassen sich auch in Trello integrieren.
Mit unserem 2-Wege-Integration Sie müssen nicht zwischen Gmail und Trello wechseln. Jeder Teamkollege kann mit seinem bevorzugten Tool arbeiten und Gmelius sorgt dafür, dass deine Teams und Daten in beiden Apps synchronisiert werden. Mit Gmelius kannst du ganz einfach E-Mails in Trello überwachen und deine Trello-Projekte direkt von deinem Posteingang aus verwalten.
Unsere Nutzer lieben ihre Kanban-Tafeln, sie sind ein integraler Bestandteil ihrer täglichen Arbeitsabläufe. Aber wo Gmelius bei der Verwaltung eines Projekts wirklich glänzt, ist das Tool für automatisierte Sequenzen.
2. Verwandeln Sie E-Mails in umsetzbare Aufgaben
Mit Gmelius können Sie jede E-Mail mit einem Klick in eine Aufgabenkarte verwandeln und diese Karte beispielsweise als „Kontakt hergestellt“ zu Ihrem ausgewählten Kanban-Board hinzufügen. Von dort aus können Sie die Aufgabe einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum hinzufügen, Anmerkungen zum Kontext hinzufügen und den Fortschritt der Aufgabe in Ihrem Projektboard überwachen.
Wenn Sie die E-Mails, die Sie erhalten, in Aufgaben umwandeln, ohne Gmail jemals verlassen zu müssen, denken Sie darüber nach, wie viel Zeit Sie, Ihr Team und Ihre Organisation sparen werden. Und Sie können diese Tools in jeder Branche einsetzen, um die Effizienz all Ihrer Projekte mühelos zu verbessern.
3. Erstellen Sie Sequenzen und Automatisierungen
Ihr Projekt läuft und Ihr Team ist damit beschäftigt, die Aufgaben auszuführen, die Sie ihnen zugewiesen haben. Während des Ablaufs eines Projekts müssen Maßnahmen ergriffen werden, von denen einige erwartet wurden und andere nicht. Mithilfe von Sequenzen können Sie diese Aktionen berücksichtigen und die gewählte Reaktion vorkonfigurieren.
Jede Aktion ist mit einer Aufgabe verknüpft, wird automatisch in Ihrem Projektboard aktualisiert und in Echtzeit in Ihrem gesamten Team kommuniziert.
Sequenzen ermöglicht es Ihnen, einen automatisierten E-Mail-Drip an externe Partner zu erstellen, die zu Ihrem Projekt beitragen. Sie richten den Arbeitsablauf entsprechend deren Reaktionen ein und lassen Gmelius den Rest erledigen.
Eingehende E-Mails können jederzeit in diesem Flow markiert werden und Sie können sie mit benutzerdefinierten Follow-ups an das dafür vorgesehene Kanban-Board senden.
Bedingte Filter, z. B. ob geöffnet, ob nicht beantwortet usw., können angewendet werden, um sicherzustellen, dass die Nachricht das gewünschte Teammitglied erreicht. Mit Sequences können Sie sicher sein, dass die E-Mails, die Sie senden, ihre Ziele zum richtigen Zeitpunkt erreichen, um Ihr Projekt voranzutreiben.
Der Gmelius AI-Agent kann Automatisierungsregeln auf der Grundlage Ihrer Befehle in natürlicher Sprache schreiben, sodass Sie komplexe Automatisierungen nicht manuell konfigurieren müssen.
4. Verwenden Sie Notizen, um mit Teammitgliedern zusammenzuarbeiten
Um ein Projekt durchzuführen, müssen verschiedene Interessengruppen hinzugezogen werden, dies kann ein Kunde, ein Lieferant oder der CIO des Unternehmens sein. Und wenn sie etwas mitteilen möchten, geschieht dies in der Regel per E-Mail. Mit Gmelius können Sie diesen E-Mails mit E-Mail-Notizen mehr Kontext hinzufügen.
Während Sie sich im Gmail-Posteingang befinden, können Sie Gmelius-Notizen um deinem Teammitglied die E-Mail näher zu erklären. Die Notizen werden in einem Thread im Chat-Stil neben jeder E-Mail angezeigt und bieten so einen ablenkungsfreien Raum, um die Konversation voranzutreiben.
Im gleichen Ablauf können Sie die E-Mail einem Teammitglied zuweisen, eine Notiz hinzufügen, in der das Anliegen des Kunden erläutert wird, und sie zur besseren Sichtbarkeit auf dem Kanban-Board veröffentlichen.
Die Leistung von Gmelius bei der Installation in Gmail
Von Anfang an bestand das Ziel von Gmelius darin, Teams zusammenzubringen, indem eine Vielzahl von Kollaborations- und Automatisierungstools konsolidiert und nahtlos in Gmail integriert wurden. Vor Gmelius waren die Teams gezwungen, mehrere Plattformen außerhalb des Posteingangs zu verwalten, wodurch ihre Arbeitsabläufe weiter voneinander getrennt und fragmentiert wurden.
Das Hin- und Herwechseln zwischen Plattformen ist mit harten und weichen Kosten verbunden. Der Wechsel der Aufmerksamkeit ist ein Kostenfaktor, der sich negativ auf die Produktivität Ihrer Teams auswirkt. Lücken in der Kommunikation zwischen E-Mail und Chat und unterbrochene Zusammenarbeit treffen Unternehmen dort, wo es am meisten schadet — nämlich beim tatsächlichen Geschäftsergebnis.
Da Gmelius in Gmail lebt und arbeitet, ist die Lernkurve minimal.
Und je weniger Zeit ein Team für die Verwendung einer Anwendung aufwenden muss, desto mehr Zeit kann es darauf verwenden, das Projekt erfolgreich, pünktlich und unter dem Budget abzuschließen.
Gmail ist zwar ein großartiger E-Mail-Client, aber es fehlen die Tools, die erforderlich sind, um die beweglichen Teile eines Projekts und die gesamte damit verbundene Kommunikation zu verwalten. Gmelius schließt die Lücke, die durch externe E-Mails und interne Kommunikation wie Chat entsteht, und verbindet sie gleichzeitig mit Projektmanagement-Tools, die für die Teamzusammenarbeit konzipiert sind.
Mehr als 100.000 Fachkräfte verlassen sich auf Gmelius, um ihre Team-Workflows zu verbessern. Wir verwandeln ihren Posteingang in eine Arbeitszentrale für Zusammenarbeit und effektive Kommunikation — damit sie besser von Gmail aus arbeiten können.
