Imaginez si l'IA pouvait vous aider à gérer vos e-mails à chaque étape, en les étiquetant, en nettoyant votre boîte de réception, en automatisant la sensibilisation et même en rédigeant des e-mails en partant de zéro. Non seulement cela vous permettrait d'économiser des centaines d'heures de travail manuel chaque année, mais cela réduirait également les risques d'erreurs lors de la rédaction des e-mails.
C'est pourquoi 40 % des professionnels utilisent déjà ou utiliseront l'IA pour leurs e-mails.
Grâce aux récents progrès de l'intelligence artificielle, tels que les grands modèles de langage (LLM) qui apprennent à partir de grands ensembles de données et les agents d'IA qui peuvent fonctionner sur tous les systèmes, vos flux de travail de messagerie peuvent devenir importants, beaucoup plus simple.
Lisez la suite pour savoir comment procéder.
Tout d'abord, l'IA peut-elle m'aider à gérer mes e-mails ?
Oui, l'IA peut vous aider à rédiger et à gérer vos e-mails en rédigeant, éditant, résumant et organisant automatiquement le contenu de votre boîte de réception.
La capacité de l'IA à gérer les e-mails n'est pas passée inaperçue. Les assistants de messagerie dotés d'intelligence artificielle étaient évalués à 700 millions de dollars en 2022, et d'ici 2023, ils vaudront près de 2 milliards de dollars. Les plus grands fournisseurs de logiciels du monde tels que Microsoft et Google ont lancé des assistants de messagerie dotés d'intelligence artificielle pour vous aider dans votre travail quotidien.
Et, si vous recherchez un e-mail intelligent agent spécialement conçu pour Gmail, qui a fait ses preuves en matière de fourniture de solutions d'automatisation, devançant nombre de ses concurrents, Gmelius est un bon pari. Tous ces outils peuvent vous aider à économiser 2 heures par semaine (ou plus) en réduisant l'effort manuel, les distractions et la charge cognitive.
Comment l'IA peut-elle m'aider à gérer mes e-mails ?
Si vous vous demandez si l'IA pourrait vous aider à gérer vos e-mails et à rationaliser votre boîte de réception, voici quelques tâches pour commencer à explorer l'utilisation de l'IA.
1. Tri et organisation des boîtes de réception
L'IA peut vous aider à mieux gérer vos e-mails de plusieurs manières. Il peut signaler les messages importants afin que vous puissiez envoyer des réponses urgentes à temps. Il peut également analyser le contenu des e-mails (mots clés, domaine, etc.) pour les classer dans des catégories utiles, par exemple, « remboursements », « sécurité » ou « réunion ».
#ProTip: Utilisez Gmelius fonction de balises personnalisées pour créer jusqu'à 20 catégories personnalisées, adaptées à votre secteur d'activité et à votre type d'entreprise.
2. Rédaction de brouillons d'e-mails
Que vous soyez dans la vente ou que vous souhaitiez rédiger un article convaincant e-mail pour convertir un prospect, ou un responsable du service client qui doit fournir des informations précises et opportunes, Générateurs d'e-mails IA peut être d'une grande aide. Il peut rédiger automatiquement un brouillon en fonction d'entrées telles que les communications précédentes et les données clients que vous pouvez modifier et envoyer rapidement.
Encore une fois, il y a deux façons de procéder. Vous pouvez utiliser un LLM conversationnel comme ChatGPT ou Claude pour rédiger des e-mails dans le cadre d'une conversation par chat. Vous pouvez également utiliser un agent de messagerie intelligent comme Gmelius qui analyse votre boîte de réception en temps réel pour rédiger automatiquement des réponses aux e-mails qui sont automatiquement jugé important, sans aucun coup de pouce ni incitation.
3. Perfectionner la grammaire d'un e-mail
L'IA peut aider à prévenir les erreurs grammaticales et à trouver le bon ton lors de la rédaction d'e-mails. Grammarly AI est l'un des outils les plus populaires à cette fin, et il possède une extension Chrome qui fonctionne parfaitement avec Gmail. Quillbot est une autre option que vous pouvez envisager.
4. Optimisation des flux d'e-mails
L'IA pourrait également vous aider en vous assurant d'envoyer des e-mails au bon moment, au moment où ils ont le plus de chances d'être lus. Par exemple, des outils tels que DragApp affichent les modèles d'ouverture des e-mails du destinataire lorsque vous rédigez un message afin qu'il puisse être programmé au bon moment. De même, L'IA peut optimiser les lignes d'objet, des messages d'accueil par e-mail et bien plus encore.
5. Nettoyage de votre boîte de réception
Le professionnel moyen reçoit une énorme somme 121 e-mails par jour, qui peuvent facilement s'empiler et encombrer votre boîte de réception. L'IA peut être utilisée pour archiver les e-mails en fonction de mots clés et de domaines d'origine, afin que vous puissiez réellement atteindre Boîte de réception Zero. Par exemple, tout e-mail contenant le mot « désabonnement » peut être automatiquement relégué au second plan.
6. Automatiser les réponses de routine
Outre la rédaction de brouillons à partir de zéro, l'IA peut envoyer automatiquement des réponses modélisées aux interactions qui suivent un modèle spécifique. Par exemple, si un client achète un produit sur votre boutique en ligne, l'IA enverra automatiquement un e-mail personnalisé contenant les détails de la commande, tout en suivant un modèle prédéfini.
#ProTip : Utilisez le Agent d'automatisation Gmelius pour créer des règles d'envoi d'e-mails « Si ceci, alors cela » en écrivant une simple invite.
7. Récapitulation des traces d'e-mails
Les conversations par e-mail peuvent se transformer en une infinité de messages : 20 à 30 messages, voire plus, sont envoyés au fil du temps. L'IA peut vous aider en générant des résumés rapides des conversations menées jusqu'à présent, afin que vous soyez au courant des derniers développements sans avoir à tout parcourir.
8. Transférer des e-mails à la bonne personne
L'IA peut détecter automatiquement quand le contenu d'un e-mail peut être mieux traité par quelqu'un d'autre. Sur la base de cette analyse, envoie automatiquement le message à la bonne partie prenante afin que cela n'encombre pas votre boîte de réception. Cela vous évite d'avoir à lire, répondre et transférer des e-mails qui ne sont pas très pertinents pour vous.
Les meilleurs assistants IA qui peuvent vous aider à gérer vos e-mails
Nous avons déjà mis en évidence la plupart des meilleurs assistants de messagerie IA pour Gmail disponible dès maintenant. Voici la liste complète à titre de référence :
- Gmelius: la boîte de réception partagée et l'assistant de messagerie IA vous aident à automatiser et à collaborer sur les tâches liées à la messagerie ; grâce à l'apprentissage automatique mis à jour chaque semaine avec de nouvelles informations.
- Gémeaux: le propre assistant IA de Google disponible avec certains comptes Workspace, qui fonctionne dans votre boîte de réception, dans Google Docs et sous forme d'application distincte pour simplifier les tâches d'écriture.
- Sane Box: un outil d'intelligence artificielle simple et direct qui permet de nettoyer votre boîte de réception, de hiérarchiser les messages importants et de trouver un calendrier de messagerie qui vous convient.
- Grammairement: un correcteur grammatical alimenté par l'IA qui fonctionne via une extension Chrome ainsi qu'une application autonome pour corriger les problèmes de grammaire et de tonalité de vos e-mails.
- Gmail PT: un outil d'intelligence artificielle pour Gmail qui propose la relecture, la synthèse, les réponses automatiques et les traductions dans près de 40 langues, avec accès à plusieurs modèles d'IA sur une seule plateforme.
- Composer l'IA: extension AI Chrome qui vous permet de générer du texte pour n'importe quel champ, y compris des e-mails générés automatiquement pour Gmail, des réponses par e-mail et une saisie semi-automatique avancée.
#ProTip : Pour plus de recommandations, consultez notre guide ultime de l'IA pour les e-mails.
Quand l'IA ne peut-elle PAS m'aider avec mes e-mails ?
Bien que l'IA puisse aider à gérer les e-mails dans la plupart des scénarios, elle présente quelques inconvénients. Il peut manquer de contexte et de personnalisation, le message peut être trop court ou le modèle peut exagérer avec des puces. Si les destinataires ou les clients reçoivent des e-mails qui sont manifestement écrits par l'IA ou qui contiennent des erreurs automatiques, cela peut sembler peu professionnel.
Par exemple, les candidats à de nouveaux rôles doivent modifier le brouillon d'IA afin qu'il ne semble pas générique et automatisé. Consultez notre guide complet sur les 20 signes de la rédaction d'e-mails par IA si vous souhaitez créer le brouillon parfait alliant efficacité et personnalisation.
Dois-je demander l'aide de l'IA pour mes e-mails ? Avantages et inconvénients
Pour vous aider à décider si vous souhaitez faire appel à l'IA pour la rédaction et la gestion des e-mails, nous avons résumé les avantages et les inconvénients potentiels à prendre en compte :
Essayez Gmelius, l'agent IA le plus intelligent pour les e-mails
L'IA peut vous aider à gérer les e-mails de différentes manières, qu'il s'agisse d'une organisation instantanée ou de brouillons générés automatiquement. Vous bénéficiez ainsi d'une réduction de la charge cognitive, car vous n'avez pas besoin de parcourir votre boîte de réception tous les jours (ou toutes les heures) pour rester au courant des dernières conversations.
Cela réduit les distractions, vous aide à vous concentrer et peut libérer 6 à 7 heures par semaine.
Cependant, il est également important de reconnaître et de gérer le risque que les e-mails deviennent impersonnels en raison de l'IA. C'est pourquoi l'agent Gmelius AI est formé à des milliers d'e-mails provenant de votre boîte de réception, afin qu'il sache exactement comment vous voudriez vous exprimer. Il prend également en charge la formation à l'IA à partir de sites Web et de portails de connaissances afin que l'agent puisse rédiger des e-mails précis sur votre entreprise.
Le potentiel de l'IA pour faciliter la gestion des e-mails est immense. Et c'est à portée de clic.
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