5 raisons d'utiliser Gmelius pour collaborer en temps réel sur Gmail

Imaginez que vous dirigez une agence avec 5 employés, 10 télétravailleurs, 30 clients et 20 projets actifs. La collaboration en temps réel est essentielle au succès de votre équipe, de vos projets et, en fin de compte, de votre entreprise.

Mais étant donné que les clients préfèrent utiliser le courrier électronique et que votre équipe est présente dans le monde entier, comment pouvez-vous garder le contrôle de vos projets et de votre communication sans vous laisser emporter par les choses ?

Vous avez probablement essayé Slack, Asana, Trello et Hubspot, créé des zaps pour connecter les outils et conçu des flux de travail complexes pour déclencher des actions, mais tout cela semble fragmenté et prend beaucoup de temps.

Nous y sommes déjà allés !

Chez Gmelius, nous avons fait de Gmail l'espace de travail de votre entreprise. Au lieu de basculer entre un réseau d'applications connectées, vous pouvez facilement collaborer en temps réel avec votre équipe sur des e-mails externes, des tâches, des discussions internes, etc., directement depuis votre compte Gmail.

5 raisons pour lesquelles les équipes adorent Gmelius pour la collaboration en temps réel

Découvrez ces cinq fonctionnalités essentielles de collaboration en temps réel disponibles avec Gmelius, directement dans votre boîte de réception :

#1 Boîtes de réception partagées

Les boîtes de réception partagées de Gmelius permettent aux équipes de collaborer sur les e-mails qui parviennent à votre entreprise ou à un service spécifique. Vous n'avez ainsi plus besoin de bcc, de cc ou de transfert de longues chaînes d'e-mails à vos collègues.

Au lieu de cela, vous pouvez créer une boîte de réception partagée pour le service commercial, par exemple, et y inviter toutes les personnes concernées. Tous les membres de l'équipe commerciale pourront recevoir, lire et répondre aux e-mails envoyés dans la boîte de réception partagée.

En gardant toutes les communications, littéralement, sur la même page, il existe un enregistrement transparent et linéaire de toutes les communications antérieures. Vous n'avez pas à vous soucier d'envoyer des e-mails dupliqués ou des informations incorrectes.

De plus, il est très transparent, ce qui signifie qu'aucun membre de l'équipe n'est oublié ni n'a à rechercher les informations dont il a besoin. Cela améliore non seulement la communication et la collaboration internes, mais cela permet également de gagner du temps.

Une fois par boîte de réception partagée est configuré, il s'intègre parfaitement à votre interface Gmail existante, comme tout le reste de Gmelius. Vous pouvez accéder rapidement et facilement à la boîte de réception partagée de la même manière que vous accèderiez à n'importe quel autre de vos dossiers de messagerie, via la navigation de gauche de Gmail.

#2 Étiquettes partagées

Partager l'intégralité de votre boîte de réception avec votre équipe n'est clairement pas une option pour tout le monde. Cela peut sembler intimidant ou ne pas convenir à votre entreprise. Quelle que soit la raison, si vous n'êtes pas encore prêt à partager l'intégralité de votre boîte de réception avec votre équipe, utilisez plutôt des libellés partagés.

Comme une boîte de réception partagée, étiquettes partagées sont des dossiers situés dans votre barre de navigation Gmail de gauche. La principale différence est qu'au lieu de partager l'intégralité de votre boîte de réception, vous partagez des libellés Gmail spécifiques.

L'ensemble du processus est simple et repose sur l'interface Gmail existante. Vous pouvez soit faire glisser les conversations pertinentes dans le dossier partagé, soit utiliser la fonction « Déplacer vers » existante de Gmail.

Tous les membres de l'équipe participant à la conversation par e-mail peuvent ajouter des notes, affecter des membres de l'équipe, consulter la correspondance passée et répondre aux e-mails. La seule différence est que vous limitez le dossier à des conversations spécifiques et non à l'ensemble du compte de messagerie.

#3 Notes internes par e-mail

En plus d'être un excellent moyen de rester au top de la communication avec les clients, Gmelius notes électroniques de style chat et @mentions vous permettent d'avoir des conversations privées en temps réel avec votre équipe avant de répondre à des messages externes.

Lorsque vous utilisez @mention un collègue, l'autre personne reçoit une notification push et par e-mail. Vous n'avez donc pas à craindre que cela passe inaperçu. Et surtout, c'est totalement privé, il n'y a donc jamais de risque de copier accidentellement un client.

Les notes électroniques internes permettent aux membres de l'équipe de collaborer en coulisse et de se familiariser rapidement avec la situation d'un client, de passer en revue l'historique des activités et d'éliminer le temps perdu à essayer de retrouver les informations pertinentes auprès d'un collègue ou d'un patron.

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Tableaux Kanban #4

La plupart des e-mails nécessitent une forme d'action, et la plupart des entreprises utilisent un outil externe de gestion de projets ou de tâches, tel que Trello, pour poursuivre la tâche. Avec Gmelius, au lieu de cliquer entre l'e-mail et l'outil de gestion de projet, vous pouvez transformer votre boîte de réception en tableau Kanban basé sur une boîte de réception.

Les forums sont accessibles depuis votre compte Gmail depuis le menu de gauche, de la même manière que vous accéderiez à une boîte de réception partagée ou à un dossier de messagerie normal. En fait, Gmelius s'intègre si parfaitement dans votre flux de travail Gmail existant qu'on pourrait vous pardonner de ne pas avoir pu trouver la fonctionnalité au début.

Vous pouvez créer un nombre illimité de tableaux Kanban (choisissez l'un des modèles prédéfinis ou personnalisez le vôtre) et les partager individuellement avec les membres concernés de votre équipe. Créez un pipeline de ventes, un sprint hebdomadaire ou même un tableau de support client en l'adaptant au flux de travail de votre équipe.

#5 Créer des tâches à partir d'e-mails

N'importe quel e-mail peut être transformé en tâche sur votre tableau Kanban en trois clics seulement. En haut de l'e-mail (où vous voyez généralement les boutons « envoyer », « transférer », etc.), sélectionnez « Ajouter au forum ». Vous pouvez choisir le forum auquel vous souhaitez l'appliquer et même fixer une date limite (qui, bien entendu, se synchronise avec votre calendrier Gmail habituel), tout en restant dans votre boîte de réception.

Si vous devez réorganiser vos tâches pour une raison quelconque, depuis votre « Tableau », vous pouvez glisser-déposer des cartes pour les réorganiser. Vous pouvez même attribuer un niveau de priorité à la tâche ou l'attribuer à un autre membre de votre équipe.

Vous connaissez maintenant toutes les fonctionnalités de collaboration en temps réel que vous obtiendrez lorsque vous installerez Gmelius. Mais quels en sont les avantages pour vous dans la pratique ?

Découvrez bien plus que la collaboration

Lorsque votre équipe travaille en collaboration, vous favorisez une culture de responsabilité et de transparence. Tous les membres de l'équipe ont une visibilité claire et savent ce que l'on attend d'eux et sur quoi travaille le reste de l'équipe.

Vous éliminez les erreurs telles que les collisions d'e-mails, les erreurs embarrassantes, les e-mails ignorés, les opportunités manquées et les pertes de temps passées à passer d'une plateforme à l'autre, comme Slack et Trello.

Avec Gmelius comme votre espace de travail de l'équipe, vous pouvez faire tout cela sans quitter votre boîte de réception.

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