Die Verwendung der richtigen Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz bereitet Teams auf Erfolgskurs. Mit über drei Milliarden Nutzern bietet Google Workspace ein ideal nachhaltiges Tool, mit dem Sie mit Ihrem Team wachsen können.
Es ist keine Überraschung, dass sich immer mehr Teams für Geschäftslösungen an Google wenden. So viele Tools für die Zusammenarbeit verwenden umfangreiche E-Mail-Funktionen, darunter Kalenderplanung, Videokonferenzen und Sofortchats — alles auf einer Plattform. Es ist kaum vorstellbar, warum ein Unternehmen eine so robuste Geschäftsplattform umgehen würde.
Die Einrichtung von Google Workspace ist eine einfache Methode, um die Effizienz eines Teams zu steigern. In diesem Blog werden die ersten Schritte sowie einige der besten Möglichkeiten zur Verwendung dieser Lösung beschrieben.
Google Workspace: Eine kollaborative Lösung
Google Workspace ist eine Sammlung von Kommunikations- und Produktivitäts-Apps, auf die über Gmail zugegriffen werden kann. Google Workspace, früher bekannt als G Suite, verbessert das Nutzererlebnis, um der neuen Ära der Telearbeit gerecht zu werden. Infolgedessen fungiert Google Workspace als Rebranding von G Suite mit neuen Funktionen, die die Zusammenarbeit und Produktivität im Team verbessern sollen.
Google zuerst führte G Suite 2006 ein, damals bekannt als „Google Apps für Ihre Domain“. Diese kostenlose Version von G Suite, auch als kostenlose Legacy-Version für Google-Apps bezeichnet, ermöglichte es Nutzern, eine Google-E-Mail-Adresse mit ihren eigenen Website-Domains zu verwenden.
Seit 2012 bietet Google Neukunden die kostenlose Legacy-Edition nicht mehr an. Das Ende dieses Dienstes hat bestehende Nutzer, die die kostenlose Option bereits genutzt hatten, bis jetzt nicht gestört.
Ab Juni 2022 wird die kostenlose Version des Google Legacy-Kontos eingestellt. Das bedeutet, dass alle Unternehmen, die die kostenlose Legacy-Version mit benutzerdefinierten Domains verwendet haben, auf ein kostenpflichtiges Abonnement umsteigen müssen. Die Tarife beginnen bereits bei 6,00 USD pro Monat und reichen bis zu über 18,00 USD pro Monat.
Bei Konten mit weniger als zehn Benutzern können Administratoren eine kurze Umfrage ausfüllen, um bei der Umstellung zu helfen, oder sich einer Warteliste für eine kostenlose Option anschließen. G Suite-Nutzer mit mehr als zehn Nutzern müssen zusätzliche Schritte unternehmen, um die Vorteile des Legacy-Kontos weiterhin nutzen zu können.
- Wenn Ihr Team mit der älteren kostenlosen Version von G Suite gearbeitet hat, müssen Sie aufrüsten zu einem kostenpflichtigen Google Workspace-Abonnement.
- Benutzer haben auch die Wahl zwischen trete einer Warteliste bei für eine kostenlose Option — ohne die Premium-Funktionen einer benutzerdefinierten Domain von Gmail und die Möglichkeit, mehrere Nutzer zu verwalten.
- Wenn Sie Ihr eigenes neues Abonnement nicht auswählen, stellt Google Sie ab dem 1. Juni 2022 automatisch zu Google Workspace um.
Wichtige Termine
So vermeiden Sie eine Kontosperrung nach dem Start von Google Workspaces am 1. Juni 2022, stellen Sie sicher, dass Sie zuvor Ihre Rechnungsdaten in die Admin-Konsole eingeben 1. August 2022, oder wenn die Ladevorgänge beginnen. Sie können auf die Admin-Konsole zugreifen, indem Sie admin.google.com besuchen und die entsprechende E-Mail-Adresse und das Passwort eingeben oder indem Sie auf den App-Launcher klicken und „admin“ auswählen.
Dies mag zwar wie eine drastische Änderung erscheinen, aber Google Workspace bietet eine Vielzahl von Premium-Optionen für Unternehmen. Zum Beispiel ein Geschäft Anlasser Konto bietet mehr Speicherplatz und zusätzliche Sicherheit; a Geschäft Standard Das Konto ermöglicht größere interaktive Besprechungen und mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit; und schließlich ein Unternehmensstandard Das Konto bietet Optionen für Unternehmen mit mehr als 300 Benutzern. Bevor Sie auswählen, welches Konto am besten funktioniert, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Wie viele Nutzer werden Sie haben?
- Welche Funktionen haben Sie bereits verwendet und welche möchten Sie hinzufügen?
- Was sind die besten Kosten für Ihr Unternehmen?
Google Workspace für den Teamerfolg einrichten
Um die Einrichtung von Google Workspace zu vereinfachen, haben wir die notwendigen Schritte beschrieben, damit Sie mit der Umstellung beginnen können.
Schritt 1: Wählen Sie aus, welche Google Workspace-Edition für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Diese Tabelle bietet einen schnellen Überblick über einige der Funktionen, die für jeden Tarif angeboten werden.
Erfahre mehr über Unternehmen Ausgaben.
Schritt 2: Registriere ein Konto und füge Benutzer hinzu. Dieser Vorgang umfasst die Erstellung einer Domain für Ihr Unternehmen zusammen mit einem Benutzernamen und einem Passwort und die Überprüfung des Kontos. Beim Hinzufügen von Benutzern können Gruppen-E-Mails ohne zusätzliche Kosten hinzugefügt werden. Nach der Domainverifizierung muss der Administrator Mail Exchange (MX) -Einträge einrichten, um E-Mails im Namen des Domainnamens zu akzeptieren. Ein SPF-Eintrag wird ebenfalls empfohlen, um Spoofing und Phishing der E-Mails Ihres Unternehmens zu verhindern.
Schritt 3: Fügen Sie Ihr Firmenlogo hinzu; Bilder müssen im PNG- oder GIF-Format vorliegen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Konto zu personalisieren.
Schritt 4: Verwalte die Abrechnungs- und Zahlungsoptionen für dein Abonnement mit der Google Admin-Konsole. Dieser Schritt verhindert mögliche Probleme oder einen späteren Ausfall des Dienstes.
Schritt 5: Halten Sie sich an die bewährten Sicherheitsmethoden. Das Festlegen eindeutiger Passwörter und das Hinzufügen einer zweistufigen Authentifizierung sind die erste Verteidigungslinie für jedes Unternehmen. Ihr Konto enthält vertrauliche Informationen, die geschützt werden müssen. Dieser Schritt kann mehr Zeit in Anspruch nehmen als die anderen, aber jede Minute, die Sie damit verbringen, Sicherheitslücken oder Datenverluste zu verhindern, könnte Sie eines Tages vor unzähligen Stunden hektischer Suchen und unzähligen finanziellen Verlusten bewahren.
Schritt 6: Migrieren Sie Benutzer-Mails, Kontakte und Kalender. Migrationstools importieren bestehende Team-E-Mails, Kalenderereignisse und Kontakte in Google Workspace. Daten können direkt von Microsoft Exchange, HCL Notes (früher IBMNotes) oder einem anderen IMAP-Server migriert werden.
Schritt 7: Fangen Sie an, Ihr neues Google Workspace-Konto zu verwenden. Es ist wichtig, allen Mitarbeitern Schulungen anzubieten, um auch in Zukunft eine positive Erfahrung zu gewährleisten. Google bietet viele Schulungsressourcen, die in Ihren aktuellen Schulungsleitfaden für Unternehmen integriert werden können.
Die Einrichtung eines neuen Google Workspace-Kontos mag zwar zeit- und arbeitsaufwändig erscheinen, aber das Endergebnis wird sich als von unschätzbarem Wert erweisen. Die neuen Optionen für die Zusammenarbeit fördern Produktivität und Zusammenarbeit — zwei Werte am Arbeitsplatz, die in der heutigen digitalen Welt unverzichtbar geworden sind.
Google Workspace und Gmelius: Eine nachhaltige Lösung für Teams
Das Beste an Google Workspace ist die Fähigkeit, sich in andere Tools für die Zusammenarbeit zu integrieren, um das Nutzererlebnis in Zukunft zu verbessern.
Egal, ob Sie zu Google Workspace migrieren oder die Plattform bereits nutzen, Gmelius bietet innovative Lösungen, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen. Gmelius ist ein Kommunikations- und Kollaborationstool für Gmail, das sich nahtlos in Google Workspace und andere Produktivitätstools integrieren lässt.
Wenn Sie nach Tools für die Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen suchen, benötigen Sie eine Plattform, die alles kann. Gmelius macht genau das, indem es das Gmail-Konto Ihres Teams in ein kollaborativer Posteingang. Ein kollaborativer Posteingang erhöht die Transparenz innerhalb eines Teams und schafft eine Struktur für die Rechenschaftspflicht, um Verwirrung bei der Verwaltung von E-Mails zu vermeiden.
Wartest du immer noch darauf, Gmelius auszuprobieren? Fangen Sie hier an!
Mit Gmelius können Teams:
- E-Mails gemeinsam verwalten (wie support@ oder info@)
- E-Mails mühelos teilen, delegieren und zuweisen
- Nutzen Sie gemeinsam genutzte E-Mail-Entwürfe und Gmail-Vorlagen
- Gmail-Labels als Team teilen
- Eliminieren Sie zusätzliches C'ing und Weiterleitung
- Eine Google-Gruppe in einen geteilten Posteingang umwandeln
- E-Mails mit Slack-Kanälen synchronisieren
- Organisieren Sie Projekte mit Gmail-Kanban-Boards
Auf Google Meet kann über das Gmail-Konto eines Nutzers zugegriffen werden, und Google-Kalender-Integration macht die Eventkoordination noch einfacher. Die E-Mails, Besprechungen und Projekte der Teams werden in einer konsolidierten Ansicht organisiert.
Im Januar dieses Jahres hat Google seine integrierte Ansicht für Gmail aktualisiert, sodass Nutzer problemlos zwischen verschiedenen Anwendungen wie Gmail, Google Chat, Google Meet und mehr navigieren und zu einem einzigen, einheitlichen Ort für alle wichtigen Tools zurückkehren können.
Um mit diesen sich ändernden Anforderungen Schritt zu halten, hat Gmelius auch seine Benutzeroberfläche aktualisiert, um der neuen Ansicht von Gmail gerecht zu werden. Gmelius stellt sicher, dass Nutzer bei den neuesten Änderungen nie im Rückstand sind, sodass sie die vielen Vorteile von Google Workspace voll ausschöpfen können.
Abschließende Gedanken
Seit den Anfängen von Google Workspace haben wir einen langen Weg zurückgelegt, und neue Ergänzungen wie der KI-Copilot Gemini, zusätzliche Speicher- und Datenarchivierungstools machen es zu einem sehr beliebten Tool bei Teams auf der ganzen Welt. Gmelius ist eine unverzichtbare Erweiterung, mit der Sie das wahre Potenzial Ihres Google Workspace-Kontos voll ausschöpfen können
Die Einrichtung von Google Workspace ist einfach und der Einstieg in Gmelius ist noch einfacher. Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius darauf ausgelegt ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
Bereit loszulegen? Du kannst hier anfangen.
