O que é um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho? À medida que as responsabilidades diárias de gerenciamento sobrecarregam sua agenda, você pode estar procurando uma maneira melhor de melhorar as operações internas. Um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho fornece uma infraestrutura de tarefas atuais ou projetadas para alcançar um sistema organizado que garanta a produtividade.
Por que sua equipe precisa de um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho
A mudança para o trabalho remoto levou muitas equipes a operar de forma independente.
Depois de anos trabalhando à distância, as organizações aprenderam a conduzir operações sem um local físico. As equipes coordenam responsabilidades por meio de chamadas do Zoom, plataformas de gerenciamento de projetos e check-in usando aplicativos de mensagens instantâneas. Longos períodos de deslocamento e reuniões presenciais prolongadas não são mais uma necessidade.
O tremendo sucesso envolvido com o trabalho remoto pode fazer com que você se pergunte: é necessário um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho? Por que eu preciso de um?
Embora as operações remotas possam aumentar a produtividade individual, a colaboração on-line ainda é um problema significativo. A falta de colaboração dificulta o trabalho em equipe ao confundir as linhas de comunicação, levando a processos desorganizados e trabalho de baixa qualidade.
Desenvolver um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho para sua equipe, independentemente de sua equipe operar exclusivamente on-line ou em um local físico, melhora a comunicação e garante que os membros concluam cada tarefa com a máxima qualidade.
Desenvolvendo um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho eficaz
UM gerenciamento de fluxo de trabalho O plano se concentra no desenvolvimento de uma estrutura de negócios que melhore os processos da equipe de longo prazo. Sem isso, falhas de comunicação e confusão em relação às tarefas resultam em um fluxo de trabalho ineficiente. Durante o dia a dia gerenciamento de projetos é essencial, muitas vezes o confundem com o gerenciamento do fluxo de trabalho. Uma equipe pode concluir um projeto com sucesso, mas há vários aspectos envolvidos que orientam um projeto do início ao fim. Por exemplo:
- Como sua equipe se comunicou em relação ao projeto?
- O que a equipe poderia ter feito melhor?
- Todos os membros da equipe estavam presentes durante cada reunião?
- Qual foi o nível de produtividade em comparação com projetos anteriores?
- Os prazos foram cumpridos?
As equipes devem primeiro estabelecer e depois gerenciar seus fluxos de trabalho para garantir que a estrutura forneça suporte a longo prazo. Um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho cria propriedade e responsabilidade. Ele prepara as equipes para o sucesso ao designar tarefas e etapas.
Um fluxo diário de tarefas deve ser gerenciado adequadamente e compilado em um fluxo sistemático que os membros da equipe possam acompanhar facilmente. Cada etapa envolve comunicação e organização precisas para garantir uma conclusão bem-sucedida e, ao mesmo tempo, permanecer produtivo e dentro do orçamento. Mais importante ainda, desenvolver um plano ideal envolve atender às necessidades da empresa e de suas equipes.
A fase de planejamento é a primeira etapa do desenvolvendo um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho isso funciona.
Etapa 1: coloque todos na mesma página
Com o aumento do trabalho remoto, surge a necessidade de gerenciar os membros da equipe em vários canais digitais, como e-mail, mensagens instantâneas ou Zoom. A comunicação digital em um mundo remoto envolve inevitavelmente uma maior coordenação em relação às tarefas. No entanto, há uma linha tênue entre a coordenação consistente e o microgerenciamento.
O microgerenciamento envolve monitoramento excessivo entre gerente e funcionário. Esse método de gerenciamento é comum para trabalhadores que operam pessoalmente, pois é fácil para um gerente ir até a mesa de um funcionário para fazer o check-in.
O mesmo vale para funcionários remotos quando o microgerenciamento ocorre por e-mail ou mensagens instantâneas.
Embora a microgestão possa se originar de intenções positivas, ela geralmente diminui o moral dos funcionários e aumenta o estresse. Estudos mostram que 70% dos funcionários consideram renunciar a seus cargos quando são microgerenciados e 30% continuam com a demissão devido ao aumento da pressão.
É importante alinhar todos em relação às tarefas para reduzir a necessidade de aumentar os check-ins e evitar a perda de membros valiosos da equipe. Os gerentes podem argumentar pela necessidade de monitorar os funcionários, mas podem buscar métodos menos intrusivos.
Por exemplo, além de realizar chamadas do Zoom, garanta que cada membro da equipe entenda suas responsabilidades e expectativas claramente definidas.
Os gerentes podem utilizar ferramentas como um quadro Kanban ou uma plataforma como o Trello ao atribuir tarefas ao projeto. Dessa forma, todos os membros da equipe podem entender o estágio do projeto e as responsabilidades individuais com um piscar de olhos.
Suponha que sua equipe tenha dificuldades com tarefas relacionadas a e-mails, como gerenciar respostas ou delegar tarefas. Nesse caso, uma solução de caixa de entrada compartilhada é benéfica para conceder às equipes acesso à caixa de entrada de uma empresa para gerenciar os e-mails recebidos em conjunto, em vez de separadamente.
A Gmelius oferece uma solução colaborativa de caixa de entrada compartilhada que permite aos gerentes atribuir conversas usando níveis de prioridade e tags.
A Gmelius estimula a responsabilidade da equipe ao alinhar todos sem correr o risco de falhar na comunicação ou perder oportunidades. Os membros da equipe podem até mesmo adicionar notas pessoais para obter mais contexto sobre uma conversa.
Etapa 2: introduza recursos visuais em seu plano
Você provavelmente já utilizou diagramas de fluxo de trabalho em sua empresa, mas eles também são úteis para desenvolver um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Os diagramas de fluxo de trabalho oferecem uma visão geral visual dos processos para ajudar os funcionários a entender as etapas envolvidas e as metas de uma tarefa e como concluí-las de acordo com as políticas da empresa. O mapeamento de processos define como uma sequência de eventos deve ocorrer para garantir o sucesso.
Por exemplo, um equipe imobiliária responsável por se manter conectado com potenciais compradores pode achar difícil se manter conectado à medida que um novo fluxo de tarefas lota a agenda de um agente.
No entanto, acompanhar os leads é metade da batalha para fechar um negócio. Construir uma conexão pode significar a diferença entre uma venda fechada ou uma oportunidade perdida.
Desenvolver um diagrama de como gerenciar leads pode ser o que evita que os funcionários percam compradores em potencial. O seguinte ilustra um exemplo de um possível fluxo de trabalho de como um agente imobiliário lida com um novo lead.
Step one:
Perform a cold outreach
Step two:
Follow up with an automated email after 24 hours
Step three:
Add a lead to holiday email campaign list to build a relationship
Step four:
Offer incentive with testimonials and reviews
Step five:
Once connected, invite lead to a Zoom call with company approved email template
Exibir isso pessoalmente em um quadro branco ou disponibilizá-lo on-line para uma equipe remota ou distribuída oferece um lembrete simples de como lidar com um novo lead e pode manter sua equipe em um caminho de sucesso quando o acompanhamento é perdido devido a uma carga de trabalho maior.
Etapa 3: Utilize ferramentas básicas para agilizar as tarefas
As equipes se beneficiam do uso de lembretes visuais de políticas e procedimentos. Além disso, os modelos de e-mail criam respostas semelhantes que se alinham às metas e valores da empresa. Em meio a um dia de trabalho agitado, ferramentas simples que simplificam as minúcias são fáceis de esquecer.
Os modelos de e-mail oferecem uma forma inovadora de simplificar o processo de composição e convidam a políticas estruturadas da empresa quando o idioma e o tom são confundidos por inúmeras respostas.
Gmelius oferece rascunhos de e-mail compartilhados e modelos do Gmail para ajudar as equipes a criar respostas juntas para aproveitar ao máximo os e-mails de alto desempenho e compartilhar ideias para se conectar com os clientes.
Se um membro da equipe obtiver sucesso em um e-mail enviado a um lead de alta qualidade, esse e-mail poderá ser salvo como um modelo para agilizar o trabalho produtivo e bem-sucedido.
Etapa 4: automatizar quando aplicável
A automação é uma solução fundamental para ajudar sua equipe a acompanhar as tarefas importantes. Automação reduz a necessidade de intervenção humana usando lógica baseada em regras para agilizar tarefas com IA ou outras formas de tecnologia. A implementação de um software que convida à automação ajuda as equipes a limitar as tarefas domésticas para se concentrarem naquelas que precisam de cuidados extras.
Ao analisar os processos da empresa e desenvolver um plano estruturado, veja onde estão os gargalos. Quais tarefas consomem mais tempo? Aqui estão algumas tarefas comuns que podem ser automatizadas:
- Respostas por e-mail
- Acompanhamentos
- Campanhas de marketing
- Postagens nas redes sociais
- Convites para reuniões
- Atribuições de tarefas
Reservar um momento para analisar o que precisa ser concluído por humanos versus o que pode ser automatizado economiza horas para você e sua equipe.
Etapa 5: otimizar processos usando análises
Você desenvolveu um plano e o implementou. O que vem a seguir? A resposta simples é observar sua estratégia se desdobrar em uma estrutura ideal de gerenciamento de fluxo de trabalho que leve ao sucesso de sua organização, mas isso nem sempre é o caso.
Freqüentemente, você ainda precisa fazer ajustes para melhorar o gerenciamento do fluxo de trabalho em uma estrutura sistemática que possa ser ampliada à medida que sua organização enfrenta novas mudanças.
A melhor maneira de obter informações sobre as operações internas é usar dados concretos para analisar o que está funcionando versus o que não está.
Encontrar uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho que ofereça análises oferece aos gerentes uma maneira simples e eficaz de analisar o desempenho dos membros da equipe, o progresso da empresa e as oportunidades de melhoria.
Com o Gmelius, os gerentes podem visualizar métricas essenciais de e-mail para determinar as taxas de abertura, os tempos de resposta e o tempo para fechar um e-mail.
Os gerentes também podem visualizar as cargas de trabalho dos funcionários e determinar se eles estão sobrecarregados.
Os gerentes podem implementar uma solução simples, como ajustar atribuições, e criar resultados significativamente melhores para uma empresa, especialmente se sua equipe estiver operando com uma equipe maior.
Você pode gerenciar a carga de trabalho de até 50 funcionários com um clique e, ao mesmo tempo, obter informações sobre os pontos fortes e fracos das operações. Desenvolver um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho bem-sucedido é essencial para as equipes, mas melhorá-lo é igualmente importante.
Conclusão
Você precisa de um software para ajudar a conduzir tarefas e criar comunicação e colaboração em equipe para tirar o máximo proveito de um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho. O Gmelius oferece várias ferramentas para ajudar as equipes a gerenciar o fluxo de trabalho de forma colaborativa e eficaz. Muitas vezes, o gerenciamento do fluxo de trabalho envolve reunir várias soluções para gerar resultados.
Com o Gmelius, tudo é acessível por meio de uma plataforma: o Gmail.
Se sua equipe está procurando automatizar tarefas de e-mail usando IA ou simplificar as atribuições de projetos, Gmelius oferece todas as ferramentas de que você precisa e muito mais para desenvolver um plano de gerenciamento de fluxo de trabalho que funcione. Confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius melhora a comunicação e a colaboração da equipe.
