Was ist ein Workflow-Management-Plan? Da die täglichen Verwaltungsaufgaben Ihren Zeitplan überlasten, suchen Sie möglicherweise nach einer besseren Möglichkeit, die internen Abläufe zu verbessern. Ein Workflow-Management-Plan bietet eine Infrastruktur für aktuelle oder geplante Aufgaben, um ein organisiertes System zu erreichen, das Produktivität garantiert.
Warum Ihr Team einen Workflow-Management-Plan benötigt
Die Umstellung auf Telearbeit hat viele Teams dazu veranlasst, unabhängig zu arbeiten.
Nach jahrelanger Arbeit aus der Ferne haben Unternehmen gelernt, Operationen ohne physischen Standort durchzuführen. Die Teams koordinieren die Zuständigkeiten über Zoom-Anrufe, Projektmanagement-Plattformen und das Einchecken mithilfe von Instant-Messaging-Apps. Lange Pendelzeiten und langwierige persönliche Besprechungen sind nicht mehr erforderlich.
Aufgrund des enormen Erfolgs, der mit Telearbeit einhergeht, stellen Sie sich möglicherweise die Frage: Ist ein Workflow-Management-Plan erforderlich? Warum brauche ich einen?
Während Fernoperationen die individuelle Produktivität steigern können, ist die Online-Zusammenarbeit immer noch ein großes Problem. Mangelnde Zusammenarbeit behindert die Teamarbeit, da Kommunikationslinien verschwimmen, was zu unorganisierten Prozessen und schlechter Arbeitsqualität führt.
Die Entwicklung eines Workflow-Management-Plans für Ihr Team, unabhängig davon, ob Ihr Team ausschließlich online oder von einem physischen Standort aus arbeitet, verbessert die Kommunikation und stellt sicher, dass die Mitglieder jede Aufgabe mit höchster Qualität erledigen.
Entwicklung eines effektiven Workflow-Management-Plans
EIN Workflow-Management Der Plan konzentriert sich auf die Entwicklung einer Geschäftsstruktur, die die langfristigen Teamprozesse verbessert. Andernfalls führen Missverständnisse und Verwirrung in Bezug auf Aufgaben zu einem ineffizienten Arbeitsablauf. Im Alltag projektleitung ist unverzichtbar, viele verwechseln es oft mit Workflow-Management. Ein Team kann ein Projekt erfolgreich abschließen, aber es gibt verschiedene Aspekte, die ein Projekt von Anfang bis Ende leiten. Zum Beispiel:
- Wie hat Ihr Team über das Projekt kommuniziert?
- Was hätte das Team besser machen können?
- War jedes Teammitglied bei jedem Meeting anwesend?
- Wie hoch war das Produktivitätsniveau im Vergleich zu früheren Projekten?
- Wurden die Termine eingehalten?
Die Teams müssen zunächst ihre Arbeitsabläufe einrichten und dann verwalten, um sicherzustellen, dass die Struktur langfristige Unterstützung bietet. Ein Workflow-Management-Plan sorgt für Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht. Er bereitet Teams auf den Erfolg vor, indem er Aufgaben und Schritte festlegt.
Ein täglicher Aufgabenfluss muss angemessen verwaltet und zu einem systematischen Ablauf zusammengefasst werden, dem die Teammitglieder leicht folgen können. Jeder Schritt erfordert eine präzise Kommunikation und Organisation, um eine erfolgreiche Erledigung sicherzustellen und gleichzeitig produktiv und im Rahmen des Budgets zu bleiben. Noch wichtiger ist, dass bei der Entwicklung eines optimalen Plans sowohl auf die Bedürfnisse des Unternehmens als auch auf die Bedürfnisse Ihrer Teams eingegangen wird.
Die Planungsphase ist der erste Schritt in Entwicklung eines Workflow-Managementplans das funktioniert.
Schritt 1: Bringen Sie alle auf dieselbe Seite
Mit der zunehmenden Telearbeit müssen Teammitglieder über viele digitale Kanäle wie E-Mail, Instant Messaging oder Zoom verwaltet werden. Digitale Kommunikation in einer abgelegenen Welt erfordert unweigerlich eine bessere Koordination der Aufgaben. Es gibt jedoch einen schmalen Grat zwischen konsistenter Koordination und Mikromanagement.
Mikromanagement beinhaltet eine übermäßige Überwachung zwischen einem Manager und einem Mitarbeiter. Diese Managementmethode ist bei Mitarbeitern, die persönlich arbeiten, üblich, da es für einen Manager einfach ist, zum Schreibtisch eines Mitarbeiters zu gehen, um einzuchecken.
Das Gleiche gilt für Mitarbeiter an entfernten Standorten, wenn das Mikromanagement per E-Mail oder Instant Messaging erfolgt.
Mikromanagement kann zwar auf positiven Absichten beruhen, senkt jedoch häufig die Moral der Mitarbeiter und erhöht den Stress. Studien zeigen, dass 70% der Mitarbeiter erwägen, ihre Position aufzugeben, wenn ein Mikromanagement stattfindet, und 30% ziehen aufgrund des erhöhten Drucks eine Kündigung nach.
Es ist wichtig, dass sich alle Beteiligten über die Aufgaben einig sind, um die Notwendigkeit erhöhter Check-Ins zu reduzieren und zu vermeiden, dass wertvolle Teammitglieder verloren gehen. Manager sprechen sich zwar für die Notwendigkeit aus, Mitarbeiter zu überwachen, aber sie können auch weniger aufdringliche Methoden wählen.
Stellen Sie beispielsweise zusätzlich zur Durchführung von Zoom-Anrufen sicher, dass jedes Teammitglied seine klar definierten Verantwortlichkeiten und Erwartungen versteht.
Manager können Tools wie ein Kanban-Board oder eine Plattform wie Trello verwenden, um Projektaufgaben zuzuweisen. Auf diese Weise können alle Teammitglieder die Phase des Projekts und die individuellen Verantwortlichkeiten auf einen Blick verstehen.
Angenommen, Ihr Team hat Probleme mit E-Mail-bezogenen Aufgaben wie der Verwaltung von Antworten oder dem Delegieren von Aufgaben. In diesem Fall ist eine Lösung für den gemeinsamen Posteingang von Vorteil, da sie Teams Zugriff auf einen Unternehmensposteingang gewährt, um eingehende E-Mails gemeinsam und nicht getrennt zu verwalten.
Gmelius bietet eine kollaborative Lösung für den gemeinsamen Posteingang, mit der Manager Konversationen anhand von Prioritätsstufen und Stichwörtern zuweisen können.
Gmelius fördert die Verantwortung des Teams, indem es alle zusammenbringt, ohne Missverständnisse oder verpasste Gelegenheiten zu riskieren. Teammitglieder können sogar etwas hinzufügen persönliche Notizen für zusätzlichen Kontext zu einer Konversation.
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Schritt 2: Integrieren Sie visuelle Elemente in Ihren Plan
Sie haben wahrscheinlich Workflow-Diagramme in Ihrem Unternehmen verwendet, aber sie sind auch nützlich für die Entwicklung eines Workflow-Management-Plans.
Workflow-Diagramme bieten einen visuellen Überblick über Prozesse und helfen den Mitarbeitern dabei, die einzelnen Schritte und Ziele einer Aufgabe zu verstehen und zu verstehen, wie sie gemäß den Unternehmensrichtlinien zu erledigen sind. Die Abbildung von Prozessen definiert, wie eine Abfolge von Ereignissen ablaufen muss, um den Erfolg sicherzustellen.
Zum Beispiel ein Immobilien-Team Wenn Sie dafür verantwortlich sind, mit potenziellen Käufern in Kontakt zu bleiben, kann es schwierig sein, in Verbindung zu bleiben, da ein neuer Strom von Aufgaben den Terminkalender eines Maklers überfüllt.
Leads nachzuverfolgen ist jedoch die halbe Miete beim Abschluss eines Deals. Der Aufbau einer Verbindung kann den Unterschied zwischen einem geschlossenen Verkauf oder einer verpassten Gelegenheit ausmachen.
Die Entwicklung eines Diagramms zur Verwaltung von Leads könnte Mitarbeiter davor bewahren, potenzielle Käufer zu verlieren. Im Folgenden wird ein Beispiel für einen möglichen Arbeitsablauf veranschaulicht, wie ein Immobilienmakler mit einem neuen Lead umgeht.
Step one:
Perform a cold outreach
Step two:
Follow up with an automated email after 24 hours
Step three:
Add a lead to holiday email campaign list to build a relationship
Step four:
Offer incentive with testimonials and reviews
Step five:
Once connected, invite lead to a Zoom call with company approved email template
Wenn Sie dies persönlich auf einem Whiteboard anzeigen oder es einem entfernten oder verteilten Team online zur Verfügung stellen, können Sie auf einfache Weise daran erinnern, wie mit einem neuen Lead umzugehen ist, und Ihr Team könnte auf Erfolgskurs bleiben, wenn die Nachverfolgung aufgrund einer erhöhten Arbeitsbelastung verloren geht.
Schritt 3: Verwenden Sie grundlegende Tools, um Aufgaben zu beschleunigen
Teams profitieren von der Verwendung visueller Erinnerungen an Richtlinien und Verfahren. Darüber hinaus sorgen E-Mail-Vorlagen für ähnliche Antworten, die den Unternehmenszielen und -werten entsprechen. In einem geschäftigen Arbeitstag vergisst man leicht einfache Tools, die kleine Details vereinfachen.
E-Mail-Vorlagen bieten eine innovative Möglichkeit, den Erstellungsprozess zu vereinfachen und sorgen für strukturierte Unternehmensrichtlinien, wenn Sprache und Ton durch unzählige Antworten durcheinander geraten.
Gmelius bietet geteilte E-Mail-Entwürfe und Gmail-Vorlagen, mit denen Teams gemeinsam Antworten erstellen können, um das Beste aus leistungsstarken E-Mails herauszuholen und Ideen für die Kundenbindung auszutauschen.
Wenn ein Teammitglied mit einer E-Mail an einen qualitativ hochwertigen Lead Erfolg hat, kann diese E-Mail als Vorlage gespeichert werden, um produktive und erfolgreiche Arbeit zu optimieren.
Schritt 4: Automatisieren Sie gegebenenfalls
Automatisierung ist eine wichtige Lösung, um Ihrem Team zu helfen, wichtige Aufgaben auf Kurs zu halten. Automatisierung reduziert den Bedarf an menschlichem Eingreifen, indem regelbasierte Logik verwendet wird, um Aufgaben mit KI oder anderen Technologien zu rationalisieren. Die Implementierung von Software, die zur Automatisierung einlädt, hilft Teams dabei, untergeordnete Aufgaben zu beschränken und sich auf diejenigen zu konzentrieren, die besondere Sorgfalt benötigen.
Achten Sie bei der Überprüfung der Unternehmensprozesse und der Entwicklung eines strukturierten Plans darauf, wo die Engpässe liegen. Welche Aufgaben sind am zeitaufwändigsten? Hier sind einige gängige Aufgaben, die automatisiert werden können:
- E-Mail-Antworten
- Folgemaßnahmen
- Marketingkampagnen
- Beiträge in sozialen Netzwerken
- Einladungen zu Besprechungen
- Aufgabenzuweisungen
Wenn Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um zu überprüfen, was von Menschen erledigt werden muss und was automatisiert werden kann, spart Ihnen und Ihrem Team Stunden.
Schritt 5: Optimieren Sie Prozesse mithilfe von Analysen
Sie haben einen Plan entwickelt und umgesetzt. Was kommt als Nächstes? Die einfache Antwort ist, zu beobachten, wie sich Ihre Strategie zu einer idealen Workflow-Management-Struktur entwickelt, die für Ihr Unternehmen zum Erfolg führt. Dies ist jedoch nicht immer der Fall.
Oft müssen Sie noch Anpassungen vornehmen, um das Workflow-Management zu einer systematischen Struktur zu verbessern, die skalierbar ist, wenn Ihr Unternehmen vor neuen Veränderungen steht.
Der beste Weg, um Einblicke in interne Abläufe zu gewinnen, besteht darin, anhand konkreter Daten zu analysieren, was funktioniert und was nicht.
Die Suche nach einem Workflow-Management-Tool, das Analysen bietet, gibt Managern eine einfache und effektive Möglichkeit, die Leistung der Teammitglieder, den Unternehmensfortschritt und Verbesserungsmöglichkeiten zu überprüfen.
Mit Gmelius können Manager wichtige E-Mail-Metriken einsehen, um Öffnungsraten, Antwortzeiten und die Zeit bis zum Schließen einer E-Mail zu ermitteln.
Manager können auch die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter einsehen und feststellen, ob sie überlastet sind.
Manager können eine einfache Lösung wie die Anpassung von Zuweisungen implementieren und deutlich bessere Ergebnisse für ein Unternehmen erzielen — insbesondere, wenn Ihr Team mit einer größeren Belegschaft arbeitet.
Sie können die Arbeitsbelastung von bis zu 50 Mitarbeitern mit einem Klick verwalten und gleichzeitig Einblicke in die Stärken und Schwächen des Betriebs erhalten. Die Entwicklung eines erfolgreichen Workflow-Management-Plans ist für Teams unerlässlich, aber es ist genauso wichtig, ihn zu verbessern.
Fazit
Sie benötigen Software, mit der Sie Aufgaben erledigen und die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team aufbauen können, um das Beste aus einem Workflow-Management-Plan herauszuholen. Gmelius bietet verschiedene Tools, mit denen Teams Arbeitsabläufe gemeinsam und effektiv verwalten können. Oft beinhaltet das Workflow-Management die Zusammenführung mehrerer Lösungen, um Ergebnisse zu erzielen.
Mit Gmelius ist alles über eine Plattform zugänglich: Gmail.
Egal, ob Ihr Team E-Mail-Aufgaben mithilfe von KI automatisieren oder Projektaufgaben optimieren möchte, Gmelius bietet alle Tools, die Sie benötigen, und mehr, um einen funktionierenden Workflow-Management-Plan zu entwickeln. Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team verbessert.
