Wir haben im vergangenen Jahr mit mehreren Vertriebsleitern zusammengearbeitet, um ihnen bei der Verwaltung ihrer Vertriebspipeline zu helfen. besser. In diesem Artikel möchte ich Ihnen mitteilen, was wir in Bezug auf das Management wichtiger Vertriebspipelines gelernt haben Schmerzpunkte wir sehen immer wieder:
- Mangelnde Sichtbarkeit - Der Manager kann nicht einfach sehen, was sein Team tut und wie es abschneidet
- Mangel an sofortigem Feedback - Manager haben keine effiziente Möglichkeit, Mitarbeitern sofort Feedback darüber zu geben, wie sie auf Leads reagieren
- Langsame Reaktion oder fehlende Nachverfolgung - Im Wesentlichen eine undichte Vertriebspipeline
- Unsachgemäße Übergabe - Vertriebsmitarbeiter, die Informationen vom technischen Support oder anderen Abteilungen benötigen und diese Informationen nicht rechtzeitig erhalten
Dann werde ich für jedes Problem erläutern, warum sie meiner Meinung nach darauf zurückzuführen sind Arbeitsablauf Probleme im E-Mail-Posteingang, nicht weil die Mitarbeiter einfach „besser geschult werden müssen“ oder weil CRMs „mehr Funktionen“ benötigen (ich denke, wir sind uns alle einig, dass niemand mehr CRMs mit aufgeblähten Funktionen benötigt).
Abschließend werde ich die Funktionen besprechen, die wir in unserem Gmail-basierten Workspace-Tool entworfen haben. Gmelius, dass wir gesehen haben, wie diese Probleme für Vertriebsteams tatsächlich aus erster Hand gelöst wurden.
Ein wichtiger Grundsatz, auf den wir in diesem Artikel immer wieder zurückkommen werden, ist, dass Vertriebsteams von ihrem E-Mail-Posteingang aus arbeiten. Sie verbringen den größten Teil ihres Tages in ihrem Posteingang. Daher sollten die besten Lösungen für die Verwaltung einer Vertriebspipeline in und um Ihren Posteingang herum eingebaut werden.
Die wichtigsten Probleme beim Management der Vertriebspipeline im Jahr 2025
Lassen Sie uns zunächst nacheinander über jeden Schmerzpunkt sprechen.
Vertriebspipeline-Problem #1: Mangelnde Sichtbarkeit in Ihrer Vertriebspipeline
Die meisten unserer Gespräche führen wir mit Vertriebsleitern, nicht mit Vertriebsmitarbeitern, weil sie diejenigen sind, die sich Sorgen um das Management der Vertriebspipeline machen.
In dieser Hinsicht ist eines der größten Probleme, die wir von ihnen hören, die Sichtbarkeit — Sie können nicht leicht erkennen, wie es den Vertriebsmitarbeitern geht.
Dieses Sichtbarkeitsproblem geht über eine allgemeine Statistikübersicht in Ihrem CRM hinaus (was übrigens erfordert, dass die Mitarbeiter ihr CRM aktualisieren), ist aber sehr detailliert. Die Mitarbeiter möchten beispielsweise Folgendes sehen können:
- Wer beantwortet täglich Anfragen?
- Wie laufen Diskussionen mit den Top-Accounts?
- Wie gut sind die Antworten ihrer Mitarbeiter?
- Werden E-Mails an ihr Gruppenkonto (z. B. sales@) rechtzeitig beantwortet und weiterverfolgt?
Derzeit überprüfen Vertriebsleiter in der Regel Dashboards und Leistungskennzahlen, ohne einen klaren Überblick darüber zu haben, warum die Zahlen gestiegen oder gefallen sind oder warum ein Mitarbeiter nicht die erwartete Leistung erbringt. Die Daten lassen sich nicht mit der Ursache und der Entstehung der Zahlen in Verbindung bringen.
Problem mit der Vertriebspipeline #2: Langsame Reaktion oder mangelnde Nachverfolgung
Ein weiteres großes Problem beim Management der Vertriebspipeline besteht darin, dass eingehende Leads nicht umgehend beantwortet werden oder, was häufiger der Fall ist, nachdem eine erste Antwort gesendet wurde, kein gutes Folgesystem vorhanden ist.
Dies ist besonders ausgeprägt, wenn viele eingehende Leads auf einem Gruppenverkaufskonto wie sales@mycompany.com eingehen. In diesem Szenario müssen Vertriebsmitarbeiter zusätzlich zu ihrem persönlichen Posteingang (in dem sie die meiste Zeit verbringen) auch diesen Posteingang überprüfen. In den meisten Unternehmen senden eingehende Anfragen an eine Gruppen-E-Mail wie sales@ tun überprüft werden und meistens tun beantwortet werden — aber es ist das Follow-up nach der ersten Antwort, das fehlt.
So können Mitarbeiter morgens in sales@ vorbeischauen und auf verschiedene E-Mails antworten. Wenn diese Leads jedoch nicht auf ihre erste E-Mail antworten, erfolgt häufig kein Follow-up oder die Nachverfolgung erfolgt langsam, was sich negativ auf die Antwortraten und letztlich auf die Abschlussquoten auswirkt.
Aufgrund dieses Mangels an Folgemaßnahmen bleiben potenzielle Geschäfte offensichtlich auf dem Tisch.
Basierend auf den Gesprächen, die wir geführt haben, haben Vertriebsleiter derzeit kaum Mittel, um dieses Problem zu lösen, außer ihre Mitarbeiter in wöchentlichen Besprechungen zu verfolgen, um „sicherzustellen, dass Sie weiterverfolgen“, oder verschiedene andere auf Erinnerungen oder Motivation basierende Strategien.
Vertriebspipeline-Problem #3: Es ist schwierig, Mitarbeitern „schnelles“ und „detailliertes“ Feedback zu geben
Um beim Thema Feedback zu bleiben: In Gesprächen mit Vertriebsleitern ist uns auch aufgefallen, dass sie keine gute Möglichkeit haben, Mitarbeitern klares und detailliertes Feedback zu geben, wenn sie E-Mails mit potenziellen Kunden senden.
Aber wenn Ein Manager kann das tun, es kann die Erfolgsquote der Mitarbeiter wirklich verbessern.
Nehmen wir zum Beispiel an, ein Vertriebsmitarbeiter verliert ein Geschäft. Wenn ein Manager in seinem CRM nur auf allgemeine Statistiken schaut (Prozent gewonnen, Prozent verloren), kann er sich nicht wirklich damit befassen warum dieser Deal (oder irgendein Deal) wurde gewonnen oder verloren. Selbst die wöchentlichen Einzelgespräche des Managers mit diesem Vertreter geben ihm nur noch mehr der gleichen vagen, allgemeinen Gründe, warum Leads nicht interessiert sind: „Sie suchen nach Funktionen, die wir nicht haben.“
Was, der Manager? vielleicht nie sehen ist, wenn der Vertreter Fehler machen in der Kommunikation und dafür, dass Leads fallen. Zum Beispiel:
- Wenn ein Vertreter nicht richtig ist artikulieren ein Wertversprechen
- Wenn ein Vertreter nicht vollständig ist Verstehen Probleme potenzieller Kunden vor der Lösungsfindung
- Wenn ein Mitarbeiter nicht alles versteht Angebot das Unternehmen hat und bietet keine Lösungen an, wenn sie sein sollten
Diese Details sind wichtig. Ohne Sichtbarkeit und ohne eine effiziente, einfache Methode, um Feedback zu geben granulare Kommunikation, d. h. spezifische E-Mail-Ketten, die Wiederholungen werden sich nicht oder nicht schnell genug verbessern.
Problem mit der Vertriebspipeline #4: Falsche Übergabe
Das vierte Thema, das uns aufgefallen ist, ist schließlich, dass es für Vertriebsteams ein großes Problem ist, Feedback von anderen Personen (technischem Support und anderen Abteilungen) zu Deals zu erhalten.
Nehmen wir zum Beispiel an, ein Mitarbeiter führt ein Gespräch mit jemandem, der eine technische Frage hat. Sie müssen jemanden vom technischen Support hinzuziehen, um diese Frage zu beantworten.
Eine einfache Lösung besteht darin, einfach cc zu verwenden: das technische Teammitglied im E-Mail-Thread mit dem Lead, aber die Vertriebsleiter sagen uns, dass dies nicht ausreicht, da oft eine ausgedehnte Nebendiskussion stattfinden muss, die der Lead nicht sehen sollte.
Vielleicht ist die Anfrage des Leiters nicht vernünftig. Vielleicht gibt der technische Support Zeitpläne an, die der Vertrieb dem Lead nicht mitteilen möchte.
Dieses interne Gespräch sollte stattfinden privat. Im Moment ist es nicht einfach, das zu tun.
Die Hauptursache für Pipeline-Probleme: Unordentlicher Posteingang und schlechte Kommunikation
Wir haben festgestellt, dass bei diesen Problemen mit der Vertriebspipeline häufig der E-Mail-Posteingang im Mittelpunkt steht.
- Die Sichtbarkeitsprobleme, die wir von Vertriebsleitern hören, finden Sie in einer E-Mail von E-Mail-Basis (Leads, auf die geantwortet wird, Tage zwischen den Folgemaßnahmen, welche Mitarbeiter antworten schneller), ohne dass Gesamtstatistiken über den Prozentsatz der Leads abgerufen werden, die von einer Phase zur anderen wechseln.
- Bei den Feedback-Problemen geht es um Nachrichtenübermittlung: Wie kommunizieren Vertriebsmitarbeiter mit Interessenten, wie kommunizieren sie Vorteile und Wertversprechen.
- Bei den Übergaben geht es um zusammenarbeiten effizient und privat.
Daher müssen die Lösungen für diese Probleme unserer Meinung nach auch auf dem E-Mail-Posteingang basieren.
Hier kommt unsere App Gmelius ins Spiel. Wir haben Gmelius entwickelt, um deinen Posteingang in einen Team-Workspace zu verwandeln. Wir haben im Detail erklärt, was das bedeutet hier, aber kurz gesagt bedeutet das, die wichtigsten Workflow-Tools (Projektmanagement, Automatisierung, Organisationstools) in Ihr E-Mail-Postfach zu integrieren, denn dort verbringen die meisten Wissensarbeiter ihre Zeit.
Nirgendwo trifft das mehr zu als im Vertrieb, einfach weil die Verkäufer live in ihren Posteingängen.
5 einfache Lösungen für Probleme mit dem Vertriebspipeline-Management
Lassen Sie uns als Nächstes untersuchen, wie Vertriebsteams, die Gmelius verwenden, die oben genannten Pipeline-Probleme lösen.
Unsere Lösung #1: Geteilte Posteingänge und gemeinsame Labels für ultimative Sichtbarkeit
Eine Möglichkeit, das Sichtbarkeitsproblem für Vertriebsleiter zu lösen, sind unsere Funktionen für gemeinsamen Posteingang und gemeinsame Labels.
Der gemeinsame Posteingang bedeutet, dass E-Mails, die bei sales@ ankommen, in den Ordner Nicht zugewiesen im individuellen Posteingang jeder Person verschoben werden. Auf diese Weise arbeiten Ihre Mitarbeiter immer noch von ihrem eigenen Posteingang aus, aber sie erhalten Dinge in ihrem Ordner Nicht zugewiesen, sodass sie ihn abrufen können, wann sie wollen.
Sie können jeden in Ihrem Team auswählen, dem E-Mails zugewiesen werden sollen.
Wenn eine E-Mail im Ordner Nicht zugewiesen landet oder wenn Sie jemanden in einer Notiz taggen, erhalten die Mitglieder Ihres Teams eine Benachrichtigung in ihrem Feed. Auf diese Weise können sie sicher sein, dass sie sie sehen, unabhängig davon, ob sie ihnen zugewiesen ist oder nicht.
Durch gemeinsame Labels kann beispielsweise jeder sehen, wer die besten Leads sind oder wer die Leads aus bestimmten Regionen oder Branchen sind. Sie können diese Labels auch verwenden, um Personen aus dem Vertriebssupport einzubeziehen, wenn Sie sie benötigen, um auf eine bestimmte E-Mail zu antworten.
Auf einen Blick können Sie sehen, wer welchen E-Mails zugewiesen ist und welche anderen Tags sie haben, sei es Geografie, aktueller Status, Fragen, die sie haben usw. Unten sehen Sie auf der linken Seite geteilte Labels und geteilte Posteingänge, sodass E-Mails sowohl in Bezug auf den Status (Zugewiesen, Ausstehend, Geschlossen usw.) als auch anhand von Labels, die geografische oder andere Details angeben (z. B. EMEA), gesehen werden können.
Zusätzlich werden KI-gestützte, automatisch zugewiesene Tags neben den Betreffzeilen angezeigt und dienen dazu, Kontext zu geben, sodass Sie E-Mails innerhalb bestimmter Parameter oder Prioritäten einfach scannen und finden können.
Das Schöne ist, dass dafür niemand seinen Posteingang verlassen muss. Es wird alles in Echtzeit aktualisiert. Wenn zwischen Ihren Teammitgliedern ein Chat über einen Lead stattfindet, können Sie in einem Live-Feed innerhalb des geteilten Labels sehen, was gerade passiert.
Wenn Sie sehen möchten, was mit einem bestimmten Konto, einer bestimmten Region oder einem bestimmten Lead-Typ (große Konten, Konten in einer Branche usw.) passiert, können Sie jederzeit einfach auf ein Label klicken. Außerdem siehst du die einzelnen Threads und die neuesten Konversationen für jeden Lead.
Das ist grundlegend anders und detaillierter als die Suche nach Updates in einem CRM.
Zunächst müssen die Mitarbeiter verschiedene Details manuell im System aktualisieren, damit Manager Einblick in CRMs haben. Aus unseren Gesprächen mit Vertriebsleitern haben wir gelernt, dass die meisten von ihnen bereits Probleme damit haben, dass Mitarbeiter CRMs nicht aktualisieren. Und selbst wenn es aktualisiert wird, ist alles von der eigentlichen Konversation getrennt.
Zweitens sehen Sie mit den geteilten Postfächern und Labels von Gmelius einen Live-Feed für einzelne E-Mail-Threads. Der Feed dokumentiert die spezifischen Details, wie jede Konversation behandelt wird. Es zeigt Ihnen Details, z. B. wann der Lead zuletzt beantwortet wurde, welche Teammitglieder an dem Lead beteiligt sind und welche Notizen Ihre Mitarbeiter für diesen Lead hinterlassen haben.
Und schließlich können Sie all diese Informationen immer zur Hand haben, ohne in einer Reihe von Threads cc:ed zu werden. Stell dir vor, du würdest in jedem Verkaufsthread cc:ed bekommen! Wenn Sie 10 aktive Angebote gleichzeitig haben, natürlich. Aber wenn Sie 100 haben? Du bist in Schwierigkeiten.
Was uns zu... bringt
Unsere Lösung #2: Private Notizen, damit Manager sofort Feedback geben können
Wie bereits erwähnt, können Deals gewonnen oder verloren werden, je nachdem, wie die Mitarbeiter auf Leads reagieren. Gegenwärtig erfolgt die Abgabe dieses Feedbacks im Nachhinein oder auf hoher Ebene. Entweder warten Sie, bis Sie ein Einzelgespräch mit Ihrem Mitarbeiter haben, oder Ihr Feedback wäre nicht spezifisch genug, weil Sie kein Beispiel in Echtzeit zeigen können.
Mit privaten Notizen können Manager bei jedem E-Mail-Austausch, den ein Mitarbeiter durchführt, Antworten vorschlagen oder Feedback hinter den Kulissen geben. Und diese Nachrichten werden in Echtzeit angezeigt.
Wenn Sie beispielsweise ein bestimmtes Label für eine Kampagne haben, die Sie durchführen, können Sie alle zugehörigen E-Mails sehen. Sie können dann in jeden E-Mail-Thread gehen und Ihrem Team Feedback dazu geben, wie es reagiert. Jede Notiz ist außerdem an die E-Mail angehängt, sodass Sie nicht in einem separaten E-Mail-Thread oder auf Ihrer Instant-Messaging-Plattform danach suchen müssen.
Mit dieser Funktion können Sie Ihrem Team wirklich detailliertes Feedback geben und Ihre Mitarbeiter in Echtzeit schulen, sodass sie sich schneller verbessern können.
Lösung #3: Mit privaten Notizen können Mitarbeiter auch problemlos den Support einbinden
Private Notizen erleichtern Ihren Arbeitsablauf auch dadurch, dass Sie damit E-Mail-Threads an andere Teammitglieder weitergeben können.
Sie können beispielsweise die Beschaffung oder die Hilfe der Techniker bei der Beantwortung technischer Fragen von Ihren Leads in Anspruch nehmen:
Ihr Techniker oder Einkaufsperson erhält eine Benachrichtigung in seinem Posteingang und kann sofort antworten. Das ist im Grunde Instant Messaging innerhalb Ihr E-Mail-Postfach, während an den genauen E-Mail-Thread angehängt zu werden, auf den Sie sich beziehen. Auf diese Weise bleibt alles organisiert.
Wie bei privaten Notizen in Ihrem Team bleiben Konversationen über Leads an diese E-Mail angehängt, da diese Notizen und Antworten in Echtzeit erfolgen. Wenn Sie das nächste Mal detaillierte Informationen benötigen, wenn Sie mit einem Lead sprechen, müssen Sie nicht danach suchen. Sie sind bereits an den E-Mail-Thread mit dem Lead angehängt. Sie können in der Suchleiste von Gmail nach der Notiz suchen und Gmelius wird sie aufrufen.
Zum Schluss noch ein cooles, kleines Bonus-Feature: Gmelius zeigt dir, wer sonst noch einen E-Mail-Thread zur gleichen Zeit wie du betrachtet, indem er seinen Avatar anzeigt. Und ihr Avatar wird eine pulsierende Ellipse enthalten, wenn sie gerade antworten. Auf diese Weise antworten nicht zwei Personen gleichzeitig auf eine E-Mail.
Unsere Lösung #4: Aktivitäts-Dashboards bieten einen detaillierten Überblick über die Leistung der Mitarbeiter
Nehmen wir an, Sie leiten ein 60-köpfiges Team. Sie müssen Ihren VP oder Ihren Geschäftsinhaber darüber informieren, wie es Ihrem Team geht. Sie möchten auch wissen, wie Ihr Team abschneidet, damit Sie es dabei unterstützen können, es besser zu machen.
Hier kommt das Aktivitätsbericht-Dashboard von Gmelius ins Spiel. Auf dem Tab „Mein Team verwalten“ des Dashboards kannst du sehen, wie jedes Teammitglied abschneidet, und du kannst diese Daten exportieren.
Unsere aktuellen Kunden lieben wie sie die Informationen einfach direkt vor Besprechungen oder Präsentationen exportieren können.
Wenn Ihnen außerdem die Gesamtverkaufszahlen nach Vertriebsmitarbeitern (in jedem CRM verfügbar) Aufschluss darüber geben, wer besser abschneidet, Detail der Kommunikation verfügbar in Gmelius' SLA (wer antwortet, wie viel, was sagen sie usw.) sagt dir warum bestimmte Vertriebsmitarbeiter übertreffen andere.
Wir haben auch erweiterte Statistikberichte hinzugefügt, die Kommunikationsdaten als Funktion von Uhrzeit, Tag, Woche und nach Teammitgliedern anzeigen:
Unsere Lösung #5: Sequenzen für die Folgeautomatisierung, damit es jedes Mal passiert
Viele Vertriebsleiter, mit denen wir sprechen, sagen, dass ihre Mitarbeiter normalerweise die erste E-Mail senden, aber das Problem ist die Nachverfolgung: Sie tun es einfach nicht. Als Reaktion darauf haben wir unsere Sequenz-Funktion so entwickelt, dass alle Aktionen, über die wir oben gesprochen haben, einschließlich der Nachverfolgung, automatisiert werden.
Tatsächlich kann eine Sequenz, die Sie erstellen, Ihre gesamte Pipeline von der Kundenakquise bis hin zu den Demos abbilden. Sie können beispielsweise festlegen, dass mehrere Folge-E-Mails innerhalb weniger Tage versendet werden. In der Sequenz wird diese Konversation dann in die Aufgabenliste auf dem gemeinsamen Kanban-Board Ihres Teams verschoben oder es wird mit einem gemeinsamen Label versehen.
Wenn schließlich jemand in einem bestimmten Schritt auf Ihre Folge-E-Mail antwortet, weist die Sequenz den Thread automatisch einem Kundenbetreuer oder einem leitenden Mitarbeiter zu, um eine Produktdemo zu vereinbaren. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Follow-ups nicht der Engpass in Ihrer Vertriebspipeline sind.
Gmelius bietet auch eine AI-E-Mail Agent, der einfache, einzeilige Befehle in komplexe Automatisierungsregeln umwandeln kann. Das bedeutet, dass Sie automatische Follow-ups für bestimmte Kunden, Domains oder gemäß Ihren SLAs einrichten können.
Vertriebspipeline-Management mit Gmelius im Vergleich zu CRM: Warum Sie beides brauchen
Wenn Sie den ganzen Tag in Ihrem Posteingang verbringen, wie sollen Sie dann daran denken, ein Follow-up zu senden? Wie sollen Sie daran denken, sich bei einem Problem, das dazu führen könnte, dass Sie ein Geschäft verlieren, beim Kundensupport erkundigen?
Gmelius ist eine Möglichkeit, Ihre Vertriebspipeline in Zusammenarbeit mit anderen Personen zu verwalten. Es ist ein Arbeitsbereich, in dem jedes Mitglied Ihres Teams sehen kann, was passiert, an der Pipeline arbeiten und seine Aufgaben automatisieren können.
Mit einem CRM bekommen Sie das nicht, oder Sie müssen viel dafür bezahlen. In den meisten CRMs können Sie E-Mail-Erinnerungen und SMS-Push-Benachrichtigungen erhalten, aber Vertriebsleiter sagen uns, dass diese am Ende einfach als eine Menge von E-Mails in ihrem Tab „Andere“ oder „Updates“ in Gmail landen.
Dies unterscheidet sich deutlich von der offenen, transparenten und kollaborativen Oberfläche, die wir in Gmelius eingebaut haben. Dort kann jeder in einen gemeinsamen Posteingang oder ein geteiltes Label springen und den Nachrichtenverlauf sofort einsehen oder bequem Notizen und Nebengespräche über einen Interessenten per E-Mail versenden. angebracht zum E-Mail-Thread. Du musst nicht in einer separaten E-Mail, einem Slack-Thread oder einer Drittanbieterplattform nach Kontext oder Daten suchen.
Mit Gmelius erhältst du in Echtzeit Benachrichtigungen darüber, was im geteilten Posteingang deines Teams vor sich geht. Ihre sales@-E-Mails werden sofort beantwortet. Du behältst ganz einfach die guten Leads (und deine guten Vertriebspartner!) im Auge. Sie binden andere Mitglieder Ihres Teams ein, um Ihnen zu helfen, den Deal abzuschließen. Und Ihre Folgesequenzen werden automatisch gesendet, ohne dass Sie Ihre Mitarbeiter daran erinnern müssen.
Außerdem kannst du Zapier jederzeit verwenden, um Gmelius mit deinem Lieblings-CRM zu verbinden und das Beste aus beiden Welten zu genießen.
Wenn Sie Gmelius für Ihr Vertriebsteam ausprobieren möchten, können Sie es kostenlos testen hier.
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