Comment gérer plusieurs comptes Gmail dans une seule boîte de réception (+ Allez encore plus loin avec une boîte de réception partagée)

Selon un rapport de Groupe Radicati, le nombre de comptes de messagerie par utilisateur est actuellement de 1,75 et devrait atteindre 1,86 d'ici 2022. Avec 26 % de tous les e-mails envoyés via Gmail, beaucoup d'entre nous jonglent entre plusieurs comptes Google et plusieurs adresses Gmail. Nous pouvons en avoir un pour des fins privées, un pour le courrier électronique professionnel général, un pour des projets spécifiques, un pour le travail d'équipe, etc.

Lorsqu'aucun de ces comptes n'est connecté, nous perdons beaucoup de temps et de concentration en passant de l'un à l'autre, sans parler du risque de manquer des messages importants ou de laisser des e-mails sans réponse.

Heureusement, Gmail vous permet de gérer plusieurs comptes Gmail et adresses e-mail à partir d'une seule boîte de réception Gmail. Dans cet article, nous verrons comment configurer facilement la fonctionnalité de boîtes de réception multiples de Gmail pour gérer plusieurs comptes Gmail dans une seule boîte de réception.

Nous verrons également comment vous pouvez rendre la gestion des boîtes de réception encore plus efficace et utiliser Gmelius pour créer une boîte de réception partagée directement dans Gmail afin de collaborer avec les membres de l'équipe sur les mêmes e-mails sans avoir à leur donner accès à l'intégralité de votre compte Gmail.

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Vous avez hâte d'essayer ? Inscrivez-vous à Gmelius dès aujourd'hui et gérez facilement les e-mails de votre équipe depuis une boîte de réception collaborative sans avoir à quitter Gmail.

Comment gérer plusieurs comptes Gmail dans une seule boîte de réception

Plusieurs comptes Gmail, une seule boîte de réception

1. Dans votre compte Gmail principal, allez dans « Paramètres » > « Afficher tous les paramètres » > « Comptes et importation »
2. Dans la section « Envoyer le courrier en tant que : », ajoutez un deuxième compte Gmail.
3. Cliquez sur le bouton « Envoyer la vérification »
4. Vérifiez votre adresse e-mail secondaire
5. Sélectionnez votre mode de réponse par défaut
6. Dans votre compte secondaire, allez dans « Paramètres » > « Transfert et POP/IMAP » > section « Transfert : »
7. Cliquez sur « Ajouter une adresse de transfert » et saisissez l'adresse Gmail de votre compte principal
8. Copiez/collez le code de confirmation pour confirmer votre adresse de transfert
9. Choisissez une option de transfert

Passons maintenant en revue ces étapes en détail.

Étape 1 : Accédez à « Paramètres » > « Afficher tous les paramètres » > « Comptes »

Commencez par le compte Gmail à partir duquel vous souhaitez gérer tous vos autres comptes et accédez à « Paramètres » > « Afficher tous les paramètres » > « Comptes ».

Étape 2 : Dans la section « Envoyer le courrier en tant que : », ajoutez votre compte Gmail secondaire

Dans le « Envoyer un e-mail en tant que : » section, cliquez sur « Ajouter une autre adresse e-mail ». Une fenêtre contextuelle apparaîtra dans laquelle vous pourrez ajouter l'adresse e-mail que vous souhaitez ajouter, ainsi que le nom de l'expéditeur qu'elle doit afficher. Vérifiez le « Traiter comme un alias » pour vous assurer que les e-mails provenant de votre compte secondaire arrivent dans votre boîte de réception principale.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Prochaine étape ».

Étape 3 : Cliquez sur le bouton « Envoyer la vérification »

Vous pouvez maintenant cliquer sur « Envoyer la vérification » bouton, qui entraînera l'envoi automatique d'un e-mail à votre compte de messagerie secondaire. Veillez à ne pas fermer la fenêtre contextuelle une fois que vous avez cliqué sur le bouton.

Étape 4 : Vérifiez votre adresse e-mail secondaire

Accédez à votre compte de messagerie secondaire, recherchez l'e-mail de vérification et cliquez sur le lien de vérification dans cet e-mail ou copiez/collez le code de vérification dans l'e-mail envoyé à « Entrez et vérifiez le code de confirmation » champ dans la fenêtre contextuelle de votre compte principal.

Lorsque cela sera fait, vous pourrez envoyer des e-mails depuis votre adresse e-mail secondaire, directement depuis votre boîte de réception Gmail principale.

Étape 5 : Sélectionnez votre mode de réponse par défaut

Gmail définit automatiquement votre adresse e-mail principale comme adresse e-mail par défaut pour envoyer de nouveaux e-mails. Si vous souhaitez modifier cela, vous pouvez sélectionner « définir par défaut » à côté de l'adresse e-mail secondaire à partir de laquelle vous souhaitez envoyer de nouvelles adresses e-mail.

Vous pouvez également décider si vous souhaitez répondre aux e-mails provenant de la même adresse e-mail que celle à laquelle l'e-mail a été envoyé, ou de votre adresse e-mail par défaut en sélectionnant l'option appropriée sous « Lorsque vous répondez à un message : ».

Étape 6 : Dans votre compte secondaire, allez dans « Paramètres » > « Transfert et POP/IMAP » > section « Transfert »

Pour cette étape, vous devez vous rendre dans votre compte Gmail secondaire. Accédez à tous les paramètres et accédez à « Transfert et POP/IMAP » onglet.

Étape 7 : Cliquez sur « Ajouter une adresse de transfert » et saisissez l'adresse Gmail de votre compte principal

Dans le »Transfertsection «, cliquez sur le »Ajouter une adresse de transfert« et saisissez l'adresse e-mail de votre compte Gmail principal. Cliquez « Suivant » > « Continuer » > « OK » pour qu'un e-mail de confirmation soit envoyé à votre adresse Gmail principale.

Étape 8 : Copiez/collez le code de confirmation pour confirmer votre adresse de transfert.

Retourner à votre compte principal, recherchez l'e-mail de confirmation, puis cliquez sur lien de confirmation. Un nouvel onglet de navigateur s'ouvrira pour vous informer que votre adresse e-mail a été confirmée.

Vous pouvez également copier/coller le code de confirmation depuis l'e-mail dans le champ correspondant dans la fenêtre contextuelle de votre compte Gmail secondaire. Cliquez « Vérifier » pour finaliser le processus de vérification.

Étape 9 : Choisissez une option de transfert

Revenez à votre compte Gmail secondaire et sous « Transfert : », sélectionnez une option dans la liste déroulante sous « Transférer une copie du courrier entrant à... ».

Enregistrez vos modifications au bas de la page et tous les e-mails entrants sur votre compte secondaire seront désormais transférés vers votre compte Gmail principal.

Notez que vous pouvez également transférer automatiquement des e-mails provenant de comptes autres que Gmail. Consultez la documentation d'assistance du client de messagerie concerné pour savoir comment le configurer.

Extra 1 : Importer des e-mails depuis des comptes autres que Gmail

Si vous souhaitez également utiliser votre boîte de réception Gmail principale pour envoyer et recevoir des e-mails provenant de comptes autres que Gmail, vous pouvez le faire en ajoutant l'adresse e-mail appropriée sous « Envoyer un e-mail en tant que : » comme décrit ci-dessus, et en important ses e-mails.

L'inconvénient de cette option est qu'elle se limite à extraire des e-mails provenant de cinq autres comptes de messagerie. Si vous souhaitez gérer plus de cinq comptes secondaires sur votre compte principal, vous devrez quand même recourir à l'option de transfert d'e-mails.

Si, pour une raison ou une autre, vous souhaitez utiliser l'option d'importation :

• Accédez à « Paramètres » > « Comptes et importation ».
• Faites défiler la page jusqu'à « Consulter le courrier provenant d'autres comptes : ».
• Ajoutez les comptes de messagerie depuis lesquels vous souhaitez importer des e-mails.
• Suivez le processus de vérification.

Supplément 2 : Gestion des signatures pour plusieurs comptes Gmail

Une fois que vous avez ajouté vos comptes Gmail secondaires à votre boîte de réception principale, vous pouvez facilement attribuer une signature e-mail unique à chacun d'entre eux.

1. Accédez à « Paramètres » > « Afficher tous les paramètres » > « Général ».
2. Faites défiler la page jusqu'à « Signature : ».
3. Sélectionnez « Créer une nouvelle signature » si vous n'avez pas encore de signature, ou sélectionnez chaque adresse e-mail ajoutée à votre compte pour modifier sa signature.
4. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » au bas de la page.

Comment configurer plusieurs boîtes de réception Gmail

Une fois que vous avez connecté vos autres comptes Gmail, vous pouvez configurer Gmail de telle sorte qu'il regroupe les e-mails de chacun de ces comptes dans l'affichage principal de votre boîte de réception. Pour ce faire, vous devez activer les boîtes de réception multiples de Gmail.

Étapes pour configurer plusieurs boîtes de réception Gmail

1. Accédez à « Paramètres » > « Afficher tous les paramètres » > « Boîte de réception ».
2. Sélectionnez « Type de boîte de réception : boîtes de réception multiples ».
3. Sous « Sections de boîtes de réception multiples », attribuez des requêtes de recherche à vos boîtes de réception.
4. Donnez un nom à vos boîtes de réception (facultatif).
5. Choisissez le nombre de conversations affichées dans les boîtes de réception
6. Sélectionnez la position de vos multiples boîtes de réception.
7. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
   
   

La fonctionnalité Gmail à boîtes de réception multiples vous permet de voir les e-mails envoyés dans différentes boîtes de réception, bien classés par boîte de réception dans la vue principale de votre boîte de réception.

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Voici comment le configurer :

Étape 1 : Accédez à « Paramètres » > « Afficher tous les paramètres » > « Boîte de réception »

Étape 2 : Sélectionnez « Type de boîte de réception : boîtes de réception multiples »

Une autre méthode pour activer plusieurs boîtes de réception consiste à cliquer sur la molette des paramètres de votre boîte de réception, à faire défiler la page vers le bas et à sélectionner « Boîtes de réception multiples » là-bas. Vous pouvez également cliquer sur « Personnaliser » et Gmail activera automatiquement plusieurs boîtes de réception et vous redirigera vers l'écran des paramètres correspondants.

Si les multiples boîtes de réception ne s'affichent pas encore dans les paramètres de votre boîte de réception, rendez-vous dans le « Avancé » onglet et activez-y plusieurs boîtes de réception.

Étape 3 : Sous « Sections multiples de la boîte de réception », attribuez des requêtes de recherche à vos boîtes de réception

Vous pouvez créer jusqu'à cinq boîtes de réception différentes sous Paramètres > Afficher tous les paramètres > Boîte de réception > Plusieurs sections de la boîte de réception. Utilisez le « Requête de recherche » champs pour indiquer à Gmail quels e-mails envoyer à cette boîte de réception.

• Pour tous les e-mails provenant d'une adresse spécifique, utilisez « from:emailaddress ».
• Pour tous les e-mails provenant de plusieurs adresses, utilisez « from:emailaddress1 OR emailaddress2 ».
• Pour tous les e-mails marqués, non lus ou non classés par Gmail, utilisez « is:unread », « is:starred »,...
• Pour les e-mails envoyés à l'un de vos autres comptes Gmail, utilisez « à : [email protected] ». Pour utiliser cette requête de recherche, Gmail doit être configuré pour envoyer des e-mails à partir de différentes adresses, comme nous le verrons plus loin dans cet article.
• Pour les e-mails présentant plusieurs caractéristiques, utilisez Opérateurs de recherche Gmail.
• Pour tous les e-mails portant un libellé spécifique, utilisez « label:labelname ».

Une étiquette peut faire référence à un client, à un flux de travail et à une équipe, ou elle peut faire référence à une tâche spécifique telle que « suivi » ou « plus tard ». Si vous n'avez pas encore créé d'étiquettes que vous souhaitez utiliser pour différencier vos multiples boîtes de réception, procédez comme suit :

1. Accédez à « Paramètres » > « Afficher tous les paramètres » > « Étiquettes » et cliquez sur « Créer une nouvelle étiquette ».
2. Entrez un nom de label et cliquez sur « Créer ».

Vous pouvez également accéder à votre boîte de réception, faire défiler l'écran vers le bas de votre volet de gauche, puis cliquer « Plus » > « Créer une nouvelle étiquette ».

Notez que si vous créez plusieurs boîtes de réception en fonction d'étiquettes, il est préférable d'attribuer une étiquette à vos e-mails dès que vous les rédigez. De cette façon, votre e-mail et la réponse qu'il reçoit seront automatiquement envoyés dans la bonne boîte de réception.

Pour appliquer une étiquette à un nouvel e-mail :

1. Cliquez sur « Composer » pour créer un nouvel e-mail.
2. Cliquez sur les trois points « Plus » dans le coin inférieur droit.
3. Cliquez sur « Libellé ».
4. Sélectionnez une étiquette.
5. Cliquez sur « Appliquer ».

Conseil supplémentaire : Si vous passez la souris sur une étiquette dans le volet de gauche de votre boîte de réception, les trois points « Plus » apparaissent. Cliquez dessus pour attribuer une couleur à chaque étiquette afin de la faire ressortir visuellement.

Étape 4 : Donnez un nom à vos boîtes de réception (facultatif)

Si vous souhaitez que vos boîtes de réception apparaissent avec un nom spécifique dans l'affichage général de votre boîte de réception, vous pouvez définir ce nom dans « Nom de la section » champ de chaque boîte de réception. Si ce n'est pas le cas, la boîte de réception portera le nom de la requête de recherche que vous utilisez pour la créer.

Étape 5 : Choisissez le nombre de conversations affichées dans les boîtes de réception

Par défaut, chacune de vos boîtes de réception affiche un maximum de neuf conversations. Vous pouvez modifier ce numéro dans « Taille de page maximale : » section dans l'onglet Paramètres de la boîte de réception.

Étape 6 : Sélectionnez la position de vos multiples boîtes de réception

Par défaut, vos nouvelles boîtes de réception seront affichées au-dessus de votre boîte de réception générale. Si vous voulez prendre cette chance, vous pouvez le faire dans le « Position multiple de la boîte de réception : » section.

Étape 7 : Cliquez sur « Enregistrer les modifications »

Simplifiez plusieurs boîtes de réception avec Gmelius

Comme nous l'avons vu plus haut, Gmail dispose de moyens intégrés pour gérer plusieurs comptes à partir d'une seule boîte de réception. Cependant, il ne vous permet pas de partager une ou plusieurs des multiples boîtes de réception que vous avez créées. Soit vous partagez l'intégralité de votre compte Gmail avec les membres de votre équipe (beurk !) , ou vous êtes toujours obligé de travailler avec une boîte de réception distincte pour les e-mails que plusieurs membres de l'équipe doivent pouvoir lire et auxquels ils doivent pouvoir répondre.

À moins que vous n'utilisiez Gmelius.

Gmelius vous permet de créer un véritable boîte de réception partagée dans Gmail en vous permettant d'ajouter des membres de l'équipe à des boîtes de réception Gmail spécifiques uniquement. Les avantages sont nombreux :

• Il n'est plus nécessaire d'avancer et de faire un cc.
• Il n'y a aucun risque que quelqu'un ne reçoive pas l'e-mail qu'il est censé recevoir.
• Vous évitez que deux membres de l'équipe répondent au même e-mail.
• Vous pouvez facilement répartir la charge de travail de la boîte de réception entre les membres de l'équipe.
• Vous pouvez collaborer en temps réel, Gmelius synchronisant toutes les mises à jour des membres de l'équipe en temps réel.

En plus de cela, Gmelius vous permet d'attribuer des e-mails à des membres spécifiques de l'équipe afin que chacun sache toujours qui travaille sur quoi. Cela signifie qu'il n'y a aucune confusion quant à ce qui doit encore être fait et que vous ne laisserez jamais un e-mail sans réponse trop longtemps.

Quand tu le sauras la rapidité avec laquelle vous devez répondre aux e-mails pour ne pas embêter à la fois les collègues et les clients, vous savez que c'est important.

Étape 1 : Installez Gmelius

Ouvrez un compte Gmelius aujourd'hui et installez l'extension de navigateur.

Étape 2 : Ajoutez les membres de votre équipe à votre compte Gmelius

Accédez au « L'équipe » section de votre compte Gmelius et ajoutez votre équipe.

Étape 3 : créer une nouvelle boîte de réception partagée

Accédez à votre tableau de bord Gmelius. Cliquez sur le panneau de la boîte de réception partagée, puis sur « Nouvelle boîte de réception partagée ».

Si l'adresse e-mail que vous souhaitez partager est un compte Gmail ou Google Workspace, vous devez d'abord ajouter cette adresse e-mail en tant qu'utilisateur à votre abonnement Gmelius.

Et si vous utilisez Google Groupes pour différents projets ou listes d'e-mails, Gmelius vous permet également de convertir ces groupes en boîtes de réception partagées et de les gérer de manière collaborative directement depuis votre boîte de réception personnelle.

Étape 4 : Commencez à utiliser votre boîte de réception partagée !

C'est ça ! Vous pouvez désormais ajouter des statuts de flux de travail aux e-mails de votre boîte de réception partagée, attribuer des e-mails aux membres de l'équipe, organiser des discussions d'équipe directement dans Gmail à l'aide du panneau de conversation Gmelius, etc.

Prenez le contrôle de vos comptes Gmail dès aujourd'hui

Le fait de passer d'un compte Gmail à un autre vous fait perdre du temps, de vous concentrer et, potentiellement, de la bonne volonté de contacts et de clients importants. En suivant les étapes décrites dans cet article et en gérant plusieurs comptes Gmail depuis une seule boîte de réception, vous serez en mesure de traiter les e-mails plus facilement, en évitant les excès et les erreurs.

Inscrivez-vous à Gmelius pour apporter la même efficacité à votre équipe grâce à des boîtes de réception collaboratives qui vous permettent d'attribuer et de traiter des e-mails directement dans Gmail, avec une synchronisation en temps réel garantissant que tout le monde est toujours à jour.