Lorsque Google a racheté Deja News en 2001, c'était grâce à son puissant moteur de recherche. Les archives d'actualités se sont révélées être un endroit idéal pour les discussions en groupe, d'où le changement de nom en « Groupes ». Et à cette époque, il n'y avait pas tant d'alternatives à Google Groups
Les groupes étant doués pour partager des informations, les équipes de travail ont pensé que ce serait un bon moyen de diffuser des messages, ce qui a par erreur évolué vers le partage de courriels.
Malheureusement, de nombreuses organisations utilisent toujours Google Groups pour gérer les e-mails de leurs équipes, ce pour quoi il n'a pas été conçu.
Cet article explique pourquoi Google Groups échouera à votre équipe et pourquoi Gmelius est la meilleure alternative à Google Groups.
Pourquoi Google Groups n'a pas été conçu pour les équipes
Comme vous le savez, la communication et la collaboration au sein d'une équipe ne sont pas unidirectionnelles. Les réponses, les commentaires et les différentes formes de saisie collaborative sont multidirectionnels.
Sans système permettant d'organiser vos interactions par sujet et de les synchroniser en temps réel au sein de votre équipe, les choses se désorganiseront très rapidement. Cela entraîne des erreurs et, en matière de communication d'entreprise, les erreurs vous coûteront du temps, de l'argent et de la frustration.
Le premier problème est que Google Groups n'est pas accessible depuis Gmail ou G Suite. Cela signifie que votre équipe devra gérer deux boîtes de réception, chacune sur des plateformes distinctes.
De plus, l'interface utilisateur est différente de celle à laquelle vous êtes habitué. On pourrait penser que Google Groups et Gmail de Google auraient le même système, mais ce n'est pas le cas.
Les fonctionnalités, ou leur absence, sont une autre raison pour laquelle Google Groups échouera à votre équipe. Un coup d'œil à Gmelius, à sa conception, à son interface et à ses fonctionnalités, vous prouvera pourquoi c'est la meilleure alternative à Google Groups.
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Pourquoi Gmelius est la meilleure alternative à Google Groups
Si votre équipe utilise Gmail ou Google Workspace, vous vous sentirez comme chez vous avec Gmelius. Toutes les fonctionnalités sont accessibles depuis votre boîte de réception et votre fenêtre de rédaction. Pas besoin d'apprendre une autre plateforme ou de perdre du temps à rebondir.
Gmelius a été conçu dès le départ pour la communication en équipe et la collaboration au sein de Gmail.
Voici quelques raisons, basées sur les fonctionnalités, de considérer Gmelius comme votre alternative à Google Group et de faire passer votre équipe à Gmelius.
1. Création et gestion de boîtes de réception partagées dans Gmail
Gmelius permet à votre équipe de créer un boîte de réception partagée directement depuis Gmail. Mais plus important encore, une boîte de réception partagée conçue pour une véritable collaboration et une productivité d'équipe.
Google Groups permet à tout le monde d'accéder aux mêmes e-mails, mais il gère mal la collaboration. Par exemple, si l'un des membres de votre équipe répond à un e-mail, vous ne le saurez pas.
Ne pas connaître l'état actuel d'un dossier entraîne des opportunités manquées et des erreurs embarrassantes. Dans la plupart des cas, les membres de l'équipe répondent deux fois à un e-mail ou pire encore, celui-ci est complètement ignoré.
Avec Gmelius, chaque membre de votre équipe connaît toujours le statut. Tout le monde est toujours sur la même longueur d'onde.
Si vous et un autre membre de l'équipe consultez un e-mail en même temps, son profil d'avatar s'affichera dans le coin supérieur droit de la conversation. S'ils sont en train de répondre, vous verrez une icône de saisie à côté de leur avatar.
Pour les équipes qui travaillent déjà avec Google Groups, pas de soucis. Tu peux transformez votre groupe Google en une boîte de réception partagée Gmelius en quelques étapes seulement.
Transformez votre Gmail en boîte de réception partagée en quelques clics depuis votre tableau de bord Gmelius.
2. Transformez votre boîte de réception partagée Gmail en service d'assistance
Gmelius facilite la gestion des e-mails de groupe tels que sales@ et info@, ou tout autre alias de groupe, pour le support client et la gestion du pipeline. Dans le plus pur style de ticket d'assistance, vous pouvez attribuer des niveaux de statut tels que Ouvert, En attente ou Fermé.
Dans le passé, les entreprises étaient obligées d'utiliser un logiciel spécial pour gérer leurs clients. Aujourd'hui encore, la plupart des solutions d'assistance sont coûteuses, difficiles à utiliser et contiennent de nombreuses fonctionnalités que votre équipe n'utilisera jamais.
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2. Déléguez les e-mails à votre équipe, automatiquement
La responsabilité est cruciale pour une communication d'équipe réussie ; Gmelius le précise clairement avec délégation de courrier électronique.
Avec Gmelius, vous pouvez attribuer des e-mails aux membres de l'équipe et tous les progrès sont synchronisés en temps réel, entre tous les membres de l'équipe et tous vos appareils. Vous pouvez choisir d'attribuer des e-mails spécifiques ou votre boîte de réception dans son ensemble.
Fini les e-mails qui se heurtent ou les opportunités manquées.
La délégation automatisée garantit la responsabilisation et, en ajoutant des notes par e-mail, vous pouvez fournir un contexte et des directives claires.
3. Créez et partagez des notes par e-mail
De nombreuses personnes recherchent une alternative à Google Groups, car le partage de notes par e-mail n'est pas une fonctionnalité intégrée à l'outil Google.
C'est pourquoi les utilisateurs de Gmelius apprécient vraiment les notes d'e-mail partageables qui s'affichent dans un fil de discussion sur le côté de chaque e-mail. Les notes envoyées par e-mail évitent à votre équipe d'avoir à transférer des e-mails ou à communiquer entre elles. Imaginez la réduction des e-mails entrants lorsque votre boîte de réception est réservée aux communications externes.
Les notes envoyées par e-mail sont excellentes pour la productivité. Ils permettent de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité. Vous pouvez @mention des collègues spécifiques et aller directement au but en ajoutant du contexte, en donnant des directives et en réglant les problèmes à la volée.
Les points sont facilement clarifiés dans cet espace collaboratif de messagerie privée. Cette zone exempte de distractions n'est visible que par vous-même et par les personnes avec qui vous la partagez, jamais pour l'expéditeur d'origine.
Mieux encore, vos notes de courrier électronique sont organisées là où elles sont pertinentes, à côté de chaque e-mail, et peuvent être recherchées à l'aide de votre fonction de recherche Gmail habituelle.
4. Gérez vos pipelines de clients et de projets à l'aide de tableaux Kanban
Avec Gmelius, vos équipes auront la possibilité de transformer les e-mails en cartes de tâches et de les ajouter à des tableaux de projet Kanban partageables. En quelques clics, un e-mail qui aurait pu disparaître dans les abysses de votre boîte de réception est désormais un projet visuel qui prend vie.
Tableaux Kanban sont reconnus pour être le meilleur outil visuel pour gérer les pipelines de clients et de projets. Les objectifs sont clairement définis au fur et à mesure que votre équipe s'efforce de mener à bien chaque phase : clients satisfaits et transactions conclues.
De plus, Gmelius propose un service bidirectionnel Intégration de Gmail à Trello. Vous pouvez importer des tableaux Trello dans Gmail, ou importer vos tableaux kanban Gmelius dans Trello, tandis que vos mises à jour seront répercutées dans les deux sens, en temps réel.
5. Mesurez et signalez l'activité e-mail de votre équipe
Google Groups ne vous permet pas de suivre l'activité de votre équipe.
Le dicton est vrai :
Ce qui ne peut être mesuré ne peut pas être amélioré.
Il s'agit d'une fonctionnalité clé de Gmelius. La capacité de mesurer. E-mails envoyés, taux d'ouverture, temps d'ouverture, etc. Grâce à notre système de notification robuste en temps réel, vous aurez une idée claire des activités de votre équipe.
Installation de Gmelius pour Gmail et Google Workspace
Comme vous pouvez le constater, les fonctionnalités de Gmelius vont bien au-delà des capacités de Google Groups. Et des milliers d'équipes du monde entier considèrent Gmelius comme la meilleure alternative à Google Group.
Gmelius transforme votre boîte de réception en centre de travail central des opérations de votre équipe. Vous et votre équipe pouvez organiser les e-mails avec des boîtes de réception ou des libellés partagés, ajouter du contexte avec des notes électroniques, les déléguer clairement aux membres de l'équipe et même les transformer en projets en les ajoutant à votre tableau kanban partageable.
Une fois que vous avez installé Gmelius et invitez les membres de votre équipe, tout le monde aura un accès instantané aux outils. Chaque fonctionnalité est intégrée à leur boîte de réception Gmail : facile d'accès et facile à utiliser.
Les avantages de travailler avec Gmelius au lieu de Google Groups sont immédiatement ressentis par votre équipe. Un gain de temps, une productivité accrue, une équipe plus heureuse et des clients satisfaits.
