Trabalhamos com vários gerentes de vendas no ano passado para ajudá-los a gerenciar seu funil de vendas. melhor. Neste artigo, quero compartilhar o que aprendemos em termos do principal gerenciamento do funil de vendas. pontos problemáticos vemos uma e outra vez:
- Falta de visibilidade - O gerente não consegue ver facilmente o que sua equipe está fazendo e como está se saindo
- Falta de feedback imediato - Os gerentes não têm uma maneira eficiente de dar feedback imediato aos representantes sobre como eles estão respondendo aos leads
- Resposta lenta ou falta de acompanhamento - Essencialmente, um funil de vendas com vazamentos
- Entrega inadequada - Representantes de vendas que precisam de informações do suporte técnico ou de outros departamentos e não recebem essas informações em tempo hábil
Então, para cada problema, explicarei por que acho que eles se originam de fluxo de trabalho problemas na caixa de entrada do e-mail, não porque os representantes simplesmente “precisem de um treinamento melhor” ou porque os CRMs precisem de “mais recursos” (acho que todos concordamos que ninguém precisa de mais CRMs cheios de recursos).
Por fim, discutirei os recursos que criamos em nossa ferramenta de espaço de trabalho baseada no Gmail, Gmelius, que vimos realmente resolver esses problemas para equipes de vendas em primeira mão.
Um princípio fundamental ao qual voltaremos sempre neste artigo é que as equipes de vendas trabalhem em suas caixas de entrada de e-mail. Eles passam a maior parte do dia na caixa de entrada. Portanto, as melhores soluções para gerenciar um funil de vendas devem ser incorporadas dentro e ao redor de sua caixa de entrada.
Principais problemas de gerenciamento de funil de vendas em 2025
Vamos começar falando sobre cada ponto problemático por vez.
Problema do funil de vendas #1: Falta de visibilidade em seu funil de vendas
A maioria de nossas conversas é com gerentes de vendas, não com representantes, porque são eles que se preocupam com o gerenciamento do funil de vendas.
Nesse aspecto, um dos maiores problemas que ouvimos deles é o da visibilidade — eles não conseguem ver facilmente o desempenho dos representantes de vendas.
Esse problema de visibilidade está além de uma visão geral de estatísticas de alto nível em seu CRM (que, aliás, exige que os representantes atualizem seu CRM), mas é muito granular. Por exemplo, os representantes querem poder ver:
- Quem está respondendo às perguntas diariamente?
- Como as discussões com as principais contas estão acontecendo?
- Quão boas são as respostas de seus representantes?
- Os e-mails para a conta do grupo (por exemplo, sales@) estão sendo respondidos e acompanhados em tempo hábil?
No momento, os gerentes de vendas normalmente verificam os painéis e as métricas de desempenho sem nenhuma visibilidade clara sobre por que os números cresceram ou diminuíram ou por que um representante não está funcionando conforme o esperado. Os dados não se conectam à causa raiz e à forma como os números surgiram.
Problema do funil de vendas #2: resposta lenta ou falta de acompanhamento
Outro grande problema no gerenciamento do funil de vendas é que os leads de entrada não estão sendo respondidos prontamente ou, mais frequentemente, após o envio de uma resposta inicial, não existe um bom sistema de acompanhamento.
Isso é especialmente pronunciado quando há muitos leads recebidos chegando a uma conta de vendas em grupo, como sales@mycompany.com. Nesse cenário, os representantes de vendas precisarão verificar essa caixa de entrada, além da caixa de entrada pessoal (onde passam a maior parte do tempo). Na maioria das empresas, solicitações recebidas para um e-mail em grupo, como vendas@ fazer seja verificado e principalmente fazer receber uma resposta — mas é o acompanhamento após a resposta inicial que falta.
Assim, os representantes podem entrar em sales@ e responder a vários e-mails pela manhã. Mas se esses leads não responderem ao primeiro e-mail, geralmente nenhum acompanhamento acontece ou o acompanhamento acontece lentamente, o que prejudica as taxas de resposta e, em última análise, as taxas de fechamento.
Essa falta de acompanhamento obviamente deixa possíveis negócios na mesa.
No momento, com base nas conversas que tivemos, os gerentes de vendas têm poucos recursos para resolver esse problema além de perseguir seus representantes em reuniões semanais para “garantir o acompanhamento” ou várias outras estratégias baseadas em lembretes ou motivações.
Problema do funil de vendas #3: É difícil dar feedback “rápido” e “detalhado” aos representantes
Continuando com o tema de dar feedback, também percebemos, ao conversar com os gerentes de vendas, que eles não têm uma boa maneira de dar feedback claro e detalhado aos representantes, pois trocam e-mails com clientes potenciais.
Mas E se um gerente pode fazer isso, pode realmente melhorar a taxa de sucesso dos representantes.
Por exemplo, digamos que um representante perca um negócio. Se um gerente está apenas analisando estatísticas de alto nível em seu CRM (porcentagem de ganhos, porcentagem de perdas), ele realmente não consegue se aprofundar Por que esse negócio (ou qualquer negócio) foi ganho ou perdido. Até mesmo uma discussão individual do gerente com esse representante fornecerá mais dos mesmos motivos vagos e de alto nível pelos quais os leads não estão interessados: “Eles estão procurando recursos que não temos”.
O que é o gerente talvez nunca veja é se o representante for cometendo erros na comunicação e fazendo com que os leads caiam. Por exemplo:
- Se um representante não estiver adequado articulando uma proposta de valor
- Se um representante não estiver totalmente compreensão problemas dos clientes potenciais antes de apresentar soluções
- Se um representante não entender tudo oferta a empresa apresentou e não está apresentando soluções quando deveriam
Esses detalhes são importantes. Sem visibilidade e sem um método eficiente e fácil de dar feedback sobre comunicação granular, ou seja, cadeias de e-mail específicas, os representantes não melhorarão ou não melhorarão com rapidez suficiente.
Problema no funil de vendas #4: Entrega inadequada
Finalmente, o quarto tema que observamos é que receber informações sobre negócios de outras pessoas (suporte técnico e outros departamentos) é um grande problema para as equipes de vendas.
Por exemplo, digamos que um representante esteja conversando com alguém que tenha uma pergunta técnica. Eles precisam contratar alguém do suporte técnico para responder a essa pergunta.
Uma solução simples é simplesmente enviar um e-mail para um membro da equipe técnica no tópico de e-mail com o lead, mas os gerentes de vendas estão nos dizendo que isso é insuficiente, pois muitas vezes é necessário que ocorra uma longa discussão paralela que o lead não deveria ver.
Talvez a solicitação do líder não seja razoável. Talvez o suporte técnico forneça cronogramas que as vendas não queiram compartilhar com o lead.
Essa conversa interna deve acontecer privadamente. No momento, não é fácil fazer isso.
A causa raiz dos problemas do pipeline: caixa de entrada bagunçada e comunicação deficiente
O que notamos é que um tema comum nesses problemas do funil de vendas é que eles se baseiam na caixa de entrada do e-mail.
- Os problemas de visibilidade que estamos ouvindo dos gerentes de vendas estão em um e-mail de base de e-mail (leads respondidos, dias entre o acompanhamento, quais representantes estão respondendo mais rápido), sem obter estatísticas gerais sobre a porcentagem de leads passando de um estágio para outro.
- Os problemas de feedback são sobre mensagens: como os representantes estão se comunicando com os clientes potenciais, como estão comunicando os benefícios e propostas de valor.
- As transferências são cerca de colaborando de forma eficiente e privada.
Portanto, em nossa opinião, as soluções para esses problemas também precisam se basear na caixa de entrada do e-mail.
É aqui que entra nosso aplicativo, Gmelius. Criamos o Gmelius para transformar sua caixa de entrada em um espaço de trabalho em equipe. Explicamos o que isso significa em detalhes aqui, mas, em resumo, isso significa integrar as ferramentas de fluxo de trabalho mais importantes (gerenciamento de projetos, automação, ferramentas de organização) em sua caixa de entrada de e-mail, porque é aí que a maioria dos profissionais do conhecimento passa o tempo.
Em nenhum lugar isso é mais verdadeiro do que nas vendas, simplesmente porque o pessoal de vendas viver em suas caixas de entrada.
5 soluções fáceis para problemas de gerenciamento de funil de vendas
A seguir, vamos explorar a forma como as equipes de vendas que usam o Gmelius estão resolvendo os problemas de funil acima.
Nossa solução #1: Caixas de entrada compartilhadas e etiquetas compartilhadas para máxima visibilidade
Uma das maneiras de resolvermos o problema de visibilidade dos gerentes de vendas é com nossos recursos de caixa de entrada compartilhada e etiquetas compartilhadas.
A caixa de entrada compartilhada significa que os e-mails que chegam até sales@ vão para a pasta Não atribuídos na caixa de entrada individual de cada pessoa. Dessa forma, seus representantes ainda trabalham em sua própria caixa de entrada, mas recebem as coisas na pasta Não atribuída e podem pegá-las quando quiserem.
Você pode escolher qualquer pessoa da sua equipe para atribuir e-mails.
Quando um e-mail chega à pasta Não atribuído, ou se você marca alguém em uma nota, os membros da sua equipe recebem uma notificação no feed. Dessa forma, eles certamente o verão, independentemente de estar atribuído a eles ou não.
Os rótulos compartilhados permitem que qualquer pessoa veja, por exemplo, quem são os leads mais procurados ou quem são os leads de determinadas regiões ou setores. Você também pode usar esses rótulos para atrair pessoas do suporte de vendas se precisar que elas respondam a um determinado e-mail.
De relance, você pode ver quem está atribuído a quais e-mails e quais outras tags ele tem, seja geografia, status atual, pergunta, etc. Abaixo, você pode ver marcadores e caixas de entrada compartilhadas no lado esquerdo, para que os e-mails possam ser vistos em termos de status (Atribuído, Pendente, Fechado etc.) ou por rótulos indicando geografia ou outros detalhes (por exemplo, EMEA).
Além disso, as tags atribuídas automaticamente com inteligência artificial são mostradas ao lado das linhas de assunto e são usadas para fornecer contexto para que você possa digitalizar e encontrar e-mails facilmente dentro de determinados parâmetros ou prioridades.
A beleza é que ninguém precisa sair da caixa de entrada para fazer isso. Tudo é atualizado em tempo real. Se um bate-papo sobre um lead acontecer entre os membros da sua equipe, você poderá ver o que está acontecendo em um feed ao vivo dentro do rótulo compartilhado.
Se quiser ver o que está acontecendo com uma determinada conta, região ou tipo de lead (contas grandes, contas verticais etc.), basta clicar em um rótulo a qualquer momento. Você também verá os tópicos individuais e as conversas mais recentes de cada lead.
Isso é transformadoramente diferente e mais detalhado do que procurar atualizações em um CRM.
Primeiro, para que os gerentes tenham visibilidade nos CRMs, os representantes precisam atualizar vários detalhes no sistema manualmente. Em nossas conversas com os gerentes de vendas, descobrimos que a maioria deles já tem problemas com os representantes que não atualizam os CRMs. E mesmo que seja atualizado, tudo está desconectado da conversa real.
Em segundo lugar, com as caixas de entrada e marcadores compartilhados do Gmelius, você vê um feed ao vivo para tópicos de e-mail individuais. O feed documenta os detalhes específicos de como cada conversa está sendo tratada. Ele mostra detalhes como quando o lead foi atendido pela última vez, quais membros da equipe estão envolvidos com o lead e quais notas seus representantes deixaram para esse lead.
E, finalmente, você pode ter todas essas informações na ponta dos dedos sem precisar usar o cc:ed em vários tópicos. Imagine se você fosse cc:ed em todos os tópicos de vendas! Se você tiver 10 negócios ativos acontecendo ao mesmo tempo, com certeza. Mas se você tiver 100? Você está em apuros.
O que nos leva a...
Nossa solução #2: notas privadas para que os gerentes possam dar feedback imediato
Como mencionamos acima, os negócios podem ser ganhos ou perdidos com base na forma como os representantes respondem aos leads. Os métodos atuais de dar esse feedback são post-hoc ou de alto nível. Ou você espera até ter uma conversa individual com seu representante, ou seu feedback não seria específico o suficiente porque você não pode mostrar um exemplo em tempo real.
Com notas privadas, os gerentes podem sugerir respostas ou dar feedback nos bastidores de cada troca de e-mail que um representante faz. E essas mensagens aparecem em tempo real.
Por exemplo, se você tiver um rótulo específico para uma campanha que está veiculando, poderá ver todos os e-mails relacionados a ela. Em seguida, você pode entrar em cada discussão de e-mail e dar feedback à sua equipe sobre como eles estão respondendo. Cada nota também é anexada ao e-mail para que você não precise procurá-la em um tópico de e-mail separado ou em sua plataforma de mensagens instantâneas.
Esse recurso permite que você forneça feedback realmente detalhado à sua equipe e treine seus representantes em tempo real, ajudando-os a melhorar mais rapidamente.
Solução #3: As notas privadas também permitem que os representantes forneçam suporte facilmente
Outra forma pela qual as notas privadas facilitam seu fluxo de trabalho é permitir que você entregue tópicos de e-mail a outros membros da equipe.
Por exemplo, você pode obter a ajuda do pessoal técnico ou de compras para responder às perguntas técnicas de seus leads:
Seu técnico ou profissional de compras recebe uma notificação na caixa de entrada e pode responder instantaneamente. Isso é basicamente uma mensagem instantânea dentro sua caixa de entrada de e-mail, enquanto sendo anexado ao tópico de e-mail exato ao qual você está se referindo. Dessa forma, tudo fica organizado.
Assim como acontece com as notas privadas da sua equipe, as conversas sobre leads permanecem anexadas ao e-mail, pois essas notas e respostas acontecem em tempo real. Na próxima vez que você precisar de informações detalhadas ao falar com um lead, não precisará procurá-las; elas já estão anexadas ao tópico de e-mail com o lead. Você pode pesquisar a nota na barra de pesquisa do Gmail e o Gmelius a abrirá.
Finalmente, aqui está um pequeno e interessante recurso de bônus: o Gmelius mostra quem mais está visualizando um tópico de e-mail ao mesmo tempo que você, exibindo o avatar. E seu avatar incluirá uma elipse pulsante se eles estiverem respondendo. Dessa forma, você não terá duas pessoas respondendo a um e-mail ao mesmo tempo.
Nossa solução #4: Os painéis de atividades oferecem uma visão detalhada do desempenho dos representantes
Digamos que você gerencie uma equipe de 60 pessoas. Você precisa atualizar seu vice-presidente ou proprietário da empresa sobre o desempenho da sua equipe. Você também quer saber o desempenho da sua equipe para poder apoiá-la a fazer melhor.
É aqui que entra o painel do relatório de atividades do Gmelius. Na guia “Gerenciar minha equipe” do painel, você pode ver o desempenho de cada membro da equipe e exportar esses dados.
Nossos clientes atuais amor como eles podem simplesmente exportar as informações logo antes das reuniões ou apresentações.
Além disso, onde os números gerais de desempenho de vendas por representante (disponíveis em qualquer CRM) indicam quem está se saindo melhor, o detalhe de comunicação disponível no SLA do Gmelius (quem está respondendo, quanto, o que eles estão dizendo, etc.) diz a você Por que alguns representantes estão superando os outros.
Também incluímos relatórios avançados de estatísticas que mostram dados de comunicação em função de horário, dia, semana e por membro da equipe:
Nossa solução #5: Sequências para automação de acompanhamento para que isso aconteça sempre
Muitos gerentes de vendas com quem conversamos dizem que seus representantes geralmente enviam o primeiro e-mail, mas o problema é o acompanhamento: eles simplesmente não fazem isso. Em resposta a isso, criamos nosso recurso de sequências para automatizar todas as ações sobre as quais falamos acima, incluindo acompanhamentos.
Na verdade, uma sequência que você cria pode representar todo o seu funil, desde a prospecção até as demonstrações. Por exemplo, você pode programar o envio de alguns e-mails de acompanhamento em alguns dias. A sequência então move essa conversa para a lista de tarefas no quadro Kanban compartilhado da sua equipe ou aplica um rótulo compartilhado a ela.
Por fim, se alguém responder ao seu e-mail de acompanhamento em uma determinada etapa, a sequência atribuirá automaticamente o tópico a um executivo de contas ou a um representante sênior para agendar uma demonstração do produto. É assim que você pode garantir que seus acompanhamentos não sejam o gargalo em seu funil de vendas.
Gmelius também oferece um E-mail de IA agente que pode transformar comandos simples de uma linha em regras de automação complexas. Isso significa que você pode configurar acompanhamentos automatizados para clientes, domínios específicos ou de acordo com seus SLAs.
Gerenciamento do funil de vendas com Gmelius versus CRM: por que você precisa de ambos
Se você passa o dia todo na sua caixa de entrada, como você deve se lembrar de enviar um acompanhamento? Como você deve se lembrar de entrar em contato com o suporte ao cliente sobre um problema que pode fazer com que você perca um negócio?
O Gmelius é uma forma de gerenciar seu funil de vendas em colaboração com outras pessoas. É um espaço de trabalho que permite que cada membro da sua equipe veja o que está acontecendo, trabalhe no pipeline e automatize suas tarefas.
Com um CRM, você não entende isso ou precisa pagar muito por isso. Na maioria dos CRMs, você pode receber lembretes por e-mail e notificações push por SMS, mas os gerentes de vendas nos dizem que eles acabam ficando como uma massa de e-mails na guia “outros” ou “atualizações” no Gmail.
Isso é muito diferente da interface aberta, transparente e colaborativa que criamos no Gmelius, na qual qualquer pessoa pode entrar em uma caixa de entrada ou etiqueta compartilhada e ver o histórico de mensagens imediatamente, ou enviar anotações por e-mail e conversas paralelas sobre um cliente potencial de forma conveniente anexado para o tópico de e-mail. Você não precisa procurar contexto ou dados em um e-mail separado, em um tópico do Slack ou em uma plataforma de terceiros.
Com o Gmelius, você recebe notificações em tempo real sobre o que está acontecendo na caixa de entrada compartilhada da sua equipe. Seus e-mails de vendas são respondidos imediatamente. Você acompanha facilmente os bons leads (e seus bons representantes!). Você junta outros membros da sua equipe para ajudá-lo a fechar o negócio. E suas sequências de acompanhamento são enviadas automaticamente sem que você precise lembrar seus representantes de fazê-las.
Além disso, você sempre pode usar o Zapier para conectar o Gmelius ao seu CRM favorito e aproveitar o melhor dos dois mundos.
Se você quiser experimentar o Gmelius para sua equipe de vendas, você pode experimentá-lo gratuitamente aqui.
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