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- Comment utiliser Google Tasks
- 5 astuces avancées pour gérer des projets dans Gmail
- 5 conseils pour utiliser la gestion des tâches de Google afin d'améliorer la productivité des équipes
- Bénéficiez d'une gestion efficace des tâches Google avec Gmelius
While you’re working in Gmail or Google Calendar, Google Tasks will open in the right-hand side panel. Clicking on that side panel expands it so you can add details to your tasks. You can easily turn an email into a task by clicking the "Add to tasks" icon and editing the task's details. Google Tasks also gives a visual overview of all tasks, organized by dates, when you select “Tasks” in your Google Calendar underneath "My calendars" on the left sidebar. Other tools provided by Google Tasks include, but are not limited to:
Chacune de ces fonctionnalités de Google Workspace possède un panneau sur le côté droit que vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer. Si vous le configurez pour qu'il s'affiche, vous y trouverez l'icône Tâches. Cliquez dessus pour ouvrir vos listes de tâches Google où vous pouvez consulter toutes vos tâches.
Étant donné que Google Tasks est très polyvalent et qu'il se synchronise avec plusieurs applications Google, il existe plusieurs manières d'accéder à Google Tasks et de l'utiliser :
L'optimisation du flux de travail de votre équipe peut demander beaucoup de travail, même avec les bons outils. Gmelius peut fournir toutes ces fonctionnalités et bien plus encore avec nos intégrations conçues pour améliorer la communication et la collaboration au sein de l'équipe. Essayez-le gratuitement dès aujourd'hui !
Bien que l'intégration de Google Tasks à Gmail soit utile pour ceux qui passent déjà beaucoup de temps dans l'écosystème Google, les équipes se heurtent rapidement à ses fonctionnalités limitées. Google Tasks est actuellement réservé à un usage individuel et ne peut pas être partagé.
Lorsque vous travaillez en équipe, l'impossibilité de partager et de déléguer des tâches peut rapidement devenir un problème. Gmelius propose une solution permettant aux équipes de créer et de collaborer de manière fluide sur des tâches, ou même de gérer des projets entiers directement dans Gmail.
1. Transformez vos tâches en tableau Kanban
Les tableaux Kanban permettent de visualiser les projets et les tâches. Il représente les e-mails et les tâches sous forme de cartes, qui sont ensuite ordonnées pour vous aider à présenter votre flux de travail dans un format visuel facilement perceptible. Gmelius vous permet de configurer des tableaux Kanban directement depuis Gmail, vous n'avez donc pas besoin d'outils supplémentaires.
Nous listons les tableaux à côté de vos boîtes de réception, puis vous pouvez personnaliser vos tableaux ou utiliser l'un des modèles existants. Vous pouvez également ajouter des tâches manuellement ou transformer des e-mails en tâches cartes et ajoutez-les directement à vos flux de travail.
2. Partagez Google Tasks avec votre équipe
Convertissez vos listes de tâches en tableaux Kanban grâce à la fonction conviviale glisser-déposer. Il vous permet de modifier votre calendrier en cas de besoin et de hiérarchiser les tâches grâce à une fonction de balisage.
Vous pouvez créer des liens vers des cartes de tâches Gmelius à partir d'autres applications, automatiser l'attribution de tâches aux membres de l'équipe, suivre vos performances et bien plus encore.
Créez un compte Gmelius gratuit pour créer votre premier tableau Kanban et commencer à collaborer avec votre équipe.
3. Gérer les e-mails et les tâches dans Gmail
La gestion des tâches dans une application ou un programme indépendamment du courrier électronique peut être source de confusion et de surcharge. Les informations de votre équipe sont réparties sur plusieurs plateformes et il est difficile de mettre les membres de l'équipe d'accord. À l'aide de Gmelius, les e-mails et les cartes de tâches peuvent tous être contrôlés depuis Gmail..
- Vous pouvez trouver les e-mails et les cartes de tâches qui vous ont été attribués dans l'onglet « Les miens (tous) » dans la barre latérale gauche de Gmail.
- Gmail répertorie les e-mails assignés dans l'onglet « Conversations ». Si une conversation est partagée, contient des commentaires ou des tags, ils sont tous visibles pour plus de contexte.
- Vous pouvez trier vos cartes par date d'échéance ou par priorité pour vous concentrer sur les tâches les plus urgentes.
- Vous pouvez filtrer vos tâches par tableau de projet, date d'échéance, créateur, etc.
4. Automatisez votre flux de travail
L'automatisation des flux de travail peut vous faire gagner beaucoup de temps, à vous et à votre équipe, afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel au lieu d'effectuer des tâches répétitives. L'utilisation de déclencheurs automatisés pour les tâches entrantes peut vous aider à organiser vos fonctionnalités et à planifier votre équipe. Cela signifie que vous pouvez automatiser vos flux de travail internes sans quitter votre boîte de réception.
Attribuez automatiquement des e-mails aux membres de l'équipe en fonction d'attributs tels que l'adresse de l'expéditeur ou la ligne d'objet de l'e-mail. Votre équipe peut également fournir un service client instantané en envoyant des réponses automatisées de remerciement et de confirmation à partir de boîtes de réception partagées.
5. Supprimer la friction de l'outil
Lorsque vous apprenez à utiliser Google Tasks, il est important de savoir que les membres de l'équipe peuvent consulter leurs listes de tâches, quel que soit le Google Workspace dans lequel ils travaillent le plus fréquemment. Malheureusement, le fait de basculer entre les outils et les plateformes interrompt le flux de travail et la concentration. Les informations sont souvent perdues lorsqu'un flux de projet est décrit sur une plateforme, mais que la communication et l'exécution se font sur une autre.
L'utilisation de plateformes telles que Trello, pour la gestion de projet, tout en communiquant des informations rapides dans Slack et des informations plus longues dans Gmail peut être source de confusion. Heureusement, Gmelius synchronise Slack, Trello, Zoom et Gmail, de sorte que toutes vos informations sont organisées sur une seule plateforme.
- Gmelius synchronise tous vos tableaux Trello avec Gmail, ce qui vous permet d'avoir une vue consolidée des projets de votre équipe aux deux endroits. Les tâches, les listes Trello, les descriptions des cartes et les dates d'échéance sont reflétées dans votre boîte de réception.
- Gmelius aussi s'intègre à Slack pour permettre aux membres de l'équipe qui travaillent principalement sur Slack de contribuer aux conversations par e-mail.
- Nous avons également intégré Zoom pour créer une planification fluide pour les chefs de projet et les membres de l'équipe.
Quel que soit le secteur d'activité, vous et les membres de votre équipe pouvez utiliser Google Tasks pour travailler plus efficacement et devenir Utilisateurs expérimentés de Gmail. En fin de compte, ces outils nécessitent les efforts des membres de l'équipe mise en œuvre et exécution pour optimiser votre espace de travail virtuel. Ces conseils vous aideront, vous et votre équipe, à apprendre à utiliser Google Tasks de manière efficace.
6. Codez vos tâches par code couleur
Tout comme pour les événements dans Google Agenda, lorsque vous créez une tâche Google, vous pouvez lui attribuer un code couleur pour lui donner une représentation visuelle.
Codez vos tâches par couleur de la manière qui vous convient le mieux, à vous et à votre équipe. Les catégories de code couleur courantes incluent :
- Tapez
- Priorité
- L'équipe
- Projet
7. Créez des tâches Google récurrentes
Lorsque votre équipe doit effectuer certaines tâches de manière récurrente, vous pouvez les créer en tant que tâches Google récurrentes. Ainsi, vous ne risquez pas de les oublier et vous n'avez pas besoin de prendre le temps de les programmer à plusieurs reprises.
Malheureusement, Google Tasks ne propose pas encore la possibilité de définir un intervalle personnalisé pour des tâches telles que les événements dans Google Agenda. Cela signifie que si vous avez quelque chose à faire tous les lundis et mercredis, vous devrez créer la même tâche récurrente deux fois : une fois pour les lundis et une fois pour les mercredis.
Créez une tâche Google récurrente en remplaçant l'option « Ajouter une date/heure » sur une nouvelle tâche par « Répéter ».
8. Utiliser les raccourcis clavier de Google Tasks
Google Tasks vous permet de déplacer des tâches à l'aide de la fonction glisser-déposer, mais la gestion de votre liste de tâches dans Google peut être encore plus rapide si vous utilisez des raccourcis clavier.
Vous pouvez trouver la liste complète des raccourcis en appuyant sur Commande +/sur Mac et Ctrl +/sur Windows.
9. Passer à l'affichage du calendrier pour afficher la liste des réunions et des tâches
Google Agenda vous permet de passer en mode Calendrier. Cela vous donne une liste claire de vos réunions et de vos tâches de la journée.
Ceci est utile pour avoir un aperçu rapide de vos tâches au début de votre journée. Cela est également utile si vous souhaitez vérifier rapidement votre disponibilité.
À droite de l'icône des paramètres, une zone vous permet de choisir une vue. Sélectionnez « Planifier ».
10. Ajouter des rappels Google Agenda aux tâches
À éviter de passer d'une vue à l'autre, vous pouvez copier tous vos rappels existants dans votre liste de tâches Google. Si vous définissez une heure précise pour vos rappels transformés en tâches, vous recevrez toujours une notification à l'heure définie. Si vous ne définissez pas d'heure précise mais que vous définissez une date, vous recevrez une notification à 9 heures ce jour-là.
Si vous ajoutez un nouveau rappel ou modifiez un rappel existant, le rappel ne sera pas synchronisé ni les modifications apportées aux tâches. Il est préférable de ne créer que des tâches à partir de ce moment, afin d'avoir toutes vos tâches dans une seule vue.
Dans le panneau latéral de Google Tasks, cliquez sur les trois points pour ouvrir le menu déroulant et sélectionnez « Copier les rappels dans les tâches ». Notez qu'il s'agit d'une copie unique.
Bien que Google Tasks propose des solutions de gestion des tâches pour les personnes travaillant dans Google Workspace, il n'a pas été créé pour favoriser le travail collaboratif. Gmelius y remédie en permettant aux équipes de créer, d'attribuer, de partager, d'automatiser et de discuter de tâches directement dans Gmail.
Gmelius synchronise les conversations et les tâches relatives aux projets entre les plateformes, notamment :
- Trello
- Slack
- Métier à tisser
- Zoom
Bien qu'il soit important de savoir comment utiliser Google Tasks, Gmelius est là pour aider vos équipes à optimiser la productivité et le temps afin que vous puissiez minimiser les tâches fastidieuses et vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Découvrez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes.
