5 razões para usar o Gmelius para colaboração em tempo real no Gmail

Imagine que você administra uma agência com 5 funcionários, 10 funcionários remotos, 30 clientes e 20 projetos ativos. A colaboração em tempo real é fundamental para o sucesso de sua equipe, de seus projetos e, em última análise, de sua empresa.

Mas com os clientes preferindo usar e-mail e uma equipe localizada em todo o mundo, como você se mantém atualizado sobre seus projetos e comunicações sem deixar que as coisas escapem?

Você provavelmente já experimentou o Slack, a Asana, o Trello e o Hubspot, criou zaps para conectar as ferramentas e projetou fluxos de trabalho complexos para acionar ações, mas tudo parece fragmentado e demorado.

Já estivemos lá!

No Gmelius, transformamos o Gmail no espaço de trabalho da sua empresa. Em vez de alternar entre uma rede de aplicativos conectados, você pode colaborar facilmente em tempo real com sua equipe em e-mails externos, tarefas, bate-papos internos e muito mais, diretamente de dentro da sua conta do Gmail.

5 razões pelas quais as equipes adoram o Gmelius pela colaboração em tempo real

Confira esses cinco recursos essenciais de colaboração em tempo real disponíveis com o Gmelius, diretamente na sua caixa de entrada de e-mail:

#1 Caixas de entrada compartilhadas

As caixas de entrada compartilhadas do Gmelius são usadas para que as equipes colaborem em e-mails que chegam à sua empresa ou a um departamento específico. Isso elimina a necessidade de fazer bcc, cc ou encaminhar longas cadeias de e-mail para seus colegas de trabalho.

Em vez disso, você pode criar uma caixa de entrada compartilhada para o departamento de vendas, por exemplo, e convidar todas as pessoas relevantes para ela. Qualquer pessoa da equipe de vendas poderá receber, ler e responder aos e-mails enviados para a caixa de entrada compartilhada.

Ao manter toda a comunicação, literalmente, na mesma página, há um registro transparente e linear de todas as comunicações anteriores. Você não precisa se preocupar em enviar e-mails duplicados ou informações incorretas.

Além disso, é altamente transparente, o que significa que nenhum membro da equipe fica de fora ou precisa procurar as informações de que precisa. Isso não apenas melhora a comunicação e a colaboração internas, mas também economiza tempo.

Uma vez por caixa de entrada compartilhada está configurado, ele se integra perfeitamente à sua interface existente do Gmail, como tudo no Gmelius. Você pode acessar de forma rápida e fácil a caixa de entrada compartilhada da mesma forma que acessaria qualquer outra pasta de e-mail, por meio da navegação à esquerda do Gmail.

#2 Etiquetas compartilhadas

Compartilhar toda a sua caixa de entrada com sua equipe claramente não é uma opção para todos. Pode parecer assustador ou pode não ser apropriado para sua empresa. Seja qual for o motivo, se você ainda não estiver pronto para compartilhar toda a sua caixa de entrada com sua equipe, use marcadores compartilhados.

Como uma caixa de entrada compartilhada, rótulos compartilhados são pastas localizadas na navegação à esquerda do Gmail. A principal diferença é que, em vez de compartilhar toda a sua caixa de entrada, você compartilha marcadores específicos do Gmail.

Todo o processo é simples e baseado na interface existente do Gmail. Você pode arrastar conversas relevantes para a pasta compartilhada ou usar o recurso “Mover para” existente no Gmail.

Todos os membros da equipe incluídos na conversa por e-mail podem adicionar notas, designar membros da equipe, ver correspondências anteriores e responder a e-mails. A única diferença é o fato de você estar restringindo a pasta a conversas específicas e não a toda a conta de e-mail.

#3 Notas internas de e-mail

Além de ser uma ótima maneira de se manter atualizado sobre a comunicação com o cliente, Gmelius” notas de e-mail em estilo de bate-papo e @mentions permitem que você tenha conversas privadas em tempo real com sua equipe antes de responder às mensagens externas.

Quando você é @mention como colega de trabalho, a outra pessoa receberá uma notificação push e por e-mail, então você não precisa se preocupar se ela passará despercebida. E, o mais importante, é totalmente privado, portanto, nunca há o risco de copiar em um cliente por acidente.

As notas internas por e-mail permitem que os membros da equipe colaborem nos bastidores e se familiarizem rapidamente com a situação de um cliente, revisem o histórico de atividades e eliminem o tempo perdido tentando rastrear as informações relevantes de um colega de trabalho ou chefe.

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#4 Quadros Kanban

A maioria dos e-mails exige alguma forma de ação, e a maioria das empresas usa alguma forma de projeto externo ou ferramenta de gerenciamento de tarefas, como o Trello, para continuar com a tarefa. Com o Gmelius, em vez de clicar entre o e-mail e a ferramenta de gerenciamento de projetos, você pode transformar sua caixa de entrada em uma quadro Kanban baseado em caixa de entrada.

Os painéis são acessados dentro da sua conta do Gmail a partir do menu à esquerda, da mesma forma que você acessaria uma caixa de entrada compartilhada ou uma pasta de e-mail comum. Na verdade, o Gmelius se encaixa tão perfeitamente em seu fluxo de trabalho existente do Gmail que você pode ser perdoado por não conseguir encontrar o recurso no início.

Você pode criar quadros kanban ilimitados (escolher um dos modelos predefinidos ou personalizar o seu próprio) e compartilhar cada um individualmente com os membros relevantes da sua equipe. Crie um funil de vendas, um sprint semanal ou até mesmo um quadro de suporte ao cliente, personalizando-o de acordo com o fluxo de trabalho da sua equipe.

#5 Crie tarefas a partir de e-mails

Qualquer e-mail pode ser transformado em uma tarefa no seu quadro Kanban com apenas três cliques. Na parte superior do e-mail (onde você normalmente vê os botões “enviar”, “encaminhar” etc.), selecione “Adicionar ao quadro”. Você pode escolher em qual quadro se inscrever e até mesmo definir um prazo (que, é claro, sincroniza com sua agenda normal do Gmail), tudo isso enquanto permanece na sua caixa de entrada.

Se você precisar reorganizar suas tarefas por qualquer motivo, de dentro do seu “Quadro”, você pode arrastar e soltar os cartões para reordená-los. Você pode até mesmo adicionar uma classificação de prioridade à tarefa ou atribuí-la a outro membro da sua equipe.

Agora você conhece todos os recursos brilhantes de colaboração em tempo real que obterá ao instalar o Gmelius. Mas como eles o beneficiam na prática?

Descubra muito mais do que colaboração

Quando sua equipe trabalha de forma colaborativa, você promove uma cultura de responsabilidade e transparência. Todos na equipe têm visibilidade clara e sabem o que se espera deles e no que o resto da equipe está trabalhando.

Você elimina erros como colisão de e-mails, erros embaraçosos, e-mails ignorados, oportunidades perdidas e perda de tempo indo e voltando para diferentes plataformas, como Slack e Trello.

Com Gmelius como seu espaço de trabalho da equipe, você pode fazer tudo isso sem sair da sua caixa de entrada.

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