Comment créer votre CRM dans Gmail

Avec 6 millions de clients payants de Google Workspace (anciennement G Suite) et beaucoup plus d'utilisateurs non payants, vous savez beaucoup des entreprises utilisent Gmail comme client de messagerie par défaut. Peut-être que votre équipe le fait aussi, mais vous n'êtes pas très satisfait des options de Gmail en matière de gestion des prospects et de la relation client. Après tout, les fonctionnalités intégrées de Gmail CRM sont plutôt limitées.

Vous ne voulez pas non plus vous inscrire à un système CRM dédié, car cela ne fait qu'ajouter un autre outil à votre gamme avec un tas de fonctionnalités dont vous n'aurez probablement pas besoin. De plus, toute votre équipe utilise déjà Gmail.

Alors, que faites-vous ? Vous recherchez un CRM pour Gmail. Quelque chose comme une extension, un module complémentaire ou une intégration Chrome qui vous permet de gérer vos contacts et d'envoyer vos e-mails en un seul endroit.

Et si vous pouviez avoir le meilleur des deux mondes ? Le suivi, les rapports et l'automatisation d'un système CRM combinés à la facilité de gestion de toutes les communications de votre équipe depuis Gmail ?

Nous y reviendrons dans un moment. Tout d'abord, assurons-nous que nous sommes sur la même longueur d'onde quant à ce que doit faire un CRM.

Définition et fonctionnalités clés du CRM : Gmail fait-il la différence ?

Un système CRM ou de gestion de la relation client aide les entreprises à gérer, entretenir et suivre les relations avec leurs clients, prospects, prospects et autres relations importantes. Il stocke les données et les interactions des clients de manière à ce que tous les membres de l'entreprise puissent y accéder.

Vous trouverez ci-dessous le principales caractéristiques d'un CRM et évaluez si Gmail intègre ces fonctionnalités ou non.

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Comme vous pouvez le constater, Gmail intègre certaines fonctionnalités CRM, mais ses fonctionnalités sont limitées. Dans la section suivante, nous vous montrerons comment trouver et tirer le meilleur parti de la fonctionnalité CRM native de Gmail.

Ensuite, nous discuterons du moment venu pour vous de rechercher une solution plus complète avant de vous montrer comment utiliser une extension Gmail telle que Gmelius pour vous aider à mieux collaborer avec votre équipe directement dans Gmail.

Allons-y.

Fonctionnalités natives de Gmail CRM (limitées)

N'oubliez pas que Gmail possède quelques fonctionnalités intégrées qui le rendent adapté à la gestion des communications avec les clients et des interactions. Ce sont les suivants :

1. Gestion des contacts

Gmail est connecté à votre base de données Google Contacts où il enregistre automatiquement le nom et l'adresse e-mail des personnes avec lesquelles vous interagissez. Vous pouvez également importer des contacts à partir d'un fichier et ajouter manuellement des informations supplémentaires aux contacts existants, telles que leurs identifiants de réseaux sociaux. Par défaut, Google Contacts affiche un nombre limité de champs de saisie de données, mais vous pouvez cliquer sur le lien « Afficher plus » situé en dessous pour voir la gamme complète des options.

Lorsqu'il s'agit d'envoyer des e-mails en masse, Gmail permet de créer des groupes de contacts que vous pouvez ensuite envoyer par e-mail. Vous pouvez, par exemple, créer un groupe Gmail pour tous les journalistes de votre base de données auxquels vous pouvez envoyer vos communiqués de presse par e-mail.

Avertissement : Gmail ne vous permettra pas d'envoyer plus de 500 e-mails par jour.

Une autre façon de segmenter vos contacts consiste à leur attribuer des étiquettes. Vous pouvez demander à Gmail d'ajouter automatiquement un libellé aux e-mails provenant d'une adresse e-mail spécifique ou contenant des mots spécifiques dans la ligne d'objet, ou vous pouvez ajouter des étiquettes manuellement. De cette façon, vous pouvez créer des libellés tels que « Ventes », « Projet X » ou « Journalistes ».

Notez que vos contacts sont votre contacts et à moins que vous n'autorisiez quelqu'un à accéder à l'intégralité de votre compte Google, il ne pourra pas accéder à vos contacts à tout moment ni les synchroniser avec ses propres comptes. Il est donc quasiment impossible d'utiliser Google Contacts au sein de votre petite entreprise ou de votre équipe.

2. Suivi des interactions

Les étiquettes peuvent également être utilisées pour suivre vos interactions. Chaque étiquette que vous créez est ajoutée à la barre latérale gauche de Gmail, où vous pouvez cliquer dessus pour trouver tous les e-mails portant cette étiquette.

Une autre façon de suivre les interactions est par contact. Pour ce faire, accédez aux coordonnées d'une personne dans Google Contacts et accédez à la section « Interactions ». Notez que Google ne vous montre que l'objet de l'e-mail qu'il vous a envoyé et le jour où il l'a envoyé.

Enfin, Gmail vous aide en quelque sorte à vous souvenir de répondre aux e-mails et d'y donner suite grâce à sa fonction « Nudges ». Mais c'est très aléatoire, car vous ne pouvez pas définir de règles quant au type d'e-mails dont vous souhaitez recevoir un rappel et à quel moment. Vous devez être sûr que Gmail affichera les e-mails « auxquels vous avez peut-être oublié de répondre » en haut de votre boîte de réception Gmail. C'est loin d'être idéal.

3. Création de modèles

Les modèles Gmail sont passés d'un module complémentaire expérimental nommé « Canned Responses » à une fonctionnalité Gmail avancée. Il vous permet de créer et de modifier des modèles d'e-mails que vous pouvez facilement ajouter à n'importe quel e-mail, mais c'est à peu près tout. Il n'est pas possible d'ajouter des variables personnalisées ou d'organiser les modèles. Si vous en avez besoin et que vous en avez créé un groupe, vous devrez parcourir toute votre liste pour le trouver et l'utiliser.

Avez-vous besoin d'un CRM pour Gmail ?

Si vous n'utilisez actuellement que Gmail et que vous ne disposez pas encore d'un CRM intégré pour Gmail, vous vous demandez peut-être s'il vaut la peine d'en ajouter un. C'est une bonne question et, heureusement, on peut y répondre facilement.

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Votre équipe est-elle confrontée à l'une des situations suivantes ?

• Vous avez du mal à identifier les prospects les plus engagés auprès de votre petite entreprise.
• Vous oubliez de répondre en temps opportun aux prospects de grande valeur.
• Vous n'arrêtez pas d'écrire les mêmes e-mails encore et encore.
• Certains e-mails de clients sont transférés et commentés tellement de fois qu'il est difficile de suivre le fil de discussion d'origine et de savoir si l'e-mail a toujours besoin d'attention ou non.
• Vous ne savez pas quels membres de l'équipe gèrent quels e-mails.
• Vous suivez manuellement les performances de votre campagne de diffusion par e-mail.
• Il faut plusieurs allers-retours avec les prospects pour mettre en place un appel de découverte, au grand dam des deux parties.
  

Si c'est le cas, vous ne devriez pas rechercher le meilleur CRM Gmail auquel vous inscrire, vous devriez plutôt envisager Gmelius. Gmelius permet non seulement à votre équipe de gérer ses contacts directement dans Gmail, mais il vous permet également d'automatiser vos activités de sensibilisation, de gérer visuellement vos pipelines, et bien plus encore.

Gmelius, une alternative à l'intégration de Gmail CRM

Si vous souhaitez créer un CRM Gmail, Gmelius est l'une de vos meilleures options. Il vous permet de :

1. Création de boîtes de réception partagées

L'un des principaux avantages des CRM traditionnels par rapport à Gmail est que plusieurs utilisateurs peuvent s'y connecter et y travailler en même temps. L'inconvénient de ces outils, cependant, est qu'ils nécessitent l'ouverture d'un autre onglet.

Chaque fois que vous devez passer d'un outil à l'autre, votre cerveau doit se recentrer et vous perdez du temps.

Quand vous utilisez Gmelius boîte de réception partagée pour Gmail, les membres de l'équipe peuvent gérer les interactions avec les clients simultanément, directement dans leur client de messagerie préféré. Que vous discutiez avec un nouveau prospect ou que vous traitiez une demande d'assistance client, vous pouvez automatiquement étiqueter les e-mails, les transformer en tickets exploitables si nécessaire et les attribuer au bon membre de l'équipe.

Répartir uniformément la charge de travail de votre équipe et repérer les e-mails « orphelins » devient un jeu d'enfant.

2. Ajouter des notes aux e-mails

Vous avez besoin de l'avis d'un collègue ?

Vous souhaitez ajouter du contexte à une conversation ?

Gmelius vous permet d'ajouter des notes aux e-mails et aux membres de l'équipe @mention afin qu'ils reçoivent une notification. Il n'est pas nécessaire de transférer des e-mails si vous souhaitez en discuter, ce qui signifie que vous éliminez le risque de répondre accidentellement au client plutôt qu'à un membre de l'équipe.

Vous avez beaucoup d'informations à partager ? Ajoutez des documents, des enregistrements d'écran ou même une vidéo Loom.

Et si vous utilisez également Slack pour communiquer en équipe, vous pouvez synchroniser vos notes électroniques entre Slack et Gmail pour vous assurer que personne ne rate rien.

3. Gérez les pipelines à l'aide de tableaux Kanban

Outre Slack, il existe des dizaines d'autres applications que Gmelius intègre à la fois directement et via son API. Si vous utilisez actuellement l'outil de gestion de projet Trello pour créer vos pipelines de ventes, par exemple, vous pouvez le synchroniser avec Gmail pour consulter et gérer vos pipelines depuis votre boîte de réception.

Et si vous ne disposez pas encore d'un outil de pipeline dédié, vous pouvez configurer vos flux de vente à l'aide de Tableaux Kanban dans Gmail. Utilisez l'un des modèles de pipeline de Gmelius ou créez le vôtre à partir de zéro, attribuez chaque tâche à un membre de l'équipe et ajoutez des niveaux de priorité pour vous assurer que vos conversations les plus importantes ne deviennent pas périmées.

4. Priorisez les contacts à forte valeur ajoutée grâce aux règles SLA

Une autre façon de hiérarchiser les contacts et les opportunités de vente à forte valeur ajoutée dans Gmail consiste à créer des SLA ou des accords de niveau de service. Les SLA sont des règles internes visant à maintenir vos temps de réponse en dessous d'une certaine limite. Les utiliser est un excellent moyen de vous assurer de donner la priorité aux conversations à forte valeur ajoutée tout en répondant en temps opportun à tout le reste.

Spécifiez simplement le type de conversation pour lequel vous souhaitez créer une alerte SLA, décidez après combien de temps l'alerte doit être ajoutée et demandez à Gmelius d'ajouter automatiquement une étiquette ou un tag chaque fois que cette limite de temps est atteinte.

Vous pouvez créer des SLA en fonction de l'adresse e-mail du client, du domaine d'origine de l'e-mail, des mots figurant dans la ligne d'objet de l'e-mail, etc.

Notre agent IA créera les règles pour vous sans aucune configuration manuelle.

4. Automatisez et suivez vos activités de sensibilisation

Tout aussi important que la gestion des conversations avec les prospects et les clients, il est également important de faire connaître votre nom à de nouveaux prospects et de rester en tête des prospects qui ne vous ont pas encore contacté activement.

C'est là que l'automatisation de la sensibilisation et le marketing par e-mail entrent en jeu.

Gmelius combine des fonctionnalités CRM typiques telles que l'envoi groupé d'e-mails personnalisés et le suivi des taux d'ouverture avec la possibilité d'envoyer des réponses automatisées et des e-mails nourrissants directement dans Gmail. À l'aide de filtres conditionnels « si ceci, alors cela », vous pouvez configurer des séquences d'e-mails qui permettent à vos prospects de rester engagés, quelle que soit leur position dans le pipeline de vente.

Est-ce qu'ils ouvrent votre e-mail ou cliquent sur un lien ? Gmelius le suit pour vous en temps réel afin que vous puissiez facilement identifier vos prospects les plus engagés, envoyer des suivis et conclure davantage de transactions.

Obtenir une réponse ? Vous pouvez créer votre séquence de telle sorte qu'elle transforme automatiquement les réponses en tâches et les affecte au bon membre de l'équipe.

5. Utilisez des modèles pour envoyer des e-mails personnalisés de manière efficace

Lorsqu'un e-mail nécessite une réponse, vous pouvez toujours gagner du temps en insérant et en adaptant des modèles d'e-mail. Si vous êtes un fervent utilisateur de Gmail, vous possédez probablement déjà une collection de Modèles Gmail, anciennement connu sous le nom de Gmail Canned Responses. Le problème, c'est qu'ils ne sont accessibles qu'à vous.

Gmelius modèles pour Gmail, d'autre part, peuvent être partagés au sein de votre équipe pour que tout le monde puisse les utiliser. En plus de cela, vous pouvez organiser les modèles d'e-mails Gmelius par catégorie et utiliser la fonction de recherche pour trouver facilement le modèle ou l'extrait de texte dont vous avez besoin.

Une autre chose qui n'est pas possible avec les réponses prédéfinies est l'ajout de personnalisation. Si vous insérez une réponse standardisée, vous devez toujours saisir manuellement le nom du destinataire et tout autre type d'informations personnalisées. Ce n'est pas le cas avec les modèles d'e-mails Gmelius. Ils vous permettent d'ajouter des variables telles que le prénom ou le nom complet, le nom de l'entreprise et une date précise.

Enfin, vous pouvez demander à Gmelius d'ajouter automatiquement des étiquettes et de placer des personnes en Cc ou Bcc. Supposons que vous travailliez au sein de l'équipe du service client et que chaque fois que vous invitez quelqu'un pour un appel de feedback client, vous voulez vous assurer que cet e-mail soit facilement récupérable ultérieurement. Vous pouvez configurer le modèle de manière à ce qu'il ajoute automatiquement l'étiquette « appel de commentaires » chaque fois qu'il est envoyé.

Vous pouvez également alerter un membre de l'équipe marketing afin qu'il sache que son appel va avoir lieu et qu'il puisse en tirer des informations précieuses pour de futures campagnes. Laissez simplement le modèle placer votre collègue marketing dans Bcc.

Automatisez davantage avec moins d'outils

Bien que Gmail dispose déjà de certaines fonctionnalités CRM intégrées, elles font défaut à tous ceux qui souhaitent sérieusement gérer leurs relations clients. S'inscrire à un CRM dédié, c'est disposer d'un outil supplémentaire pour jongler entre le moment où vous pouvez simplement ajouter une extension à Gmail et gérer toutes vos interactions depuis votre boîte de réception Gmail de confiance.

Mais pourquoi s'arrêter là ? Avec Gmelius, vous pouvez :

• Gérez vos interactions depuis une boîte de réception partagée, par exemple en ayant votre propre CRM dans Gmail,
• Ajoutez des notes à vos e-mails,
• Transformez automatiquement les e-mails en tâches et attribuez-les aux membres de l'équipe,
• Créez un pipeline visuel,
• Définissez des règles pour ne jamais laisser un prospect ou un client de grande valeur en attente,
• Automatisez et suivez vos efforts de sensibilisation,
• Envoyez des e-mails personnalisés à l'aide de modèles très avancés,
• Demandez à l'IA de rédiger automatiquement des réponses aux questions des clients

et bien plus encore.

Commencez avec Gmelius gratuitement et découvrez la puissance de cette alternative à Gmail CRM.