A utilização das ferramentas certas de colaboração no local de trabalho prepara as equipes para o sucesso. Com mais de três bilhões de usuários, o Google Workspace oferece uma ferramenta idealmente sustentável para crescer com sua equipe.
Não é nenhuma surpresa que mais e mais equipes estejam recorrendo ao Google em busca de soluções de negócios. Tantas ferramentas de colaboração usam recursos abrangentes de e-mail, incluindo agendamento de calendário, videoconferência e bate-papos instantâneos, tudo em uma única plataforma, que é mais difícil imaginar por que uma empresa ignoraria uma plataforma de negócios tão robusta.
Configurar o Google Workspace é uma forma simples de aumentar a eficiência de uma equipe. Este blog explora como começar, bem como algumas das melhores maneiras de usar essa solução.
Google Workspace: uma solução colaborativa
Espaço de trabalho do Google é uma coleção de aplicativos de comunicação e produtividade acessíveis via Gmail. Anteriormente conhecido como G Suite, o Google Workspace aprimora a experiência do usuário para acomodar a nova era do trabalho remoto. Como resultado, o Google Workspace atua como uma nova marca do G Suite com novos recursos projetados para aumentar a colaboração e a produtividade da equipe.
Google primeiro introduziu o G Suite em 2006, conhecido então como “Google Apps para seu domínio”. Essa edição gratuita do G Suite, também chamada de edição gratuita antiga para aplicativos do Google, permitia que os usuários tivessem um endereço de e-mail do Google com seus próprios domínios de site.
A partir de 2012, o Google parou de oferecer a edição gratuita antiga para novos clientes. O fim desse serviço não interrompeu os usuários existentes que já haviam aproveitado a opção gratuita até agora.
A partir de junho de 2022, a edição gratuita da conta legada do Google será descontinuada. Isso significa que qualquer empresa que esteja usando a versão legada gratuita com domínios personalizados precisará fazer o upgrade para uma assinatura paga. Os planos começam a partir de $6,00 por mês e variam até mais de $18,00 por mês.
Para contas com menos de dez usuários, os administradores podem preencher uma pequena pesquisa para ajudar na transição ou entrar em uma lista de espera para obter uma opção gratuita básica. Usuários antigos do G Suite com mais de dez usuários precisarão tomar medidas adicionais para continuar usando os benefícios da conta legada.
- Se sua equipe operou usando a edição gratuita legada do G Suite, você precisará atualizar para uma assinatura paga do Google Workspace.
- Os usuários também terão a opção de junte-se a uma lista de espera para uma opção gratuita, sem os recursos premium do Gmail de um domínio personalizado e a capacidade de gerenciar vários usuários.
- Se você não selecionar sua própria nova assinatura, o Google fará a transição automática para o Google Workspace a partir de 1º de junho de 2022.
Datas importantes
Para evitar a suspensão da conta após o lançamento do Google Workspaces em 1 de junho de 2022, certifique-se de inserir seus detalhes de cobrança no painel de administração antes 1 de agosto de 2022, ou quando as cobranças começarem. Você pode acessar o console de administração visitando admin.google.com e inserindo o endereço de e-mail e a senha correspondentes ou clicando no inicializador de aplicativos e selecionando “admin”.
Embora isso possa parecer uma mudança drástica, o Google Workspace vem com uma variedade de opções premium para empresas. Por exemplo, um Negócios Arranque a conta oferece maior armazenamento e segurança adicional; uma Negócios Padrão a conta permite maiores reuniões interativas e mais oportunidades de colaboração; e, por fim, uma Padrão corporativo A conta oferece opções para empresas com mais de 300 usuários. Antes de escolher qual conta funciona melhor, considere o seguinte:
- Quantos usuários você terá?
- Quais recursos você já estava usando e quais tem interesse em adicionar?
- Qual é o melhor custo para sua empresa?
Como configurar o Google Workspace para o sucesso da equipe
Para simplificar o processo de configuração do Google Workspace, descrevemos as etapas necessárias para você começar a transição.
Etapa 1: Escolha qual edição do Google Workspace funciona melhor para sua empresa. Este gráfico fornece uma visão geral rápida de alguns dos recursos oferecidos para cada plano.
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Etapa 2: Registre uma conta e adicione usuários. Esse processo envolve a criação de um domínio para sua empresa, junto com um nome de usuário e senha, e a verificação da conta. Ao adicionar usuários, os e-mails do grupo podem ser adicionados sem custo adicional. Após a verificação do domínio, o administrador precisará configurar os registros do Mail Exchange (MX) para aceitar e-mails em nome do nome do domínio. Um registro SPF também é recomendado para evitar falsificação e phishing do e-mail da sua organização.
Etapa 3: Adicione o logotipo da sua empresa; as imagens devem estar nos formatos de arquivo PNG ou GIF. Essa é uma ótima maneira de personalizar sua conta.
Etapa 4: Gerencie as opções de cobrança e pagamento da sua assinatura com o console de administração do Google. Essa etapa evitará possíveis soluços ou perda posterior do serviço.
Etapa 5: Siga as melhores práticas de segurança. Definir senhas exclusivas e adicionar autenticação em duas etapas é a primeira linha de defesa de qualquer organização. Sua conta contém informações confidenciais que devem ser protegidas. Essa etapa pode levar mais tempo do que as outras para ser concluída, mas cada minuto gasto para evitar violações de segurança ou perda de dados pode, um dia, salvá-lo de inúmeras horas de buscas frenéticas e perdas financeiras incalculáveis.
Etapa 6: Migre e-mails, contatos e calendário do usuário. As ferramentas de migração importam e-mails, eventos da agenda e contatos existentes da equipe para o Google Workspace. Os dados podem ser migrados diretamente do Microsoft Exchange, do HCL Notes (antigo IBMNotes) ou de outro servidor IMAP.
Etapa 7: Comece a usar sua nova conta do Google Workspace. É importante oferecer treinamento a todos os funcionários para garantir uma experiência positiva no futuro. O Google oferece muitos recursos de treinamento que podem ser implementados no guia de treinamento atual da sua empresa.
Embora a criação de uma nova conta do Google Workspace possa parecer demorada e trabalhosa, o resultado final será inestimável. As novas opções colaborativas promovem a produtividade e a colaboração, dois valores do local de trabalho que se tornaram vitais no mundo digital atual.
Google Workspace e Gmelius: uma solução sustentável para equipes
A melhor parte do Google Workspace é sua capacidade de se integrar a outras ferramentas colaborativas para aprimorar a experiência do usuário no futuro.
Se você está migrando para o Google Workspace ou já está usando a plataforma, a Gmelius oferece soluções inovadoras para simplificar a colaboração em sua empresa. O Gmelius é uma ferramenta de comunicação e colaboração para o Gmail que se integra perfeitamente ao Google Workspace e a outras ferramentas de produtividade.
Ao procurar ferramentas de colaboração para sua empresa, você precisa de uma plataforma que possa fazer tudo isso. O Gmelius faz exatamente isso transformando a conta do Gmail da sua equipe em uma caixa de entrada colaborativa. Uma caixa de entrada colaborativa aumenta a transparência entre a equipe e cria uma estrutura de responsabilidade para eliminar a confusão no gerenciamento de e-mails.
Você ainda está esperando para experimentar o Gmelius? Comece aqui!
Com o Gmelius, as equipes podem:
- Gerencie e-mails de forma colaborativa (como support@ ou info@)
- Compartilhe, delegue e atribua e-mails com facilidade
- Utilize rascunhos de e-mail compartilhados e modelos do Gmail
- Compartilhe marcadores do Gmail como uma equipe
- Elimine o cc'ing e o encaminhamento adicionais
- Converter um Grupo do Google em uma caixa de entrada compartilhada
- Sincronize e-mails com canais do Slack
- Organize projetos com os painéis Kanban do Gmail
O Google Meet pode ser acessado de dentro da conta do Gmail de um usuário, e o Integração com o Google Agenda torna a coordenação de eventos ainda mais fácil. Os e-mails, reuniões e projetos das equipes são organizados com uma visão consolidada.
Em janeiro, o Google atualizou sua visualização integrada para o Gmail para que os usuários possam navegar facilmente entre diferentes aplicativos, como Gmail, Google Chat, Google Meet e muito mais, e retornar a um único local unificado para todas as ferramentas essenciais.
Para acompanhar essas mudanças nas demandas, o Gmelius também atualizou sua interface de usuário para acomodar a nova visão do Gmail. O Gmelius garante que os usuários nunca fiquem atrasados com as mudanças mais recentes, para que possam aproveitar ao máximo os muitos benefícios do Google Workspace.
Pensamentos finais
Percorremos um longo caminho desde o início do Google Workspace, e novas adições, como o co-piloto de IA Gemini, ferramentas adicionais de armazenamento e arquivamento de dados o tornam uma ferramenta muito popular entre equipes em todo o mundo. O Gmelius é uma extensão indispensável que libera o verdadeiro poder da sua conta do Google Workspace
Configurar o Google Workspace é fácil e começar com Gmelius é ainda mais fácil. Confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe.
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