L'utilisation des bons outils de collaboration sur le lieu de travail permet aux équipes de réussir. Avec plus de trois milliards d'utilisateurs, Google Workspace constitue un outil durable idéal pour évoluer avec votre équipe.
Il n'est pas surprenant que de plus en plus d'équipes se tournent vers Google pour les solutions professionnelles. De nombreux outils de collaboration utilisent de nombreuses fonctionnalités de messagerie, notamment la planification du calendrier, la visioconférence et les discussions instantanées, le tout sur une seule plateforme. Il est donc plus difficile d'imaginer pourquoi une entreprise contournerait une plateforme commerciale aussi robuste.
La configuration de Google Workspace est un moyen simple de renforcer l'efficacité au sein d'une équipe. Ce blog explique comment démarrer ainsi que certaines des meilleures façons d'utiliser cette solution.
Google Workspace : une solution collaborative
Espace de travail Google est une collection d'applications de communication et de productivité accessibles via Gmail. Anciennement connu sous le nom de G Suite, Google Workspace améliore l'expérience utilisateur pour s'adapter à la nouvelle ère du travail à distance. En conséquence, Google Workspace agit comme une nouvelle image de marque de G Suite avec de nouvelles fonctionnalités conçues pour améliorer la collaboration et la productivité des équipes.
Google d'abord a introduit G Suite en 2006, connu alors sous le nom de « Google Apps pour votre domaine ». Cette édition gratuite de G Suite, également appelée ancienne édition gratuite pour les applications Google, permettait aux utilisateurs de disposer d'une adresse e-mail Google avec les domaines de leur propre site Web.
En 2012, Google a cessé de proposer l'ancienne édition gratuite aux nouveaux clients. La fin de ce service n'a pas perturbé les utilisateurs existants qui avaient déjà profité de l'option gratuite jusqu'à présent.
À compter de juin 2022, l'édition gratuite de l'ancien compte Google ne sera plus disponible. Cela signifie que toutes les entreprises qui utilisent l'ancienne version gratuite avec des domaines personnalisés devront passer à un abonnement payant. Les forfaits commencent à 6$ par mois et vont jusqu'à plus de 18$ par mois.
Pour les comptes comptant moins de dix utilisateurs, les administrateurs peuvent répondre à un court sondage pour faciliter la transition ou s'inscrire sur une liste d'attente pour bénéficier d'une option gratuite. Les anciens utilisateurs de G Suite comptant plus de dix utilisateurs devront prendre des mesures supplémentaires pour continuer à bénéficier des avantages de l'ancien compte.
- Si votre équipe utilisait l'ancienne édition gratuite de G Suite, vous devrez mettre à niveau à un abonnement Google Workspace payant.
- Les utilisateurs auront également le choix de inscrivez-vous sur une liste d'attente pour une option gratuite, sans les fonctionnalités premium de Gmail d'un domaine personnalisé et la possibilité de gérer plusieurs utilisateurs.
- Si vous ne sélectionnez pas votre propre nouvel abonnement, Google vous fera automatiquement passer à Google Workspace à compter du 1er juin 2022.
Dates importantes
Pour éviter la suspension du compte après le lancement de Google Workspaces le 1er juin 2022, assurez-vous de saisir vos informations de facturation dans la console d'administration avant 1er août 2022, ou lorsque les charges commencent. Vous pouvez accéder à la console d'administration en vous rendant sur admin.google.com et en saisissant l'adresse e-mail et le mot de passe correspondants ou en cliquant sur le lanceur d'applications et en sélectionnant « admin ».
Bien que cela puisse sembler être un changement radical, Google Workspace propose une variété d'options premium pour les entreprises. Par exemple, un Affaires Démarreur le compte offre un stockage accru et une sécurité supplémentaire ; Affaires Norme le compte permet des réunions interactives plus importantes et davantage de possibilités de collaboration ; et enfin, un Norme d'entreprise Le compte propose des options aux entreprises de plus de 300 utilisateurs. Avant de choisir le compte qui vous convient le mieux, tenez compte des points suivants :
- Combien d'utilisateurs aurez-vous ?
- Quelles fonctionnalités utilisiez-vous déjà et quelles fonctionnalités souhaitez-vous ajouter ?
- Quel est le meilleur coût pour votre entreprise ?
Configuration de Google Workspace pour assurer la réussite de l'équipe
Pour simplifier le processus de configuration de Google Workspace, nous avons décrit les étapes nécessaires pour que vous puissiez démarrer la transition.
Étape 1 : Choisissez l'édition de Google Workspace la mieux adaptée à votre entreprise. Ce tableau donne un aperçu rapide de certaines des fonctionnalités proposées pour chaque plan.
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Étape 2 : Créez un compte et ajoutez des utilisateurs. Ce processus implique la création d'un domaine pour votre entreprise, ainsi qu'un nom d'utilisateur et un mot de passe, et la vérification du compte. Lors de l'ajout d'utilisateurs, des e-mails de groupe peuvent être ajoutés sans frais supplémentaires. Lors de la vérification du domaine, l'administrateur devra configurer des enregistrements d'échange de courrier (MX) pour accepter les e-mails au nom du domaine. Un enregistrement SPF est également recommandé pour empêcher l'usurpation et le phishing des e-mails de votre organisation.
Étape 3 : Ajoutez le logo de votre entreprise ; les images doivent être au format PNG ou GIF. C'est un excellent moyen de personnaliser votre compte.
Étape 4 : Gérez les options de facturation et de paiement de votre abonnement à l'aide de la console d'administration Google. Cette étape permettra d'éviter tout problème potentiel ou toute perte de service ultérieure.
Étape 5 : Suivez les meilleures pratiques en matière de sécurité. La définition de mots de passe uniques et l'ajout d'une authentification en deux étapes constituent la première ligne de défense de toute organisation. Votre compte contient des informations sensibles qui doivent être protégées. Cette étape peut prendre plus de temps que les autres, mais chaque minute que vous passez à prévenir les failles de sécurité ou les pertes de données pourrait un jour vous éviter d'innombrables heures de recherches effrénées et des pertes financières indicibles.
Étape 6 : Migrez le courrier, les contacts et le calendrier des utilisateurs. Les outils de migration importent les e-mails, les événements du calendrier et les contacts existants de l'équipe dans Google Workspace. Les données peuvent être migrées directement depuis Microsoft Exchange, HCL Notes (anciennement IBMNotes) ou un autre serveur IMAP.
Étape 7 : Commencez à utiliser votre nouveau compte Google Workspace. Il est important de proposer une formation à tous les employés afin de garantir une expérience positive à l'avenir. Google propose de nombreuses ressources de formation qui peuvent être intégrées au guide de formation actuel de votre entreprise.
Bien que la création d'un nouveau compte Google Workspace puisse sembler longue et fastidieuse, le résultat final s'avérera inestimable. Les nouvelles options collaboratives favorisent la productivité et la collaboration, deux valeurs du lieu de travail devenues essentielles dans le monde numérique d'aujourd'hui.
Google Workspace et Gmelius : une solution durable pour les équipes
L'avantage de Google Workspace est sa capacité à s'intégrer à d'autres outils collaboratifs pour améliorer l'expérience utilisateur à l'avenir.
Que vous soyez en train de migrer vers Google Workspace ou que vous utilisiez déjà la plateforme, Gmelius propose des solutions innovantes pour simplifier la collaboration au sein de votre entreprise. Gmelius est un outil de communication et de collaboration pour Gmail qui s'intègre parfaitement à Google Workspace et à d'autres outils de productivité.
Lorsque vous recherchez des outils de collaboration pour votre entreprise, vous avez besoin d'une plateforme capable de tout faire. C'est exactement ce que fait Gmelius en transformant le compte Gmail de votre équipe en boîte de réception collaborative. Une boîte de réception collaborative accroît la transparence au sein de l'équipe et crée une structure de responsabilisation afin d'éliminer toute confusion dans la gestion des e-mails.
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Avec Gmelius, les équipes peuvent :
- Gérez les e-mails de manière collaborative (comme support@ ou info@)
- Partagez, déléguez et attribuez des e-mails en toute simplicité
- Utilisez des brouillons d'e-mails et des modèles Gmail partagés
- Partagez des libellés Gmail en équipe
- Éliminez les opérations de contrôle et de transfert supplémentaires
- Convertir un groupe Google en boîte de réception partagée
- Synchroniser les e-mails avec les chaînes Slack
- Organisez vos projets à l'aide de tableaux Kanban de Gmail
Google Meet est accessible depuis le compte Gmail de l'utilisateur, et le Intégration de Google Agenda facilite encore plus la coordination des événements. Les e-mails, les réunions et les projets des équipes sont organisés grâce à une vue consolidée.
En janvier dernier, Google a amélioré son affichage intégré pour Gmail afin que les utilisateurs puissent facilement naviguer entre différentes applications, telles que Gmail, Google Chat, Google Meet, etc., et revenir à un emplacement unique et unifié pour tous les outils essentiels.
Pour répondre à ces demandes changeantes, Gmelius a également amélioré son interface utilisateur pour s'adapter à la nouvelle vue de Gmail. Gmelius garantit que les utilisateurs ne sont jamais en retard sur les derniers changements, afin qu'ils puissent profiter pleinement des nombreux avantages de Google Workspace.
Réflexions finales
Nous avons parcouru un long chemin depuis les débuts de Google Workspace, et de nouveaux ajouts tels que Gemini, copilote IA, ainsi que des outils de stockage et d'archivage des données supplémentaires en font un outil très populaire auprès des équipes du monde entier. Gmelius est une extension incontournable qui permet de libérer toute la puissance de votre compte Google Workspace
La configuration de Google Workspace est simple, et commencez avec Gmelius est encore plus facile. Découvrez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes.
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