Nous avons travaillé avec plusieurs directeurs des ventes au cours de l'année écoulée pour les aider à gérer leur pipeline de ventes. mieux. Dans cet article, je souhaite partager ce que nous avons appris en termes de gestion des principaux pipelines de ventes. points douloureux nous voyons encore et encore :
- Manque de visibilité - Le manager ne peut pas facilement voir ce que fait son équipe et comment elle se comporte
- Absence de feedback immédiat - Les managers ne disposent pas d'un moyen efficace de donner un feedback immédiat aux commerciaux sur la façon dont ils réagissent aux prospects
- Réponse lente ou absence de suivi - Essentiellement, un pipeline de ventes qui fuit
- Transfert inapproprié - Les représentants commerciaux ont besoin de l'avis du support technique ou d'autres départements et n'obtiennent pas ces informations en temps opportun
Ensuite, pour chaque problème, j'expliquerai pourquoi je pense qu'il provient de flux de travail problèmes dans la boîte de réception des e-mails, non pas parce que les représentants « ont simplement besoin d'une meilleure formation » ou parce que les CRM ont besoin de « plus de fonctionnalités » (je pense que nous sommes tous d'accord pour dire que personne n'a besoin de plus de CRM surchargés de fonctionnalités).
Enfin, j'aborderai les fonctionnalités que nous avons conçues dans notre outil d'espace de travail basé sur Gmail, Gmelius, que nous avons pu constater de première main comment résoudre ces problèmes pour les équipes commerciales.
Un principe clé sur lequel nous reviendrons sans cesse dans cet article est que les équipes commerciales travaillent à partir de leur boîte de réception e-mail. Ils passent la majeure partie de leur journée dans leur boîte de réception. Par conséquent, les meilleures solutions pour gérer un pipeline de ventes doivent être intégrées dans et autour de votre boîte de réception.
Principaux problèmes de gestion du pipeline de ventes en 2025
Commençons par parler de chaque point sensible à tour de rôle.
Problème de pipeline de ventes #1 : manque de visibilité dans votre pipeline de ventes
La majorité de nos conversations ont lieu avec les directeurs des ventes, et non avec les représentants, car ce sont eux qui sont préoccupés par la gestion du pipeline des ventes.
À cet égard, l'un des principaux problèmes que nous recevons de leur part est celui de la visibilité — ils ne peuvent pas facilement voir comment se portent les représentants commerciaux.
Ce problème de visibilité va au-delà d'un simple aperçu des statistiques de haut niveau dans votre CRM (qui, d'ailleurs, nécessite que les commerciaux mettent à jour leur CRM), mais il est très granulaire. Par exemple, les commerciaux veulent être en mesure de voir :
- Qui répond-il aux demandes de renseignements au quotidien ?
- Comment les discussions avec les principaux comptes sont-elles en cours ?
- Quelle est la qualité des réponses de leurs représentants ?
- Les e-mails envoyés à leur compte de groupe (par exemple sales@) reçoivent-ils une réponse et un suivi sont-ils effectués en temps opportun ?
À l'heure actuelle, les directeurs commerciaux vérifient généralement les tableaux de bord et les indicateurs de performance sans aucune visibilité claire sur les raisons pour lesquelles les chiffres ont augmenté ou diminué ou pourquoi un représentant ne fonctionne pas comme prévu. Les données ne sont pas liées à la cause première ni à la façon dont les chiffres ont été obtenus.
Problème de pipeline des ventes #2 : réponse lente ou absence de suivi
Un autre problème majeur de la gestion du pipeline des ventes est que les prospects entrants ne reçoivent pas de réponse rapidement ou, le plus souvent, après l'envoi d'une réponse initiale, aucun système de suivi efficace n'est en place.
Cela est particulièrement prononcé lorsque de nombreux prospects entrants arrivent sur un compte de vente groupé, tel qu'un e-mail sales@mycompany.com. Dans ce scénario, les commerciaux devront consulter cette boîte de réception en plus de leur boîte de réception personnelle (où ils passent le plus clair de leur temps). Dans la plupart des entreprises, les demandes entrantes sont envoyées à un e-mail de groupe tel que sales@ faire faites-vous vérifier et surtout faire obtenir une réponse, mais c'est le suivi après la réponse initiale qui fait défaut.
Les commerciaux peuvent donc se rendre sur sales@ et répondre à divers e-mails le matin. Mais si ces prospects ne répondent pas à leur premier e-mail, il n'y a souvent aucun suivi ou le suivi se fait lentement, ce qui nuit aux taux de réponse et, en fin de compte, aux taux de clôture.
Ce manque de suivi laisse évidemment des opportunités d'affaires sur la table.
À l'heure actuelle, d'après les conversations que nous avons eues, les directeurs des ventes n'ont guère d'autre recours pour résoudre ce problème que de harceler leurs représentants lors de réunions hebdomadaires pour « s'assurer du suivi » ou de diverses autres stratégies basées sur des rappels ou des stratégies basées sur la motivation.
Problème de pipeline des ventes #3 : Difficile de donner des commentaires « rapides » et « détaillés » aux commerciaux
En ce qui concerne le thème du feedback, nous avons également remarqué, en discutant avec les directeurs des ventes, qu'ils ne disposaient pas d'un bon moyen de donner des commentaires clairs et détaillés aux représentants lorsqu'ils échangent des e-mails avec des prospects.
Mais si un manager peut le faire, cela peut vraiment améliorer le taux de réussite des représentants.
Supposons, par exemple, qu'un représentant perde une offre. Si un manager ne consulte que des statistiques de haut niveau dans son CRM (pourcentage de victoires, pourcentage de pertes), il ne peut pas vraiment étudier pourquoi cette offre (ou toute autre offre) a été gagnée ou perdue. Même une discussion en tête-à-tête hebdomadaire entre le responsable et ce représentant ne fera que leur donner les mêmes raisons vagues et générales pour lesquelles les prospects ne sont pas intéressés : « Ils recherchent des fonctionnalités que nous n'avons pas ».
Qu'est-ce que le directeur Je ne verrai peut-être jamais c'est si le représentant est faire des erreurs dans la communication et provoquant une baisse des leads. Par exemple :
- Si un représentant ne fonctionne pas correctement articulant une proposition de valeur
- Si un représentant n'est pas complet compréhension problèmes rencontrés par les prospects avant de proposer des solutions
- Si un représentant ne comprend pas l'intégralité offre l'entreprise propose et ne propose pas de solutions alors qu'elles devraient l'être
Ces détails sont importants. Sans visibilité et sans méthode efficace et simple pour donner des commentaires sur communication granulaire, c'est-à-dire chaînes d'e-mails spécifiques, les répétitions ne s'amélioreront pas ou ne s'amélioreront pas assez vite.
Problème de pipeline de ventes #4 : transfert inapproprié
Enfin, le quatrième thème que nous avons remarqué est que l'obtention de commentaires sur les offres auprès d'autres personnes (support technique et autres départements) est un gros problème pour les équipes commerciales.
Supposons, par exemple, qu'un représentant discute avec quelqu'un qui a une question technique. Ils doivent faire appel à un représentant du support technique pour répondre à cette question.
Une solution simple consiste à simplement cc : le membre de l'équipe technique sur le fil de discussion avec le prospect, mais les directeurs des ventes nous disent que c'est insuffisant car il faut souvent avoir lieu une discussion parallèle prolongée que le prospect ne devrait pas voir.
Peut-être que la demande du responsable n'est pas raisonnable. Peut-être que le support technique fournira des délais que le service des ventes ne souhaite pas partager avec le prospect.
Cette conversation interne devrait avoir lieu en privé. À l'heure actuelle, ce n'est pas facile à faire.
La cause première des problèmes liés aux pipelines : une boîte de réception désordonnée et une mauvaise communication
Ce que nous avons remarqué, c'est qu'un thème récurrent de ces problèmes de pipeline de ventes est qu'ils sont liés à la boîte de réception des e-mails.
- Les problèmes de visibilité que nous rencontrent les directeurs des ventes ont été envoyés par e-mail par base de courrier électronique (les prospects reçoivent une réponse, jours entre les suivis, lesquels répondent le plus rapidement), ne pas obtenir de statistiques globales sur le pourcentage de prospects passant d'une étape à l'autre.
- Les problèmes de feedback concernent messagerie: comment les commerciaux communiquent-ils avec les prospects, comment communiquent-ils les avantages et propositions de valeur.
- Les transferts concernent environ collaborant efficacement et en privé.
Par conséquent, à notre avis, les solutions à ces problèmes doivent également être basées sur la boîte de réception des e-mails.
C'est là qu'intervient notre application, Gmelius. Nous avons conçu Gmelius pour transformer votre boîte de réception en espace de travail d'équipe. Nous avons expliqué en détail ce que cela signifie ici, but in short, that means integrating the most important workflow tools (project management, automation, organization tools) into your email inbox, because that’s where most knowledge workers spend their time.
Nowhere is that more true than in sales, simply because sales people live in their inboxes.
5 Easy Solutions to Sales Pipeline Management Issues
Next, let’s explore the way sales teams who use Gmelius are solving the pipeline problems above.
Our solution #1: Shared inboxes and shared labels for ultimate visibility
One of the ways we solve the visibility problem for sales managers is with our shared inbox and shared labels features.
The shared inbox means that emails that arrive at sales@ go to the Unassigned folder in each persons’ individual inbox. This way your reps still work out of their own inbox but get things in their Unassigned folder and can grab it when they want.
You can choose anyone on your team to assign emails to.
When an email lands in the Unassigned folder, or if you tag someone in a note, the members of your team get a notification in their feed. This way they’re sure to see it, whether or not it’s assigned to them.
Shared labels let anyone see, for example, who the hot leads are or who the leads from certain regions or industries are. You can also use these labels to loop in people from sales support if you need them to respond to a certain email.
At a glance, you can see who is assigned to which emails and what other tags it has, be it geography, current status, question they have, etc. Below you can see shared labels and shared inboxes on the left side, so emails can be seen both in terms of status (Assigned, Pending, Closed, etc.) or by labels indicating geography or other details (e.g. EMEA).
In addition, AI-powered auto-assigned tags are shown next to the subject lines and are used to give context so you can easily scan and find emails within certain parameters or priorities.
The beauty is that no one has to leave their inbox to do this. It’s all updated in real time. If a chat about a lead happens between your team members, you can see what’s happening in a live feed within the shared label.
If you want to see what’s happening with a particular account, region, or type of lead (big accounts, accounts in a vertical, etc.), you can just click on a label anytime. You’ll also see the individual threads and the latest conversations for each lead.
This is transformatively different and more detailed than looking for updates in a CRM.
First, for managers to have visibility in CRMs, reps need to update various details into the system manually. From our conversations with sales managers, we learned that most of them already have issues with reps not updating CRMs. And even if updated, it’s all disconnected from the actual conversation.
Second, with Gmelius’ shared inboxes and labels, you see a live feed for individual email threads. The feed documents the specific details of how each conversation is being handled. It shows you details like when the lead was last responded to, which team members are involved with the lead, and what notes your reps have left for that lead.
And finally, you can have all of this information at your fingertips without being cc:ed on a bunch of threads. Imagine if you were cc:ed on every sales thread! If you have 10 active deals happening at one time, sure. But if you have 100? You’re in trouble.
Which brings us to...
Our solution #2: Private notes so managers can give immediate feedback
As we mentioned above, deals can be won or lost based on how reps respond to leads. Current methods of giving this feedback are post-hoc or high-level. You either wait until you have a one-on-one with your rep, or your feedback wouldn’t be specific enough because you can’t show a real time example.
With private notes, managers can suggest responses or give behind-the-scenes feedback for every email exchange a rep does. And these messages show up in real time.
For example, if you have a specific label for a campaign you’re running, you can see all the emails pertaining to those. You can then go into each email thread and give your team feedback on how they’re responding. Each note is also attached to the email so you don’t have to go hunting for it in a separate email thread or in your instant messaging platform.
This feature lets you give really detailed feedback to your team and train your reps in real time, helping them improve faster.
Solution #3: Private notes also let reps loop in support easily
Another way private notes ease your workflow is that they let you hand off email threads to other team members.
For example, you can get procurement or the tech folks’ help to answer technical questions from your leads:
Your tech or procurement person gets a notification in their inbox and can reply instantly. This is basically instant messaging within your email inbox, while being attached to the exact email thread you’re referring to. This way, everything stays organized.
Like with private notes within your team, conversations about leads stay attached to that email as those notes and replies happen in real time. The next time you need detailed information when you talk to a lead, you don’t have to hunt for it; it’s already attached to the email thread with the lead. You can search for the note inside Gmail’s search bar and Gmelius will pull it up.
Finally, here’s a cool, little bonus feature: Gmelius shows you who else is viewing an email thread at the same time you are by displaying their avatar. And their avatar will include a pulsing ellipsis if they are in the process of replying. This way you won’t have two people responding to an email at the same time.
Our solution #4: Activity dashboards give a detailed view of rep performance
Let’s say you manage a team of 60. You need to update your VP or your business owner on how your team is doing. You also want to know how your team is performing so you can support them to do better.
This is where Gmelius’ Activity Report dashboard comes in. On the dashboard’s “Manage My Team” tab you can see how each team member is performing, and you can export that data.
Our current customers love how they can just export the information right before meetings or presentations.
In addition, where overall sales performance numbers by rep (available in any CRM) tells you who is performing better, the communication detail available in Gmelius’ SLA (who is responding, how much, what are they saying, etc.) tells you why certain reps are outperforming others.
We’ve also included advanced stats reporting that shows communication data as a function of time, day, week, and by team member:
Our solution #5: Sequences for follow-up automation so it happens every time
Many sales managers we talk to say that their reps usually send the first email, but the problem is the follow up: they just don’t do it. In response to that, we built our Sequences feature to automate all the actions we talked about above, including follow-ups.
In fact, a sequence you create can represent your entire pipeline from prospecting all the way to demo’s. For example, you can schedule a couple of follow-up emails to send within a few days. The sequence then moves that conversation to the To-do list on your team’s shared Kanban board, or applies a shared label to it.
Finally, if someone responds to your follow-up email at a certain step, the sequence auto-assigns the thread to an account executive or a senior rep to schedule a product demo. This is how you can make sure your follow-ups aren’t the bottleneck in your sales pipeline.
Gmelius also offers an AI email agent that can turn simple, one-line commands into complex automation rules. This means you can set up automated follow-ups to specific customers, domains, or as per your SLAs.
Sales Pipeline Management with Gmelius vs. CRM: Why You Need Both
If you spend all your day in your inbox, how are you supposed to remember to send a follow-up? How are you supposed to remember to check in with customer support on an issue that might lead you to losing a deal?
Gmelius is a way to manage your sales pipeline in collaboration with other people. It’s a workspace that lets every member of your team see what’s happening, work on the pipeline, and automate their tasks.
With a CRM, you don’t get that, or you have to pay heavily for it. In most CRMs, you can get email reminders and SMS push notifications, but sales managers tell us that these end up just sitting as a mass of emails in their “other” or “updates” tab in Gmail.
This is markedly different from the open, transparent, and collaborative interface we built in Gmelius, where anyone can hop into a shared inbox or label and see the message history immediately, or email notes and side conversations about a prospect conveniently attached to the email thread. You don’t have to go hunting for context or data in a separate email, Slack thread, or third-party platform.
With Gmelius, you get real time notifications on what’s going on in your team’s shared inbox. Your sales@ emails get answered right away. You easily keep tabs on the good leads (and your good reps!). You loop in other members of your team to help you land the deal. And your follow-up sequences get sent automatically without you having to remind your reps to do them.
Plus, you can always use Zapier to connect Gmelius with your favorite CRM to enjoy the best of both worlds.
If you want to try Gmelius for your sales team, you can try it free here.
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