Qu'est-ce qu'un plan de gestion des flux de travail ? Alors que les responsabilités de gestion quotidiennes surchargent votre emploi du temps, vous recherchez peut-être un meilleur moyen d'améliorer les opérations internes. Un plan de gestion des flux de travail fournit une infrastructure de tâches en cours ou prévues afin de mettre en place un système organisé garantissant la productivité.
Pourquoi votre équipe a besoin d'un plan de gestion des flux de travail
Le passage au travail à distance a poussé de nombreuses équipes à fonctionner de manière indépendante.
Après des années de travail à distance, les organisations ont appris à mener des opérations sans lieu physique. Les équipes coordonnent les responsabilités via les appels Zoom, les plateformes de gestion de projet et l'enregistrement à l'aide d'applications de messagerie instantanée. Les longs trajets et les longues réunions en personne ne sont plus une nécessité.
L'énorme succès du travail à distance peut vous amener à vous demander : un plan de gestion des flux de travail est-il nécessaire ? Pourquoi en ai-je besoin ?
Bien que les opérations à distance puissent augmenter la productivité individuelle, la collaboration en ligne reste un problème important. Le manque de collaboration entrave le travail d'équipe en brouillant les lignes de communication, ce qui entraîne une désorganisation des processus et un travail de mauvaise qualité.
L'élaboration d'un plan de gestion des flux de travail pour votre équipe, que celle-ci fonctionne uniquement en ligne ou à partir d'un emplacement physique, améliore la communication et garantit que les membres accomplissent chaque tâche avec la plus grande qualité.
Élaboration d'un plan de gestion des flux de travail efficace
UNE gestion des flux de travail Le plan met l'accent sur le développement d'une structure commerciale qui améliore les processus d'équipe à long terme. Sans cela, les problèmes de communication et la confusion concernant les tâches se traduisent par un flux de travail inefficace. Au quotidien gestion de projet est essentielle, beaucoup la confondent souvent avec la gestion des flux de travail. Une équipe peut mener à bien un projet, mais divers aspects sont impliqués qui guident un projet du début à la fin. Par exemple :
- Comment votre équipe a-t-elle communiqué à propos du projet ?
- Qu'est-ce que l'équipe aurait pu faire de mieux ?
- Tous les membres de l'équipe étaient-ils présents à chaque réunion ?
- Quel était le niveau de productivité par rapport aux projets précédents ?
- Les délais ont-ils été respectés ?
Les équipes doivent d'abord établir puis gérer leurs flux de travail pour s'assurer que la structure fournit un soutien à long terme. Un plan de gestion des flux de travail crée un sentiment d'appartenance et de responsabilité. Il prépare les équipes à réussir en désignant des tâches et des étapes.
Un flux quotidien de tâches doit être géré de manière appropriée et compilé en un flux systématique que les membres de l'équipe peuvent facilement suivre. Chaque étape implique une communication et une organisation précises pour garantir la réussite tout en restant productif et en respectant le budget. Plus important encore, l'élaboration d'un plan optimal implique de répondre aux besoins de l'entreprise ainsi qu'à ceux de vos équipes.
La phase de planification est la première étape élaboration d'un plan de gestion des flux de travail ça fonctionne.
Étape 1 : mettre tout le monde sur la même longueur d'onde
L'augmentation du travail à distance implique la nécessité de gérer les membres de l'équipe sur de nombreux canaux numériques tels que le courrier électronique, la messagerie instantanée ou Zoom. La communication numérique dans un monde éloigné implique inévitablement une coordination accrue des tâches. Cependant, la ligne de démarcation entre une coordination cohérente et une microgestion est mince.
La microgestion implique une surveillance excessive entre un responsable et un employé. Cette méthode de gestion est courante pour les travailleurs travaillant en personne, car il est facile pour un responsable de se rendre au bureau d'un employé pour s'enregistrer.
Il en va de même pour les employés travaillant à distance lorsque la microgestion s'effectue par e-mail ou par messagerie instantanée.
Bien que la microgestion puisse provenir d'intentions positives, elle diminue souvent le moral des employés et augmente le stress. Des études montrent que 70 % des employés envisagent de démissionner de leur poste lorsqu'ils sont microgérés, et 30 % envisagent de démissionner en raison d'une pression accrue.
Il est important d'aligner tout le monde sur les tâches afin de réduire la nécessité de multiplier les enregistrements et d'éviter de perdre des membres précieux de l'équipe. Les gestionnaires peuvent plaider en faveur de la nécessité de surveiller les employés, mais ils peuvent rechercher des méthodes moins intrusives.
Par exemple, en plus de mener des appels Zoom, assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprend clairement ses responsabilités et ses attentes.
Les responsables peuvent utiliser des outils tels qu'un tableau Kanban ou une plateforme telle que Trello pour attribuer des tâches à un projet. Ainsi, tous les membres de l'équipe peuvent comprendre l'étape du projet et les responsabilités individuelles en un coup d'œil.
Supposons que votre équipe ait du mal à effectuer des tâches liées aux e-mails, telles que la gestion des réponses ou la délégation de tâches. Dans ce cas, une solution de boîte de réception partagée est avantageuse car elle permet aux équipes d'accéder à une boîte de réception d'entreprise afin de gérer les e-mails entrants ensemble plutôt que séparément.
Gmelius propose une solution de boîte de réception partagée collaborative qui permet aux responsables d'attribuer des conversations à l'aide de niveaux de priorité et de balises.
Gmelius encourage la responsabilisation de l'équipe en alignant tout le monde sans risquer de mal communiquer ou de manquer des opportunités. Les membres de l'équipe peuvent même ajouter notes personnelles pour plus de contexte concernant une conversation.
Étape 2 : Introduisez des éléments visuels dans votre plan
Vous avez probablement utilisé des diagrammes de flux de travail au sein de votre entreprise, mais ils sont également utiles pour développer un plan de gestion des flux de travail.
Les diagrammes de flux de travail offrent un aperçu visuel des processus pour aider les employés à comprendre les étapes et les objectifs d'une tâche, ainsi que la manière de les exécuter conformément aux politiques de l'entreprise. La cartographie des processus définit la manière dont une séquence d'événements doit se produire pour garantir le succès.
Par exemple, un équipe immobilière responsable de rester en contact avec les acheteurs potentiels peut avoir du mal à rester connecté car un nouveau flux de tâches encombre le calendrier d'un agent.
Cependant, le suivi des pistes représente la moitié de la bataille pour conclure une transaction. L'établissement d'un lien peut faire toute la différence entre une vente conclue ou une opportunité manquée.
L'élaboration d'un schéma expliquant comment gérer les prospects pourrait permettre d'éviter aux employés de perdre des acheteurs potentiels. L'exemple suivant illustre un flux de travail potentiel illustrant la façon dont un agent immobilier gère un nouveau prospect.
Step one:
Perform a cold outreach
Step two:
Follow up with an automated email after 24 hours
Step three:
Add a lead to holiday email campaign list to build a relationship
Step four:
Offer incentive with testimonials and reviews
Step five:
Once connected, invite lead to a Zoom call with company approved email template
L'afficher en personne sur un tableau blanc ou le rendre disponible en ligne à une équipe distante ou distribuée constitue un simple rappel de la façon de gérer un nouveau prospect et pourrait permettre à votre équipe de rester sur la bonne voie lorsque le suivi est perdu en raison d'une charge de travail accrue.
Étape 3 : Utiliser les outils de base pour accélérer les tâches
Les équipes ont tout intérêt à utiliser des rappels visuels des politiques et des procédures. En outre, les modèles d'e-mail génèrent des réponses similaires qui correspondent aux objectifs et aux valeurs de l'entreprise. Au cours d'une journée de travail bien remplie, il est facile d'oublier des outils simples qui simplifient les minuties.
Les modèles d'e-mails constituent un moyen innovant de simplifier le processus de composition et de proposer des politiques d'entreprise structurées lorsque le langage et le ton sont embrouillés par d'innombrables réponses.
Offres Gmelius brouillons d'e-mails partagés et des modèles Gmail pour aider les équipes à élaborer des réponses ensemble afin de tirer le meilleur parti des e-mails très performants et de partager des idées pour communiquer avec les clients.
Si un membre de l'équipe trouve du succès dans un e-mail envoyé à un prospect de haute qualité, cet e-mail peut être enregistré en tant que modèle pour rationaliser un travail productif et efficace.
Étape 4 : Automatiser le cas échéant
L'automatisation est une solution clé pour aider votre équipe à rester sur la bonne voie pour mener à bien les tâches importantes. Automatisation réduit le besoin d'intervention humaine en utilisant une logique basée sur des règles pour rationaliser les tâches grâce à l'IA ou à d'autres formes de technologie. La mise en œuvre de logiciels qui favorisent l'automatisation aide les équipes à limiter les tâches subalternes pour se concentrer sur celles qui nécessitent une attention particulière.
Lors de l'examen des processus de l'entreprise et de l'élaboration d'un plan structuré, examinez où se situent les goulots d'étranglement. Quelles sont les tâches qui prennent le plus de temps ? Voici quelques tâches courantes qui peuvent être automatisées :
- Réponses par e-mail
- Les suivis
- Campagnes de marketing
- Publications sur les réseaux sociaux
- Invitations aux réunions
- Attributions de tâches
Prendre le temps de passer en revue ce qui doit être fait par des humains par rapport à ce qui peut être automatisé permet à vous et à votre équipe de gagner du temps.
Étape 5 : Optimisation des processus à l'aide de l'analytique
Vous avez élaboré un plan et l'avez mis en œuvre. Quelle est la prochaine étape ? La réponse est simple : regardez votre stratégie se transformer en une structure de gestion des flux de travail idéale qui mènera à la réussite de votre organisation, mais ce n'est pas toujours le cas.
Souvent, vous devez encore procéder à des ajustements pour améliorer la gestion des flux de travail dans le cadre d'une structure systématique qui peut évoluer au fur et à mesure que votre organisation fait face à de nouveaux changements.
Le meilleur moyen de mieux comprendre les opérations internes est d'utiliser des données concrètes pour analyser ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Trouver un outil de gestion des flux de travail qui propose des analyses offre aux responsables un moyen simple et efficace d'évaluer les performances des membres de l'équipe, les progrès de l'entreprise et les opportunités d'amélioration.
Avec Gmelius, les responsables peuvent consulter les statistiques essentielles des e-mails pour déterminer les taux d'ouverture, les temps de réponse et le temps de fermeture d'un e-mail.
Les responsables peuvent également consulter les charges de travail des employés et déterminer s'ils sont surchargés.
Les responsables peuvent mettre en œuvre une solution simple, telle que l'ajustement des affectations, et obtenir des résultats nettement meilleurs pour une entreprise, en particulier si votre équipe travaille avec un personnel plus important.
Vous pouvez gérer la charge de travail d'un maximum de 50 employés en un clic tout en ayant un aperçu des forces et des faiblesses des opérations. L'élaboration d'un plan de gestion des flux de travail efficace est essentielle pour les équipes, mais son amélioration est tout aussi importante.
Conclusion
Vous avez besoin d'un logiciel qui vous aide à gérer les tâches et à renforcer la communication et la collaboration au sein de l'équipe afin de tirer le meilleur parti d'un plan de gestion des flux de travail. Gmelius propose divers outils pour aider les équipes à gérer le flux de travail de manière collaborative et efficace. La gestion des flux de travail implique souvent la combinaison de plusieurs solutions pour obtenir des résultats.
Avec Gmelius, tout est accessible via une seule plateforme : Gmail.
Que votre équipe cherche à automatiser les tâches liées aux e-mails à l'aide de l'IA ou à rationaliser les affectations de projets, Gmelius propose tous les outils dont vous avez besoin et bien plus encore pour développer un plan de gestion des flux de travail efficace. Découvrez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius améliore la communication et la collaboration au sein des équipes.
